試論大學(xué)院系資料室管理存在的問題及對(duì)策分析

魏燕

[摘 要]在知識(shí)化信息化不斷發(fā)展的今天,高校院系資料室對(duì)本院系的科研教學(xué)活動(dòng)中起著越來越重要的作用。因此,院系資料室的管理與建設(shè)如何,將直接關(guān)系到能否為教學(xué)和科研做好服務(wù),本文首先分析了院系資料室管理存在的服務(wù)機(jī)制、人員素質(zhì)、自身功能和經(jīng)費(fèi)投入等方面存在的問題,然后提出相應(yīng)的發(fā)展對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]資料管理 策略 問題

大學(xué)院校系圖書資料室作為高校圖書館資料情報(bào)系統(tǒng)的重要組成部分,是為全校師生學(xué)習(xí)和科學(xué)教研活動(dòng)服務(wù)的學(xué)術(shù)性職能機(jī)構(gòu)。

隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展和高校圖書館管理不斷的規(guī)范化,高校院系圖書資料管理工作也逐步的得到了重視,舊的管理模式與現(xiàn)在的信息化時(shí)代已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng),對(duì)于大多數(shù)高校來說,校圖書館的建設(shè)都取得了比較成功的改革,在管理、技術(shù)等方面的革新上取得了突破性的發(fā)展,但是對(duì)于院系資料室的管理重視程度不夠,本文正是基于此對(duì)高校系資料室管理存在的問題進(jìn)行初步的分析,并在此基礎(chǔ)上探討進(jìn)一步發(fā)展的對(duì)策。

一、大學(xué)院系圖書資料管理存在的問題

大學(xué)院系圖書資料管理方面已經(jīng)取得了較大的發(fā)展,正在逐步走向管理的規(guī)范化,但是,從目前實(shí)際情況來看,絕大多數(shù)大學(xué)院系的資料室管理存在的問題仍然比較多:

(一)服務(wù)機(jī)制不協(xié)調(diào)。當(dāng)前大學(xué)院系的資料室的管理機(jī)制基本上還采取原始的管理模式,不能有效地起到資料信息和讀者之間的橋梁作用,仍然采取的是辦理書刊借還、提供尋找的圖書信息,對(duì)于學(xué)科的專業(yè)教學(xué)和研究活動(dòng)沒有多少了解,不能有效地參與到科研與教學(xué)活動(dòng)中,只是靜態(tài)的服務(wù),沒有建立起動(dòng)態(tài)有效的服務(wù)機(jī)制。

(二)經(jīng)費(fèi)投入不足。目前,各所高等院?；旧隙技哟罅诵D書館的投入力度,在信息化建設(shè)、設(shè)備配置、人員配置和網(wǎng)路化等方面都有了質(zhì)的提高,但是對(duì)于系資料室關(guān)注度很低,再加上院系本身基本上沒有什么經(jīng)費(fèi)可以使用,所以作為教學(xué)、科研服務(wù)的公益性機(jī)構(gòu)的院系資料室基本上起不到什么作用。網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代,計(jì)算機(jī)幾乎無處不在,但是院系資料室基本上都沒有配備專用計(jì)算機(jī),管理還是人工化的,而對(duì)于電子期刊的查詢更是不可能。經(jīng)費(fèi)不足是制約院系資料室進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵因素,只有加大資金的投入才能克服服務(wù)的瓶頸、更換新的設(shè)備,從而實(shí)行院系圖書資料室的自動(dòng)化,大大的提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

(三)人員素質(zhì)不高、要求片面。一方面資料員在大學(xué)教職工的隊(duì)伍中,地位明顯的不如一線教師,這就決定從業(yè)人員素質(zhì)不是太高,很難追蹤于本院系各專業(yè)的前沿研究,對(duì)所從事的工作基本上處于人浮于事的狀態(tài),只滿足于從事例行的工作。另一方面院系圖書資料管理室基本上是為本院系服務(wù)的場(chǎng)所,資料的專業(yè)性很強(qiáng),是一個(gè)學(xué)術(shù)性、技術(shù)性和服務(wù)型融為一體的資料室。目前,對(duì)資料室的管理人員仍然強(qiáng)調(diào)圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)方面的理論研究顯然不符合教育的目標(biāo),院系資料室應(yīng)該多引進(jìn)本專業(yè)的對(duì)口畢業(yè)生,以從跟本上提高服務(wù)的質(zhì)量,發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

(四)管理機(jī)制不到位。院系圖書資料室由于資源有限,每門書籍往往只有一本,很多教師借閱時(shí)間比較長,而且不能及時(shí)地歸還,使得本來就有限的資源很難做到共享,因此,其管理體制往往處于分散型,導(dǎo)致系內(nèi)書刊和相關(guān)資源難以進(jìn)行統(tǒng)籌安排,所以必須建立規(guī)范化的機(jī)制,采取果斷的措施,加以解決。

