高校圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化建設(shè)探析

趙德春

摘要：高校圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化是信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，圖書(shū)、檔案、情報(bào)三者存在內(nèi)在聯(lián)系，因此，分析高校圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理的意義、必要性和保障，從而為高校圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理提供科學(xué)理論依據(jù)。以便于學(xué)校師生查閱和使用，使信息資源發(fā)揮出整體效應(yīng)。

關(guān)鍵詞：高校；圖書(shū)；情報(bào)；檔案；一體化管理

中圖分類號(hào)：G25/27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：Ａ文章編號(hào)：1673-291X(2009)08-０249－02

在當(dāng)今高校，檔案、圖書(shū)、情報(bào)是高校的三大信息支柱。高校圖書(shū)館作為學(xué)校信息化和社會(huì)信息化的重要基地，其中檔案工作是圖書(shū)館工作的重要組成部分。但近幾年來(lái)，隨著高校圖書(shū)館的進(jìn)一步情報(bào)化，圖書(shū)情報(bào)工作基本上已實(shí)現(xiàn)了一體化管理。學(xué)校的歷史以及圖書(shū)館的歷史是由檔案來(lái)記錄的，圖書(shū)館與檔案管理工作是相輔相成的，檔案是學(xué)校在長(zhǎng)期教學(xué)等活動(dòng)中積淀下來(lái)的極有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)，是廣大師生在學(xué)校實(shí)踐活動(dòng)中直接凝聚成的共同智慧結(jié)晶，但是在多數(shù)高校中，由于種種原因的制約，檔案至今仍然游離在學(xué)校情報(bào)中心之外。為了加強(qiáng)高校信息中心的跨越式管理建設(shè)，應(yīng)該探索出一條構(gòu)建圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，將各類信息資源集中存貯、管理和利用，便于學(xué)校師生查閱和使用，使信息資源發(fā)揮出整體效應(yīng)。

一、圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的科學(xué)意義

圖書(shū)情報(bào)檔案一體化的含義：圖書(shū)情報(bào)檔案一體化是通過(guò)將圖書(shū)、情報(bào)、檔案各自獨(dú)立的部門(mén)整合為統(tǒng)一管理、相互關(guān)聯(lián)的一個(gè)整體過(guò)程。圖書(shū)情報(bào)檔案一體化，是一種競(jìng)爭(zhēng)性的互補(bǔ)關(guān)系，也就是各種要素通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)沖突和相互協(xié)調(diào)，循序漸進(jìn)地尋找、探索或選擇出最佳的功能點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行互補(bǔ)匹配，打破圖書(shū)、情報(bào)、檔案之間的層層壁壘關(guān)系，加強(qiáng)三者之間的協(xié)調(diào)與合作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享、分步式收藏、遠(yuǎn)程存取等多種方式，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備、信息標(biāo)準(zhǔn)等各種要素之間的協(xié)調(diào)與互補(bǔ)，使之達(dá)到最優(yōu)化地匹配與磨合，進(jìn)行信息資源整合，滿足讀者對(duì)信息資源的需求方式。

1.圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的系統(tǒng)論機(jī)理。系統(tǒng)論里一條著名的法則，就是整體（大系統(tǒng)）的屬性和功能大于孤立部分（小系統(tǒng)）的總和。圖書(shū)、情報(bào)、檔案系統(tǒng)的屬性和功能之和，并不等于圖書(shū)、情報(bào)、檔案這三者所組成的信息系統(tǒng)的屬性和功能。信息系統(tǒng)的屬性和功能必然大于圖書(shū)、情報(bào)、檔案三個(gè)子系統(tǒng)的屬性和功能之和。因?yàn)閳D書(shū)、情報(bào)、檔案融為一體后，減少了重復(fù)檢索的環(huán)節(jié)，縮短了信息生產(chǎn)周期。尤其是建立了統(tǒng)一的現(xiàn)代化的圖書(shū)、情報(bào)、檔案網(wǎng)絡(luò)之后，信息數(shù)據(jù)庫(kù)可相互檢索利用，便于圖書(shū)、情報(bào)、檔案部門(mén)之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)更大范圍的資源共享。

