ERP實施與物料編碼

摘要:對于關(guān)心ERP實施的人士來說,ERP實施的成功關(guān)鍵成功要素始終是關(guān)注的中心議題之一。本文首先對實施過ERP的企業(yè)進行認真細致地分析,得出物料編碼及相應數(shù)據(jù)的建立是ERP實施的成功關(guān)鍵,并且給出相應的編碼方法。

關(guān)鍵詞: ERP 物料編碼數(shù)據(jù)實施

1. 引言

ERP是由美國著名的計算機技術(shù)咨詢和評估集團Gartner Group Inc.提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標準,其實質(zhì)是在MRP II(Manufacturing Resources Planning,“制造資源計劃”) 基礎(chǔ)上進一步發(fā)展而成的面向供應鏈(Supply Chain)的管理思想。ERP(Enterprise Resource Planning )企業(yè)資源計劃系統(tǒng),是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進的管理思想于一身,成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式,反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會財富的要求,成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。

2. ERP實施要素分析

企業(yè)希望通過實施ERP系統(tǒng)來提高企業(yè)管理水平,增加生產(chǎn)效益的企業(yè),在經(jīng)過前期調(diào)研、選型后,還必須有目的、有計劃、有組織并在正確的方法指導下分步實施。ERP經(jīng)過近20年的發(fā)展,已經(jīng)形成了一套比較成熟的實施方法。成功實施ERP系統(tǒng)的基本方法對所有的企業(yè)都是適用的,不取決于生產(chǎn)的類型和經(jīng)營規(guī)模的大小。但在具體實施時必須注意對項目實施有重大影響的某些關(guān)鍵要素。

在ERP項目實施過程中,關(guān)鍵要素包括硬件、軟件、數(shù)據(jù)、組織和管理。

數(shù)據(jù)的整理與錄入是企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的一大攔路虎,這也是實施ERP系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵之一。有人將ERP系統(tǒng)說成是三分技術(shù)、七分組織、十二分數(shù)據(jù),可見數(shù)據(jù)的重要性了。

企業(yè)數(shù)據(jù)基本上分為兩大類。一是工程數(shù)據(jù),也稱為靜態(tài)數(shù)據(jù),包括產(chǎn)品、部件、組件、零件、毛坯、原材料的基本屬性,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝路線、工時定額、消耗定額、定額成本、工作中心等。動態(tài)數(shù)據(jù):庫存調(diào)整和轉(zhuǎn)移、合同、庫存流水帳、主帳、生產(chǎn)計劃、采購入庫、車間領(lǐng)料、生產(chǎn)開工與完工報告、成品發(fā)運、收帳付款、銀行對帳等。這些數(shù)據(jù)都有一定的時間性。

工程數(shù)據(jù)的整理與錄入涉及到許多部門,如設(shè)計、工藝、勞資、財務、供應、銷售、車間、設(shè)備動力等,這些部門都有自己的一套慣用的數(shù)據(jù),對于這些數(shù)據(jù)做到簡化、通用化、標準化,盡量減少數(shù)據(jù)冗余,要做到數(shù)據(jù)共享。

要檢查工程數(shù)據(jù)是否成套與完整。檢查輸入的一個產(chǎn)品及其相對應的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、每項數(shù)據(jù)、消耗定額、工時定額、定額成本、計劃價格等都要成套地輸入,否則數(shù)據(jù)殘缺不全沒有使用價值。動態(tài)數(shù)據(jù)相對比較獨立,如庫存流水帳、主帳的建立,不受其他數(shù)據(jù)的影響。

在數(shù)據(jù)的整理過程中,要特別重視物代碼的編制和單位換算。

企業(yè)實施ERP系統(tǒng),必須科學地編制和應用物料編碼,為計算機管理帶來極大的方便。在開發(fā)或者推廣應用ERP系統(tǒng)時,要根據(jù)企業(yè)的具體情況及其特點,建立企業(yè)的物料編碼體系,制定一系列的代碼編制標準,為物料友碼設(shè)計以及輸入/輸出/核對提供依據(jù)。

3.物料編碼(Material code)

3.1 物料編碼的概念

物料編碼是唯一標識物料的代碼,通常用字符串(定長或不定長)或數(shù)字表示。

物料編碼是計算機系統(tǒng)對物料的惟一識別代碼。它用一組代碼來代表一種物料。物料編碼必須是惟一的,也就是,一種物料不能有多個物料編碼,一個物料編碼不能有多種物料。

物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要,但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠,物料編碼就顯得格外重要了。此時,物料的領(lǐng)發(fā)、驗收,請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊,而借著物料編碼,使各部門提高效率,各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。

物料編碼之功能如下:增強物料資料的正確性;提高物料管理的工作效率;利于電腦的管理;降低物料庫存、降低成本;防止物料舞弊事件之發(fā)生;便于物料之領(lǐng)用; 便于壓縮物料的品種、規(guī)格。

3.2 物料編碼的編制方法

目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法,主要有下列幾種:.阿拉伯數(shù)字法、英文字母法、暗示法、混合法。

3.2.1阿拉伯數(shù)字法

阿拉伯數(shù)字法,是以阿拉伯數(shù)字作為物料編碼的工具,采用以一個或數(shù)個阿拉伯數(shù)字代表一項物料。這種方法容易了解,只是需另外準備物料項目與數(shù)字的對照表,又要記憶對照項目,因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間的訓練與適應才能運用自如。以阿拉伯數(shù)字做物料編碼的,較常見的有下列幾種:連續(xù)數(shù)字編碼法、分級式數(shù)字編碼法、區(qū)段數(shù)字編碼法、國際十進制分類法。

