檔案館的社會化服務(wù)

麻玉林

[摘要]本文試從在繼續(xù)做好為領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)提供檔案信息服務(wù)的同時,就做好面向社會大眾的檔案信息社會服務(wù)化服務(wù)工作進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]檔案館 公共性 服務(wù)

改革開放三十多年來,我國市場機制從建立之初的不完善逐步走向完善。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)制度的不斷完善,檔案館也不可避免地被卷入到市場經(jīng)濟(jì)的大潮中,成為社會公共檔案信息資源的“集散地”和社會公眾共享檔案信息資源的“目的地”。 作為信息“集散地”,檔案館的管理相對于其他組織和時代要求,已然落后了。尤其是國內(nèi)檔案館的發(fā)展不僅落后于時代,相對于西方發(fā)達(dá)國家來說也是很有差距的。因此更新觀念、與時俱進(jìn)是對檔案信息工作者最根本的要求。

檔案館是國家文明的標(biāo)志,檔案事業(yè)是國家的一項重要文化事業(yè)。在科技文化經(jīng)濟(jì)日新月異的今天,如何定位檔案館的角色地位,怎樣發(fā)展檔案工作(包括檔案館自身的發(fā)展和其在社會中的發(fā)展),認(rèn)清當(dāng)今我國檔案工作的現(xiàn)狀及其與西方發(fā)達(dá)國家的差距,確立發(fā)展目標(biāo),這些都是需要不斷探討研究的問題。

一、我國檔案館功能定位及現(xiàn)狀

新中國的建立,標(biāo)志著我國檔案館的發(fā)展進(jìn)入新的歷史時期。改革開放以前,我國檔案館的功能以保護(hù)檔案資源為主,嚴(yán)格控制利用。1979年全國五屆人大二次會議提出開放歷史檔案的提案。1988年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》設(shè)專章規(guī)定檔案的利用和公開問題,檔案信息利用進(jìn)入了信息資源開發(fā)和共享的時代。2000年全國檔案館工作會議又提出了檔案館是“兩個基地,一個中心”的功能定位。2004年全國檔案工作會議又提出了“四位一體”的新體制。

由此看來,隨著政治日益民主化,及經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的日益繁榮,檔案館的開放程度越來越高,其為公眾和社會服務(wù)的功能越來越被提到重要位置。由于檔案館具有雙重的功能,一是為黨和政府工作,二是為人民大眾提供服務(wù)。要提高檔案館的功能發(fā)揮,就必須要從兩方面考慮,發(fā)展檔案館。不能忽視其為人民大眾服務(wù)的能力,即檔案館的公共服務(wù)能力。

通過中外檔案社會化服務(wù)管理中的對比,國外發(fā)達(dá)國家比我們檔案館開放的早了一個世紀(jì),他們的檔案館發(fā)展至今,社會化程度較高,特色較為明顯:在檔案收集方面,檔案館與社會廣泛接觸、宣傳,為檔案館館藏的社會化奠定基礎(chǔ);在管理方面,檔案館的正式工作人員較少,使用大量義工、臨時工、實習(xí)工或委托公司管理,實現(xiàn)檔案人員的社會化;在保護(hù)方面,檔案館把檔案保護(hù)中的高技術(shù)工作交由社會有關(guān)部門去做。這樣做既花錢不多又能保證質(zhì)量,檔案館的人員可以把精力投入到更重要的業(yè)務(wù)工作中。在服務(wù)方面,西方發(fā)達(dá)國家檔案館最大的特點就是“以人為本”的服務(wù)。第一,滿足用戶的不同需要。第二,提供優(yōu)質(zhì)、便利的利用環(huán)境。檔案館輔以配套的服務(wù)設(shè)施,為查閱者提供方便的環(huán)境。第三,滿足不同用戶的需要。在網(wǎng)絡(luò)利用方面,社會化已初具規(guī)模。在加拿大,國家檔案館網(wǎng)站已是政府十大網(wǎng)站之一,每年約有1,500萬人上網(wǎng)查閱檔案。

在我國,檔案社會化的程度相對是不高的,主要表現(xiàn)在:1、在收集方面,國內(nèi)某些檔案館雖然開始收集與人民群眾貼近的家族檔案,誠信檔案等種類,但檔案館仍以收集國家公務(wù)檔案為主,私人檔案數(shù)量較少,并且在一定范圍內(nèi)這種做法還未形成氣候。2、在管理方面,國內(nèi)檔案館都是由固定編制的人員來管理檔案,少有義工、臨時工和自愿人員到檔案館工作,這與西方國家形成強烈的反差。3、在服務(wù)方面,雖然我國檔案館提出“主動服務(wù),方便用戶”的口號,但從總體而言,在實際中繁瑣的利用手續(xù),簡陋的利用條件以及固定的少數(shù)幾種利用途徑,使得檔案館利用人數(shù)難以上升。在網(wǎng)站建設(shè)上,國內(nèi)檔案館雖多已建立網(wǎng)站,但可供查閱信息較少,用戶點擊率很低。我國作為發(fā)展中國家,多數(shù)檔案館還不能達(dá)到這樣的水平,但是作為社會進(jìn)步、事業(yè)發(fā)展的趨勢,應(yīng)該借鑒和提倡國外檔案館的社會化的種種先進(jìn)做法以促進(jìn)我國檔案館全面發(fā)展。