2.圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的意義。圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理可以有以下益處：（1）有利于實(shí)現(xiàn)資源功享，在高校，圖書(shū)情報(bào)檔案各部門(mén)普遍存在各成一體，獨(dú)立管理的現(xiàn)象，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，已經(jīng)影響了信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和宣傳，制約經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益產(chǎn)生的一個(gè)亟待解決的實(shí)際問(wèn)題，盡管已經(jīng)有了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，圖書(shū)情報(bào)檔案之間橫向聯(lián)系很少，根本實(shí)現(xiàn)不了信息資源共享，因此，建立圖書(shū)情報(bào)檔案一體化，搭建一個(gè)信息中心服務(wù)平臺(tái)，圖書(shū)館、情報(bào)研究所和檔案館三者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就可以跨越各自部門(mén)和實(shí)體的局限，相互利用，做到資源合理共享。（2）有利于加速圖書(shū)情報(bào)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的進(jìn)程，對(duì)圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理，可以采用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，使圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息的輸入、組織、檢索、統(tǒng)計(jì)、通訊等工作自動(dòng)化；可以采用光學(xué)技術(shù)使圖書(shū)、情報(bào)、檔案資料實(shí)體的貯存、傳遞縮微化；可以采用聲像技術(shù)使圖書(shū)、情報(bào)、檔案資料的利用視聽(tīng)化，利用網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)使圖書(shū)情報(bào)檔案管理服務(wù)自動(dòng)化，還可以避免重復(fù)處理、重復(fù)數(shù)字化、重復(fù)開(kāi)發(fā)軟件等造成的人、財(cái)、物各項(xiàng)浪費(fèi)。（3）有利于提高信息利用率，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和人們對(duì)信息化認(rèn)識(shí)程度的普遍提高，高校師生對(duì)信息的需求愿望比任何時(shí)期更為迫切，他們需要及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確的信息，而且要多層次、全方位、系統(tǒng)地獲取所需信息。實(shí)行圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理，可以使圖書(shū)情報(bào)檔案資料互為補(bǔ)充、密切結(jié)合，及時(shí)轉(zhuǎn)化為有用的信息，極大方便了師生查閱原始的檔案資料、比較系統(tǒng)地理論數(shù)據(jù)、參考資料，以及最新的科技發(fā)展信息。廣大師生通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更便捷地、多角度地獲取圖書(shū)情報(bào)檔案一體化信息中心的信息資料的網(wǎng)上查詢，這樣提高了信息資源的利用率。

二、圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的必要性

在信息時(shí)代，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，全球性、高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸形成，以信息知識(shí)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)成為社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)力量，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增加，讀者渴望從信息部門(mén)得到全方位的信息服務(wù)。因此，高校要打破圖書(shū)、情報(bào)、檔案各自為政的管理體系，建立一個(gè)完整的、統(tǒng)一的信息服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)行一體化的信息管理迫在眉睫。

1.圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的需要。現(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用為圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理打造了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和生存環(huán)境。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、遠(yuǎn)程通訊技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，以電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息處理和傳輸技術(shù)日新月異，飛速發(fā)展。高校不可能獨(dú)居信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之外生存與發(fā)展，為此，高校要搭建圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促進(jìn)信息服務(wù)的交叉與融合，并完成同國(guó)內(nèi)信息基礎(chǔ)設(shè)施與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的對(duì)接，使高校既可以充分利用校園內(nèi)、國(guó)內(nèi)乃至國(guó)際間信息資源，又能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將自身的發(fā)展成果達(dá)到資源共享，實(shí)現(xiàn)一體化管理的真實(shí)意圖。

2.圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理是信息發(fā)展的需要。信息的快速發(fā)展促使高校圖書(shū)情報(bào)檔案管理向一元化方向努力逐漸得已實(shí)現(xiàn)。在我國(guó)，通過(guò)信息化來(lái)加快現(xiàn)代化是國(guó)家的既定方針。在全球網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境中，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)是人們快速獲取信息資源的最佳渠道，信息管理一元化的概念越來(lái)越明顯地顯現(xiàn)在人們的面前，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)本身就是一個(gè)信息資源的巨大樞紐，構(gòu)成了人類有史以來(lái)最大的信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為全球范圍內(nèi)的信息服務(wù)提供了有效的手段和途徑。圖書(shū)情報(bào)和檔案都是整個(gè)信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)當(dāng)改變孤立、封閉的體系，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，開(kāi)展協(xié)調(diào)合作，首先保證校園內(nèi)的圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理，然后組織全國(guó)和地區(qū)的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，并與互聯(lián)網(wǎng)連接，既便于實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)交流與信息共享及優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，也利于節(jié)約網(wǎng)絡(luò)投資，統(tǒng)一信息管理。

