ERP系統(tǒng)風險防控及在會計工作中的運用

李怡

ERP(Enterprise Resources Planning,“企業(yè)資源計劃”系統(tǒng))是由不同功能模塊組成的軟件包,它采用計算機和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的最新成就,是旨在對企業(yè)的多種資源進行計劃和實現(xiàn)物流、資金流、信息流(“三流”)統(tǒng)一的操作平臺和管理信息系統(tǒng)。ERP就是一個應(yīng)用軟件系統(tǒng),基本思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一個緊密聯(lián)接的供應(yīng)鏈,并將企業(yè)內(nèi)部劃分成幾個相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng),如財務(wù)、市場營銷、生產(chǎn)制造、服務(wù)維護、工程技術(shù)等,可對企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運輸、分銷、服務(wù)與維護、財務(wù)、成本控制、經(jīng)營風險與投資、決策支持、人力資源等有效地進行管理,從管理范圍和深度上為企業(yè)提供了更豐富的功能和工具。通過利用信息技術(shù),實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同,使得各業(yè)務(wù)流程無縫平滑的銜接,從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度,獲得盈利能力的提高。

ERP系統(tǒng)實施過程中還是有相當大的風險,還是要加以重視的。主要的風險如下:

一、項目規(guī)劃風險:在ERP項目實施前缺乏規(guī)范或規(guī)范不合理。ERP系統(tǒng)是一種先進的管理模式;一種網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng);一款商品化的軟件產(chǎn)品。僅有軟件產(chǎn)品,管理模式和信息系統(tǒng)沒有跟上都會造成最終的失敗,三者缺一不可。

二、軟件風險:在企業(yè)實際選擇ERP 系統(tǒng)時, 由于沒有清晰地定義自身的需求和期望, 往往導(dǎo)致硬件選型及ERP軟件選擇錯誤。選擇的軟件在日常業(yè)務(wù)中并不適合企業(yè)的實際需要, 從而導(dǎo)致投入了很高的成本卻沒有達到預(yù)期的效果。

三、環(huán)境風險:在企業(yè)內(nèi)部由于企業(yè)的經(jīng)營是一個連續(xù)的過程,舊的管理模式不可以在一夜之中被打破,新的管理模式也不可能在一夜之間被確立,雙方的磨合和逐步的替換,使得人們的管理工作量在某一時期將大大的增加,其間很多沒有預(yù)計的成本將不斷產(chǎn)生。企業(yè)外部環(huán)境對企業(yè)實施ERP的風險,有法律環(huán)境風險、資本市場環(huán)境風險等。實施過程控制不嚴格,階段成果未達標, 項目如果不能按期完成達到預(yù)期的效果, 其負面效應(yīng)也可能導(dǎo)致股東、客戶或者供應(yīng)商的不滿, 進而影響企業(yè)的籌資融資和生產(chǎn)經(jīng)營活動, 從而形成資本市場環(huán)境引發(fā)的風險。

四、流程風險:設(shè)計流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié),項目在實施過程中的負面效應(yīng)可能會破壞正常的業(yè)務(wù)流程并影響業(yè)務(wù)的連續(xù)性; 由于無法獲得管理與軟件系統(tǒng)兼顧的專門人才, 項目的結(jié)果可能會不符合管理層和最終用戶的期望;信息技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)存在問題可能影響報表的完整性、準確性和數(shù)據(jù)的可獲得性。

五、決策風險:實施效果未做評估或評估不合理,導(dǎo)致決策信息風險的主要因素是在進行決策時所依據(jù)的數(shù)據(jù)信息或是采用的決策方法、決策程序不正確。

六、系統(tǒng)安全性風險:系統(tǒng)安全設(shè)計不完善,存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患,災(zāi)難防范措施不當或不完整,容易造成系統(tǒng)崩潰。ERP是一個信息高度集成的管理系統(tǒng),不僅可以使企業(yè)內(nèi)部的物流和資金流實現(xiàn)集成,而且也可以將企業(yè)外部有關(guān)供貨商以及其市場和客戶的物流和資金流信息集成在一起。雖然一方面保證了數(shù)據(jù)的一致性和共享性, 減少了重復(fù)勞動, 但另一方面, 數(shù)據(jù)的所有權(quán)和維護成為了一個問題。如果存在不合適的訪問權(quán)限的定義, 缺乏有效法規(guī)對系統(tǒng)使用的控制, 系統(tǒng)中一些機密數(shù)據(jù)特別是財務(wù)數(shù)據(jù)會變得透明, 給企業(yè)帶來重大的損失。因此, 系統(tǒng)的安全問題比傳統(tǒng)會計軟件系統(tǒng)復(fù)雜得多, 其財務(wù)數(shù)據(jù)被截取和篡改的風險也大得多。

