施工企業(yè)設(shè)備物資競價采購制度設(shè)計與實踐

鄭小軍

一、設(shè)備、物資競價采購制度設(shè)計符合市場化機制要求

隨著改革開放的進(jìn)程,國家對鋼材、水泥等更多的建筑物資價格的放開管理,各類專業(yè)的物資市場不斷形成,進(jìn)一步促使企業(yè)物資采購市場化。競價采購把單位內(nèi)部的材料供應(yīng)需求向市場公開要約,規(guī)定可以采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、和其他方式,競價單位必須多于三家,在材料的采購活動中引入了競爭機制。杜絕了在材料采購活動中個別人員的弄虛作假行為,為企業(yè)在采購環(huán)節(jié)爭取到最大的利益。競價采購的過程符合市場機制的內(nèi)在要求,具有極強的生命力。

二、制度設(shè)計要強調(diào)部門協(xié)作和預(yù)算管理,有助于提升企業(yè)整體管理水平和資源配置能力

設(shè)備物資競價采購是一個系統(tǒng)工程。表面看來設(shè)備物資競價采購就是設(shè)備、物資部門的事情,其實不然,它是一個職能部門協(xié)同完成的管理系統(tǒng)。從物資采購計劃的制定、審批,競價方案的擬定、競價信息的發(fā)布、反饋、商業(yè)談判到最后的報批一系列過程,涉及到技術(shù)、生產(chǎn)、物資、計劃、財務(wù)、決策等部門。各部門的具體分工如下:技術(shù)部門負(fù)責(zé)施工技術(shù)設(shè)計,明確材料規(guī)格型號;計劃部門根據(jù)設(shè)計圖紙用量確定材料的價值預(yù)算;生產(chǎn)部門根據(jù)施工計劃確定主要材料用量報出材料計劃;物資采購部門根據(jù)以上部門提供的資料,對物資采購計劃進(jìn)行審核,按核準(zhǔn)量上報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。計劃批準(zhǔn)后進(jìn)入采購實施階段。財務(wù)部門在物資采購的過程中主要的職責(zé)是價格的審核和監(jiān)督,全過程參與競價活動,不定時地了解供貨單位情況,掌握常用物資價格行情,并且要經(jīng)常性地與供貨單位聯(lián)系,抽查物資部門采購價格的真實性。以上職能部門在設(shè)備、物資采購中相互依賴共同組成設(shè)備、物資競價采購系統(tǒng),缺一不可,任何部門的缺失或者不作為,就會使設(shè)備、物資競價采購系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的停滯,造成制度的缺陷和管理的漏洞,給企業(yè)帶來不必要的損失?？梢哉f只有部門協(xié)同、過程銜接、資料傳遞合理有序,才能保證競價采購系統(tǒng)的正常運作。

三、制度設(shè)計要抓住設(shè)備物資采購活動的重點、難點問題。怎樣化最小的成本采購到價廉物美的產(chǎn)品;怎樣控制設(shè)備、物資采購活動中的舞弊行為,這是采購管理的難題

通過解讀制度不難得出設(shè)備、物資競價采購制度正確把握住采購的重點在競價,難點在控制。既然是采購價格當(dāng)然是重點,這點不難理解,做好競價工作就要注重物資價格信息。掌握了足夠的信息資源,對物資的挑選余地相對就大,就有可能化最少的資金,得到價廉物美的產(chǎn)品。控制就是要控制過程,具體來說就是要做好兩項工作,這就是計劃量的控制和價格真實性的控制。計劃的控制首先是設(shè)計圖的控制,怎樣做到合理設(shè)計、優(yōu)化設(shè)計,在設(shè)計的環(huán)節(jié)解決材料節(jié)約的問題。這是制度在材料采購成本管理層面給我們出的一個考題。價格真實性的控制更多地要依賴我們員工的職業(yè)素質(zhì),但是也要注重外部的監(jiān)督,制度加強了崗位控制,做到采購、保管、監(jiān)督等不相容崗位的分離,這點非常重要。具體規(guī)定了設(shè)備、物資部門主管原則上不參與直接采購,大宗物資要進(jìn)行聯(lián)合采購,這樣強化了職能部門內(nèi)部的監(jiān)督力度。制度也規(guī)定了財務(wù)監(jiān)督,明確財務(wù)監(jiān)督是價格真實性監(jiān)督的重要一環(huán)。

