淺談高校圖書(shū)館過(guò)刊管理與利用

期刊是高校圖書(shū)館文獻(xiàn)信息中的一個(gè)重要信息源，期刊工作在高校圖書(shū)館工作中的比重越來(lái)越大，而過(guò)刊管理是高校圖書(shū)館期刊管理的重要組成部分，它對(duì)文獻(xiàn)資源建設(shè)有重要影響。隨著教育改革的深入，高校讀者隊(duì)伍對(duì)文獻(xiàn)意識(shí)增強(qiáng)，信息需求量增大，過(guò)刊問(wèn)題也就凸現(xiàn)出來(lái)，因此，解決過(guò)刊管理與利用的問(wèn)題是高校圖書(shū)館同仁們的當(dāng)務(wù)之急。

一、 過(guò)刊的優(yōu)勢(shì)與作用

過(guò)刊是指“過(guò)期期刊”，是上一年的期刊經(jīng)過(guò)一年的閱覽之后，下架裝訂成冊(cè)，重新分類(lèi)、加工，以合訂本形式出現(xiàn)的期刊。過(guò)刊不等于內(nèi)容過(guò)時(shí)，過(guò)刊的最佳時(shí)效性為五至六年，它有以下幾種特別的優(yōu)勢(shì)。

（一）專業(yè)性和學(xué)術(shù)性強(qiáng)

高校圖書(shū)館期刊文獻(xiàn)資料是一個(gè)不斷發(fā)展的文獻(xiàn)體系，過(guò)刊通過(guò)長(zhǎng)期的積累、有價(jià)值的知識(shí)凝聚，成為專題資料的重要情報(bào)源，各高校根據(jù)本校的教學(xué)與科研需求，收藏具有一定的學(xué)術(shù)性，研究性的專業(yè)期刊。

（二）連續(xù)性、完整性

各高校過(guò)刊資源的連續(xù)性，完整性是衡量期刊工作好壞與否的標(biāo)準(zhǔn)之一，各高校圖書(shū)館在訂購(gòu)期刊中，十分重視信息資源的連續(xù)性和完整性，使本館館藏過(guò)刊的結(jié)構(gòu)向精、準(zhǔn)、全的方向發(fā)展，在本校的教學(xué)和科研工作中充分發(fā)揮其參考價(jià)值和使用價(jià)值。

（三）數(shù)量多、信息量大

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天，期刊數(shù)量也以驚人的速度發(fā)展，許多新刊如雨后春筍般誕生，許多老刊發(fā)行周期縮短，因此，過(guò)刊的數(shù)量急劇增加，高校各館過(guò)刊入館總量逐年遞增，這就為過(guò)刊資源打下了雄厚基礎(chǔ)，也是開(kāi)發(fā)利用過(guò)刊資源的物質(zhì)保證。

二、建立過(guò)刊的科學(xué)管理體系

科學(xué)管理過(guò)刊是搞好閱讀服務(wù)的重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的管理方式是以藏為目的，給過(guò)刊文獻(xiàn)利用帶來(lái)層層障礙?？茖W(xué)管理的根本點(diǎn)就在于使館藏過(guò)刊文獻(xiàn)在有序化條件下，建立一個(gè)既準(zhǔn)確迅速、又簡(jiǎn)單科學(xué)的藏刊存取系統(tǒng)。因此，探索一套符合現(xiàn)代信息服務(wù)多功能的科學(xué)管理方式，是搞好過(guò)刊管理的必要手段。以下是筆者認(rèn)為可采取的措施：

（一）建立良好的館藏過(guò)刊體系

要做好過(guò)刊信息的開(kāi)發(fā)利用，就必須有一個(gè)良好的過(guò)刊信息源，我們要擺脫“重書(shū)輕刊”、“重藏輕用”的傳統(tǒng)束縛，確保館藏過(guò)刊的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，這樣才是讀者利用過(guò)刊資源的前提保障。

（二）建立合理的過(guò)刊加工閱讀制度

現(xiàn)刊下架后，及時(shí)統(tǒng)計(jì)缺刊，及時(shí)補(bǔ)訂;脫落、破損及時(shí)粘貼，力求收集完整。在借閱過(guò)刊中，加強(qiáng)使用代書(shū)板意識(shí)，工作人員做好監(jiān)督工作。

（三）剔除利用率低的過(guò)刊

各高校根據(jù)讀者群的專業(yè)水平的不同，對(duì)過(guò)刊的調(diào)整是不可避免的。隨著社會(huì)的進(jìn)步，新知識(shí)的不斷涌現(xiàn)，過(guò)刊的使用期限也在變化，所以及時(shí)剔除一些非專業(yè)性、娛樂(lè)性和一些長(zhǎng)期積壓無(wú)人問(wèn)津的過(guò)刊，才能保證過(guò)刊的活力和質(zhì)量。