二、提高檔案館社會化程度的困難及必要性

(一)我國檔案館提升社會性的困難

我國有特殊的國情,在提升社會性方面面臨著許多具體的困難。包括物質(zhì)上的困難和觀念上的制約。

我國檔案館的硬件建設(shè)嚴(yán)重滯后,有的省份館舍嚴(yán)重不足,基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備簡陋落后,以至于使大量的檔案卷宗因館藏飽和等原因不能進(jìn)館。還有一些檔案館的檔案柜數(shù)量不足,不能滿足當(dāng)前使用。另外現(xiàn)在許多地方的檔案館設(shè)備非常落后,現(xiàn)代化設(shè)備嚴(yán)重短缺,這是影響檔案館發(fā)揮作用的根本原因。

其次是館藏結(jié)構(gòu)不合理。隨著我國社會主義建設(shè)事業(yè)的發(fā)展,人民群眾的物質(zhì)生活與精神生活都得到了不斷的充實和提高。這種需求的增長要求檔案館必須豐富館藏,優(yōu)化結(jié)構(gòu)。但現(xiàn)實情況是檔案館絕大多數(shù)館藏檔案為黨政機關(guān)形成的文書檔案,不能全面反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化及民族宗教的特色,也不能反映本地區(qū)的地貌、物產(chǎn)、古跡、著名人物等,形成不了鮮明的個性,滿足不了公眾檔案館的需求,也制約了檔案館傳承文化的功能。

再次思想觀念需要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變。觀念在提升社會公共服務(wù)能力方面有很高的地位,甚至可以說“成也蕭何,敗也蕭何”。只有更新觀念,突破舊的僵化的意識框架,才能推動服務(wù)能力的提高。實踐證明我們在這方面的缺失是十分明顯的。我國檔案館長期作為國家機構(gòu)服務(wù)于國家和政府,是不對公眾開放的,開放之后,許多工作人員并不能轉(zhuǎn)換角色,沒有從思想上樹立為人民服務(wù)的意識,導(dǎo)致服務(wù)態(tài)度不端正,服務(wù)水平不高。同時受長期計劃體制影響,檔案館的管理體制以封閉、半封閉為主要特征,客觀上導(dǎo)致檔案館的服務(wù)理念失衡,管理機制不健全,社會服務(wù)能力難以提升。

(二)提高社會化服務(wù)能力的必要性。

檔案館的實質(zhì)就是公共性的文化事業(yè)機構(gòu),其管理檔案及相關(guān)資源的目的就是為社會提供滿意的信息服務(wù)。[1]在社會發(fā)展、變革的新時期,加強檔案公共服務(wù)能力建設(shè)既是檔案館自身發(fā)展的需求,也是新時期社會發(fā)展對更好地實現(xiàn)檔案館基本功能提出的必然要求。

首先,加強檔案館社會服務(wù)能力建設(shè)是檔案館服務(wù)于構(gòu)建和諧社會、落實科學(xué)發(fā)展觀和加快經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展步伐的迫切要求。加強檔案館社會服務(wù)能力建設(shè)的最直接結(jié)果是更加有效地擴(kuò)大了檔案館信息資源“輻射面”,拓寬了溝通檔案館與公眾之間的橋梁,使昔日的“金屋藏嬌”能成為“拋頭露面”的“社交名媛”。有利于實現(xiàn)社會的公平正義、有利于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,維護(hù)社會的穩(wěn)定。

其次,加強檔案館社會服務(wù)能力建設(shè)是檔案館適應(yīng)社會文化發(fā)展與區(qū)域文化傳承的迫切需要。檔案連接著人類的社會實踐活動與理性思維活動,源源不斷地為人類社會文化生活提供鮮活的養(yǎng)分,也使人類活動成為一個不斷發(fā)展的動態(tài)循環(huán)過程。[2]作為永久的檔案基地,檔案館是科學(xué)研究的基地,是科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心,對于社會文化的傳承與發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。

再次,社會服務(wù)能力建設(shè)也是新時期檔案工作轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新、發(fā)展的迫切需要。根據(jù)檔案館的性質(zhì)、功能以及社會發(fā)展對現(xiàn)代檔案館的要求,檔案館作為檔案事業(yè)的主體,在新的社會發(fā)展時期必須進(jìn)行包括加強檔案館社會服務(wù)能力建設(shè)在內(nèi)的全面轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新,才能保持檔案社會化服務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、加強檔案館社會服務(wù)能力的幾點建議

(一)從硬件著手,加強檔案館自身建設(shè)

