數(shù)據(jù)庫(kù)在出版管理中的應(yīng)用

陳　勇

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是計(jì)算機(jī)科學(xué)中發(fā)展最快的領(lǐng)域之一，被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)的日常管理工作之中。但是，在目前出版工作中卻很少有一個(gè)將出版業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)整合到一起的高效的出版社管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。筆者的校對(duì)稿件管理數(shù)據(jù)庫(kù)就是基于想把出版業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面整合而設(shè)計(jì)完成的。本數(shù)據(jù)庫(kù)是校對(duì)稿件管理數(shù)據(jù)庫(kù)，但也可以直接用于編輯稿件管理或擴(kuò)展成管理整個(gè)出版社的數(shù)據(jù)庫(kù)。

本數(shù)據(jù)庫(kù)是選擇Microsoft Access和Microsoft Excel，來(lái)制作校對(duì)稿件管理數(shù)據(jù)庫(kù)的基本結(jié)構(gòu)及其數(shù)據(jù)的提取分析?；贏ccess數(shù)據(jù)庫(kù)建立的校對(duì)稿件管理數(shù)據(jù)庫(kù)中包括三個(gè)基本結(jié)構(gòu)表：設(shè)計(jì)明細(xì)表、校對(duì)員接稿明細(xì)記錄、校樣名稱明細(xì)表。并且在表與表之間建立了相應(yīng)的邏輯關(guān)系。以下部分就著重介紹本數(shù)據(jù)庫(kù)的三個(gè)基本表的結(jié)構(gòu)和如何建立表的聯(lián)系。

首先是設(shè)計(jì)明細(xì)表的基本結(jié)構(gòu)。即它包括的字段，關(guān)鍵字、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式等內(nèi)容。設(shè)計(jì)明細(xì)表所包括的字段有書名、叢書名、全書頁(yè)碼、每面字?jǐn)?shù)、全書總字?jǐn)?shù)、印刷廠、稿件類型、版面設(shè)計(jì)員，責(zé)任編輯、編輯室、版面?zhèn)渥?、書稿進(jìn)入校對(duì)科日期，書稿離開校對(duì)科日期。根據(jù)每個(gè)字段所需要輸入的數(shù)據(jù)，本人規(guī)定不同的字段采用相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型，如書名、叢書名、全書頁(yè)碼、印刷廠、稿件類型、版面設(shè)計(jì)員，責(zé)任編輯、編輯室，采用的是文本格式來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)多是以文本形式出現(xiàn)的。在這些字段中書稿進(jìn)入校對(duì)科日期和書稿離開校對(duì)科日期兩個(gè)字段，由于涉及到日期的錄入，因此采用了日期／時(shí)間的數(shù)據(jù)類型來(lái)對(duì)其進(jìn)行表示。這兩個(gè)日期是用來(lái)作參數(shù)的，主要是用來(lái)看看圖書在校對(duì)科的加工時(shí)間有多長(zhǎng)，實(shí)際工作中往往不填寫。

其次是校對(duì)員接稿明細(xì)記錄的基本結(jié)構(gòu)。它所包括的字段有：校對(duì)員、校樣名稱、校次，差錯(cuò)總數(shù)、質(zhì)疑數(shù)字、質(zhì)疑單、差錯(cuò)百分比、發(fā)樣日期、要求完成日期、實(shí)際完成日期、備注。校樣名稱是指每次發(fā)出校樣時(shí)的名稱，采用的數(shù)據(jù)類型是文本格式。由于工作中每次校樣發(fā)出時(shí)校樣情況都有不同程度的變化，尤其是校樣在字?jǐn)?shù)上的變化(字?jǐn)?shù)變化的原因有多種，例如在二校后編輯加工后增加了字?jǐn)?shù)，三校要進(jìn)行核紅增加了字?jǐn)?shù)，通讀校次的字?jǐn)?shù)增減等等)；因此，每發(fā)一次校樣要對(duì)校樣重新取一個(gè)名稱，并保證校樣名稱在數(shù)據(jù)庫(kù)表中是唯一的，并且記錄下本校次的校樣字?jǐn)?shù)。通常三校一讀的校樣取名可以用阿拉伯?dāng)?shù)字“1，2，3，4”直接加在書名后，就成為了校樣名稱。

