淺談企業(yè)會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

高志軍

[摘 要]會計電算化的實施,使企業(yè)會計管理環(huán)境發(fā)生了很大變化,同時,給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了很多新問題。因此,建立適合會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。本文通過分析會計電算化的特征,針對電算化環(huán)境下內(nèi)部控制面臨的問題,提出幾點控制措施。

[關鍵詞]會計電算化 內(nèi)部控制 制度 監(jiān)督

隨著我國市場經(jīng)濟的深化發(fā)展和現(xiàn)代IT技術(shù)特別是以Internet為代表的網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展和運用,會計電算化以其簡捷、實用、運算速度快、數(shù)據(jù)分析準確等優(yōu)點逐漸取代了傳統(tǒng)手工會計,成為現(xiàn)代企業(yè)會計的首選。它的出現(xiàn)和應用,為企業(yè)節(jié)約了大量的人力、物力、財力、時間。但會計電算化也必須置于企業(yè)內(nèi)部管理控制之中,才能充分發(fā)揮其優(yōu)點和長處,更好的服務于企業(yè)。

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項基本職能。建立并完善企業(yè)內(nèi)部控制制度對提高企業(yè)管理水平、防止企業(yè)資產(chǎn)流失、保護投資者投入資產(chǎn)的完整性、保證資本市場有效運行等方面都具有重要的意義。會計電算化的出現(xiàn)、發(fā)展又給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。本文將主要討論如何將會計電算化與企業(yè)內(nèi)部控制相結(jié)合,以保證企業(yè)實行會計電算化后,能夠安全、有效地運行。

一、會計電算化的特征

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會計實務中的簡稱,它是一個用電子計算機代替人工,實現(xiàn)記賬、算賬 報賬、查賬并替代部分需由人腦完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、判斷乃至提供決策的過程。從某種意義上說,電算化會計是為了滿足企業(yè)制度的需要,對傳統(tǒng)會計進行改造和整合后產(chǎn)生的能適應信息化要求的新型應用型學科。與原有手工記賬相比,具有運算速度快、存儲容量大、數(shù)據(jù)高度共享、檢索查詢速度快捷 制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準確等特點。它的使用,可以節(jié)約大量的人力、物力和時間。

二、會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制面臨的問題

電算化條件下,會計不相容職能分離,職責分工原則的重要性下降,會計人員可能即從事數(shù)據(jù)的輸入、處理,又負責數(shù)據(jù)的輸出、報送,這就有可能使他們在未經(jīng)批準的情況下,直接對使用中的數(shù)據(jù)庫進行修改和操作處理,加大了出現(xiàn)錯誤的與弊端的風險。輸入依據(jù)和輸出結(jié)果不嚴密,數(shù)據(jù)的輸入可能缺乏充分可靠的依據(jù),未經(jīng)確認沒有附件的數(shù)據(jù)可能被輸入系統(tǒng)內(nèi);在輸出方面,有些業(yè)務或處理結(jié)果可能不被打印出來。數(shù)據(jù)庫安全性不穩(wěn)定,具備一定數(shù)據(jù)庫知識的人可能繞開諸如口令密碼等會計軟件的控制措施,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),直接讀寫數(shù)據(jù)文件,甚至對文件中的數(shù)據(jù)進行增刪修改等操作,這樣會計數(shù)據(jù)的真實性和可靠性就無法得到保證。

三、會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的有效措施

1.深化企業(yè)會計電算化系統(tǒng)運行日?？刂?/p>

(1)數(shù)據(jù)輸入控制。企業(yè)應建立一套完善的內(nèi)部控制制度,對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格控制,以保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)輸入控制要求輸入的數(shù)據(jù)應經(jīng)過必要的授權(quán),并經(jīng)有關內(nèi)部控制部門或人員審核。同時企業(yè)要采取各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行校驗,對操作人員必須分級授權(quán)并強制定期修改密碼。輸入控制的關鍵是加強憑證填制、審核、傳遞、保管4個環(huán)節(jié)的全面控制。凡輸入的憑證均應經(jīng)過復核和校驗,發(fā)現(xiàn)不符,系統(tǒng)自動警告操作員進行檢查和修改;憑證傳遞應嚴格執(zhí)行簽收制度,以防止憑證失散或篡改,從而保證輸入的正確性,從源頭上減少系統(tǒng)的安全風險陛。

