探討工程項(xiàng)目采購管理過程中的問題及其對(duì)策

張新華

摘要:項(xiàng)目采購管理是工程項(xiàng)目管理的重要的組成部分,是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。項(xiàng)目采購工作的重要環(huán)節(jié)是采買,催交,檢驗(yàn),運(yùn)輸。

關(guān)鍵詞:投標(biāo) 設(shè)備工作 招標(biāo)審查壓價(jià)采購檢驗(yàn)

項(xiàng)目采購管理是工程項(xiàng)目管理的重要的組成部分,是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。項(xiàng)目采購工作的重要環(huán)節(jié)是采買,催交,檢驗(yàn),運(yùn)輸。工程承包項(xiàng)目的采購工作重點(diǎn)在于采買,催交,檢驗(yàn),運(yùn)輸不會(huì)遇到很大的問題,一般在合同中規(guī)定由制造商按規(guī)定的日期將貨運(yùn)到指定的地點(diǎn)。本人認(rèn)為在采購工作中以下幾個(gè)方面值得重視:

一、采買工作中的工作重點(diǎn)

采買工作一般包含以下基本程序:

初選合格供貨廠商;招標(biāo)文件的編制;招標(biāo)文件的發(fā)出和投標(biāo)文件的接受;投標(biāo)文件的評(píng)審;中標(biāo)廠商的確定;中標(biāo)廠商的協(xié)調(diào)會(huì);簽定訂貨合同。

這些程序的重要環(huán)節(jié)是招標(biāo)文件的編制,投標(biāo)文件的評(píng)審以及合同談判工作。

1、重視詢價(jià)或招標(biāo)文件的編制

招標(biāo)文件的編寫是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行,甚至影響授標(biāo)后能否順利履行合同。故應(yīng)力求內(nèi)容完整、詳盡,用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn),避免招標(biāo)雙方對(duì)文件的理解和解釋產(chǎn)生分岐,增加評(píng)標(biāo)工作量,影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

招標(biāo)文件通常由下列文件組成:

技術(shù)文件:設(shè)備、材料極其附件的技術(shù)條件和要求。商務(wù)文件:包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?/p>

招標(biāo)文件定稿前要反復(fù)推敲、審查、修改。對(duì)于關(guān)鍵件的選用,應(yīng)在廣泛了解市場及使用情況的基礎(chǔ)上,在招標(biāo)文件中予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵件的規(guī)格型號(hào)及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性,防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價(jià)差異過大,從而減少評(píng)標(biāo)工作量。

2、注重標(biāo)底的編制和保密

標(biāo)底是設(shè)備的預(yù)期價(jià)格,是衡量投標(biāo)單位標(biāo)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn),是發(fā)包方財(cái)務(wù)準(zhǔn)備的依據(jù),也是評(píng)標(biāo)的準(zhǔn)備工作。正確確定設(shè)備材料標(biāo)底,對(duì)籌集資金,正確選擇供貨單位,形成合理的合同價(jià),都具有十分重要的意義。招標(biāo)單位根據(jù)招標(biāo)文件和初步設(shè)計(jì)的要求,了解市場價(jià)格及供求關(guān)系,分類分次認(rèn)真核算,做出相對(duì)準(zhǔn)確的標(biāo)底做為評(píng)標(biāo)依據(jù)。

標(biāo)底在開標(biāo)之前應(yīng)嚴(yán)加保密,不得泄漏。否則將無法正確地對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行綜合評(píng)比和優(yōu)選,給評(píng)標(biāo)工作造成被動(dòng),也就意味著招標(biāo)工作的失敗。

