探析ERP在成本控制中的應(yīng)用

任紅煜

摘要:現(xiàn)代成本管理需要一個能協(xié)調(diào)計劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng),從而協(xié)助企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動都面向市場來進行運作。ERP作為現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理平臺,除了提供全套的物流解決方案、監(jiān)控和優(yōu)化企業(yè)整個生產(chǎn)流程外,也為企業(yè)成本管理領(lǐng)域提供了強大的核算、分析和控制功能。

關(guān)鍵詞:ERP成本控制標準成本

一、成本控制概述

成本控制是成本管理者對生產(chǎn)經(jīng)營過程中的資本耗費過程進行規(guī)劃、調(diào)節(jié),促使成本按預(yù)期方向發(fā)展的過程。成本控制功能包括:成本預(yù)測、成本計劃、成本決策、成本核算、成本控制、成本分析考核等活動,主要通過成本預(yù)測、成本決策、成本計劃、成本調(diào)節(jié)、成本核算、成本考核、成本分析等環(huán)節(jié)實現(xiàn)。這里講得成本是廣義的成本,是指企業(yè)為了獲得經(jīng)濟利益而消耗的經(jīng)濟資源,既包括為獲取經(jīng)濟利益而耗費的產(chǎn)品生產(chǎn)成本也包括所謂期間費用即財務(wù)費用、營業(yè)費用、管理費用。

二、ERP的成本管理方法

ERP的成本管理采用的是標準成本體系。標準成本體系是20世紀早期產(chǎn)生的并被廣泛應(yīng)用的一種成本管理制度,標準成本體系并非是一種單純的成本計算方法,它是把成本的計劃、控制、計算和分析相結(jié)合的一種會計信息系統(tǒng)和成本控制系統(tǒng)。從系統(tǒng)本身來看,ERP成本系統(tǒng)強調(diào)事前計劃、事中控制、事后反饋“三步曲” 的統(tǒng)一。

事前計劃:在成本發(fā)生前,預(yù)先通過對歷史資料的分析研究和依據(jù)技術(shù)方法測算,制定出未來某個時期內(nèi)各種生產(chǎn)條件處于正常狀態(tài)下的標準成本,作為員工努力的目標以及衡量實際成本節(jié)約或超支的尺度,從而起著成本的事前控制作用。

事中控制:在生產(chǎn)過程中將成本的實際消耗與標準消耗進行對比,及時地揭示和分析實際成本脫離成本標準的差異,并迅速采取措施加以改進,以加強成本的事中控制。

事后分析:在每月結(jié)束后,計算出實際成本與標準成本之間的差異,分析差異原因,查明責任歸屬,評估業(yè)績,從而制定有效措施,以避免不合理的支出和損失的再次發(fā)生,為未來的支出和損失的再次發(fā)生,為未來的努力方向,實現(xiàn)成本的事后控制。

三、ERP在四機廠產(chǎn)品成本控制中的應(yīng)用

(一)廠況介紹

中石化江漢石油管理局第四機械廠(以下簡稱四機廠)是一家以生產(chǎn)石油鉆采裝備為主的綜合性制造企業(yè)。工廠是國內(nèi)目前最大的修井機、固井和壓裂設(shè)備制造企業(yè),也是國內(nèi)石油機械制造行業(yè)中建廠歷史長,擁有產(chǎn)品品種多、系列全,引進技術(shù)消化最成功的企業(yè),形成了具備自主知識產(chǎn)權(quán)的固井壓裂設(shè)備、鉆機、修井機、海洋石油設(shè)備和高壓管匯元件五大類16個系列200多個規(guī)格的產(chǎn)品群。工廠在國內(nèi)油田建有17個常駐技術(shù)服務(wù)部,在國外建有4個常駐服務(wù)站和石油四機產(chǎn)品4S店,產(chǎn)品先后出口到美國、加拿大、獨聯(lián)體等20多個國家和地區(qū)。四機廠于2006年4月1日正式上線ERP系統(tǒng),涉及FI/CO、PP、MM、SD五大模塊,真正實現(xiàn)了物流資金流信息流的集成,實現(xiàn)了 CAD/CAPP/PDM/ERP企業(yè)管理資源的集成和共享。

