金融危機(jī)下的企業(yè)檔案管理

蔣敬東

摘要：金融危機(jī)爆發(fā)使企業(yè)處于極大的變動(dòng)之中，裁員、重組、改制現(xiàn)象隨處可見，多數(shù)企業(yè)效益下降。在這一時(shí)期，重視信息資源管理，做好企業(yè)檔案工作是提高效率，應(yīng)對(duì)危機(jī)的基礎(chǔ)。本文分析了金融危機(jī)背景下企業(yè)檔案管理存在的問題，提出了相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；金融危機(jī)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1002—2589（2009）08—0069—02

2008年美國(guó)次貸危機(jī)爆發(fā)，使證券銀行業(yè)陰霾彌漫，并由此累及實(shí)體經(jīng)濟(jì)，導(dǎo)致全球消費(fèi)低迷，企業(yè)市場(chǎng)受限，效益下降，企業(yè)決策者急于通過裁員、重組來改變被動(dòng)局面。在此背景下，作為“后臺(tái)”的企業(yè)檔案管理往往被“邊緣化”，企業(yè)檔案工作嚴(yán)重滑坡。而事實(shí)上，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展的原始記錄和重要資源，是管理者在變動(dòng)環(huán)境中厘清思路，判明方向，作出科學(xué)決策不可或缺的依據(jù)，也是監(jiān)督、考核企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的必備工具。因此，在金融危機(jī)中企業(yè)要特別加強(qiáng)檔案管理工作，這是提高企業(yè)效率，應(yīng)對(duì)困局的重要舉措。

一、目前企業(yè)檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理意識(shí)落后。金融危機(jī)中，決策管理層迫于嚴(yán)酷的競(jìng)爭(zhēng)壓力，他們將注意力集中于市場(chǎng)、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)，而忽視作為其后臺(tái)的檔案管理工作。許多管理者認(rèn)為檔案工作沒有創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，檔案部門可有可無。檔案工作的內(nèi)容也被局限于收集、保管等基本環(huán)節(jié)，企業(yè)員工歸檔意識(shí)淡薄，業(yè)務(wù)部門為自身利用的便利而拒絕移交形成的文件，研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束后，許多重要的、技術(shù)含量高的科技文件散置于個(gè)人身邊，檔案收集不全，散失嚴(yán)重。

2.檔案工作組織體制存在缺陷。在檔案管理體制上多數(shù)企業(yè)采取“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、一體管理”的機(jī)制。這種機(jī)制雖然克服了分散制情況下各自為政的弊端，但在具體實(shí)施中并不完美，表現(xiàn)在：由于檔案機(jī)構(gòu)與職能部門平級(jí)，缺乏足夠的行政統(tǒng)管地位。 許多檔案機(jī)構(gòu)還通管了全企業(yè)的信息工作，結(jié)果更是“統(tǒng)不起”、“管不住”。

3.檔案資源管理模式不當(dāng)。對(duì)企業(yè)檔案信息資源的保管有兩種模式：分散保管和集中保存。分散保管模式便于部門利用，但共享性和保密性不足，保管效率不高；集中保管模式既節(jié)約保管成本，也提高了保管的安全性，但部門利用不便。究竟采用何種保管模式，應(yīng)視企業(yè)的規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)、地理分布、檔案形成狀況決定。目前，很多企業(yè)在資源保管模式上不做分析，缺乏針對(duì)性和適用性。有些企業(yè)的檔案資源長(zhǎng)期“天女散花”，過于分散；一些企業(yè)則不恰當(dāng)?shù)馗闼^的大綜合、大集中，將圖書、資料、檔案籠而統(tǒng)之地集中一起，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案信息的使用。

4.檔案人員素質(zhì)良莠不齊。由于對(duì)檔案部門重視程度不夠，企業(yè)檔案管理人員的流動(dòng)性、非專業(yè)性很大。一般都由文秘人員轉(zhuǎn)崗或兼職。正式招募檔案人員時(shí)，對(duì)專業(yè)性的要求也不高。經(jīng)過專門培訓(xùn)或已有較好實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員常常被借調(diào)到其它崗位。企業(yè)在裁員或安置閑散人員時(shí)，檔案崗位又成為首先考慮的位置。由此造成企業(yè)檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高，工作積極性降低，企業(yè)檔案工作也因?yàn)槿瞬诺姆θ倍鵁o法向縱深方向發(fā)展。

二、企業(yè)應(yīng)對(duì)金融危機(jī)的檔案管理之策

1.創(chuàng)新檔案管理理念。檔案是企業(yè)的真實(shí)歷史記錄和重要發(fā)展資源。企業(yè)管理者首先要正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的價(jià)值，樹立檔案資源意識(shí)、價(jià)值意識(shí)和效益意識(shí)，將企業(yè)檔案管理工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和企業(yè)制度體系，實(shí)施嚴(yán)格的績(jī)效考評(píng)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)員工的檔案知識(shí)宣傳和普及教育，促使他們?cè)诠ぷ髦兄鲃?dòng)按規(guī)范形成檔案、保存檔案、移交檔案，充分利用檔案資源。

2.健全檔案管理體制。在企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)班子中要有專人分工負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作，同時(shí)建立專門的檔案機(jī)構(gòu)，如檔案中心、檔案處（兼檔案室）或檔案館等。這一機(jī)構(gòu)不僅具有管理檔案的業(yè)務(wù)功能，而且要具有與其統(tǒng)管整個(gè)企業(yè)檔案工作相適應(yīng)的行政功能。由于企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)需要與企業(yè)內(nèi)的各業(yè)務(wù)單位或職能部門發(fā)生密切聯(lián)系，需要督管各部門的文件檔案管理工作，因此，其行政地位應(yīng)當(dāng)高于一般的業(yè)務(wù)單位或職能部門，至少應(yīng)當(dāng)與這些單位或部門平級(jí)。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)要在決策層的領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)置科學(xué)、規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)流程，在集中領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)合作分工，同時(shí)明確建立起適應(yīng)本企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理制度，使檔案工作有法可依，有章可循。

3.更新檔案管理模式。要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)策略的變化來調(diào)整企業(yè)檔案管理的模式與要求。例如，拓展企業(yè)檔案管理職能，實(shí)現(xiàn)檔案部門與其他信息資源部門和外部信息機(jī)構(gòu)的“內(nèi)聯(lián)外合”，將檔案機(jī)構(gòu)建成企業(yè)的信息庫(kù)、智力庫(kù)和情報(bào)庫(kù)；根據(jù)電子檔案迅速增加的趨勢(shì)，實(shí)施電子文件的前端控制和全程管理，推行文檔一體化；借助企業(yè)已建的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在邏輯上集成化管理的前提下對(duì)檔案實(shí)體的保管采取相對(duì)分散的模式。企業(yè)檔案管理模式只有不斷更新，對(duì)各要素進(jìn)行優(yōu)化組合，才能有效應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部與外部的變化，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

4.提高檔案人員素質(zhì)。要通過各種途徑提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，把好人才關(guān)。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在群體知識(shí)結(jié)構(gòu)上需要具備以下方面的知識(shí)和技能：檔案管理、信息技術(shù)、資源管理、外語、法律以及與本企業(yè)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)方向相關(guān)的專業(yè)技術(shù)。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只有建立起合理的群體知識(shí)結(jié)構(gòu)，綜合了相關(guān)知識(shí)技能，才能滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需要，更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]龐然.淺議企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展[J].山西建筑，2008（5）：34.

[2]武曉莉.企業(yè)檔案管理芻議[J].山西檔案，2008年增刊.

（責(zé)任編輯/彭?。?/p>