3、評(píng)標(biāo)的原則

在滿足招標(biāo)文件要求的前提下,確定中標(biāo)單位不能只看哪家的投標(biāo)價(jià)低就確定哪家中標(biāo)。投標(biāo)單位的投標(biāo)價(jià)并非越低越好,合理的價(jià)格才能得到合適的產(chǎn)品。俗話說:“一分錢一分貨”。在市場經(jīng)濟(jì)的形勢下,決定了投標(biāo)單位必然要注重經(jīng)濟(jì)效益。作為供貨單位不能無利可圖,絕不會(huì)做賠本買賣。有些投標(biāo)單位為了中標(biāo),盡量壓低標(biāo)價(jià)。一旦中標(biāo)后,則在制造過程中想方設(shè)法追加設(shè)備款或在其他方面想辦法得以補(bǔ)償,形成鉤魚工程。雖然我們可以通過加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)理來保證產(chǎn)品質(zhì)量,但往往會(huì)拖延工期,致使設(shè)備材料不能按期交貨,不能投入正常使用,發(fā)揮不了效益。表面上看似節(jié)省了設(shè)備投資,實(shí)際上得不償失。因此,應(yīng)以標(biāo)底作為基準(zhǔn)價(jià),中標(biāo)價(jià)應(yīng)接近標(biāo)底為宜。

4、評(píng)標(biāo)價(jià)法

以貨幣價(jià)格為指標(biāo)的評(píng)標(biāo)價(jià)法,依據(jù)標(biāo)的性質(zhì)和特點(diǎn)不同,可選擇最低投標(biāo)價(jià)法;綜合評(píng)標(biāo)法和以壽命周期成本為基礎(chǔ)的評(píng)標(biāo)法中的任何一種方法。下面介紹綜合評(píng)標(biāo)法。

綜合評(píng)標(biāo)價(jià)法是指以投標(biāo)價(jià)為基礎(chǔ),將評(píng)定各要素按預(yù)定的方法換算成相應(yīng)的價(jià)格,在原投標(biāo)價(jià)上增加或扣減該值而形成的評(píng)標(biāo)價(jià)格,評(píng)標(biāo)價(jià)格最低的投標(biāo)書為最優(yōu)。采購大型設(shè)備時(shí),較多采用這種辦法。

評(píng)標(biāo)時(shí),投標(biāo)價(jià)格以外還需考慮的因素和折算為價(jià)格的方法,一般包括以下幾個(gè)方面:

(1)運(yùn)輸費(fèi)用。這部分由招標(biāo)單位可能支付的額外費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)和其他費(fèi)用,如運(yùn)輸超大件設(shè)備需要對(duì)道路加寬、橋梁加固所需支出的費(fèi)用等。換算為評(píng)標(biāo)價(jià)格時(shí),可按照運(yùn)輸部門(鐵路、公路、水運(yùn))、保險(xiǎn)公司,以及其他有關(guān)部門公布的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),計(jì)算貨物運(yùn)抵最終目的地將要發(fā)生的費(fèi)用。

(2)交貨期。以招標(biāo)文件供貨一覽表中規(guī)定的具體交貨時(shí)間作為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)投標(biāo)書中提出的交貨期早于規(guī)定時(shí)間,一般不給予評(píng)標(biāo)優(yōu)惠,因?yàn)槭┕み€不需要時(shí)的提前到貨,不僅不會(huì)使項(xiàng)目法人獲得提前收益,反而要增加倉儲(chǔ)管理費(fèi)和設(shè)備保養(yǎng)費(fèi)。如果遲于規(guī)定的交貨日期,但推遲的時(shí)間尚在可以接受的范圍之內(nèi),則交貨日期每延遲一個(gè)月,按投標(biāo)價(jià)的某一百分比(一般為2%)計(jì)算折算價(jià),將其加到投標(biāo)價(jià)上去。

