計(jì)算機(jī)在人事管理工作中的應(yīng)用

宋　瑩　蔣曙光　肖　鵬

計(jì)算機(jī)在人事工作中的廣泛使用，替代了傳統(tǒng)的人事管理模式，為人事管理工作提供現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)的管理方法，提高了人事管理信息系統(tǒng)的工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)人事信息的處理、傳遞、交流和信息共享，不斷把人事管理現(xiàn)代化推向全面發(fā)展的新階段，成為人事工作現(xiàn)代化管理的一個(gè)組成部分。

一、計(jì)算機(jī)應(yīng)用在人事管理中的必然性

1人事管理的內(nèi)容與計(jì)算機(jī)應(yīng)用的必然性。人事管理是行政管理中任務(wù)重、工作量大的一個(gè)重要分支，分類繁多且管理工作之間相互聯(lián)系，錯(cuò)綜復(fù)雜。目前大多數(shù)行政部門人事工作的分類主要包括：①工資管理。根據(jù)有關(guān)信息，做好職工的工資確定和變動(dòng)工作，并及時(shí)兌現(xiàn)和存檔。②人事調(diào)動(dòng)及職工增減管理。根據(jù)工作需要調(diào)整內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，或引進(jìn)、調(diào)入工作人員以及職工的自然增減管理。③專業(yè)技術(shù)干部管理。根據(jù)專業(yè)技術(shù)人員的教學(xué)科研等工作業(yè)績(jī)，依據(jù)上級(jí)精神搞好職稱評(píng)聘、專業(yè)技術(shù)工作考核，并落實(shí)有關(guān)政策。④推薦評(píng)優(yōu)工作。嚴(yán)格考核職工的德、勤、能、績(jī)，向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門推薦各類先進(jìn)、模范人物。⑤人事檔案及文書檔案管理。收集和整理人事資料與信息，及時(shí)歸入職工人事檔案，嚴(yán)格上級(jí)來文的登記、分類、傳閱及處理制度，做好文書檔案管理。⑥統(tǒng)計(jì)報(bào)表及其它日常工作。統(tǒng)計(jì)整理各種人事信息，及時(shí)上報(bào)各類定期、不定期報(bào)表，做好統(tǒng)計(jì)分析工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。

2人事管理的特點(diǎn)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用的必然性。①人事信息存儲(chǔ)的廣泛性。人事信息數(shù)量之大、內(nèi)容之全位于各項(xiàng)行政工作之首。它包括職工的基本情況、工作、學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、職務(wù)、工資演變歷史以及專業(yè)技術(shù)工作考核情況等，基本上包括了一個(gè)人工作、學(xué)習(xí)和生活中各個(gè)方面的信息。人事工作需要經(jīng)常地搜集各種信息，其中搜集和存貯大量信息的過程是一項(xiàng)十分必要而艱巨的工作，需要人事工作者百倍的細(xì)心和耐心，才能建立一套信息齊全的資料系統(tǒng)。當(dāng)前計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)證明能夠利用數(shù)據(jù)庫的管理方式把大量的信息存貯起來，可以隨時(shí)存取、隨機(jī)分類，節(jié)省了大量查閱檔案的時(shí)間，并避免了重復(fù)性操作的誤差。②人事信息處理的快速準(zhǔn)確性。人事信息的處理實(shí)質(zhì)上是利用有關(guān)信息對(duì)某種具體問題作出決策的過程。這個(gè)過程經(jīng)常是規(guī)定了時(shí)間和空間范疇的，所以信息處理必須快速準(zhǔn)確。由于計(jì)算機(jī)在人事管理工作中的應(yīng)用，特別是某些管理模型的產(chǎn)生，使抽象的事物量化成為可能，提高了決策的準(zhǔn)確性。③信息數(shù)據(jù)的確鑿性。人事管理工作政策性很強(qiáng)，而且每項(xiàng)決策都關(guān)系到職工和單位的切身利益，因此要求數(shù)據(jù)信息必須準(zhǔn)確無誤。④人事信息的保密性。對(duì)于屬于機(jī)密的人事信息要求嚴(yán)格保密，不得隨意泄漏，否則將會(huì)給工作帶來不良影響，甚至?xí)斐梢欢〒p失。⑤人事管理的邏輯性和嚴(yán)密性。人事工作具有很強(qiáng)的邏輯性和嚴(yán)密性，如工資工作，在上級(jí)調(diào)資政策的限定條件下，對(duì)每位職工的情況進(jìn)行具體分析、對(duì)照，使得調(diào)資方案與政策條件一一對(duì)應(yīng)，否則方案就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

