圖書館隱性知識(shí)管理的具體措施探討

程　瑾　胡　俊　薛曉芳　何　瑋　張曉燕

〔摘 要〕圖書館進(jìn)行隱性知識(shí)的管理是圖書館生存和發(fā)展的需要，也是知識(shí)管理理論在圖書館工作中的具體應(yīng)用。圖書館的隱性知識(shí)管理存在著諸多問(wèn)題，受多種因素的影響和制約。本文對(duì)圖書館加強(qiáng)隱性知識(shí)管理的一些具體措施進(jìn)行探討。

〔關(guān)鍵詞〕圖書館管理；隱性知識(shí)；知識(shí)管理

〔中圖分類號(hào)〕G251 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號(hào)〕1008-0821(2009)04-0010-03

The Practical Measures of Library Tacit Knowledge ManagementCheng Jin1 Hu Jun2 Xue Xiaofang1 He Wei1 Zhang Xiaoyan1

(1.Medical Library of Chinese PLA，Beijing 100039，China；

2.Library，the Second Military Medical University，Shanghai 200433，China)

〔Abstract〕To manage tacit knowledge in library is not only the need of libraries subsistence and development， but also the concrete application of knowledge management theory in our library work.The library tacit knowledge management has many problems and it is influenced by many factors.This article discussed some practical measures on how to strengthen our libraries tacit knowledge management.

〔Key words〕library management；tacit knowledge；knowledge management

隱性知識(shí)是高度個(gè)性化的、難以格式化的、非編碼的知識(shí)，難以規(guī)范化、不易交流和共享、也不易被復(fù)制或竊取。在現(xiàn)實(shí)世界中，隱性知識(shí)通常表現(xiàn)為經(jīng)驗(yàn)、技能、專長(zhǎng)、印象、靈感、洞察力、直覺(jué)、心智模式、預(yù)見性等。具體到圖書館來(lái)說(shuō)，圖書館的隱性知識(shí)主要存在于圖書館員工個(gè)體、圖書館用戶、圖書館內(nèi)部各級(jí)團(tuán)隊(duì)、部門和小組、以及圖書館整體等幾個(gè)層次的知識(shí)主體中。此外，還包括個(gè)人或圖書館從外部有效獲取的隱性知識(shí)[1]。

圖書館的隱性知識(shí)是圖書館持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力，也是支撐圖書館服務(wù)優(yōu)勢(shì)的核心因素[2]。圖書館進(jìn)行隱性知識(shí)的管理是圖書館生存和發(fā)展的需要，也是知識(shí)管理理論在圖書館工作中的具體應(yīng)用。但是，目前各個(gè)圖書館的隱性知識(shí)管理存在著諸多問(wèn)題，受多種因素的影響和制

約[3]。本文就對(duì)圖書館加強(qiáng)隱性知識(shí)管理的一些具體措施進(jìn)行探討。

1 創(chuàng)建有利于隱性知識(shí)交流共享的圖書館文化

圖書館的隱性知識(shí)歸根結(jié)底是以館員個(gè)人為基礎(chǔ)的，所以應(yīng)從以人為本的角度出發(fā)，建立有利于知識(shí)共享的文化氛圍，由文化來(lái)驅(qū)動(dòng)知識(shí)的共享和創(chuàng)新。營(yíng)造以人為本的知識(shí)主導(dǎo)型圖書館文化，倡導(dǎo)和培養(yǎng)館員的自立、自強(qiáng)、學(xué)習(xí)、進(jìn)取、創(chuàng)新精神，形成一種能促進(jìn)學(xué)習(xí)知識(shí)、交流知識(shí)、共享知識(shí)、創(chuàng)新知識(shí)的良好環(huán)境，使每位館員都能認(rèn)識(shí)并享受到這種環(huán)境的好處，積極為圖書館的知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)積累和知識(shí)服務(wù)貢獻(xiàn)自己的力量。

既要充分尊重個(gè)人的興趣和創(chuàng)造性，又要強(qiáng)調(diào)基于組織目標(biāo)的合作和團(tuán)隊(duì)精神，提高圖書館的向心力和凝聚力。要引導(dǎo)館員樹立全局觀和互惠觀，破除個(gè)人狹隘的壟斷和獨(dú)占隱性知識(shí)的心理，樹立自覺(jué)合作、自覺(jué)交流、自覺(jué)共享的價(jià)值觀，營(yíng)造一種和諧的、相互信任的人際關(guān)系。圖書館一旦形成了這樣一種文化氛圍，必定會(huì)使隱性知識(shí)管理的難度大大降低。