(3)付款條件。投標(biāo)單位應(yīng)按照招標(biāo)文件中規(guī)定的付款條件來報(bào)價(jià),對(duì)不符合規(guī)定的投標(biāo)可視為非響應(yīng)性投標(biāo)而予以拒絕。但在訂購大型設(shè)備的招標(biāo)中,如果投標(biāo)單位在投標(biāo)致函內(nèi)提出,若采用不同的付款條件(如增加預(yù)付款或前期階段支付款)可降低報(bào)價(jià)的方案供招標(biāo)單位選擇時(shí),這一付款要求在評(píng)標(biāo)時(shí)也應(yīng)予以考慮。當(dāng)支付要求的偏離條件在可接受范圍內(nèi)的情況下,應(yīng)將偏離要求而給項(xiàng)目法人增加的費(fèi)用(資金利息等),按招標(biāo)文件中規(guī)定的貼現(xiàn)率換算成評(píng)標(biāo)時(shí)的凈現(xiàn)值,加到投標(biāo)致函中提出的更改報(bào)價(jià)上后作為評(píng)標(biāo)價(jià)格。

(4)零配件和售后服務(wù)。零配件以設(shè)備運(yùn)行兩年內(nèi)各類易損備件的獲取途徑和價(jià)格作為評(píng)標(biāo)要素。售后服務(wù)內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、設(shè)備調(diào)試、提供備件、負(fù)責(zé)維修、人員培訓(xùn)等工作,評(píng)價(jià)提供這些服務(wù)的可能性價(jià)格。

評(píng)標(biāo)時(shí)如何對(duì)待這兩筆費(fèi)用,要視招標(biāo)文件的規(guī)定區(qū)別對(duì)待。當(dāng)這些費(fèi)用已要求投標(biāo)單位包括在投標(biāo)價(jià)之內(nèi),則評(píng)標(biāo)時(shí)不再考慮這些因素;若要求投標(biāo)單位在投標(biāo)價(jià)之外單報(bào)這些費(fèi)用,則應(yīng)將其加到報(bào)價(jià)上。如果招標(biāo)文件中沒有作出上述任何一種規(guī)定,評(píng)標(biāo)時(shí)應(yīng)按投標(biāo)書技術(shù)規(guī)范附件中由投標(biāo)單位填報(bào)的備件名稱、數(shù)量,計(jì)算可能需購置的總價(jià)格,以及由招標(biāo)單位自行安排的售后服務(wù)價(jià)格,然后將其加到投標(biāo)價(jià)上。

(5)設(shè)備性能、生產(chǎn)能力。投標(biāo)設(shè)備應(yīng)具有招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范中規(guī)定的生產(chǎn)效率。如果所提供設(shè)備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術(shù)指標(biāo)沒有達(dá)到技術(shù)規(guī)范要求的基準(zhǔn)參數(shù),則每種參數(shù)比基準(zhǔn)參數(shù)降低1%時(shí),應(yīng)以投標(biāo)設(shè)備實(shí)際生產(chǎn)效率單位成本為基礎(chǔ)計(jì)算,在投標(biāo)價(jià)上增加若干金額。將以上各項(xiàng)評(píng)審價(jià)格加到投標(biāo)價(jià)上去后,累計(jì)金額即為該標(biāo)書的評(píng)標(biāo)價(jià)。

5、嚴(yán)格的資格審查是設(shè)備招標(biāo)采購工作順利進(jìn)行的保證

資格審查是招標(biāo)工作中非常重要且必不可少的工作。審查內(nèi)容包括投標(biāo)單位的企業(yè)等級(jí)、資質(zhì)、人員、技術(shù)、財(cái)務(wù)、設(shè)備、信譽(yù)及同類產(chǎn)品制造業(yè)績等狀況。目的是拒絕不合格的投標(biāo)者,確保參加投標(biāo)的單位均具有履約能力和一定的信譽(yù),以減輕評(píng)標(biāo)、定標(biāo)階段的工作量,加快招標(biāo)工作進(jìn)程,確保設(shè)備招標(biāo)采購工作順利完成。

