簡析“組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)”

張 霄

摘要:在組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程中,組織結(jié)構(gòu)起著很重要的作用,組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的內(nèi)容、程序、原則等對組織的發(fā)展至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞:組織結(jié)構(gòu);內(nèi)容;程序;原則

中圖分類號:F272.92文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-8937(2009)18-0095-02

一個(gè)組織的存在,是為了達(dá)成一定的目標(biāo),在這個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程中,組織結(jié)構(gòu)起著很重要的作用。在這個(gè)組織的建立之初,管理者會(huì)根據(jù)這個(gè)目標(biāo)來制定實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的戰(zhàn)略,確定這個(gè)組織的各個(gè)組成要素的排列——結(jié)構(gòu)。而組織結(jié)構(gòu)的存在保證了在實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)過程中員工活動(dòng)的秩序性和協(xié)調(diào)性。任何組織的最高管理者必須保證本組織的結(jié)構(gòu)能夠適應(yīng)發(fā)展戰(zhàn)略的要求,而為了達(dá)到這個(gè)要求,同時(shí)由于組織面臨的環(huán)境的復(fù)雜性,組織結(jié)構(gòu)要注重進(jìn)行調(diào)整和改革,所以組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)就顯得尤為重要了。文章將從組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的概念、內(nèi)容、程序、原則等方面來展開分析:

1組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的概念

組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)是一個(gè)復(fù)雜的問題,在進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)之前,要考慮組織和組織結(jié)構(gòu)。

1.1組織與組織結(jié)構(gòu)

組織是指職責(zé)、許可權(quán)和相互關(guān)系得到安排的一組人員及設(shè)施(GB/T19000─ISO9000:2000),組織意味著一個(gè)正式的有意形成的職務(wù)結(jié)構(gòu)或職位結(jié)構(gòu)。

組織結(jié)構(gòu)是指人員的職責(zé)、許可權(quán)和相互關(guān)系的安排(GB/T11000─ISO9000:2000)。

在現(xiàn)代社會(huì),組織的類型和種類越來越多。同時(shí),由于組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大,組織面臨的內(nèi)外環(huán)境的日益復(fù)雜,組織結(jié)構(gòu)顯示出來的作用也越來越突出,越來越重要。主要是因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)是企業(yè)資源和權(quán)力分配的載體,在企業(yè)的員工——人的能動(dòng)行為下,通過信息傳遞,承載著企業(yè)的業(yè)務(wù)流動(dòng),推動(dòng)或者阻礙著企業(yè)使命的實(shí)現(xiàn)。許多管理學(xué)家在分析組織活動(dòng)成敗的過程中,得出這樣的結(jié)論:一個(gè)組織生命力的強(qiáng)弱往往與它的組織結(jié)構(gòu)有直接的關(guān)系。組織結(jié)構(gòu)合理,就會(huì)發(fā)揮巨大的“群體效應(yīng)”;而組織結(jié)構(gòu)不合理又會(huì)造成目標(biāo)分散和力量的耗散。正是由于組織結(jié)構(gòu)在企業(yè)中的基礎(chǔ)地位和關(guān)鍵作用,組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)才顯得尤其重要。

1.2組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的概念

所謂組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),就是為了保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),使組織現(xiàn)有的資源能最大限度的發(fā)揮作用,對組織內(nèi)各個(gè)要素的職務(wù)范圍、權(quán)利、責(zé)任、架構(gòu)進(jìn)行確立、調(diào)整的過程。對這一概念的理解我們可以從以下方面去理解:

①組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)存在的目的,是為了保證組織的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),使現(xiàn)在的組織要素組合起來能發(fā)揮發(fā)揮1+1>2的整體效應(yīng);②組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)其實(shí)是對組織的各個(gè)要素重新進(jìn)行安排的過程,是對各個(gè)要素的位置進(jìn)行優(yōu)化安排的過程;③組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)能使現(xiàn)有的人力、物力資源發(fā)揮最大限度的作用。

2組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容

恰當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu),對于實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)是十分重要的,我們在進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí),必須正確考慮6個(gè)主要內(nèi)容:職能設(shè)計(jì)、框架設(shè)計(jì)、協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)、規(guī)范設(shè)計(jì)、人員設(shè)計(jì)和激勵(lì)設(shè)計(jì)。

①職能設(shè)計(jì)。在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí),首先應(yīng)該考慮的是職能設(shè)計(jì)。職能是指人、事物、機(jī)構(gòu)所應(yīng)有的作用。從人的職能角度講,是指一定職位的人完成其職務(wù)的能力;事物的職能,一般等同于事物的功能;而機(jī)構(gòu)的職能一般包括機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的事務(wù)、職權(quán)、作用等內(nèi)容。職能設(shè)計(jì)指的是設(shè)計(jì)企業(yè)的經(jīng)營職能和管理職能。企業(yè)作為一種組織形式,要根據(jù)它的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)來設(shè)計(jì)經(jīng)營、管理職能。企業(yè)的職能定位是否合理,將直接影響組織結(jié)構(gòu)發(fā)揮作用。