(二)四機廠運用ERP控制成本的方法

四機廠產(chǎn)品的成本主要由材料成本、人工成本和制造費用組成。要控制好各項成本,首先得知道產(chǎn)品的成本是多少,其中各成本項目分別是多少。在沒有應(yīng)用ERP的時候,通常成本會計計算成本方式很簡單,就是將本月生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量作為基數(shù),計算出材料、人工及制造費用后,按一定的規(guī)則將所有成本分攤到本月所生產(chǎn)的所有產(chǎn)品中,從總的成本來說計算是沒什么問題,但由于是平均分攤的方式,相對每種產(chǎn)品而言,所看到的成本就不一定真實了,而且如果發(fā)現(xiàn)成本有異常,很難追查根源,也就很難去做改善。但是,在應(yīng)用了ERP以后,管理的精度和側(cè)重點就完全不一樣了,因為ERP系統(tǒng)可以自動歸集材料成本,自動計算人工成本和制造費用的分攤,每一個產(chǎn)品甚至每一張訂單的成本都可以精確地計算出來。成本會計的工作重點不再是核算成本,而是對成本產(chǎn)生過程的監(jiān)控,對可能產(chǎn)生的異常情況進行預(yù)測和預(yù)防,并在成本計算完成后對成本異常的數(shù)據(jù)分析原因并解決,這樣一步步地降低成本。

ERP既能精確計算產(chǎn)品成本,又能有效的對成本發(fā)生的過程進行控制。我們對每一項自制件都設(shè)定了基礎(chǔ)物料清單(即基礎(chǔ)BOM)和基礎(chǔ)工藝路線。然后通過物料成本估算得出物料的標準成本。四機廠采用的成本核算體系就是標準成本法,標準成本即是實際成本比較的標桿。那么我們就可以通過生產(chǎn)訂單實際發(fā)生的成本費用和該訂單物料的標準成本進行比較,來檢查生產(chǎn)單位是否按基礎(chǔ)BOM對生產(chǎn)訂單制定制造BOM并嚴格按照BOM領(lǐng)料,是否按基礎(chǔ)工藝路線對生產(chǎn)訂單維護工藝路線并按基礎(chǔ)工藝路線中的定額工時進行報工。

(三)四機廠運用ERP控制成本取得的效果

1、采用標準成本體系有利于成本控制

(1)采用ERP標準成本體系,系統(tǒng)可以自動計算出產(chǎn)品的標準成本、實際成本,并將差異自動結(jié)轉(zhuǎn)出來. 從而便于我們找到產(chǎn)生差異的直接源頭,對癥下藥。

(2)有利于增強員工的成本意識。標準成本體系的建立要求基層管理者共同參與,用科學(xué)的方法制定標準成本,并以此作為員工努力的目標和業(yè)績評估的尺度。由于采用ERP標準成本體系可以將各項成本差異細分,可以直接落實到各部門,乃至各個班組和個人,因此可以促使廣大員工關(guān)心成本核算,增強成本意識,對完成預(yù)定的成本控制目標具有積極的推動作用。

(3)有利于成本控制。ERP標準成本體系通過事前制定的成本標準,對各種資源消耗和各項費用開支規(guī)定數(shù)量界限,可以在事前限制各種消耗和費用的發(fā)生;在成本形成過程中,按成本標準控制支出,隨時顯示節(jié)約還是浪費,及時發(fā)現(xiàn)超過成本標準的消耗,有利于我們迅速制定改進措施,糾正偏差,以達到降低成本的目的;產(chǎn)品成本形成之后,通過實際成本與標準成本相比較,我們可以進行定期的分析和考核,及時總結(jié)經(jīng)驗,為未來降低成本指出途徑。

