醫(yī)院應(yīng)付賬款管理存在的問題及建議

寧君云

【摘要】應(yīng)付賬款能緩解醫(yī)院流動資金緊張的矛盾,也能節(jié)約醫(yī)院的資金成本,其核算和管理關(guān)系到醫(yī)院的資金周轉(zhuǎn),甚至影響到醫(yī)院的生死存亡。因此,醫(yī)院應(yīng)把應(yīng)付賬款作為一項長期的、制度化的工作來抓,使各項措施落到實處。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院 應(yīng)付賬款 管理

隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的擴大,醫(yī)院流動資金的需求量越來越大,醫(yī)院流動資金的供需矛盾和管理難度日益突出。為使有限的流動資金發(fā)揮更大的經(jīng)濟效益,或為緩解醫(yī)院流動資金不足,大部分醫(yī)院在物資采購與付款過程中,都采取“先物資采購、后付款”的資金管理模式,即產(chǎn)生了應(yīng)付賬款。筆者就如何加強應(yīng)付賬款的管理作一探討。

應(yīng)付賬款是指醫(yī)院因購買藥品、材料物資、醫(yī)療設(shè)備或接受勞務(wù)供應(yīng)等應(yīng)付給供應(yīng)單位的款項。為了核算醫(yī)院的應(yīng)付賬款增減變化情況,應(yīng)設(shè)置“應(yīng)付賬款”科目。“應(yīng)付賬款”期末貸方余額反映尚未償還的應(yīng)付款項。

一、存在的問題及成因

1、應(yīng)付賬款掛賬不及時,造成流動資產(chǎn)和固定資產(chǎn)“賬賬不符”

醫(yī)院物資信息系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)相互獨立,各自運行,沒有聯(lián)機操作。資產(chǎn)進(jìn)入醫(yī)院時在醫(yī)院后勤物資信息系統(tǒng)已入庫,而后勤物資部門卻遲遲不將發(fā)票及入庫單等原始憑證上交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理,有的幾年后才掛賬;或者供應(yīng)商未提供發(fā)票,后勤物資倉儲部門沒有對已入庫但發(fā)票未到的材料入庫單上報財務(wù)部門暫估入賬。于是造成財務(wù)總賬與后勤物資信息系統(tǒng)反映的流動資產(chǎn)和固定資產(chǎn)明細(xì)賬“賬賬不符”,甚至部分醫(yī)院出現(xiàn)財務(wù)報表中“庫存物資”為負(fù)數(shù)但仍然正常運行的奇怪現(xiàn)象。

2、未設(shè)置“預(yù)付賬款”科目

在采購過程中,有些公司要求預(yù)付部分或全部貨款,因為《醫(yī)院會計制度》未設(shè)置“預(yù)付賬款”科目,所以發(fā)生預(yù)付貨款時,只有按采購人員借款掛“其他應(yīng)收款—某某個人”科目,等到材料驗收合格入庫且收到發(fā)票時再沖個人借支。如果采購人員忘記借支預(yù)付采購事項,未注明沖借支,財務(wù)部門按入庫單及發(fā)票金額全額付款或掛賬,則可能導(dǎo)致將款項重復(fù)支付給供貨單位,給醫(yī)院造成不必要的經(jīng)濟損失及經(jīng)濟糾紛,同時造成“其他應(yīng)收款—某某個人”虛掛而夸大醫(yī)院資產(chǎn),導(dǎo)致資產(chǎn)信息失實。

按照規(guī)定,應(yīng)付賬款或預(yù)付賬款業(yè)務(wù)必須以合法有效的供應(yīng)合同為基礎(chǔ),而有的醫(yī)院的預(yù)付賬款業(yè)務(wù)根本無對應(yīng)的合同,而是利用預(yù)付款這一“中轉(zhuǎn)站”往來搭橋,為他人進(jìn)行非法結(jié)算,將所得回扣或傭金據(jù)為己有或者利用該項業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移資金予以貪污,隱匿收入,挪用或私設(shè)“小金庫”。

