做“準(zhǔn)”、做“細(xì)”、做“精”

張南峰

加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的教育應(yīng)用，提高教育質(zhì)量，重視學(xué)校管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理科學(xué)化、現(xiàn)代化，是現(xiàn)代教育的顯著特征。一所學(xué)校能否辦出品牌，首先須從管理入手，學(xué)校后勤管理是學(xué)校一切工作的基礎(chǔ)。高質(zhì)量的學(xué)校，高素質(zhì)的人才培養(yǎng)離不開(kāi)扎實(shí)優(yōu)良的后勤服務(wù)。對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)，后勤的每一項(xiàng)工作，每一個(gè)崗位都是基礎(chǔ)工程的一環(huán)，有了扎實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)施素質(zhì)教育才成為可能，才能為創(chuàng)建一流名校提供強(qiáng)有力的后盾。

現(xiàn)代學(xué)校的管理服務(wù)意識(shí)應(yīng)該滲透到學(xué)校管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)中。東漢的薛勤說(shuō)過(guò)這樣一句話：“一屋不掃，何以掃天下?！碧N(yùn)涵的管理思想是，要做好大事，必先做好一件件小事。學(xué)校管理的智慧往往在于“大事化小”及“小中見(jiàn)大”。管理的精髓就是把復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化，就是做“準(zhǔn)”、做“精”和做“細(xì)”。搞好后勤工作對(duì)學(xué)校全面貫徹教育方針，提高教育教學(xué)水平，辦好學(xué)校具有重要意義。因此，運(yùn)用信息化的手段做“準(zhǔn)”、做“精”、做“細(xì)”后勤管理是十分必要的。

隨著廈門一中高中部的擴(kuò)建，學(xué)校的不斷發(fā)展和辦學(xué)條件的根本改善，學(xué)校的各種設(shè)備越來(lái)越多。而廈門一中系省內(nèi)第一家建立校園網(wǎng)的中學(xué)，校園網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和普及，為學(xué)校后勤管理信息化提供了條件。學(xué)校后勤管理事務(wù)繁多，千頭萬(wàn)緒，如果不能實(shí)施高效的管理，必將影響到學(xué)校教育教學(xué)的正常開(kāi)展和學(xué)校辦學(xué)品位的提高。因此，后勤工作實(shí)施信息化管理是必然的選擇。后勤工作中如何實(shí)施信息化管理，以優(yōu)化學(xué)校的后勤工作，成了一個(gè)值得研究的課題。廈門一中在后勤管理實(shí)踐的摸索中，在財(cái)務(wù)收支管理系統(tǒng)、人事檔案、教務(wù)學(xué)籍、學(xué)生管理等信息化平臺(tái)已趨完善的基礎(chǔ)上，在學(xué)校網(wǎng)管中心的技術(shù)支持下，后勤管理部門還具體從以下細(xì)節(jié)著手進(jìn)行嘗試探索。

建立固定資產(chǎn)的信息化管理

學(xué)校固定資產(chǎn)的管理是學(xué)校后勤管理的重要方面。擁有百年歷史的廈門一中征用舊校區(qū)周邊用地總計(jì)65000m2的用地建設(shè)高中部新校區(qū)，并與初中部老校區(qū)連成一片。新建建筑面積86500m2，改造舊建筑物8200m2，總建筑面積94700m2，總投資35776萬(wàn)元。驟然增加了龐大的固定資產(chǎn)：數(shù)十萬(wàn)冊(cè)圖書，數(shù)千臺(tái)電腦，數(shù)百臺(tái)液晶電視、空調(diào)，數(shù)十臺(tái)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、速印機(jī)等，但在管理上，學(xué)校固定資產(chǎn)管理若還停留在手記帳簿這樣原始的管理方法上，顯然是行不通的。

