會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)科目設(shè)置探討

熊緒進(jìn)

摘要:目前,會(huì)計(jì)信息化正取代會(huì)計(jì)電算化成為會(huì)計(jì)的發(fā)展方向。賬務(wù)處理系統(tǒng)是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心和關(guān)鍵,而會(huì)計(jì)科目的設(shè)置是賬務(wù)系統(tǒng)初始化的重要內(nèi)容之一。如何規(guī)范、合理地設(shè)置科目是提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)效率要必須慎重考慮的問題,它直接影響整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能和擴(kuò)展能力,因此應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)科目設(shè)置問題引起足夠的重視。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)信息化;會(huì)計(jì)科目;輔助核算

在經(jīng)濟(jì)全球化趨勢下,信息化進(jìn)程不斷加快,信息化已經(jīng)成為當(dāng)今時(shí)代的突出標(biāo)志。在會(huì)計(jì)信息化過程中,作為整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)核心的賬務(wù)處理系統(tǒng),以資金流為核心反映企業(yè)全面管理活動(dòng),可無縫鏈接其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng),具備基本核算和輔助核算功能。其基本核算功能主要是通過憑證的錄入、審核、匯總、記賬、結(jié)賬等操作自動(dòng)生成總賬、明細(xì)賬,最終由報(bào)表系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表;輔助核算功能突破了傳統(tǒng)的總賬和明細(xì)賬的核算方式,提供了靈活多變的輔助賬及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計(jì)等多種功能,為滿足企業(yè)內(nèi)部管理提供了更詳盡有用的核算信息。因此,如何在會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下設(shè)置規(guī)范合理的會(huì)計(jì)科目,是值得廣大財(cái)會(huì)人員探討的問題。

一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目的必要性

會(huì)計(jì)科目是按照會(huì)計(jì)要素的具體構(gòu)成進(jìn)行科學(xué)分類而確立的會(huì)計(jì)核算項(xiàng)目,它是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與具體單位的具體業(yè)務(wù)聯(lián)系的紐帶。設(shè)置會(huì)計(jì)科目就是將企業(yè)會(huì)計(jì)核算中所使用的會(huì)計(jì)科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。

第一,設(shè)置會(huì)計(jì)科目可以分類反映企業(yè)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),將各種復(fù)雜經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸?guī)律、易識(shí)別的會(huì)計(jì)核算信息,是設(shè)置賬戶、進(jìn)行賬務(wù)處理所必須遵守的規(guī)則和依據(jù)。第二,會(huì)計(jì)科目設(shè)置是企業(yè)會(huì)計(jì)制度的一個(gè)重要組成部分,是指導(dǎo)和規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)核算的必要前提,是進(jìn)行財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)分析的基礎(chǔ)。它直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)側(cè)重點(diǎn)的反映和會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性,直接影響會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)分析的質(zhì)量和效果。第三,會(huì)計(jì)科目設(shè)置是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心,反映整個(gè)企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的體系結(jié)構(gòu),它是賬務(wù)系統(tǒng)所有初始設(shè)置中工作量最大、最重要的設(shè)置之一。科目設(shè)置是否規(guī)范合理,對(duì)整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用至關(guān)重要,用戶必須予以高度重視。

二、設(shè)置會(huì)計(jì)科目的原則

在會(huì)計(jì)信息化過程中,會(huì)計(jì)科目作為分類提供會(huì)計(jì)信息的一種重要手段,其分類正確與否決定著會(huì)計(jì)信息的科學(xué)性、系統(tǒng)性,從而決定著管理的有效性。由于各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)不同,在具體設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)要考慮各自的特點(diǎn)和具體情況,因此設(shè)置會(huì)計(jì)科目必須遵循一定的原則,主要包括以下方面:

(一)會(huì)計(jì)科目設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)制度的要求

為了適應(yīng)我國宏觀管理的需要,保證對(duì)外提供會(huì)計(jì)信息指標(biāo)口徑的一致性和可比性,財(cái)政部根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》制定了統(tǒng)一的《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》,制度中相應(yīng)規(guī)定了統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目名稱,并對(duì)每一科目的使用作了詳細(xì)的說明。企業(yè)在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí),應(yīng)根據(jù)提供會(huì)計(jì)信息的要求,對(duì)一些主要科目的設(shè)置及核算內(nèi)容應(yīng)保證與制度相一致。