四、設(shè)備、物資競價制度執(zhí)行要達(dá)到增加企業(yè)效益的目的

設(shè)備、物資競價采購制度最早出現(xiàn)在我公司珊溪施工局,珊溪電站工程是我公司當(dāng)時最大的在建工程,承建工程總投資5個多億,設(shè)備、物資采購額高達(dá)到3億人民幣,包括業(yè)主提供設(shè)備、物資在內(nèi),執(zhí)行競價采購率達(dá)95%以上,增加企業(yè)直接經(jīng)濟效益人民幣近仟萬元。設(shè)備、物資競價采購制度在我公司在建工程的建設(shè)實踐中作用也是十分顯著。目前,我公司灘坑施工局承擔(dān)著目前浙江省最大的水電建設(shè)項目—灘坑電站工程的建設(shè)任務(wù)。該單位2008年材料總采購額6336萬元,其中競價采購額5702萬元,競價采購率為90%,采購價格平均降低率4.95%,降低額282萬元。通過競價采購較好地控制了材料成本的增加,為企業(yè)取得了良好的管理效益。

五、關(guān)于制度實踐的幾點體會

(一)管理要以制度作保證。物資競價采購在我公司開展的比較早,通過幾年的運行,我們覺得管理要以制度作保證,管理工作的關(guān)鍵在于落實制度。一個制度再好如果沒有真正落到實處那也是一張白紙。其實物資競價采購也參照了政府采購的一些要點,開始執(zhí)行的時候也遇到過沖突和矛盾。工程施工與政府采購相比有其特殊性,特別是在工程期限緊張的時候,采購過程的時間延長與工程對物資需求時間要求往往發(fā)生矛盾,物資采購人員對煩瑣的手續(xù)也有抵觸情緒,這種時候是制度服從工程進(jìn)度,還是工程進(jìn)度讓步?我們覺得制度的制訂是為工程建設(shè)服務(wù),為工程施工和經(jīng)營管理服務(wù)的。暫時的、局部的沖突和矛盾不能影響也不應(yīng)當(dāng)影響制度的執(zhí)行,執(zhí)行制度不能打折扣,如果說真有個別的、暫時的問題也應(yīng)當(dāng)在我們今后的工作中得到解決!

(二)制度要靠人來執(zhí)行。制度再好,也是需要人去保證它的實施的。這里說的人包括兩種,一種是決策者;另一種就是執(zhí)行者。他們之間相輔相成,相互依存,共同保證了制度的執(zhí)行。很難想象一項制度如果缺少了領(lǐng)導(dǎo)的支持,換句話說這項制度如果領(lǐng)導(dǎo)都不執(zhí)行,那它會是怎樣的一種情形,那一定是形同虛設(shè),廢紙一張,這種制度我們叫它為“掛在墻上的制度”。其實這種“掛在墻上的制度”在企業(yè)管理實踐中很多很多,給企業(yè)造成的負(fù)面影響不勝枚舉。同樣的道理,一項制度的落實,如果沒有一批高素質(zhì)、有能力的執(zhí)行者,光靠個別領(lǐng)導(dǎo)把關(guān),那它的管理作用也同樣是不充分的,它的效果也是難以發(fā)揮的。一句話,管理就是執(zhí)行制度的過程,而在這個過程中人是最關(guān)鍵的因素!

總之,設(shè)備、物資競價采購制度是目前我公司經(jīng)營管理活動的主要制度之一,實踐證明它符合市場經(jīng)濟的一般規(guī)律,適應(yīng)我公司企業(yè)經(jīng)營管理的實際,同時也是一個能給企業(yè)帶來效益的好制度。隨著制度本身的進(jìn)一步完善,在我公司“做大、做強、做優(yōu)”的經(jīng)營管理活動中必將發(fā)揮更大的作用。制度的推行在施工企業(yè)成本管理實踐中具有一定的現(xiàn)實意義。