盡管ERP 系統(tǒng)的使用會引入新的風險, 但只要能識別ERP系統(tǒng)實施應(yīng)用過程中的風險, 針對這些風險, 采取相應(yīng)的控制措,進行有效地監(jiān)控,就可以降低或化解風險。ERP實施是一項艱巨的任務(wù),不是單單的軟件應(yīng)用,也不是單單的生產(chǎn)管理,而是把生產(chǎn)管理的流程細化到軟件的應(yīng)用當中。充分利用ERP系統(tǒng)的集成性、先進性、統(tǒng)一性、完整性、開放性的優(yōu)點,使得企業(yè)內(nèi)部信息傳遞效率得到提高,各類報表匯總更及時,這些能提高企業(yè)各級管理層的決策準確性。以下是本公司實施中風險的防范措施:

(一)公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視,詳細制定出實施計劃。在打算采用ERP系統(tǒng)時全面考慮內(nèi)部外部的環(huán)境和企業(yè)自身的條件,分解出每一步實施的計劃和每一期要達到的效果。

(二)立足本企業(yè), 選擇合適軟件。公司綜合了解市場上多種ERP軟件,對其從功能、開發(fā)工具、價格、軟件商的技術(shù)支持能力等多方面進行考察, 并將自身的實際需求與軟件系統(tǒng)很好地進行匹配, 從而選擇最適合本企業(yè)的ERP 系統(tǒng)進行操作。

(三)充分細致地做好實施前的準備工作,調(diào)動不同部門協(xié)同作戰(zhàn),更好地使用企業(yè)的資源。法律部門掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)要求,做好ERP系統(tǒng)和外部法律環(huán)境有效銜接。做好項目的動態(tài)預(yù)算, 充分估計可能的變化, 為整個項目提供充分的資金保證。因為這種投資不是一個一次性的投入過程,企業(yè)一旦選擇信息化之后,可能產(chǎn)生一次性的購買硬件和軟件的費用,但隨之而來的相應(yīng)的維護和服務(wù)確是一項常年的投入,特別是由信息化而引發(fā)的對企業(yè)整體人員基本素質(zhì)的提高的需求,更是需要一個長期的培訓投資過程。按公司ERP實施目標、客觀的評價標準和科學的評價方法,正確地評價實施成果。

(四)成立ERP小組,加強培訓,做好新舊系統(tǒng)交替工作,對公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理過程進行了優(yōu)化、重組。公司從業(yè)務(wù)、IT、財務(wù)等部門抽調(diào)人員組成ERP工作小組,針對選定軟件進行開發(fā),使得主要的業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)了自動化,編制出符合公司業(yè)務(wù)特點的操作模塊;根據(jù)公司業(yè)務(wù)的特點及最終客戶的需求開發(fā)多類型的報表,豐富壯大了系統(tǒng)的查詢功能。對所有最終用戶進行培訓,企業(yè)內(nèi)部須全員參加并考核。同時做好新舊系統(tǒng)并行工作,并嚴格備份。各部門必須提高工作效率,在籌備新系統(tǒng)的同時處理好日常工作。對原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行整理,使其成為符合ERP新系統(tǒng)要求的上線數(shù)據(jù)。對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行重新梳理,使用成熟、先進的ERP 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程模板進行合同創(chuàng)建、執(zhí)行等操作步驟,慢慢上手,達到熟練掌握的目的。

