信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理實(shí)踐淺析

朱 勇

[摘 要]隨著信息產(chǎn)業(yè)同工業(yè)企業(yè)聯(lián)系的越來越緊密,同時(shí),各級(jí)主管部門大力推進(jìn)信息化建設(shè),信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的規(guī)模越來越大,復(fù)雜程度越來越高,項(xiàng)目管理從保質(zhì)、保量、按時(shí)完成合同約定逐漸轉(zhuǎn)向以客戶滿意為最終目的。本文根據(jù)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理相關(guān)管理理論,結(jié)合目前行業(yè)內(nèi)企業(yè)在項(xiàng)目管理活動(dòng)中的情況及自己的工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)項(xiàng)目管理相關(guān)知識(shí)領(lǐng)域在實(shí)際工作中的運(yùn)用進(jìn)行了分析和總結(jié)。

[關(guān)鍵詞]信息系統(tǒng)集成 項(xiàng)目管理 溝通管理 時(shí)間管理

項(xiàng)目管理是通過項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)督與控制和收尾過程組保證項(xiàng)目的完成。它涉及到了信息系統(tǒng)、人力資源管理、變更管理、戰(zhàn)略管理、經(jīng)濟(jì)價(jià)值管理、心理學(xué)、技術(shù)和質(zhì)量管理、社會(huì)學(xué)、多文化管理、系統(tǒng)思維、知識(shí)管理、組織學(xué)習(xí)、團(tuán)隊(duì)管理等方面知識(shí),形成九大知識(shí)領(lǐng)域,分別是成本管理、質(zhì)量管理、時(shí)間管理、范圍管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理和整體管理。如此廣泛的領(lǐng)域,只有通過自己的理解并到運(yùn)用到實(shí)踐中去,運(yùn)用至無形之中,才能取得項(xiàng)目管理的最優(yōu)效果。

項(xiàng)目經(jīng)理是整個(gè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者,其任務(wù)是保證整個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行,協(xié)調(diào)用戶、上級(jí)主管和項(xiàng)目組三方面的關(guān)系。作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在組建項(xiàng)目組的時(shí)候,應(yīng)牢記項(xiàng)目的目的、目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn);要做的工作與所要采用的方法;哪些人適合做這些工作。只有目的明確,技術(shù)手段適合,并且用人適當(dāng),才能保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。項(xiàng)目經(jīng)理最忌諱的就是完美主義傾向,尤其是做技術(shù)人員出身的項(xiàng)目管理者,習(xí)慣性地喜歡尋找標(biāo)準(zhǔn)答案,耽誤了工作進(jìn)度,也迷失了自己。

溝通管理是項(xiàng)目管理中的九大知識(shí)點(diǎn)之一,這里的溝通包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)間的關(guān)系、項(xiàng)目干系人間的關(guān)系、與客戶間的關(guān)系和與公司內(nèi)職能部門間的關(guān)系。我認(rèn)為可這樣解決這個(gè)問題:第一,作為項(xiàng)目經(jīng)理必須深知其中利害,在項(xiàng)目啟動(dòng)和計(jì)劃期間就對(duì)此問題要安排好,例如指定專人負(fù)責(zé)。此人必須是熟悉客戶情況者,并直接對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),還有在計(jì)劃中應(yīng)該明確規(guī)定好各個(gè)階段的任務(wù)和移交物品,并得到客戶的確認(rèn)。第二,在收尾階段與項(xiàng)目相關(guān)的各類文檔均要整理好,以備客戶查收,包括中期的、各分系統(tǒng)的調(diào)試結(jié)果和測(cè)試報(bào)告等等。第三,要和客戶搞好關(guān)系,這里不僅僅是請(qǐng)客吃飯的問題,還需要一些技巧。和客戶領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)特別要注意,少用技術(shù)性的語(yǔ)言,匯報(bào)要簡(jiǎn)明扼要。態(tài)度要積極、誠(chéng)懇,千萬(wàn)不要說一些領(lǐng)導(dǎo)不懂的細(xì)節(jié)。

項(xiàng)目活動(dòng)中的充分準(zhǔn)備工作就是指計(jì)劃階段的工作要盡量細(xì)化。PMBOK項(xiàng)目管理體系結(jié)構(gòu)中特別強(qiáng)調(diào)計(jì)劃,計(jì)劃應(yīng)該由項(xiàng)目成員根據(jù)任務(wù)的實(shí)際情況,結(jié)合合同條款擬定初稿,然后經(jīng)由項(xiàng)目經(jīng)理主持,會(huì)同各項(xiàng)目干系人共同會(huì)審,確定后下發(fā)。為保證計(jì)劃的執(zhí)行,要堅(jiān)持例會(huì)制度,各方定期審查進(jìn)度,及時(shí)解決存在的問題。計(jì)劃最重要的有兩個(gè)方面:文檔和設(shè)計(jì)。文檔資料一定要根據(jù)規(guī)范要求,準(zhǔn)備齊全;設(shè)計(jì)是項(xiàng)目建設(shè)的龍頭,它的質(zhì)量好壞直接關(guān)系到工程的成本、質(zhì)量、工期等方面。