（四）對(duì)過(guò)刊實(shí)行計(jì)算機(jī)管理

隨著時(shí)間的推移，過(guò)刊數(shù)量與日俱增，給資料的保存和讀者的檢索都帶來(lái)不便，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理可以充分發(fā)揮過(guò)刊的利用價(jià)值。過(guò)刊的計(jì)算機(jī)管理包括對(duì)過(guò)刊進(jìn)行全面清理、整理、分類(lèi)、編目，建立書(shū)目檔案，讀者通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)就可以了解所需文獻(xiàn)的入藏情況，大大地提高了工作效率。

（五）增加過(guò)刊開(kāi)放時(shí)間

過(guò)刊室應(yīng)與現(xiàn)刊一樣，全天開(kāi)放以滿足讀者需求；工作人員應(yīng)做好過(guò)刊工作要目介紹，使過(guò)刊得到最大限度地利用。

三、過(guò)刊管理存在的問(wèn)題

（一）過(guò)刊收藏不完整

由于期刊從采訪——驗(yàn)收——加工編目——現(xiàn)刊管理——裝訂——編目——過(guò)刊管理，需經(jīng)過(guò)七種環(huán)節(jié)，在此過(guò)程中，有郵局來(lái)刊不全，也有借閱中丟失、污損嚴(yán)重等因素，從而造成期刊的不完整，影響到過(guò)刊收藏的不完整。

（二）過(guò)刊利用率低

受傳統(tǒng)觀念影響，許多高校不重視過(guò)刊管理，大都停留在簡(jiǎn)單的閱覽中，不準(zhǔn)外借；很少考慮到資源的開(kāi)發(fā)，這樣大大浪費(fèi)了信息資源，使過(guò)刊利用率降低。

（三）過(guò)刊全部收藏積壓嚴(yán)重

首先，藏刊多，裝訂費(fèi)用高，占庫(kù)房空間多，加工、整理、管理任務(wù)較重。其次，為保證過(guò)刊裝訂的完整性，有的高校一刊多訂，既使期刊經(jīng)費(fèi)緊張，又使庫(kù)房空間緊張。

（四）加強(qiáng)過(guò)刊管理人員素質(zhì)

多年來(lái)，圖書(shū)館對(duì)過(guò)刊資源管理不夠重視，有人認(rèn)為，過(guò)刊管理只不過(guò)是“照攤子”，隨便找個(gè)人就行了，這種狀況造成過(guò)刊的資源浪費(fèi)。高校圖書(shū)館必須樹(shù)立新觀念，提高管理人員自身素質(zhì)修養(yǎng)，以人為本，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

四、我館在過(guò)刊管理中采取的措施

（一）確定過(guò)刊裝訂厚度

我館每年訂購(gòu)1600余種期刊，過(guò)刊入藏量約為5500冊(cè)，館藏過(guò)刊總數(shù)超過(guò)50000冊(cè)，每年年初開(kāi)始裝訂上一年度積累的過(guò)刊，我館有專門(mén)的工作人員進(jìn)行分類(lèi)、編目、裝訂，裝訂一般在3厘米左右，具體厚度視期刊薄厚而定。

（二）做好過(guò)刊裝訂工作

過(guò)刊在裝訂過(guò)程中，一定要把好質(zhì)量關(guān)、時(shí)間關(guān)。質(zhì)量上，統(tǒng)一紙張，歷年來(lái)全部用13克有韌性牛皮紙；還要避免錯(cuò)訂、漏訂現(xiàn)象。裝訂人員在裝訂過(guò)程中，要特別注意增刊、贈(zèng)刊等的裝訂，在保證質(zhì)量前提下，做到裝訂及時(shí)，以便更好地滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)信息的需求。

（三）建立過(guò)刊計(jì)算機(jī)管理

對(duì)過(guò)刊進(jìn)行整理、分類(lèi)編目，按類(lèi)別排架，才能夠?yàn)橐院蟮目茖W(xué)管理打下基礎(chǔ)，內(nèi)容包括刊名、訂購(gòu)號(hào)、國(guó)際刊號(hào)、統(tǒng)一刊號(hào)、分類(lèi)號(hào)、年代號(hào)等為讀者提供信息檢索來(lái)源。

（四）過(guò)刊裝幀美觀大方

過(guò)刊進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，封面、書(shū)棱上的刊名、期號(hào)用統(tǒng)一字體打印;書(shū)標(biāo)統(tǒng)一在計(jì)算機(jī)上打印，粘貼在書(shū)棱底部3.5厘米處，外加薄膜，便于排架，便于保存。

綜上所述，過(guò)刊工作在圖書(shū)館工作中有著重要地位，起著重要作用，不可忽視.我們要最大限度地開(kāi)發(fā)和利用過(guò)刊潛在的信息資源，提高過(guò)刊的利用率，發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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[2]周敬治.21世紀(jì)高校期刊工作在何方[J].大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào)，2000（3）.

（作者簡(jiǎn)介：劉亞梅（1956—）女，館員，期刊部主任，陜西省榆林學(xué)院圖書(shū)館。）