后勤管理部門經(jīng)過(guò)多次調(diào)研，反復(fù)征求意見(jiàn)，首先在校園網(wǎng)主頁(yè)上建立固定資產(chǎn)電子檔案，把學(xué)校所有固定資產(chǎn)和易耗品按類別進(jìn)行編號(hào)，錄入電子檔案，錄入時(shí)包括固定資產(chǎn)和易耗品的基本信息、存放地點(diǎn)、保管人、使用情況等。要求每位教職員工借用學(xué)校的公用財(cái)產(chǎn)，大到電腦、數(shù)碼相機(jī)，小到教科書、移動(dòng)硬盤，都必須利用財(cái)產(chǎn)設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)錄入，分門別類的建立固定資產(chǎn)清單。既方便當(dāng)事人隨時(shí)調(diào)閱查詢信息，又確保不因財(cái)產(chǎn)管理人員的人事變動(dòng)而影響借用財(cái)產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性。建立當(dāng)事人、處室學(xué)科教研組分保管、學(xué)校總保管三級(jí)管理制度機(jī)制，并對(duì)某些特殊貴重設(shè)備如攝像機(jī)、編輯機(jī)等實(shí)行按編號(hào)建立維修檔案，便于維修。每個(gè)月所購(gòu)買的易耗品按部門、按類別進(jìn)行錄入，有利于統(tǒng)計(jì)和比較，如有異常，便一目了然，也為便于監(jiān)督管理提供了依據(jù)。

建立網(wǎng)上維修平臺(tái)

學(xué)校后勤管理人員常常接到這樣的電話：“我班教室日光燈已壞了幾天了，通知總務(wù)處還是沒(méi)來(lái)修”，“電腦突然死機(jī)，趕快過(guò)來(lái)修理，不然影響我上課了”等等。后勤管理人員很苦惱，也很困惑，是否已報(bào)修，無(wú)法證實(shí)；何時(shí)申報(bào)，無(wú)法確認(rèn)；損壞原因，難以查證；維修結(jié)果，無(wú)從反饋；后勤管理部門與網(wǎng)管中心研究后，設(shè)計(jì)了既方便教職工實(shí)時(shí)高效申報(bào)零星維修，維修情況反饋統(tǒng)計(jì)等信息操作平臺(tái)，又有利于實(shí)施有效監(jiān)督申報(bào)的時(shí)間，報(bào)修時(shí)間精確到分秒，處理狀態(tài)也一目了然。后勤管理部門要求物業(yè)工程人員和電腦維修人員一個(gè)工作日內(nèi)必須四次網(wǎng)上查閱維修申報(bào)情況，根據(jù)各自職責(zé)及時(shí)快速便捷地到位維修。同時(shí)設(shè)立了教職工的評(píng)價(jià)體系，對(duì)工程維修結(jié)果點(diǎn)擊評(píng)價(jià)。后勤管理部門隨時(shí)可調(diào)閱當(dāng)日全校各種類型的維修效率，報(bào)修數(shù)量，滿意度的統(tǒng)計(jì)結(jié)果等，作為定期量化考核物業(yè)公司和電腦維修公司的重要依據(jù)。同時(shí)也引進(jìn)了競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，校園內(nèi)兩家物業(yè)管理公司，兩家網(wǎng)絡(luò)電腦維修公司在網(wǎng)絡(luò)維修平臺(tái)上相互競(jìng)爭(zhēng)，比優(yōu)質(zhì)服務(wù)，比服務(wù)效率，比節(jié)能降耗。

學(xué)校后勤實(shí)現(xiàn)信息化管理以來(lái)，大大提高了部門工作的效率。后勤管理工作奉行的理念是“理性的思路、和諧的激勵(lì)、剛性的管理、柔情的服務(wù)”。以往苦于找不出一條切實(shí)可行的途徑來(lái)進(jìn)行管理工作，現(xiàn)在校園網(wǎng)所搭建的平臺(tái)很好地解決了這種困惑。利用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源，通過(guò)校園網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)修，體現(xiàn)了“以人為本”的理念，使管理制度中的剛性和柔性結(jié)合起來(lái)。后勤管理人員增強(qiáng)了服務(wù)意識(shí)，突出了服務(wù)角色，因而聽(tīng)到的埋怨少了，不用再疲于應(yīng)付了。以往教師電話或口頭報(bào)修難免會(huì)疏忽或遺忘，對(duì)學(xué)校正常的教學(xué)工作有所影響，現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)修后，后勤維修工作能夠及時(shí)處理，通過(guò)信息化的管理手段架起了后勤部門與一線教師溝通的橋梁，有利于后勤保障及時(shí)到位，提高職能部門工作效率。報(bào)修平臺(tái)不僅是后勤維護(hù)工作的原始記載，而且更重要的是通過(guò)對(duì)報(bào)修內(nèi)容的分類匯總、統(tǒng)計(jì)分析，可以發(fā)現(xiàn)哪些物品是特別容易損耗，哪些損耗是自然的還是人為的，導(dǎo)致?lián)p耗的原因是什么。這對(duì)于今后物品的采購(gòu)和正確使用有著積極的參考價(jià)值。

