大型國有企業(yè)信息化項(xiàng)目實(shí)施特點(diǎn)

王 昕 王靜怡

摘要:針對(duì)大型國有企業(yè)固有特點(diǎn),提出信息化項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)施原則和方法步驟,重點(diǎn)分析企業(yè)特點(diǎn)與項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)系,以及信息化項(xiàng)目的開發(fā)和實(shí)施的八個(gè)步驟,有助于開發(fā)方與應(yīng)用方溝通合作,使得系統(tǒng)更加合理與完善。

關(guān)鍵詞:國有企業(yè)信息化建設(shè)軟件系統(tǒng)開發(fā)

前言

中辦國辦《2006—2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》的出臺(tái)在大型國有企業(yè)中掀起了一輪信息化建設(shè)的高潮。需要注意的是:我國國情決定了大型國有企業(yè)有著獨(dú)特的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和企業(yè)文化,因此,信息化項(xiàng)目實(shí)施人員必須充分尊重這個(gè)事實(shí),采取針對(duì)性的策略,才能保證項(xiàng)目順利完成。

一、大型國有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)及相應(yīng)對(duì)策

1.1 信息系統(tǒng)建設(shè)必須嚴(yán)格遵守企業(yè)上級(jí)單位要求

大型國有企業(yè),特別是如交通、能源等集團(tuán)型企業(yè),其管理模式大多是自上而下多層集中式管理,一般分為:總公司-大區(qū)域公司-省級(jí)公司-市級(jí)公司-縣級(jí)公司五層金字塔架構(gòu)。處于塔尖的上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位的關(guān)鍵事務(wù)(如人事、財(cái)務(wù)、物資等)擁有絕對(duì)控制權(quán)。所以,對(duì)于軟件開發(fā)商而言,如與某企業(yè)簽署了軟件開發(fā)合同,并不意味著只要關(guān)心該企業(yè)的需求就可以了,還必須時(shí)刻關(guān)注業(yè)主上級(jí)單位(如總公司)的管理需求變化,隨時(shí)調(diào)整開發(fā)方向。否則,一旦軟件系統(tǒng)與上級(jí)規(guī)定發(fā)生沖突,下級(jí)單位必然讓步,系統(tǒng)開發(fā)工作就會(huì)擱置甚至中止。

例如國內(nèi)某著名軟件公司承接了江蘇省一家大型國企的管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目。項(xiàng)目已實(shí)施近兩年,反映良好,但卻于今年年初中止。原因是該國企的上級(jí)單位于去年推出了信息化總體發(fā)展規(guī)劃,而該軟件公司沒有相應(yīng)調(diào)整軟件開發(fā)內(nèi)容(因?yàn)槿缯{(diào)整將加大成本),反而加快開發(fā)速度企圖造成木已成舟的現(xiàn)實(shí)。結(jié)果最后由于與上級(jí)單位矛盾過多,修改系統(tǒng)代價(jià)過大造成項(xiàng)目終止。

1.2 信息系統(tǒng)開發(fā)周期不能太長(zhǎng)

在大型國有企業(yè)開發(fā)信息系統(tǒng),即使系統(tǒng)整體還不完善,也要盡可能早出亮點(diǎn),早見成效。具體地講,最好在半年內(nèi)出亮點(diǎn),三年內(nèi)完成開發(fā),否則項(xiàng)目失敗概率很大,原因如下:

首先,信息化建設(shè)是“一把手工程”。應(yīng)用單位高層領(lǐng)導(dǎo)的支持力度對(duì)于軟件開發(fā)和實(shí)施的成敗具有決定性的影響。而大型國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子任期一般為三年。如果系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間過長(zhǎng),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)生人員變化,不同領(lǐng)導(dǎo)管理思路不盡相同,對(duì)軟件系統(tǒng)的支持力度也有較大差異。如果新任領(lǐng)導(dǎo)不重視本項(xiàng)目,則系統(tǒng)開發(fā)會(huì)出現(xiàn)資源調(diào)動(dòng)困難,基層配合不足的情況,從而影響項(xiàng)目進(jìn)度,工期一拖再托,直至中止。所以,軟件系統(tǒng)的開發(fā)周期絕對(duì)不能超過一任領(lǐng)導(dǎo)的任期。

另外,開發(fā)實(shí)施軟件系統(tǒng),不僅要取得公司高層的支持,還要盡快得到一般員工的理解和配合。首先投入精力開發(fā)的系統(tǒng)功能模塊可以是次要功能模塊,但一定是普通員工使用頻率較高的。作為亮點(diǎn)并首先投入使用的功能模塊最好在3個(gè)月到半年的時(shí)間內(nèi)就實(shí)現(xiàn)。