首先要加強檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案館功能建設(shè)的首要條件。針對現(xiàn)在檔案館舍不能滿足使用的現(xiàn)狀,對現(xiàn)有檔案館進(jìn)行新建、改建或擴(kuò)建,進(jìn)一步擴(kuò)大館藏能力,切實改善檔案保管條件。在檔案館建設(shè)上更新思想,用先進(jìn)的理念,指導(dǎo)選址、設(shè)計和建設(shè),營造適于開放的文化氛圍,方便社會各界人民群眾利用,使檔案館的基本功能和社會功能充分得到發(fā)揮。就內(nèi)部設(shè)備來說,要根據(jù)實際能力,淘汰一批落后于時代的工具設(shè)備,配置一批高科技的,符合時代需求的優(yōu)良設(shè)備。

(二)轉(zhuǎn)變思想,樹立社會化服務(wù)理念,推動檔案館走向社會

檔案工作意識社會化,既包括檔案工作者的意識社會化,又包括社會公眾檔案意識社會化。計劃經(jīng)濟(jì)體制下的檔案管理基本處于一種封閉或半封閉的狀態(tài),強調(diào)的是檔案的政治性和保密性,使檔案館在“收、藏、用”上始終蒙著一層神秘色彩,難以讓普通人自覺走進(jìn)檔案館,了解檔案館,更難讓檔案館真正走向社會化。

21世紀(jì),科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,當(dāng)今世界是個數(shù)字信息世界,社會獲取信息資源的愿望越來越強烈,傳統(tǒng)的檔案管理理念成為了阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的障礙,不僅如此,還是開放時代一個不和諧的音符。因此,我們不能坐以待斃,或者說等著希望主動上門,我們必須要扭轉(zhuǎn)這種不合時代的節(jié)拍,變被動接受社會為主動走向社會。要做到這一點,就要堅持以人為本,樹立社會化的服務(wù)理念,樹立檔案資源來源于社會應(yīng)該為社會服務(wù)的思想,把檔案工作的重心從為少數(shù)人服務(wù)轉(zhuǎn)移到為社會化服務(wù)上來,從間接為民眾服務(wù)到直接為民眾服務(wù)。堅持“為大局,為民眾”的需求導(dǎo)向,增強主動服務(wù)意識,變單一、被動的服務(wù)為超前的、主動的全方位的服務(wù),從而提高為社會各方面提供信息的服務(wù)意識。

(三)以檔案管理現(xiàn)代化帶動服務(wù)社會化

檔案管理現(xiàn)代化是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢和歷史性任務(wù),它也將帶動檔案館服務(wù)社會化的深入發(fā)展,促進(jìn)檔案館真正成為社會性的、開放性的檔案基地。

在信息時代,信息化已成為社會各行業(yè)步入現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo),檔案館要想不被時代的列車拋棄,必須參與到信息化之中。所謂的檔案信息化是將檔案資源和檔案各項管理過程通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存。將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息,以實現(xiàn)檔案資源的社會共享。[3]由此可見,檔案信息化是現(xiàn)代化檔案館的技術(shù)支撐,也是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。要強化檔案館的社會服務(wù)功能,就離不開檔案信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用,建立起資源共享的平臺,是檔案資源信息化的主要內(nèi)容。

檔案保護(hù)現(xiàn)代化是保證現(xiàn)代化檔案管理正常運行的唯一途徑。不僅要保證檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等的保管水平現(xiàn)代化,而且在檔案載體,尤其是新型載體的保管上不斷研究新方法,以確保檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

(四)貫徹“以人為本”的用人理念,培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型人才

“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的核心,也是對現(xiàn)代檔案館的本質(zhì)要求。[4]開發(fā)利用檔案資源,提高檔案館社會服務(wù)能力必須堅持“以人為本”的服務(wù)理念和用人理念?！耙匀藶楸尽钡姆?wù)理念是說一切要從人民群眾利益出發(fā),滿足人民群眾日益增長的對檔案信息和檔案文化的需要。

人才,是檔案事業(yè)發(fā)展的決定性因素。高素質(zhì)人才隊伍是檔案事業(yè)實現(xiàn)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證。檔案管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化之后,對檔案工作者的要求越來越高。這就需要我們?nèi)ヅ囵B(yǎng)一批思想政治素質(zhì)較高、有強烈的責(zé)任心和使命感,具有較全面系統(tǒng)的專業(yè)知識和運用科學(xué)手段駕馭檔案業(yè)務(wù)能力的新型、高素質(zhì)復(fù)合人才。

參考文獻(xiàn)

[1]謝倫伯格:《現(xiàn)代檔案原則與技術(shù)》,黃坤坊等譯[M]檔案出版社1983年版 P179-183

[2]馮惠玲 張輯哲 主編:《檔案學(xué)概論》[M]中國人民大學(xué)出版社2006年第二版 P96-105

[3]劉光偉《檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢》[J]《四川檔案》2006年第1期 P13-14

[4]《檔案信息資源開發(fā)與檔案公共服務(wù)能力建設(shè)》,關(guān)繼南[J]《中國檔案》2006年第4期。P47-49