關(guān)于強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制的研究

徐秀鳳 陳志芳

摘要:本文在對(duì)會(huì)計(jì)電算化給企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)的控制環(huán)境的變化和企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下面臨的內(nèi)部控制問(wèn)題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上,提出企業(yè)強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制的措施,以化解會(huì)計(jì)電算化帶給企業(yè)的種種風(fēng)險(xiǎn),充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

目前,絕大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立起會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,與傳統(tǒng)的手工做賬相比,會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)處理程序、信息存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)介質(zhì)等方面發(fā)生了變化,因此,適用于手工做賬環(huán)境下的內(nèi)部控制已經(jīng)不能適應(yīng)新的環(huán)境,這就需要針對(duì)新的環(huán)境以及出現(xiàn)的內(nèi)部控制問(wèn)題,采取適當(dāng)?shù)拇胧?在制度和實(shí)踐兩個(gè)方面強(qiáng)化內(nèi)部控制,防范和化解會(huì)計(jì)電算化帶給企業(yè)的新的風(fēng)險(xiǎn)。

一、會(huì)計(jì)電算化帶給企業(yè)內(nèi)部控制的環(huán)境的變化

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用是會(huì)計(jì)核算方式的一次革命,與傳統(tǒng)的手工做賬相比,在大大地提高了工作效率的同時(shí),會(huì)計(jì)電算化給企業(yè)的內(nèi)部控制的環(huán)境帶來(lái)了巨大的變化,主要表現(xiàn)在核算程序、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及傳遞方式、資料存儲(chǔ)介質(zhì)等方面。

(一)會(huì)計(jì)核算程序的變化

在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)人員只要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行一次輸入,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)即可以完成總賬、明細(xì)賬、日記賬等的登記處理工作,改變了手工記賬下的總賬、明細(xì)賬、日記賬逐筆登記的繁瑣程序,減少了日后總賬和明細(xì)帳核對(duì)的工作量,極大地提高了工作的效率,節(jié)省了人力、物力、財(cái)力。

(二)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及傳遞方式的變化

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,所有的會(huì)計(jì)信息都是以電子文檔的形式保存,而不僅是以前的全部在紙質(zhì)的憑證、報(bào)表上記錄。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,使的數(shù)據(jù)的傳遞更加便捷,會(huì)計(jì)資料一般也會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸,實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)的實(shí)施核算,避免了由于數(shù)據(jù)傳遞延遲造成的會(huì)計(jì)資料的全面和準(zhǔn)確等方面的一系列問(wèn)題。

(三) 資料存儲(chǔ)介質(zhì)的變化

在傳統(tǒng)的手工做賬方式下,所有的會(huì)計(jì)資料都是以紙質(zhì)的方式裝訂并且保存,而在企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化之后,會(huì)計(jì)資料除了輸出打印后以紙質(zhì)形式保存外,還要以磁盤或光盤的形式進(jìn)行保存,更加便于資料的查詢和統(tǒng)計(jì)工作,但也存在磁盤或者光盤難以保存、數(shù)據(jù)存在丟失可能的問(wèn)題。

二、會(huì)計(jì)電算化下企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)的問(wèn)題

隨著會(huì)計(jì)電算化給企業(yè)內(nèi)部控制的環(huán)境帶來(lái)的變化,在傳統(tǒng)的手工做賬下的內(nèi)部控制的制度和體制已經(jīng)不適應(yīng)新的會(huì)計(jì)核算環(huán)境,于是便出現(xiàn)了一系列的內(nèi)部控制方面的問(wèn)題,影響了企業(yè)內(nèi)部控制的效果。

(一)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性降低

在傳統(tǒng)的手工做賬方式下,雖然做賬的程序復(fù)雜,但是通過(guò)總賬、明細(xì)賬、日記賬的逐筆登記可以相互檢查數(shù)據(jù)登記的準(zhǔn)確性,日后也可以通過(guò)賬賬核對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,但在會(huì)計(jì)電算化的一次性登記方式下,如果數(shù)據(jù)登記錯(cuò)誤就會(huì)造成總賬、明細(xì)賬、日記賬等一系列的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,并且無(wú)法通過(guò)賬賬核對(duì)來(lái)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,大大增加了會(huì)計(jì)核算過(guò)程中的操作風(fēng)險(xiǎn),影響會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

(二)會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保密性有待加強(qiáng)

對(duì)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行非法修改非常困難,并且可以通過(guò)字跡的辨認(rèn)形成核算監(jiān)督機(jī)制,但在會(huì)計(jì)電算化方式下,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)很容易被非法修改并且不會(huì)留下痕跡,監(jiān)督機(jī)制也被弱化了。在會(huì)計(jì)電算化核算中,企業(yè)也存在數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳遞中被非法盜取、作為會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)介質(zhì)的磁盤或光盤損壞造成數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題,現(xiàn)有的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度亟待加強(qiáng)。

(三)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性

企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不僅僅提供會(huì)計(jì)核算功能,還可以完成原先由其他部門完成的工作,如銷售預(yù)測(cè)、人力資源規(guī)劃管理等,因此企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的依賴性越來(lái)越大,對(duì)某一事物過(guò)分的依賴往往會(huì)使得企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)增大,此處也不例外。企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可能會(huì)由于程序的設(shè)計(jì)問(wèn)題、病毒感染、黑客攻擊或者電源突然切斷而崩潰,這就會(huì)造成企業(yè)會(huì)計(jì)工作甚至其他的經(jīng)營(yíng)管理工作的中斷,影響企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng),因此,增強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性成為企業(yè)內(nèi)部控制需要著重加強(qiáng)的一個(gè)方面。

