高校聘任制下人力資源信息的數(shù)字化建設

摘要:本文在高校人事制度改革實行聘任制的大前提下,提出了人力資源信息化建設的思路與建議。

關鍵詞:聘任制 高校人力資源信息 數(shù)字化

面對市場經(jīng)濟的發(fā)展完善和高等教育國際化的雙重挑戰(zhàn),從上世紀末開始,我國高等學校在國家關于深化高校人事分配制度改革的政策指導下,對校內(nèi)人事管理制度進行了改革,開始執(zhí)行高校各類人員職務聘任制,期望能夠建立一種基于人力資源管理理論的高校職務聘任制度,以實現(xiàn)高校人力資源的合理配置,形成良好的競爭、流動機制。合理配置高校的人力資源結構,使高校教職員工和崗位相互匹配。充分發(fā)揮人力資源的價值,逐步建立符合現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢、符合現(xiàn)代高等教育發(fā)展規(guī)律、符合中國國情的高校人事制度。職務聘任制不是簡單地從終身制改為流動制,而是根據(jù)人才、職業(yè)的特點和規(guī)律,為人才的發(fā)展提供機遇和機制,為學校的發(fā)展提供良好的制度保障,從而建立有利于人才培養(yǎng)發(fā)展的環(huán)境,形成具有可持續(xù)發(fā)展能力和動力的良性循環(huán)機制。

1. 高校人力資源信息數(shù)字化建設的宏觀管理

人力資源信息的數(shù)字化是高校人力資源管理信息化建設的一項迫切任務,是人力資源信息網(wǎng)絡建設的基礎性工作。為保證數(shù)字化人力資源信息的質量,實現(xiàn)人力資源信息數(shù)字化的既定目標,數(shù)字化工作應注重以下幾方面的宏觀控制。

1.1人力資源信息數(shù)字化要遵循規(guī)范、安全、效率原則。規(guī)范原則是指人力資源信息必須按照規(guī)定的技術模式、文本格式和工作標準進行數(shù)字化,并盡可能采用通用標準,減少因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費,提高信息存儲傳輸?shù)男?選擇最佳的人力資源信息數(shù)字化方案。安全原則是指在人力資源信息的數(shù)字化過程中確保信息原件的安全,最大限度地保持信息的本來面貌,避免數(shù)字化人力資源信息內(nèi)容的失真,對具有保密性、不宜對外開放的人力資源信息,原則上不應列入數(shù)字化范圍,對于內(nèi)容敏感或者有使用范圍限制的數(shù)字化信息,應采用密文方式數(shù)字化或為數(shù)字化信息設置必須的識讀密令。效率原則是指人力資源信息的數(shù)字化工作必須講究效率和效益,選擇最優(yōu)化的人力資源信息數(shù)字化方案,采用最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術模式和最適宜的數(shù)字化加工系統(tǒng)設施,加強人力資源信息數(shù)字化工作的社會化和協(xié)作性,從總體上提高信息數(shù)字化工程的投入效益。

1.2高校軟硬件基礎設施建設。軟硬件基礎設施建設是加強人力資源管理現(xiàn)代化的前提,是人力資源管理信息化建設不可缺少的基本條件和重要保障,是人力資源信息開發(fā)利用和信息技術應用的基礎,是人力資源信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

隨著科學技術的發(fā)展,計算機應用的普及,高校人力資源管理也在朝著信息化方向邁進,但是整體的信息化程度偏低。大部分高校在人力資源管理方面還有很多先進的技術手段沒有得到充分的發(fā)揮和挖掘,有的高校即便購買了較好的設備和管理軟件,但由于管理人員信息化水平有限,這些先進的設備和管理軟件也成了應付檢查的擺設。

1.3網(wǎng)絡建設。網(wǎng)絡建設是人力資源管理信息化的核心。要利用現(xiàn)代信息技術來改善管理模式,架構一個共享資源的平臺,提高計算機和網(wǎng)絡技術在人力資源管理中的應用程度,逐步提高人力資源管理信息化水平。網(wǎng)絡建設包括局域網(wǎng)建設、互聯(lián)網(wǎng)建設。近年來,相當數(shù)量的高校各部門建設了內(nèi)部局域網(wǎng),實現(xiàn)了與辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)的連通,在互聯(lián)網(wǎng)上也建立了各自的站點。人力資源信息網(wǎng)絡建設,可以更好地提高工作的透明度,降低辦公費用,提高辦公效率、大幅度提高人力資源管理者的信息化水平。

1.4高校人力資源管理人員隊伍建設。高校人事部門做為人力資源管理的主要部門,面對的是眾多高層次人才。在這樣的情況下,人事管理部門要想真正發(fā)現(xiàn)人才、吸引人力、培養(yǎng)人才,實現(xiàn)本校人力資源的合理配置,全面提高本校的整體辦學質量,其人事管理人員就必須具有相應的學歷層次,較高的綜合素質。惟有這樣,才能在人力資源管理效益上發(fā)揮其應有的作用。

2. 高校人力資源信息的數(shù)字化建設

人力資源信息是高校生存發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是人力資源管理信息化的核心任務, 是人力資源信息化建設取得實效的關鍵。而信息化建設,必須要從信息資源建設抓起,信息資源是信息化建設的基礎和核心。