②框架設(shè)計(jì)?？蚣茉O(shè)計(jì)在企業(yè)組織設(shè)計(jì)中占據(jù)了一個(gè)主要部分,運(yùn)用較多。其內(nèi)容簡單來說就是對組織的縱向結(jié)構(gòu)、橫向結(jié)構(gòu)以及職能結(jié)構(gòu)的劃分。縱向結(jié)構(gòu)指的是管理幅度和管理層次的劃分;橫向結(jié)構(gòu)指的是組織內(nèi)部門的劃分;職能結(jié)構(gòu)是對職權(quán)的劃分。

③協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)。協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)是指對組織內(nèi)的各個(gè)構(gòu)成的協(xié)調(diào)方式的設(shè)計(jì)。在一個(gè)組織內(nèi),要有分工,更要有協(xié)作?？蚣茉O(shè)計(jì)研究的是分工,協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)研究的就是協(xié)作。而做同一件事,協(xié)調(diào)的方法不同,得到的結(jié)果也會(huì)有差異。協(xié)調(diào)方式的設(shè)計(jì)就是要保證組織內(nèi)已經(jīng)分工的各個(gè)層次、各個(gè)部門之間怎樣進(jìn)行合理的協(xié)調(diào)、聯(lián)系、配合,才能保證各個(gè)層次和各個(gè)部門高效率的配合,發(fā)揮管理系統(tǒng)的整體效應(yīng)。

④規(guī)范設(shè)計(jì)。規(guī)范設(shè)計(jì)就是組織內(nèi)的管理規(guī)范的設(shè)計(jì)。管理規(guī)范就是企業(yè)的各種規(guī)章制度,它是管理實(shí)施過程中的準(zhǔn)則。組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)最后還是要以規(guī)章制度來體現(xiàn),進(jìn)而落實(shí)到實(shí)處。通過管理規(guī)范能保證組織內(nèi)的各個(gè)構(gòu)成要素,按照統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配合和行動(dòng)。

⑤人員設(shè)計(jì)。人員設(shè)計(jì)就是組織內(nèi)的管理人員的設(shè)計(jì)。管理者是將企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)成為現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ),因?yàn)槊恳豁?xiàng)設(shè)計(jì)都要管理者去執(zhí)行。所以,按照組織設(shè)計(jì)的要求,必須進(jìn)行人員設(shè)計(jì),根據(jù)人事相匹配的原則,配備相應(yīng)數(shù)量和質(zhì)量的人員。

⑥激勵(lì)設(shè)計(jì)。激勵(lì)設(shè)計(jì)就是在組織中設(shè)計(jì)相應(yīng)的激勵(lì)制度,定期或不定期的對管理人員進(jìn)行激勵(lì),以保證他們的工作積極性。激勵(lì)包括正激勵(lì)和負(fù)激勵(lì)。正激勵(lì)包括工資、福利等,負(fù)激勵(lì)包括各種約束機(jī)制,也就是所謂的獎(jiǎng)懲制度。激勵(lì)制度一方面可以很好的調(diào)動(dòng)管理人員的積極性,另一方面也能防止一些不正當(dāng)和不規(guī)范的行為。

3組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的程序

①確定組織的發(fā)展戰(zhàn)略及目標(biāo)。組織的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)是開展組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)首先要考慮的因素,因?yàn)橐粋€(gè)以制造為主的企業(yè)和一個(gè)以貿(mào)易為主的企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是必然不同的,同時(shí),組織的主要資源分配的方向決定于組織的戰(zhàn)略和目標(biāo),而組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的目的就是為了更合理的利用組織的現(xiàn)有資源,達(dá)到整體資源使用效益最大化,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織的發(fā)展目標(biāo)。所以,組織結(jié)構(gòu)必須能夠支撐組織的戰(zhàn)略發(fā)展要求。

②根據(jù)組織目標(biāo)來確定企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。組織的目標(biāo)是企業(yè)發(fā)展的方向,為了實(shí)現(xiàn)組織的發(fā)展目標(biāo)可以確定企業(yè)應(yīng)該要開展的業(yè)務(wù)內(nèi)容。將業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類,明確各個(gè)類別的大致范圍和工作量,確定企業(yè)的業(yè)務(wù)總流程。使總體業(yè)務(wù)流程優(yōu)化,才能保證業(yè)務(wù)內(nèi)容的順暢完成。

③根據(jù)組織的業(yè)務(wù)流程來確定組織的結(jié)構(gòu)框架。ISO9000稱:業(yè)務(wù)流程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。

組織的結(jié)構(gòu)可以分為縱向結(jié)構(gòu)和橫向結(jié)構(gòu),即承擔(dān)各項(xiàng)管理職能和業(yè)務(wù)的各個(gè)管理層次、部門、崗位。而業(yè)務(wù)流程就是業(yè)務(wù)內(nèi)容在這些管理層次和管理部門中的輸入和輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。組織結(jié)構(gòu)的管理層次和管理部門就可以通過業(yè)務(wù)流程來確定。