再次是校樣名稱明細(xì)表的基本結(jié)構(gòu)。正如設(shè)計(jì)明細(xì)表和校對(duì)員接稿明細(xì)記錄是對(duì)書稿的基本信息和校對(duì)員的基本工作情況等信息進(jìn)行的數(shù)據(jù)記錄。校樣名稱明細(xì)表是有關(guān)校樣方面的數(shù)據(jù)記錄。該表結(jié)構(gòu)相對(duì)簡(jiǎn)單，所包括的字段有：書名，校樣名稱，校樣頁(yè)碼，校樣字?jǐn)?shù)，校樣最終字?jǐn)?shù)，增加字?jǐn)?shù)原因。在校樣名稱明細(xì)表中，書名和校樣名稱這兩個(gè)字段，要求和前兩個(gè)表中的書名和校樣名稱的數(shù)據(jù)類型要求是完全一樣的，都是文本格式。取名規(guī)則也是完全一樣的，并且要求前后各表中取名一致，不能混亂。校樣頁(yè)碼采用的是文本類型，校樣字?jǐn)?shù)、校樣最終字?jǐn)?shù)、增加字?jǐn)?shù)原因等采用的是數(shù)字類型。

本數(shù)據(jù)庫(kù)的三張基本的數(shù)據(jù)庫(kù)表文件，足夠用來(lái)存儲(chǔ)通常出版社校對(duì)工作_中所需要的全部數(shù)據(jù)，特殊的數(shù)據(jù)如果要記錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)，各出版社可根據(jù)自己的需要對(duì)本數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段進(jìn)行增減，在這方面也完全能體現(xiàn)出Access數(shù)據(jù)庫(kù)的方便靈活性。但是，這些數(shù)據(jù)雖然已經(jīng)記錄進(jìn)了數(shù)據(jù)庫(kù)，仍然很零散，不利于數(shù)據(jù)的整體管理、查詢和提取。要想建立起一個(gè)有整體體系的Access數(shù)據(jù)庫(kù)，使所有數(shù)據(jù)都成為一個(gè)有規(guī)律的儲(chǔ)存形式，就要把三張表文件建立起一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系。

要想把校對(duì)稿件管理數(shù)據(jù)庫(kù)擴(kuò)展成適應(yīng)于對(duì)整個(gè)出版社進(jìn)行全面系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，只要在本數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上增加一些相應(yīng)的部門管理數(shù)據(jù)庫(kù)表就行了。例如，增加發(fā)行管理數(shù)據(jù)庫(kù)表和編輯部管理數(shù)據(jù)庫(kù)表，就可以形成一個(gè)基本的出版社管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。進(jìn)一步還可以根據(jù)各出版社的不同需要增加版權(quán)管理數(shù)據(jù)庫(kù)表、人力資源管理庫(kù)表、印刷材料管理數(shù)據(jù)庫(kù)表等等。運(yùn)用這種方法一步步地把校對(duì)稿件管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行擴(kuò)展和細(xì)分化，使出版社管理數(shù)據(jù)庫(kù)不斷完善以適應(yīng)不同出版社管理的需要。我們也可以根據(jù)情況，使用Access數(shù)據(jù)庫(kù)軟件分別建立幾個(gè)小的數(shù)據(jù)庫(kù)，如出版部管理數(shù)據(jù)庫(kù)、發(fā)行管理數(shù)據(jù)庫(kù)、校對(duì)稿件管理數(shù)據(jù)庫(kù)、編輯部管理數(shù)據(jù)庫(kù)以至于版權(quán)管理數(shù)據(jù)庫(kù)等幾個(gè)部門管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，分別管理。在需要時(shí)把幾個(gè)庫(kù)合并起來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的整體管理，從而使出版社的管理變得更加靈活方便。