建立網(wǎng)上工資查詢平臺(tái)

近年來(lái)，廈門教育進(jìn)入了新的改革和發(fā)展時(shí)期。廈門一中在確保教育教學(xué)質(zhì)量不下滑的前提下，發(fā)揮優(yōu)質(zhì)教育資源的示范和輻射作用，學(xué)校規(guī)模穩(wěn)步擴(kuò)大，在職教職工和離退休教職工近五百人。繁重的財(cái)務(wù)工作使財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期加班加點(diǎn)，而部分教職工對(duì)工資收入、個(gè)人所得稅繳交及其他收入明細(xì)特別關(guān)注，經(jīng)常反復(fù)詢問(wèn)財(cái)務(wù)人員，甚至責(zé)怪財(cái)務(wù)人員，影響財(cái)務(wù)人員的工作效率和情緒，給本已超負(fù)荷工作的財(cái)務(wù)人員增添許多困難。為解決這個(gè)問(wèn)題，后勤管理部門在網(wǎng)管中心的支持下，自主研發(fā)了工資查詢軟件，同時(shí)放在學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)，并為每個(gè)教職工設(shè)置獨(dú)立的私秘性強(qiáng)的帳號(hào)。本校教師可通過(guò)輸入用戶名和密碼查詢自己的工資收入及各項(xiàng)代扣款的明細(xì)，非本校教師則無(wú)此權(quán)限。教職工可及時(shí)掌握自己收入的相關(guān)信息，便于跟工資卡進(jìn)行核對(duì)。這樣既方便了教職工，減輕了財(cái)務(wù)人員無(wú)謂的重復(fù)性工作，也緩解了同事間的誤解，增進(jìn)了和諧。

膠印復(fù)印資料實(shí)行網(wǎng)上申報(bào)

隨著學(xué)校班級(jí)數(shù)的劇增，紙張印刷的需求量也不斷增加，年段班級(jí)大量的作業(yè)練習(xí)材料的膠印復(fù)印支出，擠占了學(xué)校公務(wù)費(fèi)很大的比例，給學(xué)校財(cái)務(wù)增加了負(fù)擔(dān)。同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)有的年段班級(jí)因各種原因未把膠印好的材料發(fā)放給學(xué)生；也有的個(gè)別備課組搞題海戰(zhàn)術(shù)，盲目復(fù)印，題型重復(fù)，收效甚微，浪費(fèi)嚴(yán)重且責(zé)任不明，后勤管理存在財(cái)務(wù)支出漏洞。后勤管理部門與教學(xué)管理部門研究，在各學(xué)科教研組、備課組做了大量調(diào)查摸底工作，掌握比較科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，測(cè)算出膠印平均值，設(shè)計(jì)了網(wǎng)上申報(bào)平臺(tái)，要求各年段按照所規(guī)定的數(shù)量對(duì)各備課組膠印的教學(xué)資料進(jìn)行合理分配，各學(xué)科備課組根據(jù)教學(xué)需要精選需膠印的資料，經(jīng)備課組討論后統(tǒng)一由備課組長(zhǎng)網(wǎng)上登記申報(bào)復(fù)印。各教研組、備課組再也無(wú)需費(fèi)時(shí)跑膠印室復(fù)印資料，直接在網(wǎng)上申報(bào)平臺(tái)點(diǎn)擊相關(guān)信息，輸入數(shù)量、交付時(shí)間等，數(shù)據(jù)自動(dòng)生成并統(tǒng)計(jì)。膠印室工作人員每月要進(jìn)行一次用紙印數(shù)的統(tǒng)計(jì)，結(jié)合年段班級(jí)階段成績(jī)，作為管理部門量化考核各學(xué)科教研組、備課組是否有效教學(xué)和是否合理膠印復(fù)印資料的依據(jù)之一。積極引導(dǎo)各學(xué)科教研組、備課組精選題目，優(yōu)化作業(yè)量，減輕學(xué)生課業(yè)負(fù)擔(dān)。網(wǎng)上申報(bào)平臺(tái)的啟用，方便了第一線教師，提高了教育教學(xué)效率；營(yíng)造了節(jié)約型的校園，確保紙張印刷量既滿足教育教學(xué)工作需要，又科學(xué)有效地減少不必要的浪費(fèi)；也形成了監(jiān)督機(jī)制，杜絕了浪費(fèi)行為，減少了學(xué)校公用經(jīng)費(fèi)的專項(xiàng)支出。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，單此項(xiàng)改進(jìn)，每月花費(fèi)在印刷資料的經(jīng)費(fèi)可節(jié)約1.5萬(wàn)多元，收到良好的經(jīng)濟(jì)效益和教學(xué)效果。