2.1高校人力資源信息庫的劃分。高校人力資源信息庫應包括人事管理信息數(shù)據(jù)庫、勞資管理信息數(shù)據(jù)庫、職稱管理信息數(shù)據(jù)庫、師資管理信息數(shù)據(jù)庫等。人事管理信息數(shù)據(jù)庫應是對于組織機構、編制、人員的管理,包括個人及家庭的基本信息、影像信息、年終考核測評信息、崗位設置及聘任信息、獎懲信息等;勞資管理信息數(shù)據(jù)庫主要用于日常工資管理、離退休職工管理,包括工資及社會保險信息、員工探親信息、離退休信息等;職稱管理信息數(shù)據(jù)庫除對各類人員的職稱變動進行管理外,主要還用于每年一度的職稱評審工作;師資管理信息數(shù)據(jù)庫主要用于各類人才工程、基金資助情況、出國出境情況、學歷學位情況。博士后站基本情況的管理包括專業(yè)技術職務資格及聘任信息、學位、學歷信息、培訓、進修信息;各專業(yè)教師持證信息;引進人才總量和跟蹤信息;人才需求趨勢預測信息;教授博導等專家信息。

2.2人力資源信息的有序整理。人力資源信息整理是將收集到的人力資源信息按照一定的程序和方法進行科學加工,使之系統(tǒng)化、條理化、科學化,從而得到能夠反映人力資源管理總體特征的信息。人力資源信息整理是信息得以利用的關鍵,既是一種工作過程,又是一種創(chuàng)造性思維活動。

高校的人力資源信息主要還是紙制的人事檔案,人事檔案記載的信息非常豐富,時間跨度也大,由于主、客觀方面的原因,有些人事檔案中的信息常常會或多或少有些差錯,數(shù)據(jù)前后不一,甚至有時一種信息有幾種不同的記錄,這就需要將這些比較分散的、不系統(tǒng)的原始信息進行進一步加工和整理,將處于零散、無序、彼此獨立狀態(tài)的信息轉換成便于傳遞、分析、利用的信息形式,使人力資源信息科學有序,更具條理性和系統(tǒng)性,便于查找利用。

通過對人力資源信息的整理可對雜亂無章的信息進行鑒別、篩選、過濾和分類,達到去粗取精、去偽存真的目的,也可以發(fā)現(xiàn)人力資源信息收集過程中的不足,以便進行補充收集。

2.3 人力資源信息的存儲。對高校檔案館(室)中現(xiàn)存的人力資源信息進行普遍、全面的數(shù)字化處理是整個建庫工作的重心。高校人力資源信息數(shù)字化處理主要是指依據(jù)《高等學校檔案實體分類法》,將高校館藏的所有人力資源數(shù)據(jù)信息進行逐卷著錄,按不同的檔案類別設計建立案卷、著錄數(shù)據(jù)庫,進行目錄檢索式管理。同時,通過掃描、數(shù)碼拍攝等形式,把人事檔案中利用頻率高、價值高、易磨損的檔案材料和數(shù)據(jù)庫中無法提供的鑒定、年度考核等原始材料傳輸?shù)接嬎銠C中。

在數(shù)字化的基礎上,根據(jù)人事部門工作內(nèi)容所涉及的多個方面,人力資源信息通用數(shù)據(jù)庫還可進一步細分,下設若干子數(shù)據(jù)庫與之對應。在將來的某項具體工作中,人力資源信息管理人員只要將相應的子數(shù)據(jù)庫調(diào)出就可得到準確、完整的數(shù)據(jù)。

2.4 建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。建立一個優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),才能合理、高效地利用人力資源信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源,才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn),包括:文件的擬稿、核對、簽發(fā)、打印、登記、收閱、歸檔到檔案的分類、立卷、編目、著錄、標引、檢索、編研、保管和檔案材料的接收、轉出、借用、查閱、復制、刪除、統(tǒng)計、收文和發(fā)文等活動的執(zhí)行和登記等。系統(tǒng)管理員可以通過該系統(tǒng)將人力資源數(shù)據(jù)處理、業(yè)務管理集成于一個辦公平臺,檔案管理也由傳統(tǒng)的紙質載體拓展到現(xiàn)代化的電子載體上來。

3. 圖書館應在高校人力資源信息數(shù)字化建設及其開發(fā)利用上發(fā)揮其優(yōu)勢

作為學校信息文化中心的圖書館,是最有能力也有義務擔負起此項建設、開發(fā)責任的。首先,信息的收集、整合、保存、交流是圖書館的職能所在,圖書館在此方面有著傳統(tǒng)優(yōu)勢。其次,高校圖書館都很注重各校數(shù)字資源建設和整合的工作,創(chuàng)造了良好的硬件環(huán)境,也相繼開發(fā)了一些高水平特色數(shù)字資源信息系統(tǒng),通過這些開發(fā)實踐培養(yǎng)了技術人才,儲備了核心技術,具備開發(fā)大型綜合信息管理系統(tǒng)的能力。

最后,作為學校人力資源信息收集、管理與利用的部門(如人事處、科研處等)更應非常重視人力資源資源信息的建設與開發(fā)。一方面將這些信息數(shù)字化,實行科學、高效管理,另一方面將其中的公眾信息在學校乃至互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)資源共享,充分發(fā)揮信息的效用。人力資源信息庫的建設與開發(fā)是一項系統(tǒng)工程,然而由于這些部門缺少信息處理技術和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗,加上受系統(tǒng)開發(fā)人力、軟件等限制,不具備獨自開發(fā)的條件,也沒有將人力資源信息綜合開發(fā)的能力。這就需要高校多個部門的分工合作,共建共享,以行政措施保證信息收集的全面性、準確性和權威性。

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作者簡介:武英杰,女,1970年10月出生,2004年畢業(yè)于黑龍江大學信息管理學院,碩士學位,館員,哈爾濱商業(yè)大學圖書館(北區(qū))。