例如廣西某公司曾經(jīng)開發(fā)財(cái)務(wù)系統(tǒng),重點(diǎn)是預(yù)算管理模塊。但是考慮到其需求復(fù)雜,開發(fā)難度長(zhǎng),開發(fā)小組決定先開發(fā)相對(duì)簡(jiǎn)單且的出差包銷功能模塊,事實(shí)證明,報(bào)銷模塊的開發(fā)大大方便了常常使用這一功能的全體公司員工,對(duì)于宣傳軟件系統(tǒng)起到了很好的作用。

1.3 不要試圖通過信息化項(xiàng)目改變企業(yè)文化

大型國有企業(yè)通常有著獨(dú)特的企業(yè)文化,特別基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)(如供水供電等),經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)帶有公共服務(wù)性質(zhì),其企業(yè)文化必須體現(xiàn)社會(huì)職能。這些企業(yè)文化的存在有其必要性和合理性,不可能因?yàn)樾畔⒒到y(tǒng)的使用而改變。軟件廠商(特別是國外大型軟件廠商)必須了解企業(yè)文化,將軟件設(shè)計(jì)思想與企業(yè)文化相統(tǒng)一,而不是企圖改變企業(yè)文化來適應(yīng)軟件產(chǎn)品。

前幾年,SAP公司曾向浙江某市電力公司做財(cái)務(wù)模塊介紹,SAP專家反復(fù)強(qiáng)調(diào)SAP的預(yù)算控制如何嚴(yán)密,如何杜絕非預(yù)算項(xiàng)目以提高企業(yè)效益,并一再建議進(jìn)行企業(yè)流程重組以適應(yīng)SAP產(chǎn)品要求。然而,該電力公司關(guān)心的不僅有企業(yè)效益,更有安全生產(chǎn)。比如,該公司要保證在緊急情況(如臺(tái)風(fēng)造成大面積停電)下,生產(chǎn)部門可以快速調(diào)動(dòng)資金物資進(jìn)行緊急搶修,甚至可以不經(jīng)審批流程,待搶修結(jié)束后再補(bǔ)報(bào)手續(xù)。而SAP專家依然強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的成熟性而不愿修改。最終在該項(xiàng)目開始建設(shè)時(shí),該公司被排除在考慮范圍之外。其實(shí),相信以SAP的實(shí)力,緊急事務(wù)處理功能必然能夠開發(fā)完成,但是,它不愿適應(yīng)反而是企圖改變企業(yè)固有的企業(yè)文化,最終失去合同。當(dāng)然,并不是說固有的企業(yè)文化就比SAP的要好,但是,改變企業(yè)文化是整個(gè)管理體制的問題,靠信息化是無能為力的。

除此之外,信息化項(xiàng)目的實(shí)施,還需要諸如信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,業(yè)務(wù)流程規(guī)范,培訓(xùn)教育等方面內(nèi)容,其他專業(yè)文獻(xiàn)上已有相關(guān)內(nèi)容,此處不再贅述。

二、大型國有企業(yè)實(shí)施信息化方法步驟。

筆者結(jié)合理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),將信息化項(xiàng)目的開發(fā)和實(shí)施總結(jié)為八個(gè)步驟:系統(tǒng)規(guī)劃,業(yè)務(wù)分析,系統(tǒng)設(shè)計(jì),開發(fā)配置,運(yùn)行準(zhǔn)備,知識(shí)轉(zhuǎn)移,系統(tǒng)上線,持續(xù)優(yōu)化。

2.1、實(shí)施步驟與對(duì)應(yīng)活動(dòng)任務(wù)關(guān)系圖

下圖描述了各實(shí)施步驟和所對(duì)應(yīng)的活動(dòng)任務(wù)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2.2、分階段實(shí)施步驟詳細(xì)說明

2.2.1系統(tǒng)規(guī)劃

項(xiàng)目啟動(dòng)。為項(xiàng)目合同簽訂到甲乙雙方項(xiàng)目組成立之前的階段,需要將項(xiàng)目的目標(biāo)、工作方式、時(shí)間安排等相關(guān)信息在甲方內(nèi)部中高層及部門業(yè)務(wù)骨干中進(jìn)行傳達(dá)。

成立項(xiàng)目實(shí)施組。項(xiàng)目實(shí)施組應(yīng)具有層次性和合理性,對(duì)于大型實(shí)施項(xiàng)目注重構(gòu)建一把手把關(guān)的組織架構(gòu)。

制訂項(xiàng)目實(shí)施方案。項(xiàng)目實(shí)施方案是軟件項(xiàng)目實(shí)施的綜合性綱領(lǐng)文件,闡述項(xiàng)目實(shí)施的總體需求、實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和采用的實(shí)施技術(shù)以及工作組織、計(jì)劃、人力資源、環(huán)境和項(xiàng)目資源等問題的規(guī)劃,最后闡述項(xiàng)目實(shí)施的里程碑、可交付成果和驗(yàn)收等一系列有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施的規(guī)劃。