3.2.2 英文字母法

英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字與阿拉伯數(shù)字1、0、9、2等容易混淆,故多廢棄不用,除此之外,尚有22個字母可利用。如以A代表金屬材料,B代表非木材,C代表玻璃。以AA代表鐵金屬,以AB代表銅金屬……,英文字母在我國已經(jīng)相當普遍,是可用的物料編碼方法。

3.2.3 暗示法

暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義,可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為:字母暗示法、數(shù)字暗示法。

3.3.3 混合法

混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯數(shù)字來作物料編碼,而多以英文字母代表物料之類別或名稱,其后再用十進制元或其它方式編阿拉伯數(shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進制元采用符號較多,故有不少企業(yè)樂于采用此種方法。

4. 物料編碼標準化的具體實施過程

物料編碼標準化的工作主要可分為四個階段。

4.1 組織工作小組

工作小組并不是一個松散的團體,而應當有相應完備的組織結(jié)構(gòu)、工作任務和工作計劃。

工作小組通常應由標準化部門(一般情況下屬于研發(fā)或設(shè)計部門)牽頭,并抽調(diào)相關(guān)部門(如信息化、銷售、采購、工藝、財務、倉庫及售后等)人員組成,同時分部人員也應參與其中,以便對涉及物料運營的各方面進行充分的了解。小組成立之初,應由專業(yè)人員進行編碼基礎(chǔ)知識培訓,而為了配合信息化項目安排,一般應提前3~6個月啟動編碼工作小組。在不同的階段,小組結(jié)構(gòu)和成員可進行調(diào)整。此外,當企業(yè)存在較多物料問題時,工作小組有必要保持一定的編制,保障系統(tǒng)上線直到運行良好。

4.2 物料整理、分類

在這一階段,工作小組要對歷史資料進行收集、清理物料、確定物料的分類原則和層級關(guān)系、識別物料的性質(zhì)。

借此機會,企業(yè)對物料進行一次清查十分必要。不僅需對歷史數(shù)據(jù)理分析,還要對實物進行清查,確定對廢舊物料的處理方式。清查的范圍還可包括供應商供應物料的范圍以及倉庫、貨位等情況。清查完成后,即可著手開始建立物料明細總表和產(chǎn)品型號規(guī)格表(可參考使用企業(yè)之前的庫存物料表)。

對物料進行整理后即可著手對物料進行分類并確定層級。每一種類別的層級以不超過三層為宜,此種層級是為更好的編碼結(jié)構(gòu)做準備。對于裝配制造企業(yè)而言,大類一般可根據(jù)裝配部件的工程材料特性不同而進行劃分,例如分為電器件、塑件、鐵件、附件等;中類可根據(jù)物料的用途劃分,例如電器件里面分為PCB、充電器、變壓器、電池等;小類中則可進一步考慮顏色/尺寸的不同。物料分成三級以內(nèi)有利于容納物料,使其具有更大的靈活性以適應企業(yè)未來產(chǎn)品的發(fā)展。

4.3 編碼準備

在此關(guān)鍵階段,將對物料名稱、規(guī)格進行標準化,進一步確定物料的細分與組合,最后確定編碼規(guī)則和BOM規(guī)則。

經(jīng)過上面的階段,物料編碼規(guī)則和BOM的規(guī)則已不難確定。物料編碼的分類很多,從不同角度可分為定長編碼和非定長編碼、數(shù)字編碼和混合編碼、順序編碼(無含義編碼)和規(guī)則編碼(賦義編碼)、人工編碼和自動生成編碼。裝配制造企業(yè)通常所采用的是定長、數(shù)字、規(guī)則編碼。其優(yōu)點是定長編碼可較容易發(fā)現(xiàn)手動輸入錯誤,全數(shù)字利于快速輸入提高效率,規(guī)則編碼便于簡單識別物料。當然,有優(yōu)點必然也有缺點,采用哪種編碼方式具體還需要根據(jù)企業(yè)物料特性而定。

4.4 應用基礎(chǔ)物料檔案與物料清單

在最后階段系統(tǒng)即將上線前,工作小組分工導入數(shù)據(jù)。物料檔案不僅記錄有物料的編碼、名稱、規(guī)格、單位,還要設(shè)置有關(guān)屬性,使得物料在不同的運營環(huán)境下起到不同的作用,滿足不同部門的需要。物料清單BOM的錄入和調(diào)整工作量大,且需要細致的處理,適當?shù)夭捎靡恍┩ㄓ媚K可以大大減輕工作量,提高BOM的準確性。

5. 結(jié)束語

從國內(nèi)裝配制造企業(yè)現(xiàn)狀來看,ERP的實施過程需要從基礎(chǔ)抓起,從最基本的物料入手。我們并不只是為了獲取一套完美的編碼方案,而是要通過對物料編碼標準化的工作,去查找和發(fā)現(xiàn)物料管理中的黑洞,對其進行修正和規(guī)范、提升我們企業(yè)的物料管理水平,為企業(yè)的進一步發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。

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作者簡介:陳錦標:男(1972～),籍貫:福建南安。福建交通職業(yè)技術(shù)學院教師,碩士,研究方向:電子商務。