二、計(jì)算機(jī)在人事管理中的應(yīng)用分析

1電子數(shù)據(jù)處理和管理信息系統(tǒng)的開發(fā)利用。目前使用效果較好的DBASEI和FOXBASE等系統(tǒng)已能很好地通過數(shù)據(jù)庫的形式將各種數(shù)據(jù)和信息按要求進(jìn)行運(yùn)算、統(tǒng)計(jì)、分析、檢索、合并、分類、打印報(bào)表等，存取極為方便。但是這些系統(tǒng)使用起來命令繁瑣，不易普及和推廣。因此，應(yīng)該建立和開發(fā)一套工資管理、職稱管理、文書文件管理、人事檔案管理等綜合管理的信息管理系統(tǒng)，使系統(tǒng)具有簡(jiǎn)單易學(xué)、使用方便、易于普及的特點(diǎn)。

2計(jì)算機(jī)輔助模型仿真應(yīng)用。勞動(dòng)力管理和分配模型。勞動(dòng)力管理和勞動(dòng)分配問題是一個(gè)復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)問題，把勞動(dòng)力供給與需求函數(shù)以及勞動(dòng)的數(shù)量和質(zhì)量等多種因素結(jié)合起來，確定工資參數(shù)和函數(shù)關(guān)系式，建立合理的數(shù)學(xué)模型，通過計(jì)算機(jī)的復(fù)雜計(jì)算，使勞動(dòng)用工和工資分配更加合理，真正實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)力的合理使用，貫徹按勞分配的分配原則。職稱、考核評(píng)定模型。目前崗位責(zé)任考核與職稱評(píng)聘工作中需要解決的問題是把職工的工作業(yè)績(jī)和技術(shù)技能盡可能量化，便于考評(píng)，以減少人為因素的影響和不確定性因素的干擾。要做到職稱評(píng)定和考核結(jié)果公平合理、真實(shí)可靠，確保有真才實(shí)學(xué)、成績(jī)卓著的技術(shù)人才和管理人才脫穎而出，同樣需要建立合理的數(shù)學(xué)模型，這個(gè)模型應(yīng)具有動(dòng)態(tài)與靜態(tài)的結(jié)合，連續(xù)與離散的結(jié)合，確定性與隨機(jī)性的結(jié)合。專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)計(jì)劃模型。專業(yè)梯隊(duì)的建設(shè)與人事編制的矛盾一直是人事工作中棘手的問題，在處理二者的關(guān)系時(shí)，往往顧此失彼。如果能夠把教學(xué)門類、課時(shí)時(shí)數(shù)、專業(yè)人員分布、各類職務(wù)的合理比例、上級(jí)下達(dá)編制等變量之間通過數(shù)學(xué)表達(dá)式形式表達(dá)其相互關(guān)系，通過運(yùn)籌分析和計(jì)算，這一矛盾也就容易解決了。除了以上模型外，還有繼續(xù)教育模型、津貼和獎(jiǎng)金分配模型等都可以建立，而且，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用研究已經(jīng)表明，現(xiàn)在完全可以仿真求解復(fù)雜的數(shù)學(xué)模型，所以盡快把計(jì)算機(jī)應(yīng)用到人事管理工作中來，可使管理水平和效率有很大的提高。

三、在人事管理中如何用好計(jì)算機(jī)

1建立工資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化。在高校人事工資管理中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，應(yīng)達(dá)到能提高人事工資管理水平，極大提高工作效率。使用計(jì)算機(jī)管理高校人事工資，所反映的人事數(shù)據(jù)信息比較全面，統(tǒng)計(jì)結(jié)果一目了然，而且建立的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)可以包含多個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，可以處理大量的復(fù)合文檔的數(shù)據(jù)信息。越來越多的高校人事工資管理者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行高校人事工資管理和交流的便捷。