3、應(yīng)付賬款的支付存在安全隱患

(1)當(dāng)今付款方式一般采用轉(zhuǎn)賬支票或網(wǎng)銀付款方式,有些醫(yī)院以轉(zhuǎn)賬支票方式付款時,只將經(jīng)辦人簽字的支票存根作為付款憑據(jù),沒有同時將銀行蓋章確認(rèn)付款的出票人回單作為付款依據(jù),可能產(chǎn)生支票正聯(lián)與存根聯(lián)收款單位不一致的情況,容易產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象。

(2)某些外地供貨單位為加速貨款回收,授權(quán)單位的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)收款,有些供應(yīng)商甚至授權(quán)款項轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)員個人賬戶,有些業(yè)務(wù)員素質(zhì)不高、心術(shù)不正,就可能發(fā)生業(yè)務(wù)員收到醫(yī)院貨款不上交供應(yīng)單位的現(xiàn)象。

(3)有些醫(yī)院采用銀行承兌匯票方式支付貨款,醫(yī)院一般都要求供應(yīng)單位業(yè)務(wù)員親自來取并在票據(jù)存根聯(lián)簽字確認(rèn),但仍難防有些業(yè)務(wù)員拿到承兌匯票后不上交供應(yīng)單位而直接貼現(xiàn)并據(jù)為已有,供應(yīng)單位因無法追回貨款,就轉(zhuǎn)而追究醫(yī)院的責(zé)任,從而給醫(yī)院帶來很多不必要的經(jīng)濟糾紛,不利于資金的安全管理,在某種程度上也損害了醫(yī)院的信譽。

4、應(yīng)付賬款支付不及時

醫(yī)院在購買材料物資、藥品、醫(yī)療設(shè)備等時與供應(yīng)商簽訂了采購合同,明確規(guī)定分期付款或具體付款日期,但某些醫(yī)院為了充分使用信用資金,有意或無意延后付款,不按合同支付,甚至拖延幾個月付款。很多供貨單位與醫(yī)院基本上保持長期供求關(guān)系,供貨單位在以后的交易中會考慮醫(yī)院的財務(wù)信用,通過提高價格等方式將貨幣資金時間價值、風(fēng)險價值充分考慮進(jìn)去。表面上看醫(yī)院是充分利用了信用資金,但實際上損失了商業(yè)信用。

二、改進(jìn)方法建議

1、嚴(yán)格執(zhí)行“采購與付款業(yè)務(wù)”崗位職責(zé)分工控制制度

建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購、驗收、儲存、應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)記錄和貨幣資金的支付必須由不同的部門或人員獨立辦理,確保應(yīng)付賬款發(fā)生和核準(zhǔn)采購業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)性,應(yīng)付賬款金額和實際驗收物品或接受勞務(wù)價值的一致性。

2、健全會計科目,嚴(yán)格規(guī)范應(yīng)付賬款的掛賬工作

要求采購部門及時將入庫單、發(fā)票等原始票據(jù)傳到財務(wù)部門,財務(wù)部門根據(jù)原始票據(jù)及時進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。對發(fā)票已到、材料已驗收入庫但未付款的交易應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理,借記相關(guān)科目,貸記“應(yīng)付賬款”;對材料已驗收入庫但發(fā)票至月末仍未收到的交易,根據(jù)后勤物資部門等提供的入庫單暫估入賬,待下月初用紅字沖銷。同時要求物資采購部門及時將手續(xù)齊全的有關(guān)原始票據(jù)(包括發(fā)票和入庫單)送財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理,對不符合物資采購合同規(guī)定的堅決不掛賬。為了查找、核對方便,應(yīng)在“應(yīng)付賬款”科目下設(shè)“藥品類供應(yīng)商”、“材料類供應(yīng)商”、“試劑類供應(yīng)商”二級科目,按發(fā)票上注明的具體的供貨商名稱設(shè)置三級明細(xì)科目。