2 推進(jìn)圖書館組織結(jié)構(gòu)的扁平化與柔性化，形成平等暢通的互動(dòng)渠道

知識(shí)共享要求弱化參與者的等級(jí)觀念，簡(jiǎn)單的層次結(jié)構(gòu)可以使館員較平等的傳播和反饋知識(shí)，形成開放式的、學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)型的知識(shí)共享機(jī)制。圖書館可以實(shí)施彈性的組織方式，建立面向任務(wù)的工作或研究團(tuán)隊(duì)，以消除嚴(yán)格的部門界限。使每個(gè)館員都能成為一個(gè)決策中心，掌握第一手信息的一線館員能直接為圖書館的決策做出貢獻(xiàn)。

隱性知識(shí)管理要求把垂直管理變?yōu)樗焦芾?，在橫向結(jié)構(gòu)上打破壁壘，在縱向結(jié)構(gòu)上減少層次；將多層次、細(xì)分工的管理模式轉(zhuǎn)化為分布式、扁平式的管理結(jié)構(gòu)[4]。根據(jù)組織自身的具體情況，根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)立各種類型的知識(shí)主管，取消行政級(jí)別。數(shù)字圖書館尤其需要更多地采用臨時(shí)結(jié)構(gòu)的組織方式，如特別業(yè)務(wù)小組等，以加強(qiáng)對(duì)快速變化的用戶需求及市場(chǎng)的反應(yīng)。

3 建立促進(jìn)隱性知識(shí)交流與共享的激勵(lì)機(jī)制

一方面圖書館應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)知識(shí)管理和共享工作，促使館員對(duì)圖書館知識(shí)共享的高度重視，促進(jìn)知識(shí)共享過(guò)程。另一方面應(yīng)該認(rèn)識(shí)到隱性知識(shí)的形成是個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)、對(duì)事物的感悟和深層次的理解等方面的長(zhǎng)期積累和創(chuàng)造，是投入了巨大成本的。在知識(shí)壟斷和知識(shí)共享的選擇上，館員會(huì)進(jìn)行壟斷收益和共享收益的比較，從中選擇較大者。因此，為了鼓勵(lì)館員隱性知識(shí)的共享，圖書館應(yīng)當(dāng)建立促進(jìn)隱性知識(shí)交流與共享的激勵(lì)機(jī)制[5]。

①經(jīng)濟(jì)激勵(lì)：建立按知識(shí)貢獻(xiàn)分配、或按知識(shí)貢獻(xiàn)補(bǔ)償?shù)募?lì)制度。對(duì)貢獻(xiàn)隱性知識(shí)的館員以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)補(bǔ)償有助于隱性知識(shí)的輸出，也有助于實(shí)現(xiàn)知識(shí)交易的公平。②晉升激勵(lì)：對(duì)貢獻(xiàn)隱性知識(shí)的館員進(jìn)行目標(biāo)激勵(lì)，如職稱晉升、向重要部門轉(zhuǎn)移、由技術(shù)崗位向管理崗位遷職等，以滿足館員自我實(shí)現(xiàn)的需要。③名譽(yù)激勵(lì)：可對(duì)那些積極參加知識(shí)共享的館員和取得知識(shí)成果的館員進(jìn)行大會(huì)表彰、頒發(fā)榮譽(yù)證書、上光榮榜等。④深造激勵(lì)：對(duì)圖書館隱性知識(shí)交流與共享活動(dòng)中貢獻(xiàn)較大的館員提供進(jìn)一步深造的機(jī)會(huì)。⑤情感激勵(lì)：“士為知己者死”的情懷，往往醞釀?dòng)谶m時(shí)的信任、理解、關(guān)心和體貼。在圖書館營(yíng)造出溫暖和友愛的氛圍，能促進(jìn)隱性知識(shí)的交流和共享。

通過(guò)建立激勵(lì)機(jī)制，讓館員看到知識(shí)交流的好處，徹底解除館員的顧慮思想，通過(guò)隱性知識(shí)的螺旋前進(jìn)，而使圖書館逐漸具有活力，得以生存和發(fā)展。

圖書館內(nèi)隱性知識(shí)的交流可以從隱性——隱性，如在業(yè)務(wù)工作中通過(guò)“傳、幫、帶”的方式獲得；也可以從隱性——顯性，如通過(guò)寫作、出版、講座或輔導(dǎo)等使隱性知識(shí)顯性化的方式，與他人共享自己的隱性知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。此外，組織定期或不定期的業(yè)務(wù)會(huì)議或各類沙龍，在圖書館主頁(yè)上開放論壇等，建立圖書館內(nèi)隱性知識(shí)寬松交流的環(huán)境。在業(yè)務(wù)會(huì)議上必須提倡民主的會(huì)風(fēng)，館員自由交流溝通信息、交流經(jīng)驗(yàn)和技巧等，沒(méi)有主次之分，并對(duì)所有發(fā)言指定人員記錄下來(lái)，并加以整理。這樣的業(yè)務(wù)會(huì)議常常是創(chuàng)意源泉、靈感突現(xiàn)的場(chǎng)所。通過(guò)充分的知識(shí)交流，將每個(gè)人頭腦中平時(shí)沒(méi)能展示出來(lái)的隱性知識(shí)調(diào)動(dòng)起來(lái)，相互沖擊和激活，群策群力，形成富有創(chuàng)造性的理念和構(gòu)想。