投標(biāo)單位的資質(zhì)和經(jīng)營狀況決定了其可信度和履約能力。如果一個(gè)企業(yè)連工人的工資都不能保證,負(fù)債累累,發(fā)包方的付款就不能保證專款專用,有些甚至被銀行扣留用來還債,怎么能有足夠的資金來保證按期完成設(shè)備的制作呢?工人收入不高,干活沒有積極性,設(shè)備的質(zhì)量和工期就很難保證。

投標(biāo)單位的人員、技術(shù)狀況及產(chǎn)品制造業(yè)績是決定產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵因素。如果一個(gè)企業(yè)的技術(shù)力量不強(qiáng),加工制造能力差,財(cái)務(wù)狀況再好也無法自行設(shè)計(jì)制造出高質(zhì)量的產(chǎn)品。為了履行合同,承包商勢必會(huì)將自己沒有能力制作的產(chǎn)品配套件委外加工,這樣既增加了合同執(zhí)行的難度,也很難保證產(chǎn)品的整體質(zhì)量。一個(gè)成熟產(chǎn)品的開發(fā)需要經(jīng)過反復(fù)的試驗(yàn),如果承包商的同類產(chǎn)品制造業(yè)績不佳或沒有制造出這類產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn),制造出來的產(chǎn)品不是成熟產(chǎn)品,往往會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題,不能滿足設(shè)計(jì)和使用要求。

6、在技術(shù)、商務(wù)澄清和決標(biāo)后的談判時(shí)應(yīng)避免不公正行為

業(yè)主在技術(shù)、商務(wù)澄清時(shí)應(yīng)采用公開和公正的方法。業(yè)主對(duì)有關(guān)招標(biāo)文件條款的澄清和對(duì)每一投標(biāo)者所提問題的解釋均應(yīng)以書面形式發(fā)給全體投標(biāo)者,并不允許公開提問人。

決標(biāo)后的談判是答訂合同的最后環(huán)節(jié),也是設(shè)備材料供應(yīng)商最容易向業(yè)主討價(jià)還價(jià)的階段。在些期間,有些業(yè)主會(huì)提出一些不公正的要求,如強(qiáng)行壓價(jià)、增加供貨范圍或提高設(shè)備配套件的檔次,這就給以后的合同履行工作造成很多障礙。投標(biāo)商的投標(biāo)一般都是在一定的工期、質(zhì)量、供貨范圍的承諾下和充分考慮各種影響因素的前提下而形成的價(jià)格。如業(yè)主強(qiáng)行壓價(jià),增加供貨范圍或提高設(shè)備配套件檔次,往往就很保證設(shè)備的供貨期和質(zhì)量,有時(shí)甚至導(dǎo)致合同無法履行下去。據(jù)筆者所知,有一設(shè)備制造、安裝工程,由于業(yè)主在談判時(shí)提高了設(shè)備配套件的檔次,而設(shè)備供應(yīng)商參加談判的人員沒有經(jīng)驗(yàn),遷就了業(yè)主的要求。簽完合同后經(jīng)核算設(shè)備價(jià)款缺口較大,導(dǎo)致合同無法履行,后經(jīng)法院調(diào)解,業(yè)主補(bǔ)償供應(yīng)商一定價(jià)款后,合同才得以繼續(xù)履行,但仍然導(dǎo)致工期拖延將近一年,影響了生產(chǎn)的正常進(jìn)行,造成了較大的經(jīng)濟(jì)損失。

二、重視設(shè)備制造過程中的監(jiān)制和檢驗(yàn)工作

設(shè)備采購工作的另外二個(gè)重要環(huán)節(jié)是催交和檢驗(yàn)。

催交工作主要是督促供貨廠商按合同規(guī)定的期限提供技術(shù)文件和設(shè)備,滿足工程施工安裝要求。催交工作的要點(diǎn)是要有預(yù)見性,能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題和采取有效的費(fèi)用控制和保證措施,以防進(jìn)度的拖延。