3、優(yōu)化付款安全的內(nèi)控措施

首先在采購部門和財務(wù)部門建立詳細(xì)的供貨單位信息表,包括單位名稱、開戶銀行、銀行賬號、供應(yīng)商地址、聯(lián)系人等內(nèi)容,如發(fā)生變更,需經(jīng)采購部門確認(rèn)、財務(wù)部門存檔后方可生效。其次在每次支付藥品、材料物資等款項時,經(jīng)采購部門、財務(wù)部門兩方審核確認(rèn)無誤,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批后才能付款?？铐椧ㄟ^網(wǎng)上銀行支付或轉(zhuǎn)賬支票支付,不允許開具現(xiàn)金支票,確保款項付至供貨單位預(yù)留的賬戶與開戶銀行。如果供貨單位要求委托付款,一定要有書面委托函,并由法人代表簽字蓋章及供貨單位蓋章確認(rèn)。對于開具的應(yīng)付票據(jù),及時通知供貨單位,并要求供貨單位業(yè)務(wù)員在票據(jù)存根聯(lián)親自簽字后取走,以確保資金安全。

4、加強應(yīng)付賬款的核對工作

對于應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)較多的大中型醫(yī)院來說,應(yīng)設(shè)立專門的往來賬核對會計,設(shè)立專門賬簿登記應(yīng)付賬款往來賬。醫(yī)院內(nèi)部要結(jié)合核對材料總賬與明細(xì)賬,定期或不定期地核對應(yīng)付賬款總賬和明細(xì)賬記錄,同時還必須與供貨單位及時進(jìn)行核對,防止串戶、錯記、漏記、弄虛作假和貪污挪用等問題的發(fā)生。在核對過程中發(fā)現(xiàn)問題、查找原因、及時解決或提請上級領(lǐng)導(dǎo)解決,必要時與采購部門、供貨單位多進(jìn)行溝通。

5、按預(yù)算合理安排資金

資金預(yù)算管理是財務(wù)管理的基本方法和重要手段。財務(wù)科應(yīng)在每月安排預(yù)算時,分清輕重緩急,既要滿足藥品、物資材料儲備等的日常需求,又要保證大修、大購、基本建設(shè)等專項資金需求,使醫(yī)院資金的周轉(zhuǎn)實現(xiàn)良性循環(huán)。采購部門按照預(yù)算金額安排每月的付款明細(xì)計劃,對于合同明確規(guī)定具體付款日期的,一定要按合同規(guī)定條款執(zhí)行,以免造成違約。若合同中供應(yīng)單位提出類似(2/10,1/30,N/60)付款方式,則醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實際現(xiàn)金流量狀況及資金成本率等因素考慮是否享受現(xiàn)金折扣,即在何時付款比較劃算。付款時必須填制付款審批單,財務(wù)部門憑審批簽字齊全的付款審批單辦理付款。

6、建立相應(yīng)的內(nèi)部審計監(jiān)督制度,充分發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部審計部門的作用

針對應(yīng)付賬款在醫(yī)院財務(wù)中的重要性,醫(yī)院內(nèi)部審計部門應(yīng)定期或不定期地對應(yīng)付賬款進(jìn)行內(nèi)部審計,定期檢查采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。對應(yīng)付賬款原始憑證中的數(shù)量、價格及計算的正確性進(jìn)行驗證,重點審核有無采購合同、“請購單”、“供應(yīng)發(fā)票”、“驗收單”和付訖“轉(zhuǎn)賬支票”或網(wǎng)上付款單據(jù)等原始憑證是否齊全、日期是否吻合、有無核準(zhǔn)簽單進(jìn)行檢查,防范因管理不嚴(yán)而出現(xiàn)的虛假交易、挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問題。

【參考文獻(xiàn)】

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[2] 程琳:“預(yù)付賬款”舞弊表現(xiàn)及其審計[J].會計之友,2007(10).

(責(zé)任編輯:胡婉君)