在項(xiàng)目準(zhǔn)備過程中,盡可能讓客戶和監(jiān)理提前介入,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。如果有個(gè)別問題在規(guī)劃前實(shí)在解決不了,要爭(zhēng)取他們同意將其列入遺留問題,以求不致因此而延誤工期。項(xiàng)目準(zhǔn)備過程中初項(xiàng)目章程之外還要搞清這個(gè)項(xiàng)目里牽涉哪些方面的人,很多項(xiàng)目里除了業(yè)主單位的結(jié)構(gòu)很復(fù)雜以外,還有一些其他單位也會(huì)牽涉進(jìn)來,最后是成立項(xiàng)目組,分派工作。這樣,就不會(huì)出現(xiàn)盲目性,避免頭痛醫(yī)頭,腳痛醫(yī)腳的情況出現(xiàn)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)是識(shí)別并分析潛在風(fēng)險(xiǎn)的過程,可以通過列舉通常的軟件項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素以使風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別更加明析。制作風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表是識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的好辦法,在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表中我們統(tǒng)計(jì)特定風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目可能造成的潛在后果。風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃不是一個(gè)靜止的文件,它應(yīng)該隨著項(xiàng)目狀況的變化而變化。所以在任何項(xiàng)目中,風(fēng)險(xiǎn)管理都必須被作為一個(gè)日常的正式活動(dòng)列入項(xiàng)目工作計(jì)劃,成為項(xiàng)目管理人員的一個(gè)重要工作。作為項(xiàng)目管理人員,要有很強(qiáng)的預(yù)見性,越是盡可能早地發(fā)現(xiàn)問題,解決問題付出的代價(jià)越是小。

時(shí)間資源的管理重要內(nèi)容之一。盡管在項(xiàng)目初期和項(xiàng)目收尾時(shí)浪費(fèi)一樣的時(shí)間,但它們帶來的影響是完全不同的,而沒有認(rèn)識(shí)到這個(gè)差別有時(shí)會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。于是在項(xiàng)目初期產(chǎn)生拖拉、分析設(shè)計(jì)不深入等問題也不足為奇。同樣,在項(xiàng)目中期雖然會(huì)感覺到一定的壓力,但仍會(huì)感覺有一定的“緩沖時(shí)間”在。然而當(dāng)進(jìn)行到項(xiàng)目收尾階段,大家才會(huì)發(fā)現(xiàn)時(shí)間不夠用,前面沒解決的問題全都拖到這個(gè)階段,各種各樣的毛病、問題和用戶反饋像火山一樣爆發(fā)。最終也許可以準(zhǔn)時(shí)提交,但再拖延個(gè)三四周甚至幾個(gè)月也并不是什么罕見的事。

究其原因,這是因?yàn)樵陧?xiàng)目的啟動(dòng)階段,我們擁有全部可調(diào)動(dòng)的資源,同時(shí)我們的時(shí)間還沒有開始浪費(fèi)在不相關(guān)的地方,所以在這個(gè)時(shí)候我們最容易也最有可能減少我們的浪費(fèi)。在前期的這些投入將使你在項(xiàng)目后期得到巨大的收益,因?yàn)槟銦o法收回已浪費(fèi)的時(shí)間和資源,但可以通過努力工作而減少尚未產(chǎn)生的浪費(fèi)。而在項(xiàng)目后期,絕大部分的時(shí)間和資源都已經(jīng)被使用,而同時(shí)你可以調(diào)動(dòng)用來進(jìn)行“補(bǔ)償”的資源也大大減少,之前由于懶惰、懈怠、草率造成的問題也都開始顯現(xiàn),往往不得不面對(duì)無法兌現(xiàn)當(dāng)初的承諾的悲慘結(jié)局。

變更計(jì)劃在軟件項(xiàng)目中經(jīng)常遇到?？刂坪密浖?xiàng)目的變更,首先需要做好項(xiàng)目的開始目標(biāo)基線的確定?；€明確,才能衡量出哪些是需要變更的,否則變更的東西和開始要求的東西混在一起,變更計(jì)劃就無從制定,變更的界限也無從劃清。

我自己做過一個(gè)數(shù)字航道的項(xiàng)目,開始為了占領(lǐng)市場(chǎng)和盡快拿下合同,在用戶需求還沒有詳細(xì)提供的條件下,就與用戶簽定了合同,后來不僅費(fèi)用受到限制,就連時(shí)間也不夠。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,用戶方會(huì)不斷地對(duì)軟件的功能提出新的要求。因?yàn)闆]有一個(gè)基線,我們認(rèn)為是變更需求和新增功能,而用戶方認(rèn)為是合同范圍,不能因此增加費(fèi)用和時(shí)間。象這個(gè)項(xiàng)目,在簽定合同的時(shí)候好象是我們爭(zhēng)取了主動(dòng),其實(shí)不然,需求不明確,使我們?cè)诤髞淼捻?xiàng)目進(jìn)程中一直處于被動(dòng)。

所以項(xiàng)目從一開始就要做好范圍計(jì)劃,搞好范圍確認(rèn)。只有這樣才能合理安排時(shí)間、費(fèi)用、人力和其他資源,控制好項(xiàng)目的變更,這些是保證項(xiàng)目能夠順利完成的基本條件。

重視積累知識(shí),也就是自學(xué)習(xí)。應(yīng)該說這項(xiàng)工作不光是項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任,需要在公司形成一種文化,從上到下都有這種意識(shí),從而使公司的能力和實(shí)力逐步壯大,這樣也不會(huì)因?yàn)橐粌蓚€(gè)人的離職使公司遭受重大損失。

綜上所述,項(xiàng)目管理對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的成功起著重要的作用。雖然本文僅提及了信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理實(shí)施過程中的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)和看法,且由于篇幅所限,不能對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理的所有領(lǐng)域進(jìn)行闡述,但我們相信,只要將項(xiàng)目管理知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中去,一定可以少走彎路,能提高項(xiàng)目的管理水平,提高項(xiàng)目的質(zhì)量,降低項(xiàng)目的成本,確保時(shí)間進(jìn)程要求,最終獲得用戶的認(rèn)可。

參考文獻(xiàn)

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