(4) 有利于簡化會計工作。在ERP標準成本體系中,在產(chǎn)品、產(chǎn)成品和銷售成本均以標準成本計價,并同時記錄成本差異,可以大大減少期末成本計算的工作量,簡化日常賬務(wù)處理。同時,采用ERP成本管理,在通過庫存系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等取出相關(guān)成本數(shù)據(jù)或手工錄入數(shù)據(jù)后,系統(tǒng)就可以自動進行成本計算,生成完工產(chǎn)品成本報表、在產(chǎn)品成本報表、成本差異分析表等報表,并保證各種數(shù)據(jù)的來源唯一性,確保數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系正確性,從而避免了手工做報表的繁重工作量。

2、利用物料寄售管理降低庫存

為了降低物資倉儲總量,減少企業(yè)資金占用,提高企業(yè)綜合經(jīng)濟效益,我廠實施了物料寄售管理。寄售庫存是一種供應(yīng)鏈協(xié)作結(jié)算方式,指供應(yīng)商將物資(原材料、半成品)存放在購買商的庫房中,在物資在沒有被購買商使用之前,物資的所有權(quán)歸供應(yīng)商所有,購買商只有在使用物資時才支付費用。我廠的寄售物資包括了ERP系統(tǒng)中的所有外購物資和生產(chǎn)外協(xié)帶圖采購的物資。實施寄售業(yè)務(wù)對降低我廠外購?fù)鈪f(xié)件物資倉儲總量、減少資金占用發(fā)揮了重要作用。

(四)充分利用ERP平臺,努力控制生產(chǎn)成本

1、加強對訂單成本的管理。對于加工分廠的訂單,要求分廠成本員對每一個完工產(chǎn)品的訂單的入庫嚴格把關(guān),及時檢查訂單的領(lǐng)料情況,確保材料消耗情況跟BOM一致;對設(shè)備訂單,當整機裝配發(fā)運時,根據(jù)配置清單和技術(shù)協(xié)議(合同)的要求,分廠成本員和財務(wù)科聯(lián)合對每一項領(lǐng)料逐項進行核實,保證最終產(chǎn)品成本的真實、準確。同時加強對非生產(chǎn)性消耗嚴格控制定額,對成本中心的費用情況,財務(wù)科成本組和分廠成本員緊密結(jié)合,實時進行監(jiān)督和控制。要求各生產(chǎn)單位修正和建立了基層單位成本管理細則,并出臺了分廠成本管理考核暫行辦法。

2、逐步修正系統(tǒng)數(shù)據(jù),保證計劃的準確性。利用ERP平臺,采用新方式和新手段進行產(chǎn)品成本控制和分析。啟用“產(chǎn)品成本估算”功能和開發(fā)的系統(tǒng)報表,對每個訂單的標準成本和實際成本差異進行分析,找出差異形成的原因,修正BOM、工藝路線及定額工時或?qū)嶋H領(lǐng)料的錯誤。

3、制定出標準機型的成本臺賬。選擇常用、標準配置的機型,結(jié)合PDM、制造BOM制定出40種機型的標準成本臺賬及完工設(shè)備實際成本臺帳。

4、加大培訓(xùn)力度。通過加強對財務(wù)科及基層財務(wù)人員的培訓(xùn)工作,使大家更深入了解ERP的管理理念,充分利用ERP做好成本控制及分析工作,提高生產(chǎn)效率和經(jīng)營質(zhì)量。

總之,ERP系統(tǒng)使企業(yè)的事務(wù)處理由相對封閉走向開放,信息處理由事后控制走向適時控制,管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變,使企業(yè)的成本管理有條不紊地進行,為企業(yè)減少庫存,加快資金周轉(zhuǎn),提高生產(chǎn)效率,降低成本,提高客戶服務(wù)水平等方面提供強有力的工具,同時為經(jīng)營決策提供科學(xué)的依據(jù),有效提高盈利水平,最終提高企業(yè)的全面競爭力。