(五)公司管理人員轉(zhuǎn)變管理理念,只有深刻理解、全面消化吸收新的管理思想,并結(jié)合企業(yè)實際情況加以運用,才能充分發(fā)揮ERP 系統(tǒng)帶來的效益。ERP是建立在標準化管理基礎(chǔ)上,標準化管理可以提高ERP應(yīng)用的成功率。ERP系統(tǒng)是對企業(yè)物流、資金流、信息流進行一體化管理的軟件系統(tǒng),軟件的應(yīng)用將跨越多個部門甚至公司的多個企業(yè)平臺,在公司中用利潤中心編碼這條線串起不同公司平臺的操作,最終將同一利潤中心在不同平臺的業(yè)務(wù)操作結(jié)果反映在一張報表里,不同幣別也可以進行換算后反映?，F(xiàn)代企業(yè)競爭不是單一企業(yè)與單一企業(yè)間的競爭,而是一個企業(yè)供應(yīng)鏈與另一個企業(yè)供應(yīng)鏈之間的競爭。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應(yīng)鏈的管理,實現(xiàn)集成化應(yīng)用,建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機制,建立一個可以不斷自我評價和不斷改善管理的機制。

(六)通過設(shè)置操作權(quán)限,保證系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)前端高度集成的,數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間高度共享,所有源數(shù)據(jù)只需在某一個系統(tǒng)中輸入一次,數(shù)據(jù)的來源唯一,避免了重復(fù)輸入和其他人為因素帶來的誤差。數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)處理的結(jié)果可以由公司IT部門設(shè)置操作權(quán)限給相關(guān)授權(quán)人,被授權(quán)人員才可以實時共享系統(tǒng)中的信息,根據(jù)實際需要進行多路徑查詢。公司選用的軟件對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的修改,都會在系統(tǒng)中留有痕跡,可以追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動,保障系統(tǒng)信息的完整和真實。

IT技術(shù)的發(fā)展,ERP系統(tǒng)得以用計算機軟件系統(tǒng)將先進的管理思想在現(xiàn)實中實施應(yīng)用,反映現(xiàn)代化管理對企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會財富的要求,成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式,成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。企業(yè)這種管理模式的變化,對于企業(yè)的會計人員來說要適時調(diào)整工作的側(cè)重點。

ERP系統(tǒng)通過事務(wù)代碼處理相關(guān)的會計核算科目與核算方式,以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄,保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。實現(xiàn)會計信息直接來源于業(yè)務(wù)本身,而非財務(wù)系統(tǒng)本身,系統(tǒng)中多數(shù)會計憑證是自動生成的,只有不涉及到合同內(nèi)容的憑證由會計人員手工錄入。財務(wù)人員從日常以會計憑證編制為主的工作中解放了不少,而是轉(zhuǎn)向加強對從業(yè)務(wù)前端產(chǎn)生的憑證進行審核。審核業(yè)務(wù)前端發(fā)票校驗時往來的客戶、供應(yīng)商與合同的相一致性;會計科目的選取和對應(yīng)的附件是否符合會計準則的要求,及其在會計報表中反映的結(jié)果是否可行。因為業(yè)務(wù)人員不是專業(yè)的會計人員,因此對從他們手上產(chǎn)生的會計憑證中會計科目在會計報表相關(guān)欄目的歸集不具備敏感性,作為會計人員就要將工作重點轉(zhuǎn)移到審核上來,關(guān)注合同的毛利率等財務(wù)指標,發(fā)現(xiàn)錯誤及時要求業(yè)務(wù)前端進行改正。會計人員要多跟業(yè)務(wù)人員請教業(yè)務(wù)流程、合同創(chuàng)建等等方面的事項,多了解業(yè)務(wù)方面的知識,以便于自己在ERP一體化的系統(tǒng)中更好操作、查詢、發(fā)現(xiàn)問題。

上了系統(tǒng)后,財務(wù)人員可以從終日埋頭于日常憑證處理中騰出更多時間和精力來關(guān)注企業(yè)的發(fā)展,使得財務(wù)人員的視野和思維變得更開闊。利用系統(tǒng)自有的多種維度的查詢和公司自行開發(fā)的業(yè)務(wù)報表和財務(wù)報表的查詢,了解公司整體業(yè)務(wù)的信息,做好事前的預(yù)測和決策、事中的監(jiān)督和控制、事后的核算和分析,朝著管理會計方面發(fā)展,為公司管理層提供更多實用的信息資料。

公司上下同心,防范風險,成功實施ERP,最為顯著的是帶來直接的經(jīng)濟效益的提高,其次是管理的標準化、規(guī)范化,然后是行業(yè)競爭力的提高。另外,它還對企業(yè)形象改善、管理思維提升、員工積極性的激勵方面都有所幫助。