制訂實(shí)施工作計(jì)劃。工作計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施方案中項(xiàng)目管理部分的核心指導(dǎo)文件,包括總體工作計(jì)劃和階段工作計(jì)劃。

制訂項(xiàng)目管理制度

2.2.2業(yè)務(wù)分析

業(yè)務(wù)咨詢。在業(yè)務(wù)分析階段強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)專家的重要性,對(duì)于重大的或有爭(zhēng)議業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)規(guī)則的決策問題,通過成立的業(yè)務(wù)咨詢專家組進(jìn)行支持和咨詢。

需求調(diào)研。業(yè)務(wù)調(diào)研與分析是實(shí)施項(xiàng)目的開始,其目的是根據(jù)項(xiàng)目的范圍、邊界、需求等描述展開調(diào)研,將項(xiàng)目目標(biāo)范圍分解成一個(gè)個(gè)可操作、可控制、需解決的業(yè)務(wù)問題。業(yè)務(wù)定制要求針對(duì)實(shí)施企業(yè)的管理現(xiàn)狀、發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際需求,進(jìn)行詳細(xì)的業(yè)務(wù)調(diào)研分析,并編寫調(diào)研分析報(bào)告。本階段亦預(yù)示著項(xiàng)目實(shí)施工作的實(shí)質(zhì)性開展,主要工作包括:業(yè)務(wù)咨詢、業(yè)務(wù)藍(lán)圖和框架定制、需求調(diào)研、需求分析等針對(duì)企業(yè)具體業(yè)務(wù)和現(xiàn)狀的調(diào)研分析工作。

需求分析。根據(jù)項(xiàng)目雙方認(rèn)可的《業(yè)務(wù)調(diào)研報(bào)告》,分析項(xiàng)目應(yīng)實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)功能,包括業(yè)務(wù)性功能和應(yīng)達(dá)到的性能、安全級(jí)別、可靠性要求。盡可能詳細(xì)識(shí)別企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程如信息流、資金流、物資流,以分析系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的功能;需求分析活動(dòng)的成果要求編寫成《業(yè)務(wù)需求分析報(bào)告》。該報(bào)告應(yīng)與企業(yè)的業(yè)務(wù)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)。

2.2.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)

業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)。該階段工作目標(biāo)是如何將業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)換成業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)方案。根據(jù)《業(yè)務(wù)調(diào)研報(bào)告》和《業(yè)務(wù)需求分析報(bào)告》等成果,分析企業(yè)的管理對(duì)象、業(yè)務(wù)流程、管理業(yè)務(wù)、管理關(guān)系等解決方案中企業(yè)業(yè)務(wù)模型描述的具體方案。該階段要求編寫全面詳細(xì)的《系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)》和《系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)》文檔,并且使其處于受控狀態(tài),作為項(xiàng)目驗(yàn)收的主要文檔之一。

系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)。企業(yè)業(yè)務(wù)流程是一個(gè)有機(jī)的整體,需要進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì),特別要設(shè)計(jì)在實(shí)施項(xiàng)目時(shí)引起變革的業(yè)務(wù)流程,以使其適應(yīng)新系統(tǒng)的運(yùn)行。

構(gòu)架設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)適合于企業(yè)運(yùn)行的系統(tǒng)框架。要依據(jù)甲方的業(yè)務(wù)特征設(shè)計(jì)而成,包括適合于企業(yè)運(yùn)行的管理對(duì)象架構(gòu)、管理業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)單元架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程架構(gòu)以及子系統(tǒng)架構(gòu),適合于企業(yè)資源安全需求的系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)方案以及信息輸入輸出的設(shè)計(jì)方案等。

差異報(bào)告。根據(jù)《業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)方案》,雙方討論確定乙方現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)可以滿足哪些甲方需求;哪些部分滿足,需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修改;哪些完全不能實(shí)現(xiàn)甲方需求,需要重新開發(fā)。

2.2.4開發(fā)配置

系統(tǒng)定制。設(shè)置系統(tǒng)的基本參數(shù)、基本數(shù)據(jù)、信息表現(xiàn)、安全策略等系統(tǒng)參數(shù)和數(shù)據(jù)。

定制開發(fā)。通過配置參數(shù)和自定義的方式來使系統(tǒng)滿足部分管理需求。在應(yīng)用方案確定之后,軟件供應(yīng)商項(xiàng)目組會(huì)應(yīng)立刻展開客戶化開發(fā)工作組織開發(fā)和測(cè)試,最終提交客戶測(cè)試和驗(yàn)收。