建立圖書館信息化管理，提高圖書的使用效率

校園網(wǎng)絡(luò)的建立徹底打破了圖書館的圍墻，為圖書館的發(fā)展打開(kāi)了一片無(wú)限廣闊的空間。圖書館積極利用網(wǎng)絡(luò)的條件實(shí)現(xiàn)了文獻(xiàn)資源共建與共享的統(tǒng)一。一方面圖書館通過(guò)自己的專題網(wǎng)頁(yè)，及時(shí)向師生傳遞新書、好書信息，讀者可以不走進(jìn)圖書館就能了解到圖書館的動(dòng)態(tài)，以吸引更多讀者來(lái)利用圖書館的資源。圖書館還充分利用校園網(wǎng)上的短信平臺(tái)向相關(guān)的師生提供個(gè)性化的圖書推薦服務(wù)。例如圖書館的新書中有與中學(xué)生心理輔導(dǎo)相關(guān)的書籍，圖書館工作人員都會(huì)第一時(shí)間將這些書目通過(guò)短信平臺(tái)傳到學(xué)校心理輔導(dǎo)專任教師的短信上，主動(dòng)向他們推薦圖書。每個(gè)月圖書館都會(huì)將館藏期刊的篇目信息制作成二次文獻(xiàn)上傳到網(wǎng)絡(luò)，方便教師了解新課程動(dòng)態(tài)，開(kāi)展教育教學(xué)的研究。另一方面師生們可以通過(guò)圖書館的網(wǎng)上查詢平臺(tái)隨時(shí)隨地查詢到圖書館的館藏信息和個(gè)人的借閱情況，甚至足不出戶完成圖書的網(wǎng)上預(yù)約和網(wǎng)上續(xù)借服務(wù)，這些都極大地提高了圖書的利用率。同時(shí)學(xué)校加快了數(shù)字圖書館的建設(shè)，建立了APABI電子圖書管理平臺(tái)和CNKI期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，師生們可以在自己的電腦前充分享受到更為便捷的電子文獻(xiàn)閱讀。

事實(shí)證明，這幾年廈門一中各部門和一線教師對(duì)后勤服務(wù)保障工作的滿意率逐年提高。應(yīng)該說(shuō)，后勤管理信息化已經(jīng)成為學(xué)校精細(xì)化管理的有力平臺(tái)。但后勤管理信息化平臺(tái)的構(gòu)建是一個(gè)浩大的系統(tǒng)工程，任何一所學(xué)校都不可能一步到位。隨著新的應(yīng)用需求的不斷增加，后勤管理信息平臺(tái)就可能要補(bǔ)充新模塊去滿足學(xué)校日益增長(zhǎng)的應(yīng)用需求。