(2)數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對會計電算化系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字核對,字段、記錄長度檢查,代碼和數(shù)值的有效范圍檢查,記錄總數(shù)檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件標識、檢查文件等是否被非法篡改。

(3)數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠性而采取的各種控制措施。企業(yè)會計電算化系統(tǒng)輸出控制的重點在于輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制,定期或不定期核對輸入信息與輸出信息的一致性。在系統(tǒng)輸出的會計資料中,有些資料屬機密文件,未經(jīng)批準授權(quán)任何人不得接觸,對這樣的文件要建立嚴格的文件保管和登記制度,以防止惡意竊取和損壞重要機密會計數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定,要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管制度。數(shù)據(jù)的輸出要有明確的操作人員身份標識,以及輸出時間、數(shù)量等標識,以加強管理。

2.加強人員職能的劃分,完善授權(quán)審批制度

由于電算化下,控制方式和控制范圍發(fā)生變化,企業(yè)必須改變傳統(tǒng)的職能分工與崗位設置,確保電算化下不相容職務的分離,明確職責分工,加強組織控制。為防止錯誤與舞弊,企業(yè)還應實行定期的職務輪換制度,并同時建立一整套符合職責劃分原則的內(nèi)部控制制度。職務的分離可通過對不同層次操作者的權(quán)限進行設定來實現(xiàn),單位應該要有明確和嚴格的授權(quán)審批制度。一旦相應的權(quán)限范圍內(nèi)出現(xiàn)錯誤或則舞弊,則應追究相關人員的責任。

3.維護系統(tǒng)與網(wǎng)絡的安全,保證控制環(huán)境的穩(wěn)定

控制環(huán)境的穩(wěn)定與否直接關系著企業(yè)內(nèi)部控制的效果。企業(yè)應該制定各種可行的制度,保護本企業(yè)電算化系統(tǒng)的安全,以減少由于差錯或者人為故意所導致的系統(tǒng)被修改、破壞。如企業(yè)可以設置各種進入障礙,對儲存各種財務數(shù)據(jù)的終端計算機(服務器)加以保護,也可以設置監(jiān)控系統(tǒng),監(jiān)控操作員對系統(tǒng)的調(diào)用等。另外,企業(yè)應該配備精通網(wǎng)絡技術(shù)的系統(tǒng)維護人員,并利用一些安全技術(shù)如訪問控制技術(shù)、認證技術(shù)等。防范網(wǎng)絡黑客和計算機病毒的惡意破壞,保證網(wǎng)絡環(huán)境的安全。

4.健全內(nèi)部審計,加強內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查

內(nèi)部審計工作的職責不僅包括審核電子會計賬目的真實性、合法性和安全性,還應檢查和評價組織及管理制度是否健全,是否出現(xiàn)新的情況,需要對相關制度進行完善,檢查有關規(guī)章制度是否得到有效地執(zhí)行以及執(zhí)行的效果等。在會計電算化下,內(nèi)部審計應加強對系統(tǒng)運行的安全性和可靠性進行檢測,這其中包括應用程序內(nèi)置控制功能是否安全可靠,系統(tǒng)內(nèi)部防范風險的控制措施是否完善,處理經(jīng)濟業(yè)務的程序和方法是否準確等。同時,執(zhí)行內(nèi)部審計時應該配備精通軟件的審計人員,以對軟件本身的有效性進行監(jiān)督。

5.引入風險控制,防范潛在風險

為了幫助企業(yè)更好的了解和跟蹤會計風險,有條件的企業(yè)可以為自身建立一個能夠與企業(yè)的每項會計業(yè)務過程相關聯(lián)的風險庫,一旦識別出潛在風險,系統(tǒng)將及時自動報警,以使企業(yè)降低發(fā)生錯誤和舞弊的風險。風險庫的設計思路可根據(jù)手工會計處理的一些原則和思想,譬如會計處理是否具有一貫性和完整性,數(shù)據(jù)的來源和去處是否能對應等。

四、結(jié)束語

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用,內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。深入研究將會有力促進會計電算化進一步完善和發(fā)展,也使得會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善,真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

參考文獻

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