5 創(chuàng)建學(xué)習(xí)型圖書館

通過(guò)各種有效途徑與具體措施，促使其成員養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，在學(xué)習(xí)過(guò)程中激發(fā)個(gè)人潛能，提高人生價(jià)值以充分實(shí)現(xiàn)自我，進(jìn)而帶動(dòng)圖書館的創(chuàng)新與進(jìn)步。圖書館的學(xué)習(xí)機(jī)制不僅表現(xiàn)在員工個(gè)人的自主學(xué)習(xí)上，還應(yīng)強(qiáng)調(diào)員工之間的相互學(xué)習(xí)、相互協(xié)作。這里所說(shuō)的“學(xué)習(xí)”已不再是一般意義上的學(xué)習(xí)，而是對(duì)隱性知識(shí)的修煉與升華。學(xué)習(xí)型圖書館包含了繼續(xù)不斷的學(xué)習(xí)、親密合作的關(guān)系、彼此聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)、集體共享的觀念、創(chuàng)新發(fā)展的精神及系統(tǒng)思考的方法等特質(zhì)，這不僅是圖書館生存發(fā)展的新理念，更是其時(shí)代精神的本質(zhì)體現(xiàn)，具有鮮明的時(shí)代特色[6]。

6 充分利用非正式團(tuán)體來(lái)促進(jìn)隱性知識(shí)的交流共享

非正式團(tuán)體是人們?cè)诮煌倪^(guò)程中根據(jù)同樣的目標(biāo)、同樣的工作、或者相同的興趣、愛好而自發(fā)產(chǎn)生的，它的權(quán)力基礎(chǔ)是自下而上形成的。在圖書館中有許多的非正式團(tuán)體。比如某學(xué)習(xí)小組、某研究小組或課題小組、乒乓球愛好者建立的團(tuán)體、寫作愛好者的團(tuán)體等。在這些團(tuán)體中不乏有各個(gè)工作崗位的精英及經(jīng)驗(yàn)豐富者。由于這些團(tuán)體是在共同興趣的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，具有感情色彩，有共同的特點(diǎn)和愛好的人更容易交流。所以在活動(dòng)中會(huì)提到工作的心得及經(jīng)驗(yàn)，無(wú)形中就使這些隱性知識(shí)得到交流與共享。同時(shí)由于有些館員加入了不同的非正式團(tuán)體，所以這些團(tuán)體就具有交叉關(guān)系。隱性知識(shí)就會(huì)隨著交叉關(guān)系這個(gè)渠道從一個(gè)團(tuán)體到另一個(gè)團(tuán)體再到另一個(gè)團(tuán)體，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的交流與共享。這樣就在圖書館中形成一個(gè)非正式團(tuán)體交叉關(guān)系網(wǎng)，進(jìn)行知識(shí)的交流與共享。團(tuán)體交叉部分成為各個(gè)非正式團(tuán)體隱性知識(shí)交流的平臺(tái)。

圖書館管理者應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)館員在館內(nèi)組織非正式的協(xié)作團(tuán)體，即優(yōu)化組合。每個(gè)圖書館都是一個(gè)個(gè)小團(tuán)隊(duì)的集合體，其中每個(gè)獨(dú)立的團(tuán)隊(duì)在相互交流的過(guò)程中可以將彼此的意見放大，帶來(lái)一些意想不到的新火花，我們可以從中有效地創(chuàng)造和捕捉到各種隱性知識(shí)，這也是圖書館建立非正式團(tuán)體的根本目的。

7 崗位輪換

圖書館崗位輪換制就是圖書館在一定計(jì)劃與目標(biāo)的前提下，依照一定的時(shí)間期限，讓館員輪換擔(dān)任若干不同崗位工作的制度。當(dāng)館員長(zhǎng)期從事一種工作時(shí)，它會(huì)從開始的新鮮、激情、學(xué)習(xí)到后來(lái)的枯燥、厭煩與工作效率下降。實(shí)行崗位輪換制一方面可以使館員擺脫在原有工作環(huán)境中的枯燥情緒，從而進(jìn)行新知識(shí)的學(xué)習(xí)與創(chuàng)造，同時(shí)有利于不同工作崗位隱性知識(shí)的交流與共享[7]。