④確定組織結(jié)構(gòu)框架下每一個(gè)工作崗位的權(quán)責(zé)體系。在組織的縱向結(jié)構(gòu)和橫向結(jié)構(gòu)中,有許多的工作崗位。根據(jù)組織最簡化原則,每一個(gè)工作崗位的工作內(nèi)容都應(yīng)該是不同的,所以,要針對著每一個(gè)工作崗位,確定它的工作內(nèi)容、權(quán)限范圍、責(zé)任范圍。權(quán)責(zé)范圍的明確可以保證工作人員各司其職、各負(fù)其責(zé)。

⑤配備合適的工作人員。工作崗位的權(quán)責(zé)體系確定后,就可以有意識的配備合適的工作人員了,畢竟,所有的工作、業(yè)務(wù)都要靠工作人員來執(zhí)行。合適的工作人員意味著工作人員的數(shù)量和質(zhì)量都和工作崗位的要求相匹配。另外,根據(jù)現(xiàn)代人力資源管理理念,要對所有的工作人員(包括中高層管理者和一線工作人員)開展定期定量的培訓(xùn),使他們的理論與實(shí)踐都能與時(shí)俱進(jìn),以便更好的勝任本職工作。

⑥制定組織關(guān)系圖,并配備文字說明書。一個(gè)管理規(guī)范的組織應(yīng)該在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)完成后,制定組織關(guān)系圖,下發(fā)到組織的各級管理者手中。除了這個(gè)組織關(guān)系圖外,還要配備文字說明書,要說明組織的各級結(jié)構(gòu)以及各自的職能、權(quán)責(zé)范圍、業(yè)務(wù)流程、組織的管理原則等。

⑦反饋和修正。組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)完成運(yùn)行后的半年或一年后,要將組織結(jié)構(gòu)運(yùn)行中反映出來的各種信息反饋到前述各個(gè)環(huán)節(jié)中去,定期或不定期地對原有組織設(shè)計(jì)做出修正,使之不斷完善,不斷符合新的發(fā)展的需要。

4組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則

①目標(biāo)的原則。組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)要靠組織來完成,組織結(jié)構(gòu)的存在是為完成組織目標(biāo)服務(wù)的。達(dá)成組織目標(biāo)是組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的最終目的。那么,在設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)時(shí),就要圍繞著怎樣利于更快、更好的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)進(jìn)行。

②精簡效能的原則。在設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)和確定工作崗位時(shí),在保證工作目標(biāo)能順利實(shí)現(xiàn)的前提下,要盡量的減少組織結(jié)構(gòu)的層級或個(gè)數(shù),剔除不必要的工作崗位,使整個(gè)組織能做到結(jié)構(gòu)最簡化,人員最少化,最大限度的降低組織的管理成本。

③權(quán)責(zé)對等的原則。在現(xiàn)代組織中,為了提高工作效率,分工越來越細(xì)。分工的細(xì)致化意味著要明確每一個(gè)部門的職責(zé)范圍,同時(shí),也要賦予其完成職責(zé)所必要的權(quán)力,兩者必須要協(xié)調(diào)一致,做到責(zé)任明確、權(quán)力恰當(dāng)。

④組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)優(yōu)化的原則。組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)好之后并不是一成不變的,因?yàn)榻M織的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境都處在不停的變化之中,為了適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的變化,組織結(jié)構(gòu)本身也要處在一個(gè)動(dòng)態(tài)的變化之中,因時(shí)而變,因事而變。這就像沒有包治百病的良藥一樣,也沒有萬能的組織結(jié)構(gòu)可以永恒不變。所以,要注重對組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。

⑤正規(guī)化的原則。在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的過程中,要求運(yùn)用正規(guī)化的原則來對它進(jìn)行設(shè)計(jì)。同時(shí),要針對組織中的每一個(gè)崗位界定它的職責(zé)并書寫規(guī)范化的崗位說明書。另外,還要制定組織的各種規(guī)章制度,使整個(gè)組織的運(yùn)行保持一種有章可循的狀態(tài)。

⑥因人設(shè)職和因事設(shè)職相結(jié)合的原則。組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的根本目的是保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),使目標(biāo)活動(dòng)的每項(xiàng)內(nèi)容都落實(shí)到具體的崗位和部門,使“事事有人做”,這就要求要因事設(shè)職,保證工作的完成;另一方面,在組織設(shè)計(jì)的過程中要保證人盡其才,這就要求因人設(shè)職,使“有能力的人有機(jī)會(huì)去做他們真正勝任的工作”。這兩個(gè)方面在組織設(shè)計(jì)時(shí)必須都考慮到。

⑦適用的原則。組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí),要考慮到它是否適用。要保證設(shè)計(jì)好的組織結(jié)構(gòu)能適應(yīng)企業(yè)的執(zhí)行能力和一些好習(xí)慣,使員工使用時(shí)容易上手,而不是為了適應(yīng)組織結(jié)構(gòu)而阻礙正常工作的開展。

以上原則只是組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的一般性原則,在組織設(shè)計(jì)的過程中,應(yīng)該具體問題具體分析,針對組織的特殊情況,明確其他的特定的原則。

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