(五)資料室自身的能力已經(jīng)不足。大學(xué)院系的資料室之所以能夠存在,之所以在美國很多著名高校起到了積極地作用,在于其獨(dú)有的功能是不能被完全替代的?！皞€(gè)性”“專業(yè)化”是存在的根本前提,院系資料室可以根據(jù)本單位的特點(diǎn)、本單位師生的需求,合理的安排書籍的采購,這樣一方面解決了教師學(xué)生的需求,另一方面也大大地節(jié)省了資源,實(shí)現(xiàn)了資源利用的最大化。但是,由于大學(xué)對(duì)高校資料室的管理不夠重視,導(dǎo)致這些院系的資料室自我發(fā)展的能力較弱,在執(zhí)行教學(xué)和科學(xué)研究任務(wù)中,就很難滿足需求,起不到對(duì)師生的材料所需的支撐作用,長此以往,院系資料室的生存也將成為一個(gè)嚴(yán)峻的問題。

總之,大學(xué)院系圖書管理必須進(jìn)行大幅度的改革,不能只是原來基礎(chǔ)上的細(xì)枝末節(jié)的修正,否則就不能跟上時(shí)代發(fā)展的需要。

二、推進(jìn)大學(xué)院系資料室進(jìn)一步發(fā)展的對(duì)策

(一)實(shí)行兩重領(lǐng)導(dǎo),以系院為主,為教學(xué)和科研活動(dòng)做好服務(wù)。針對(duì)院系資料室的特點(diǎn),應(yīng)該結(jié)合具體的實(shí)際。業(yè)務(wù)部門(也就是所在院系專業(yè)教師研究室)只需對(duì)資料室在專業(yè)上把關(guān),發(fā)揮業(yè)務(wù)指導(dǎo)的作用,由系院根據(jù)本單位的教學(xué)科研的實(shí)際情況制定服務(wù)的范圍和內(nèi)容,配備對(duì)口的專業(yè)人才,這樣可以使圖書管理人員積極地參與到教學(xué)和科研活動(dòng)中,更好地做好服務(wù)。

(二)充分發(fā)揮系資料室的信息資源優(yōu)勢(shì)。大學(xué)各院系都有自己獨(dú)立的資料室,有些院系的材料是相通的,比如說經(jīng)濟(jì)院和管理學(xué)院,環(huán)境學(xué)院和化學(xué)院等等,這些學(xué)院的圖書可以通過交流和溝通,實(shí)現(xiàn)信息資源共享?？梢酝ㄟ^相關(guān)學(xué)院定期召開會(huì)議建立較強(qiáng)的聯(lián)絡(luò)關(guān)系,定期研討,通過采取這一系列的措施做到各學(xué)院的書目盡量不重復(fù)的同時(shí),既滿足了需要也節(jié)省了大量的資金,還可以互相了解專業(yè)圖書的收藏情況,使一些獨(dú)有資源做到信息共享,資源利用率的提高,也就大大提高了院系資料室的信息服務(wù)能力。

(三)突破常規(guī),實(shí)施信息化,創(chuàng)新服務(wù)方式。服務(wù)不再僅僅局限于借還書籍,資料室管理人員可以將書籍和外來的信息實(shí)施再加工,然后進(jìn)行數(shù)字化處理,儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)里面,成立院系專業(yè)性的網(wǎng)站。通過上網(wǎng),用戶可以更加迅速的訪問該網(wǎng)站,準(zhǔn)確、快捷地找到自己需要的信息,做到隨時(shí)隨地了解所需要的知識(shí)的發(fā)展過程。只有這樣通過實(shí)施電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、學(xué)習(xí)自主化的數(shù)字化院系資料圖書室資源才能真正地發(fā)揮為教學(xué)、教育和科研服務(wù)的職能。

(四)以規(guī)章制度為手段,實(shí)施科學(xué)化和人性化管理。資料室作為高校圖書館的補(bǔ)充,它與校圖書館的關(guān)系是指導(dǎo)與被指導(dǎo)、互補(bǔ)與協(xié)調(diào)的關(guān)系。也同時(shí)起著對(duì)校圖書館專業(yè)藏書不足的補(bǔ)充作用。為了實(shí)現(xiàn)資源化的最大共享,讓教師和科學(xué)研究人員能夠迅速的獲得自己需要的材料,必須建立科學(xué)的管理制度來加以規(guī)范。一是制定借閱規(guī)定、流通制度和延期損壞賠償制度,并且嚴(yán)格按照規(guī)定管理。二是院系資料室一定要結(jié)合具體實(shí)際,實(shí)施開架管理的制度,這樣可以方便讀者查找所需的資料,提高資源的利用率,但必須有相應(yīng)的制度加以規(guī)范,保證圖書的流通量較大和損壞程度的降低。三是開展以人為本的服務(wù),院系資料室由于自身的特點(diǎn),專業(yè)性服務(wù)比較強(qiáng),因此可以進(jìn)一步開展富于人性化的服務(wù),比如建立主題數(shù)據(jù)庫、專業(yè)特色的瀏覽信息庫等等,這樣可以有針對(duì)性的對(duì)教師和專業(yè)的學(xué)生做好服務(wù)。

綜上所述,21世紀(jì)的院系資料室要發(fā)揮其應(yīng)有的作用,應(yīng)該朝著現(xiàn)代化、信息化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的方向不斷發(fā)展,在不斷地加大投入的同時(shí),要加大管理改革的力度,不能再以藏書量衡量其地位,應(yīng)該把資源利用率和資源儲(chǔ)存量作為衡量的第一要素。

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