檢驗(yàn)工作就是做好設(shè)備材料制造過程中的監(jiān)制、檢驗(yàn)和驗(yàn)證工作。對(duì)于重要設(shè)備材料或按合同要求新制設(shè)備材料,現(xiàn)場質(zhì)量的監(jiān)控和檢驗(yàn)工作尤為重要。

1、設(shè)備材料制造質(zhì)量文件審查

質(zhì)量計(jì)劃審查。對(duì)制造商編制的有關(guān)設(shè)備材料制造質(zhì)量文件(包括設(shè)備材料訂單、設(shè)備材料制造規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃和檢驗(yàn)方法標(biāo)準(zhǔn)、檢測手段、檢測儀器等)進(jìn)行審查,檢查設(shè)備材料訂單與主合同是否符合,審查質(zhì)量計(jì)劃的正確性,并將審查意見報(bào)業(yè)主。

2、現(xiàn)場監(jiān)制

主要是需要驗(yàn)證制造商對(duì)影響設(shè)備材料制造質(zhì)量的因素是否采取了控制措施,是否依據(jù)合同、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范進(jìn)行設(shè)備材料制造;要求依據(jù)相應(yīng)的控制文件和程序,實(shí)施設(shè)備材料制造質(zhì)量控制。根據(jù)設(shè)備材料的重要程度采用不同的監(jiān)督等級(jí),對(duì)“重要設(shè)備材料”,原則上采取駐地監(jiān)督,要求QC人員全過程跟蹤設(shè)備材料制造狀況;對(duì)“非重要設(shè)備材料”,一般采取設(shè)備材料最終出廠驗(yàn)收檢查監(jiān)督。通常應(yīng)審查設(shè)備材料制造的原材料、外購配套件、元器件、標(biāo)準(zhǔn)件以及坯料的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告,檢查制造商對(duì)外購件、外協(xié)件和原材料的復(fù)驗(yàn),符合規(guī)定要求時(shí)予以簽認(rèn)。在實(shí)際操作中,針對(duì)某一設(shè)備材料的QC監(jiān)督方式,還應(yīng)視設(shè)備材料制造商的具體情況而加以調(diào)整,力求使所有設(shè)備材料制造處于受控狀態(tài)。

出席監(jiān)督見證點(diǎn)(H、W點(diǎn)),在質(zhì)量計(jì)劃中設(shè)置的見證點(diǎn)(W點(diǎn))和停工待檢點(diǎn)(H點(diǎn)),是現(xiàn)場監(jiān)制的一項(xiàng)重要活動(dòng)。通過出席見證點(diǎn)參與檢查、試驗(yàn)與確認(rèn)、敦促制造商嚴(yán)格按照合同、規(guī)范及程度要求進(jìn)行設(shè)備制造,確保設(shè)備材料的制造質(zhì)量和制造進(jìn)度。在全過程中W點(diǎn)、H點(diǎn)出席率為100%。

根據(jù)進(jìn)度安排,設(shè)備材料運(yùn)到工地前,現(xiàn)場監(jiān)理人員要檢查廠方對(duì)待運(yùn)設(shè)備材料采取的防護(hù)和包裝措施是否符合運(yùn)輸、裝卸、儲(chǔ)存、安裝的要求,相關(guān)的隨機(jī)文件、裝箱單和附件是否齊全。設(shè)備材料運(yùn)抵工地現(xiàn)場后,負(fù)責(zé)設(shè)備材料采購經(jīng)理參加由設(shè)備材料制造商按合同規(guī)定與安裝單位的交接工作,開箱清點(diǎn)檢查、驗(yàn)收、移交。

綜上所述,筆者認(rèn)為如在設(shè)備材料采購工作中對(duì)上述問題進(jìn)行預(yù)防性控制,做好工作,將會(huì)有效地避免浪費(fèi)和失誤,高質(zhì)量、高效率地完成設(shè)備材料采購工作。