三、強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制的措施

企業(yè)內(nèi)部控制的目的就是保證企業(yè)資產(chǎn)的完整以及會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性,會(huì)計(jì)電算化帶給企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的變化以及造成了一系列的會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確性降低、增大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題,因此,必須制采取有效的措施強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制,包括提高會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確性、保密性及會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性三個(gè)方面的措施,以提高提高電算化的科學(xué)管理水平,促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展。

(一)強(qiáng)化組織結(jié)構(gòu)和人員素質(zhì)控制,保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性

1.設(shè)計(jì)合理、有效的組織結(jié)構(gòu)。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通常包括系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)、維護(hù)和管理、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)采集、審核和錄入核算等方面,要建立完善的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu),就要保證不相容崗位之間做到人員的分離,并形成相互制約、相互監(jiān)督的體制,特別是會(huì)計(jì)憑證的審核與錄入核算的分離,以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確。

2.加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)。

針對(duì)目前企業(yè)會(huì)計(jì)人員缺乏計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的現(xiàn)狀,企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)人員加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn),使計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與會(huì)計(jì)知識(shí)相結(jié)合,提高會(huì)計(jì)人員的上機(jī)操作能力,并且要制定完善的會(huì)計(jì)電算化操作手冊(cè),以規(guī)范會(huì)計(jì)人員的操作程序,規(guī)避因業(yè)務(wù)操作不熟練而帶來(lái)的操作風(fēng)險(xiǎn),保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性。

(二)完善數(shù)據(jù)資料的管理控制,提高其保密性和完整性

1.增強(qiáng)數(shù)據(jù)管理的安全性。

要完善會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的管理制度,提高數(shù)據(jù)的安全性,就要做好以下兩個(gè)方面的工作,一是權(quán)限設(shè)置,根據(jù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì),對(duì)人員的數(shù)據(jù)的讀、寫(xiě)、修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制,完善會(huì)計(jì)系統(tǒng)的程序設(shè)計(jì),嚴(yán)格對(duì)已錄入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的控制,原則上不允許進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的修改,如確需修改,應(yīng)采取分錄反向操作方式;二是嚴(yán)格系統(tǒng)的密碼管理,每一用戶只能通過(guò)自己?jiǎn)为?dú)的用戶名和密碼登錄,對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸要進(jìn)行嚴(yán)格的加密,并定期更改密碼。

2. 建立健全企業(yè)檔案管理控制制度。

會(huì)計(jì)電算化中的會(huì)計(jì)檔案包括打印輸出的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、會(huì)計(jì)憑證等以及存儲(chǔ)在磁盤或光盤上的會(huì)計(jì)資料,對(duì)于打印輸出的紙質(zhì)檔案,企業(yè)已制定完善的保管制度并采取有效的措施予以保管,會(huì)計(jì)電算化下著重考慮的是對(duì)磁盤或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的保管,需要做好以下幾點(diǎn):第一,磁盤或光盤要保存在防潮、防磁的環(huán)境中,并且要進(jìn)行備份管理;第二,對(duì)磁盤或光盤要定期進(jìn)行檢查和備份,以防止由于磁性介質(zhì)損壞而造成數(shù)據(jù)的丟失,對(duì)確實(shí)損壞的磁盤或光盤要進(jìn)行嚴(yán)格的銷毀,防止資料外漏;第三,磁盤或光盤的原件不允許外借,可以將復(fù)制件借出,并且要有嚴(yán)格的外借審核程序,對(duì)借出用途及歸還情況進(jìn)行嚴(yán)格的登記。

(三)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性

1.加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)軟件的管理控制。

企業(yè)的會(huì)計(jì)軟件有外購(gòu)和自主設(shè)計(jì)兩種。對(duì)于外購(gòu)的會(huì)計(jì)軟件,在軟件選擇時(shí)一定要根據(jù)本企業(yè)會(huì)計(jì)核算的實(shí)際需要,并進(jìn)行軟件的安全性測(cè)試,選擇適合企業(yè)需要、運(yùn)行穩(wěn)定、安全性高的軟件。對(duì)于企業(yè)自主設(shè)計(jì)的軟件,一定要完善軟件程序的保管和修改工作,對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行修改原因和性質(zhì)應(yīng)有書(shū)面形式的報(bào)告,經(jīng)審核批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改,對(duì)于程序修改的各個(gè)環(huán)節(jié)都要有嚴(yán)格的監(jiān)督控制并且做完整的書(shū)面記錄,此外,還要根據(jù)會(huì)計(jì)核算環(huán)境的需要及時(shí)進(jìn)行程序的更新升級(jí),以提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)防御風(fēng)險(xiǎn)的能力。

2. 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件的管理控制。

計(jì)算機(jī)硬件是會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ),因此加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件的管理控制,是完善內(nèi)部控制的必然要求。完善的計(jì)算機(jī)硬件管理控制包括以下幾個(gè)方面:制定完善的計(jì)算機(jī)管理控制制度;定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備除塵、磁盤清理,檢查防水、防火、接地等;安裝正版的殺毒軟件及防火墻,定期進(jìn)行病毒庫(kù)更新和安全性能的檢查;配置UPS電源,避免因突然停電造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失的情況。

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