淺談企業(yè)規(guī)范化管理工作

楊維維 藺玉芳

[摘 要]在推行規(guī)范化管理過程中,筆者首先對規(guī)范化管理有了一些體會:如規(guī)范化管理核心是標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化;它的難點(diǎn)在于改變?nèi)说牧?xí)慣;要防止企業(yè)因規(guī)范化而走向官僚化。再次,筆者從加強(qiáng)與員工溝通,使規(guī)章制度落實(shí)到實(shí)際行動中,科學(xué)的制定管理文件和工作標(biāo)準(zhǔn),用企業(yè)文化引導(dǎo)員工養(yǎng)成良好的習(xí)慣等角度出發(fā)來對進(jìn)一步推行規(guī)范化管理進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)規(guī)范 管理工作

隨著市場的日益國際化及競爭的不斷加劇,一個企業(yè)要想在市場中立于不敗之地,就必須加強(qiáng)并合理利用規(guī)范化管理這一杠桿。那么何謂規(guī)范化管理呢?規(guī)范化管理就是指企業(yè)通過有關(guān)管理制度、業(yè)務(wù)流程、操作手冊、考核辦法等手段將企業(yè)各方面的運(yùn)作程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,使各項(xiàng)工作有章可循,也使得各個崗位的責(zé)權(quán)明確,以達(dá)到提高企業(yè)運(yùn)作效率并提高企業(yè)管理水平的目的。規(guī)范化管理是企業(yè)發(fā)展過程中必須采用的一種手段,是企業(yè)強(qiáng)身健體、練好內(nèi)功、夯實(shí)管理基礎(chǔ)的基本要求,對企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展及增強(qiáng)市場競爭力有著重要的意義和作用。

一、在推行規(guī)范化管理過程中的幾點(diǎn)體會

(一)規(guī)范化管理的核心是標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化。規(guī)范化首先就是要將各種工作標(biāo)準(zhǔn)制定出來,要將工作的結(jié)果、工作的內(nèi)容、完成工作的時間、工作的程序等等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。這和簡單的制度化是不同的,因?yàn)檫@種標(biāo)準(zhǔn)化必須來源于實(shí)際工作的要求,而不能是某種官方意志。而且,作為一種規(guī)范化的工作標(biāo)準(zhǔn),它主要是規(guī)定員工應(yīng)該怎樣做,這跟很多制度重在規(guī)定員工不能怎樣做是不同的。其次,規(guī)范化管理的核心是數(shù)據(jù)化,制度制定一大堆,卻沒有大用處和實(shí)際效果,其中一個原因就是文字太多,數(shù)據(jù)太少。沒有數(shù)據(jù),制度的內(nèi)容就模糊,違反和遵守制度就沒有區(qū)別。但是用文字來寫制度容易,而用數(shù)據(jù)來表達(dá)一種規(guī)范就難了,數(shù)據(jù)所表達(dá)的東西是明白無誤地,所以以數(shù)據(jù)化為核心,企業(yè)的規(guī)范化工作就要從工作的分析開始,從各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的收集、整理、分析開始,經(jīng)過較長時間的統(tǒng)計(jì),才能成為一種工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求,這與參照某些公認(rèn)的“好制度”來寫文件有本質(zhì)的不同。

(二)規(guī)范化管理的難點(diǎn)不是文件的制定,甚至都不是數(shù)據(jù)的收集,真正的難點(diǎn)在于改變?nèi)说牧?xí)慣。習(xí)慣的力量是強(qiáng)大的,人們按照習(xí)慣的方式做事,自然又舒適,而違反一種習(xí)慣總是伴隨著不適和痛苦。所以,人們在做“對”的事情和在做“習(xí)慣”的事情之間進(jìn)行選擇時,經(jīng)常選擇的是做習(xí)慣的事。他們都知道該怎么做,但他們還是不那么做,他們?nèi)匀粫戳?xí)慣去做。改變?nèi)说牧?xí)慣是一個漫長和痛苦的過程,它遠(yuǎn)比制定一些文本、條例、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)要困難得多,而且要從我們自身做起改起,從習(xí)慣的改變?nèi)胧謥磉M(jìn)行規(guī)范化管理才是真正能改變企業(yè)、提升企業(yè)管理水平的切實(shí)方法。

(三)要防止企業(yè)因規(guī)范化而走向官僚化。由于不了解規(guī)范化的實(shí)質(zhì),就會把文件的制定和遵守當(dāng)成頭等大事。由于它不是著眼于人們習(xí)慣的改變,而制定的文件又缺乏實(shí)踐基礎(chǔ),經(jīng)常會遭致人們的抗拒。在這種執(zhí)行與抗拒的較量中,管理的成本必然增加,并且,極易發(fā)展成形式重于內(nèi)容的現(xiàn)象。人們會變成為規(guī)范而規(guī)范,失去了或忘記了規(guī)范的真正目的,這就是企業(yè)官僚化現(xiàn)象。