某位圖書館員從原工作崗位轉(zhuǎn)換到一個(gè)新的工作崗位，離開前他必須將自己的工作移交給其他能勝任該崗位的同事。在交接過(guò)程中，他需要將他所擁有的該崗位的知識(shí)轉(zhuǎn)移給接替者。同樣，當(dāng)他進(jìn)入新崗位時(shí)，他將與新崗位的其他成員相互交換知識(shí)。通過(guò)密切的合作與人際交往，他將自己擁有的知識(shí)轉(zhuǎn)移給新崗位的其他同事，新崗位的其他同事也將他們的知識(shí)與他一起分享，通過(guò)這種“轉(zhuǎn)移——學(xué)習(xí)——轉(zhuǎn)移”的循環(huán)過(guò)程使得隱性知識(shí)在圖書館內(nèi)部不斷加速轉(zhuǎn)移。

為了順利實(shí)現(xiàn)圖書館內(nèi)部隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)移，就必須對(duì)崗位輪換的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行有效管理。這涉及到崗位輪換者的選擇，交接過(guò)程的控制和新部門的內(nèi)部整合等方面的內(nèi)容：①科學(xué)地制定輪換時(shí)間：輪換時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短都會(huì)產(chǎn)生不利影響，應(yīng)根據(jù)不同崗位進(jìn)行科學(xué)的調(diào)查制定；②制定合理的業(yè)務(wù)工作崗位：根據(jù)圖書館發(fā)展中的新環(huán)境、新要求，制定合理的業(yè)務(wù)工作崗位將是圖書館實(shí)行崗位輪換制的前提；③充分做好崗前培訓(xùn)工作；④合理選擇輪換崗位和崗位輪換者：應(yīng)把握崗位輪換者能力與崗位的勝任匹配度，了解和掌握新崗位工作所需的基礎(chǔ)知識(shí)是必不可少的，這為崗位輪換者與新同事的順利溝通提供了一個(gè)共同平臺(tái)。但是這種重疊知識(shí)的流動(dòng)有時(shí)反而會(huì)強(qiáng)化工作的傳統(tǒng)習(xí)慣，因此，崗位輪換不僅僅在部門內(nèi)部之間進(jìn)行，也應(yīng)考慮跨部門的崗位輪換；⑤控制好交接過(guò)程；⑥做好部門的人員整合。

8 充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為知識(shí)共享提供了便利條件，圖書館應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建自己的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)和交流平臺(tái)。在進(jìn)行隱性知識(shí)管理的過(guò)程中，要充分注重利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、內(nèi)部網(wǎng)技術(shù)、群件技術(shù)、知識(shí)庫(kù)、元數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)獲取與收集技術(shù)、檢索技術(shù)、中間件技術(shù)、聯(lián)機(jī)分析與處理技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘與知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)、知識(shí)共享技術(shù)等等現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)隱性知識(shí)的流動(dòng)與轉(zhuǎn)化。在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用專家系統(tǒng)加快專家隱性知識(shí)顯性化的速度；借助軟件等開發(fā)工具，總結(jié)員工技能、經(jīng)驗(yàn)和訣竅等，在一定程度上加快隱性知識(shí)交流、共享與創(chuàng)新的進(jìn)程。

對(duì)大多數(shù)難以編碼的隱性知識(shí)，有效辦法是建立“尋人數(shù)據(jù)庫(kù)”、知識(shí)地圖、專家網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)(即專家地圖、專家解疑、專家評(píng)議等模塊)等，讓館員和用戶能迅速找到擁有某種隱性知識(shí)的人員。還可通過(guò)視頻工具使分處兩地的人面對(duì)面地進(jìn)行交流，消除空間距離所造成的障礙。在把某些隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)的復(fù)雜過(guò)程中，需要采用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方法和工具，如隱喻性文字、象征性語(yǔ)言、演繹、推論、模型等是用來(lái)表達(dá)人們經(jīng)驗(yàn)、技巧、直覺(jué)和靈感等的有力工具，圖片、視像、多媒體等也是隱性知識(shí)表達(dá)的重要工具和手段。對(duì)部分可顯性化的隱性知識(shí)應(yīng)盡量編碼化，如建立經(jīng)驗(yàn)知識(shí)管理系統(tǒng)，包括案例管理、工作總結(jié)、成果報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、崗位自學(xué)等模塊。這樣，我們就能在技術(shù)層面上保證圖書館隱性知識(shí)的有效交流與共享。

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