目前各種工資系統(tǒng)軟件已形成一定規(guī)模并初見成效，但良莠參差。高校人力資源管理部門要結(jié)合自己學(xué)校及本地區(qū)的實(shí)際情況，有選擇的開發(fā)實(shí)用且操作簡(jiǎn)單的工資管理軟件。工資系統(tǒng)軟件和人力資源管理軟件要做到相互結(jié)合利用，信息共享，對(duì)事業(yè)單位工作人員正常的工資升檔、調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)、職務(wù)變動(dòng)、調(diào)整工資、調(diào)進(jìn)調(diào)出確定和轉(zhuǎn)移工資、離退休人員增加離退休費(fèi)、數(shù)據(jù)錄入、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)和打印方便簡(jiǎn)捷，以及完成上級(jí)部門各種審批表和花名冊(cè)的統(tǒng)計(jì)等工作，人員基本情況修改后，可自動(dòng)計(jì)算出調(diào)整后的工資數(shù)據(jù)等這些煩瑣復(fù)雜的基層工資工作，工資系統(tǒng)軟件都應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置和處理，均可自動(dòng)完成。

2加強(qiáng)工資數(shù)據(jù)的分析，使工資管理工作達(dá)到更高的層次。高校工資管理長(zhǎng)期以來滿足于完成國家規(guī)定調(diào)資等工作，忽視了對(duì)工資報(bào)表數(shù)據(jù)的分析。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，VF6.0、Excel、Access等軟件已在人事管理中廣泛應(yīng)用，可以將大量的工資資料數(shù)據(jù)通過這些軟件計(jì)算，從而達(dá)到工資數(shù)據(jù)分析的目的。實(shí)際工作中科學(xué)合理地編制各種工資制度、政策、方案的圖表，即使有大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析后，可知道將要投入的津貼是否用在了應(yīng)投入的職工身上，學(xué)校制定的分配政策是否能激勵(lì)優(yōu)秀職工的工作積極性，從而提出可行的最佳方案，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，為制定出符合學(xué)校實(shí)際情況的分配制度提供了真實(shí)可靠的依據(jù)，也是學(xué)校分配制度不斷調(diào)整的重要依據(jù)，為學(xué)校的發(fā)展起到了相當(dāng)?shù)拇龠M(jìn)作用，真正做到為學(xué)校經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)，因此必須重視工資數(shù)據(jù)的分析工作，這將是高校工資管理工作的一大轉(zhuǎn)變。

3增強(qiáng)人事勞資干部的整體素質(zhì)和技能，體現(xiàn)高校的科學(xué)管理水平。人事制度改革是高校管理體制改革的核心，它包括機(jī)構(gòu)編制改革、用人制度改革、分配制度改革和后勤社會(huì)化改革等內(nèi)容。隨著高校改革的深入，對(duì)人才的素質(zhì)和技能需要不斷提高，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力高低成為衡量新世紀(jì)人才素質(zhì)的重要指標(biāo)?？梢哉f具備高超的使用計(jì)算機(jī)的能力對(duì)勞資管理干部既有重要性也有必要性。只有對(duì)知識(shí)不斷更新，學(xué)習(xí)創(chuàng)新知識(shí)和技能，才能滿足工作所需，才能滿足高校改革發(fā)展的需要，從而實(shí)現(xiàn)高校工資的科學(xué)管理。此外學(xué)校內(nèi)部津貼分配必須建立在科學(xué)計(jì)量和嚴(yán)格考核教職工的勞動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，也呼喚著先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。充分利用高校高科技人力資源得天獨(dú)厚的條件，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)處理，提高工資管理的準(zhǔn)確度和工作效率，不僅能增強(qiáng)自身的素質(zhì)，又能真正滿足高校科學(xué)管理的需要。

總之，隨著計(jì)算機(jī)在人事信息管理中的應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，不但可以高效能大容量地收集、處理、存貯人事信息，大幅度地提高人事管理信息系統(tǒng)的工作質(zhì)量和效率，而且可以及時(shí)掌握整個(gè)人事管理系統(tǒng)的全面情況，提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確的人事信息，促進(jìn)人事工作的規(guī)范化及各項(xiàng)制度與指標(biāo)體系的建立和健全，進(jìn)而提高行政管理水平，還能提供各種加工處理了的人事信息，以滿足人事管理的特殊要求，適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)教職工隊(duì)伍提出的新要求，選擇方案，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化決策。