二、對進(jìn)一步推行規(guī)范化管理的幾點(diǎn)想法

(一)加強(qiáng)與員工溝通,使規(guī)章制度落實(shí)到實(shí)際行動中。目前,大多數(shù)企業(yè)制訂的各項(xiàng)制度已經(jīng)比較完備,但卻沒有得到很好的落實(shí)。如企業(yè)要求下班后要關(guān)閉電腦這項(xiàng)簡單的制度,在實(shí)際工作中卻不能得以很好的落實(shí)。這說明我們的員工沒有從思想上意識到規(guī)章制度的嚴(yán)肅性,聽之任之,我行我素。作為管理者,應(yīng)該多同員工進(jìn)行溝通,說明規(guī)章制度的目的和意義,教育和引導(dǎo)員工遵章守紀(jì),讓規(guī)章制度確實(shí)落實(shí)到行動中,而不停留在紙上。

(二)科學(xué)的制定管理文件和工作標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化管理的核心是標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化,這就要求我們在制定管理文件和工作標(biāo)準(zhǔn)時,要實(shí)事求是,要科學(xué)準(zhǔn)確,要重視調(diào)查研究,杜絕閉門造車。比如,要求通信光纜中斷的修復(fù)時間為12小時,這在一定程度上很難實(shí)現(xiàn)。因?yàn)橥ㄐ殴饫|熔接在很大程度上受制于光纜熔接機(jī)是否能夠及時到位。針對這種情況,在制定工作標(biāo)準(zhǔn)時應(yīng)該區(qū)分相關(guān)維修工具是否配備齊全以及周邊相關(guān)維修設(shè)備的飽有量來分別制定。同時,要實(shí)地測試一次維修需要多少時間,根據(jù)測量的結(jié)果分別制定標(biāo)準(zhǔn)。

(三)用企業(yè)文化引導(dǎo)員工養(yǎng)成良好的習(xí)慣。一個企業(yè)的運(yùn)作就像一個正在上坡的汽車,規(guī)章制度只是保證這輛汽車不后退的“止動力”,而要使汽車快速前進(jìn)就需要有強(qiáng)大的“牽引力”,而這種牽引力就是由企業(yè)文化引導(dǎo)員工養(yǎng)成的良好習(xí)慣。如某公司職代會明確提出“隨著公司規(guī)范化管理的持續(xù)改進(jìn),創(chuàng)新能力的明顯提升,員工隊(duì)伍素質(zhì)的不斷提高和實(shí)現(xiàn)發(fā)展遠(yuǎn)景的需要,迫切需要以”學(xué)習(xí)、創(chuàng)新、務(wù)實(shí)、廉潔、高效“為核心價(jià)值理念的企業(yè)文化推動公司管理思維和發(fā)展觀念的轉(zhuǎn)變”。這就是要求我們從制度約束向文化影響引導(dǎo)轉(zhuǎn)變,以先進(jìn)的企業(yè)文化來改變管理思維和行為,從物質(zhì)和精神兩個層面來改變戰(zhàn)略,這也就是要求我們重新審視原來制定的一些規(guī)章制度,將要求員工“不能怎么做”改為“應(yīng)該怎樣做”,進(jìn)一步提倡員工“怎樣做更好”的創(chuàng)新思維。要求員工逐步養(yǎng)成一個好的習(xí)慣,改掉一些不適應(yīng)公司企業(yè)文化要求的壞習(xí)慣,自覺主動地開展工作,強(qiáng)化文化的引導(dǎo)作用。

(四)充分運(yùn)用負(fù)激勵來控制員工行為。激勵制度已是現(xiàn)代企業(yè)制度的核心內(nèi)容之一,是確立企業(yè)核心競爭力的基石。正激勵能起到調(diào)動的作用,而負(fù)激勵則是能發(fā)揮控制的作用,但是在現(xiàn)代企業(yè)管理中企業(yè)家們常常是重視正激勵,而往往忽略了負(fù)激勵的作用。所謂負(fù)激勵就是對個體的違背組織目標(biāo)的非期望行為進(jìn)行懲罰,以使這種行為不再發(fā)生,使個體積極性朝正確的目標(biāo)方向轉(zhuǎn)移,具體表現(xiàn)為紀(jì)律處分、經(jīng)濟(jì)處罰等。企業(yè)一般都設(shè)有日常的行為準(zhǔn)則、管理制度等,超出了這個準(zhǔn)則、制度必然受到一定的制裁。負(fù)激勵作為一條“止步線”,也許作為一名企業(yè)員工很少注意到,實(shí)際上卻起到控制員工行為不可或缺的作用,在日常的潛移默化中,員工自覺或不自覺地已經(jīng)接受了這種負(fù)激勵制度的約束,無形之中給企業(yè)的管理行為帶來一種持續(xù)良性循環(huán)效應(yīng)。比如,在制度中規(guī)定“上班遲到一次扣薪100元”,所有的員工都知道不能遲到,否則會被處罰,正常情況下,員工自然而然地養(yǎng)成了按時上班的習(xí)慣,管理者其實(shí)只應(yīng)用了一條負(fù)激勵的約束機(jī)制,就管住了整個企業(yè)的勞動紀(jì)律。

總之,規(guī)范化管理的方法形式多樣,關(guān)鍵在于企業(yè)管理者的科學(xué)管理及方法的靈活運(yùn)用,再加上行之有效的實(shí)施與監(jiān)督,那么我相信,企業(yè)員工的素質(zhì)將會進(jìn)一步得到提升,管理水平也將會跨上一個新的更高的臺階。

參考文獻(xiàn)

[1]賀妍《論多變戰(zhàn)略環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)管理能力》《財(cái)會通訊》綜合版,2007年第6期