業(yè)務(wù)配置。根據(jù)《業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)方案》,設(shè)置管理對(duì)象及其屬性數(shù)據(jù)、管理業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)單元和其數(shù)據(jù)項(xiàng)目等等,配置企業(yè)的管理業(yè)務(wù)、管理關(guān)系,最終形成多個(gè)功能模塊。

流程配置。根據(jù)《企業(yè)流程設(shè)計(jì)方案》,在系統(tǒng)中設(shè)置業(yè)務(wù)流程,包括跨部門業(yè)務(wù)流程設(shè)置,方便集團(tuán)企業(yè)跨部門業(yè)務(wù)的處理。

演示運(yùn)行。配置完成的系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的需求和業(yè)務(wù)功能,為擴(kuò)大新系統(tǒng)的影響力,讓企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員了解認(rèn)識(shí)新系統(tǒng),進(jìn)行系統(tǒng)的演示。

2.2.5運(yùn)行準(zhǔn)備

數(shù)據(jù)整理、錄入,及模擬運(yùn)行

當(dāng)系統(tǒng)初始化完畢后,為了企業(yè)工作的穩(wěn)妥性和適應(yīng)新的工作環(huán)境,新系統(tǒng)進(jìn)入一段模擬運(yùn)行時(shí)期。在模擬運(yùn)行期間,及時(shí)解決系統(tǒng)暴露出的任何問題,包括技術(shù)、業(yè)務(wù)、人員和制度等相關(guān)方面的問題。

2.2.6知識(shí)轉(zhuǎn)移

應(yīng)用培訓(xùn)。應(yīng)用培訓(xùn)是培訓(xùn)中的重中之重,本活動(dòng)的成功對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用有較大的影響。培訓(xùn)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行考核標(biāo)準(zhǔn),針對(duì)不同崗位的業(yè)務(wù)人員和不同的子系統(tǒng)分別進(jìn)行規(guī)劃,既有整體的業(yè)務(wù)流程和整體業(yè)務(wù)培訓(xùn),又有針對(duì)不同子系統(tǒng)、不同崗位的操作培訓(xùn)。

2.2.7系統(tǒng)上線

數(shù)據(jù)效驗(yàn)。組織業(yè)務(wù)人員、實(shí)施人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)系統(tǒng)的正確性進(jìn)行進(jìn)一步的核查,檢查系統(tǒng)設(shè)置、期初數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)類型、編碼體系等工作的正確性。

系統(tǒng)測(cè)試。系統(tǒng)測(cè)試是對(duì)應(yīng)用方案的真實(shí)模擬,通過錄入靜態(tài)數(shù)據(jù)和準(zhǔn)備的好的測(cè)試業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),把解決方案展現(xiàn)在業(yè)主面前,供其進(jìn)行各種流程的操作,對(duì)發(fā)現(xiàn)的軟件錯(cuò)誤及時(shí)協(xié)調(diào)修改。

系統(tǒng)切換及驗(yàn)收

文檔移交。項(xiàng)目成果的移交在本活動(dòng)進(jìn)行再次核實(shí)或確認(rèn),對(duì)具體的成果移交要有明確的規(guī)定,要求按照項(xiàng)目總體計(jì)劃和階段工作計(jì)劃進(jìn)行。

2.2.8持續(xù)優(yōu)化

技術(shù)支持。在系統(tǒng)上線成功后,利用乙方的技術(shù)支持和客戶服務(wù)網(wǎng)絡(luò),提供全面的技術(shù)支持,確保系統(tǒng)的可用性。

需求變更。企業(yè)業(yè)務(wù)在有限范圍內(nèi)發(fā)生變化時(shí),提供相關(guān)的系統(tǒng)實(shí)施或開發(fā)服務(wù)。

改進(jìn)優(yōu)化。在系統(tǒng)應(yīng)用的過程中,發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)缺陷和不符合企業(yè)用戶的業(yè)務(wù)情況、使用習(xí)慣的系統(tǒng)功能,經(jīng)過優(yōu)化流程將得到改進(jìn)。

三、結(jié)束語

與國有大型企業(yè)合作進(jìn)行信息化的建設(shè)往往需要開發(fā)方與應(yīng)用方信息化實(shí)施人員的充分溝通與尊重,遵循企業(yè)固有的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、企業(yè)文化與業(yè)務(wù)需求,進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施、調(diào)整與改進(jìn),可以說這是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。同時(shí)在信息化實(shí)施過程中,要求雙方都嚴(yán)格遵守系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行的客觀步驟,采取針對(duì)性的策略,才能保證信息系統(tǒng)化項(xiàng)目順利完成。

參考文獻(xiàn):

[1]鄭人杰、殷人昆、陶永雷 ,《實(shí)用軟件工程》(第二版) 清華大學(xué)出版社(1997).