3.圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理是高等教育課程改革的需要。在高等學(xué)校教學(xué)課程設(shè)置中，情報(bào)學(xué)、圖書(shū)館學(xué)和檔案學(xué)是源于一體的，具有相同的學(xué)術(shù)發(fā)展淵源，學(xué)科的內(nèi)在體系結(jié)構(gòu)存在著極大的相似性，它們的任務(wù)都是以研究社會(huì)文獻(xiàn)信息的收集、整理、貯存、開(kāi)發(fā)與利用為目的的。在傳統(tǒng)課程設(shè)計(jì)中，它們既經(jīng)歷了一體化，又相對(duì)各自獨(dú)立過(guò)，但隨著高等教育改革發(fā)展的需要，原本各自為政的課程體系越來(lái)越顯得與當(dāng)今信息社會(huì)發(fā)展的不和諧，分化獨(dú)立的縱向發(fā)展缺乏橫向聯(lián)系，封閉守舊的局限性越來(lái)越大。因此，當(dāng)前各高校在信息管理學(xué)科教學(xué)中都朝著一體化的方向努力，就是把情報(bào)學(xué)、圖書(shū)館學(xué)和檔案學(xué)置于信息管理的一體化模式下進(jìn)行的，使培養(yǎng)的人才能夠適應(yīng)圖書(shū)情報(bào)和檔案事業(yè)不斷發(fā)展的需要，更能使他們具備廣泛的社會(huì)適應(yīng)能力。

三、圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的保障

高等學(xué)校應(yīng)根據(jù)管理體制、設(shè)備條件、標(biāo)準(zhǔn)化要求以及工作人員素質(zhì)等諸多方面確保圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理，為圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理提供條件，以便大力推進(jìn)信息一體化管理進(jìn)程。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理順利進(jìn)行的保證。圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理工作開(kāi)展如何，和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視有直接關(guān)系，如果領(lǐng)導(dǎo)在人力、物力、才力、資金和時(shí)間方面給予大量的投入和支持，工作起來(lái)得心應(yīng)手，而還停留在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的地步，只看到其服務(wù)功能，忽視行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的只能，那困難可想而知了，所以說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)重視是圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理順利進(jìn)行的保證。

2.計(jì)算機(jī)、縮微和通訊設(shè)備的推廣是圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理的技術(shù)保證。在高校圖書(shū)情報(bào)檔案各個(gè)部門(mén)都配備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)及通訊等設(shè)備，幾乎都與互聯(lián)網(wǎng)相連接，但網(wǎng)絡(luò)觀念和信息數(shù)據(jù)的傳送和交換意識(shí)相對(duì)薄弱。在今后加大軟硬件配置的同時(shí)，更應(yīng)該積極推廣計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)和通訊設(shè)備在互聯(lián)網(wǎng)上的應(yīng)用，建立一個(gè)以軟硬件配置為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)和通訊設(shè)備技術(shù)在信息網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用為核心的圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理系統(tǒng)，為共享信息資源創(chuàng)造一定的物質(zhì)條件，確保圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理技術(shù)暢通。

3.加強(qiáng)員工素質(zhì)培養(yǎng)，為圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理提供人力保證。在高校圖書(shū)情報(bào)檔案部門(mén)，要培養(yǎng)一支思想解放、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、掌握先進(jìn)信息技術(shù)的專業(yè)化隊(duì)伍，為廣大師生提供全面、準(zhǔn)確、鮮活的信息資源。如果沒(méi)有一只精良的適應(yīng)高校發(fā)展的圖書(shū)情報(bào)檔案信息管理的專業(yè)化人才，就無(wú)法將傳統(tǒng)的信息管理理論揚(yáng)棄、傳承和發(fā)揚(yáng)下去，更難構(gòu)建以新的服務(wù)理念、服務(wù)框架和服務(wù)模式為基礎(chǔ)的新型信息管理服務(wù)體系。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的廣泛應(yīng)用，圖書(shū)情報(bào)檔案管理部門(mén)也要適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，逐漸從傳統(tǒng)的手工管理操作向現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理方向發(fā)展，如聯(lián)機(jī)檢索、數(shù)據(jù)處理、信息咨詢服務(wù)等。計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書(shū)館、檔案館服務(wù)上的應(yīng)用，是信息資源管理上的一次大飛躍，因此，從事信息工作的專業(yè)人員對(duì)自身的知識(shí)和專業(yè)技能要不斷的更新、提升和增強(qiáng)，要求工作人員有較高的外語(yǔ)水平，精通圖書(shū)、情報(bào)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練的檢索技術(shù)，精湛的計(jì)算機(jī)使用技能。工作人員應(yīng)該加強(qiáng)和完善自身素質(zhì)，使自己能夠勝任信息一體化管理發(fā)展的新需求。

總之，高校圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化在高校信息管理中逐步得到完善和發(fā)展，然而，它的實(shí)現(xiàn)將是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，實(shí)現(xiàn)的模式和步驟也不是單一的，因此，要有步驟、按計(jì)劃推進(jìn)一體化發(fā)展進(jìn)程，要重視一體化理論學(xué)習(xí)與研究，為規(guī)范一體化的實(shí)踐提供堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

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