(二)會(huì)計(jì)科目設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)核算與管理的要求

在會(huì)計(jì)信息化過程中,會(huì)計(jì)科目設(shè)置要根據(jù)本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn),以全面核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過程及結(jié)果為目的,使全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在所設(shè)的科目體系中都能得到反映。由于賬務(wù)系統(tǒng)只有末級(jí)科目才允許有發(fā)生額,才能接收各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù),因此要將各子系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級(jí)科目。會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸出的重要信息之一,報(bào)表中各項(xiàng)數(shù)據(jù)應(yīng)能方便地從機(jī)內(nèi)賬中自動(dòng)生成。因此,凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù),需從賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù)的,都必須設(shè)立相應(yīng)科目。

會(huì)計(jì)工作是一種經(jīng)濟(jì)管理的活動(dòng),設(shè)置會(huì)計(jì)科目既然是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn),就必須滿足經(jīng)濟(jì)管理的要求。因此,應(yīng)結(jié)合本單位的具體情況,使科目設(shè)置能充分、及時(shí)地提供經(jīng)濟(jì)管理所需要的會(huì)計(jì)信息,為考核、分析單位的經(jīng)營狀況,實(shí)施控制,做出預(yù)測決策提供依據(jù)。但在具體工作時(shí),既要防止科目過于繁瑣,增加會(huì)計(jì)核算的工作量,又要防止科目過于簡單,造成經(jīng)濟(jì)管理困難。

(三)會(huì)計(jì)科目設(shè)置要保持相對(duì)穩(wěn)定性

為了保證會(huì)計(jì)信息的連續(xù)性、可比性,便于不同時(shí)期、不同行業(yè)間的會(huì)計(jì)核算指標(biāo)的分析和比較,提高會(huì)計(jì)信息的有效性,會(huì)計(jì)科目設(shè)置應(yīng)在一定時(shí)期內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定,不宜經(jīng)常變更。如會(huì)計(jì)科目在年度中不能被刪除;如果已經(jīng)使用,不能增設(shè)下級(jí)明細(xì)科目。但是,強(qiáng)調(diào)科目穩(wěn)定,并非要求科目絕對(duì)不能變更,當(dāng)會(huì)計(jì)環(huán)境發(fā)生變化時(shí),科目也應(yīng)隨之進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整,以及時(shí)全面地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

(四)會(huì)計(jì)科目設(shè)置要簡明易懂

會(huì)計(jì)核算的目標(biāo)就是向各方使用者提供有用的會(huì)計(jì)信息,以滿足他們的判斷、決策需要。會(huì)計(jì)科目作為會(huì)計(jì)核算的分類標(biāo)識(shí),科目名稱要簡單明了、通俗易懂,便于開設(shè)和運(yùn)用賬戶;科目設(shè)置既要兼顧不同信息使用者的需要,又要考慮會(huì)計(jì)信息的成本,要突出重點(diǎn),對(duì)不重要的信息要合并或刪減,還要考慮會(huì)計(jì)信息化的特點(diǎn),每一個(gè)科目要加設(shè)固定的科目編碼以方便計(jì)算機(jī)操作。

三、設(shè)置會(huì)計(jì)科目的方法

在會(huì)計(jì)信息化過程中,設(shè)置會(huì)計(jì)科目有兩種方式:直接采用原有科目,將已整理好的科目直接錄入計(jì)算機(jī);根據(jù)信息化的特點(diǎn)和實(shí)際情況對(duì)原有科目進(jìn)行調(diào)整。前者容易造成科目體系龐大,難以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的要求,給系統(tǒng)的實(shí)施和維護(hù)帶來困難;后者主要通過設(shè)置會(huì)計(jì)科目的輔助核算,可以簡化科目體系和進(jìn)行縱向橫向的信息查詢分析,符合會(huì)計(jì)信息化環(huán)境的特點(diǎn)和對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的要求,有助于提高核算和管理水平。

(一)設(shè)置單位往來科目

單位往來是指本單位和其他單位間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),包括客戶往來和供應(yīng)商往來。會(huì)計(jì)科目中有專門用于核算單位與本單位外部進(jìn)行資金往來業(yè)務(wù)的科目,如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等。這些科目核算的業(yè)務(wù)涉及單位的債權(quán)債務(wù),與單位的經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系密切,特別是市場經(jīng)濟(jì)條件下各單位對(duì)此類業(yè)務(wù)的核算和管理要求越來越高。在賬務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置這類科目可采用以下三種方法:

第一,在總賬科目下直接設(shè)立多個(gè)二級(jí)科目甚至三級(jí)科目,每個(gè)二級(jí)科目或三級(jí)科目對(duì)應(yīng)一個(gè)往來單位名稱,但對(duì)最低級(jí)科目的賬類不能描述為單位往來核算。

1122 應(yīng)收賬款

112201銷售貨款

11220101長春電機(jī)廠

112202 其他款項(xiàng)

11220201 廣州機(jī)械廠

第二,在總賬科目下設(shè)立劃分業(yè)務(wù)類型或往來單位類型的二級(jí)科目,并將各個(gè)二級(jí)科目的賬類描述為單位往來核算。通過系統(tǒng)的往來管理功能建立各個(gè)往來單位的檔案資料,并可核算管理此類業(yè)務(wù)。

1122應(yīng)收賬款

112201 銷售貨款 客戶核算

112202 其他款項(xiàng) 客戶核算

第三,僅設(shè)立總賬科目,并將其賬類描述為單位往來核算。同樣通過系統(tǒng)的往來管理功能可核算管理此類業(yè)務(wù)。

1122 應(yīng)收賬款 客戶核算

值得注意的是,當(dāng)企業(yè)規(guī)模較大,往來業(yè)務(wù)頻繁時(shí),將科目設(shè)置為單位往來輔助核算,作為賬務(wù)系統(tǒng)中的往來單位進(jìn)行管理,或選用應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)管理。在這種情況下,前者往來業(yè)務(wù)的受控系統(tǒng)是賬務(wù)系統(tǒng),只進(jìn)行總分類核算,后者的受控系統(tǒng)是應(yīng)收(應(yīng)付)系統(tǒng)。對(duì)于實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)子系統(tǒng)和供應(yīng)鏈管理信息化的大中型企業(yè),采用應(yīng)收(應(yīng)付)受控系統(tǒng)的上述第三種方法設(shè)置科目更理想。

(二)設(shè)置個(gè)人往來科目

個(gè)人往來是指單位與單位內(nèi)部職工之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù),如出差借款、私人借款等。會(huì)計(jì)科目中有專門用于核算單位與本單位職工之間資金往來業(yè)務(wù)的科目,如其他應(yīng)收款等。為了清楚核算管理這類資金往來業(yè)務(wù),在賬務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置這類科目可采用以下方法:

第一,在總賬科目下直接設(shè)立多個(gè)二級(jí)科目,每個(gè)二級(jí)科目對(duì)應(yīng)一個(gè)職工名稱,通過這些二級(jí)科目核算每個(gè)職工的資金往來,或者通過二級(jí)科目劃分業(yè)務(wù)類型,再通過三級(jí)科目對(duì)應(yīng)一個(gè)職工名稱,但對(duì)最低級(jí)科目的賬類不能描述為個(gè)人往來核算。

1221 其他應(yīng)收款

122101 劉明

122102 李豐

第二,在總賬科目下設(shè)立劃分業(yè)務(wù)類型的二級(jí)科目,并將各個(gè)二級(jí)科目的賬類描述為個(gè)人往來核算。通過系統(tǒng)的往來管理功能建立各個(gè)與單位有資金往來業(yè)務(wù)的職員檔案資料,并可核算管理此類業(yè)務(wù)。

1221其他應(yīng)收款

122101 出差借款 個(gè)人核算

122102 私人借款 個(gè)人核算

第三,僅設(shè)立總賬科目,并將其賬類描述為個(gè)人往來核算。同樣通過系統(tǒng)的往來管理功能可核算管理此類業(yè)務(wù)。

1221 其他應(yīng)收款 個(gè)人核算

(三)設(shè)置部門核算科目

為了加強(qiáng)管理,提高經(jīng)濟(jì)效益,許多單位都實(shí)行了部門核算。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時(shí),可以使用部門核算。下面通過對(duì)管理費(fèi)用科目的設(shè)置介紹部門核算科目的建立。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,同樣可按手工方式建立管理費(fèi)用的一、二級(jí)科目,且對(duì)各個(gè)二級(jí)科目的賬類描述為部門核算,再通過系統(tǒng)部門管理功能建立單位各個(gè)部門的檔案資料,這樣不僅可以核算某一會(huì)計(jì)期間的管理費(fèi)用總額和各個(gè)具體的費(fèi)用項(xiàng)目總額,而且還可核算某一會(huì)計(jì)期間內(nèi)各部門的管理費(fèi)用總額,以及各部門各項(xiàng)管理費(fèi)用的總額和各項(xiàng)管理費(fèi)用在各個(gè)部門的總額。某企業(yè)管理費(fèi)用科目設(shè)置如下:

6602管理費(fèi)用

660201 辦公費(fèi) 部門核算

660202 差旅費(fèi) 部門核算

660203 折舊費(fèi) 部門核算

(四)設(shè)置項(xiàng)目核算科目

所謂項(xiàng)目,一般被認(rèn)為是專門的經(jīng)營對(duì)象和核算對(duì)象。實(shí)際會(huì)計(jì)核算時(shí),經(jīng)常要求將圍繞一種產(chǎn)品、一項(xiàng)工程、一個(gè)科研等項(xiàng)目所發(fā)生的所有收支,按費(fèi)用或收入類別設(shè)立專門的明細(xì)賬,以便更好地完成對(duì)每個(gè)項(xiàng)目投入產(chǎn)出及費(fèi)用情況的核算。如企業(yè)的產(chǎn)品成本、在建工程、科研單位的科研課題等均可被設(shè)置為項(xiàng)目核算。某企業(yè)生產(chǎn)成本科目設(shè)置如下:

5001生產(chǎn)成本

500101 直接材料 項(xiàng)目核算

500102 直接人工 項(xiàng)目核算

500103 制造費(fèi)用 項(xiàng)目核算

500104 其他 項(xiàng)目核算

(五)設(shè)置日記賬和銀行賬科目

日記賬核算用于設(shè)置需生成日記賬式賬簿的會(huì)計(jì)科目。一般單位必須設(shè)置日記賬核算的科目有庫存現(xiàn)金和銀行存款。而銀行輔助賬科目一般為銀行存款類科目,銀行存款類科目有特殊的核算要求,需要定期將單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和銀行出具的銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì),以生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。通過日記賬與銀行賬輔助核算管理,有利于企業(yè)加強(qiáng)貨幣資金的控制和管理。

1001 庫存現(xiàn)金 日記賬

1002 銀行存款 日記賬、銀行賬

(六)設(shè)置外幣和數(shù)量賬科目

在賬務(wù)系統(tǒng)中,一般設(shè)置外幣輔助賬的科目有銀行存款等,設(shè)置數(shù)量輔助賬的科目主要有原材料、庫存商品、產(chǎn)品銷售收入等。當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的外幣或數(shù)量信息時(shí),可以使用外幣或數(shù)量核算。

1002銀行存款 日記賬、銀行賬

100201 工行存款 日記賬、銀行賬

100202 中行港幣 日記賬、銀行賬、外幣核算(港幣)

1405庫存商品

140501 甲產(chǎn)品 數(shù)量核算(件)

只要企業(yè)有核算需求,任何科目都可以設(shè)置為相應(yīng)的輔助核算。在利用輔助核算功能時(shí),應(yīng)該廣開門路,看重核算與管理要求的本質(zhì),遵循“實(shí)質(zhì)重于形式”的原則。只要需要,也可以綜合運(yùn)用多種輔助核算。

隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的不斷發(fā)展,應(yīng)充分發(fā)揮信息共享、匯總及再處理的優(yōu)勢,設(shè)置會(huì)計(jì)科目不僅按業(yè)務(wù)內(nèi)容和資金性質(zhì),而且按業(yè)務(wù)管理、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)和會(huì)計(jì)信息分析的需求來進(jìn)行。在實(shí)際工作中,既要結(jié)合本單位的實(shí)際情況,考慮企業(yè)管理的需要和財(cái)務(wù)軟件本身具有的功能特點(diǎn),還要選擇適合本單位需要的會(huì)計(jì)科目設(shè)置方法,使用輔助賬強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息的管理和控制,為企業(yè)的預(yù)測、決策提供信息和依據(jù)。

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(作者單位:湖南生物機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院)