淺析如何做好高校系級教學(xué)秘書工作

韓蘇蘇 連 萌

摘要教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)基層教學(xué)管理事務(wù),是高校教務(wù)管理的一支重要力量。新形勢下教學(xué)秘書必需具備優(yōu)良的思想、業(yè)務(wù)素質(zhì),通過加強(qiáng)理論學(xué)習(xí),提高政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)。

關(guān)鍵詞高校教學(xué)秘書教學(xué)管理

中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

教學(xué)秘書工作是高校管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),是系行政辦公室工作的重要組成部分。系教學(xué)秘書是連接學(xué)院教務(wù)工作與系教學(xué)工作的橋梁和紐帶,教務(wù)處對學(xué)院的教學(xué)組織和實(shí)施,大部分是通過教學(xué)秘書下達(dá)、執(zhí)行和反饋的。隨著新時(shí)期高校改革的不斷深入,教學(xué)秘書正在走向年輕化、信息化、現(xiàn)代化,也逐步實(shí)現(xiàn)從單純的處理日常事務(wù)向參與教學(xué)和教學(xué)管理的轉(zhuǎn)變,這是新時(shí)期高等教育事業(yè)發(fā)展的趨勢,同時(shí),也對新時(shí)期高校教學(xué)秘書如何做好教學(xué)管理工作提出新的要求與挑戰(zhàn)。

1 高校教學(xué)秘書的多重角色

(1)多維管理員。教學(xué)秘書在教學(xué)活動(dòng)管理中是基層管理者,教學(xué)秘書受系辦公室和教研室雙重領(lǐng)導(dǎo),參與和協(xié)調(diào)教學(xué)計(jì)劃的組織與實(shí)施。

(2)師生服務(wù)員。教學(xué)秘書是服務(wù)員,為教師的授課和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供支持與幫助。

(3)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)員。教學(xué)秘書是聯(lián)絡(luò)員,是學(xué)校教務(wù)管理部門與具體教學(xué)單位之間的紐帶,是師生溝通的橋梁,起著上令下達(dá)、下情上奏、協(xié)調(diào)各部門以及師生之間關(guān)系的作用,是信息傳遞、反饋的重要渠道。

(4)策劃參謀員。教學(xué)秘書是參謀員,作為系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)部署、安排教學(xué)活動(dòng)時(shí),要積極主動(dòng),同時(shí)對事物的發(fā)展要有預(yù)見性。

2 高校教學(xué)秘書的能力結(jié)構(gòu)

從教學(xué)秘書的多重角色出發(fā),教學(xué)秘書的能力是影響順利完成教學(xué)秘書工作的必備心理?xiàng)l件綜合。具體包括以下幾種:

2.1處理信息資料的能力

教學(xué)秘書的工作是具體的,每天要面對大量的文件、電話、會(huì)議、資料,這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度,保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。這些信息材料的時(shí)效性、指導(dǎo)性和收藏價(jià)值各不相同,它涉及到目前乃至今后教學(xué)的評估,教師的考核以及新專業(yè)的設(shè)置等教學(xué)工作,教學(xué)秘書必須具有迅速、準(zhǔn)確地處理這些材料的能力,也就是對材料分門別類,收藏存檔,并向系領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào),向有關(guān)教師及時(shí)通知。同時(shí),教學(xué)秘書還要客觀、全面、及時(shí)地采集基層的反饋信息,及時(shí)整理、報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以進(jìn)一步執(zhí)行決策或調(diào)整補(bǔ)充,完善決策,使之更加符合教學(xué)實(shí)際的需求。因此,處理信息不僅是教學(xué)秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

2.2具有良好溝通的能力

秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務(wù),確保教學(xué)的工作有條不紊地展開。這種工作避免不了時(shí)刻與人打交道,既有聯(lián)系學(xué)院各部門機(jī)關(guān)和廣大教職工,又有來自基層的匯報(bào)和請示的問題。這需要教學(xué)秘書是有較強(qiáng)的溝通能力。在進(jìn)行口頭語言溝通時(shí),秘書常常即席而發(fā),沒有時(shí)間在表達(dá)思想時(shí)字斟句酌,這需要教學(xué)秘書在熟悉工作業(yè)務(wù)的同時(shí),應(yīng)加強(qiáng)邏輯學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、修辭學(xué)、教育學(xué)、專業(yè)知識等知識的學(xué)習(xí),提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力,提高溝通效果。

2.3協(xié)調(diào)合作的能力

教學(xué)秘書的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務(wù)。教學(xué)秘書作為系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)部署、安排教學(xué)活動(dòng)時(shí),要積極主動(dòng),同時(shí)對事物的發(fā)展要有預(yù)見性。要充分考慮各個(gè)教師特點(diǎn)和需要的前提下對各項(xiàng)事情的輕重緩急,所需時(shí)間極易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。綜合這些方面的情況,有理有據(jù)地安排系里有關(guān)的教學(xué)活動(dòng)。教學(xué)秘書在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作時(shí),應(yīng)有發(fā)展的觀點(diǎn),對要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)安排、檢查、調(diào)研工作的各環(huán)節(jié)事先應(yīng)認(rèn)真思考一番,對可能出現(xiàn)的情況應(yīng)有準(zhǔn)備,以防意外。教學(xué)秘書應(yīng)有這種能力,幫助系里領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理各種事務(wù),以推動(dòng)系里工作順利進(jìn)行。教學(xué)秘書還應(yīng)有合作的觀念和能力。教學(xué)秘書在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)和督促其他人員完成任務(wù)的同時(shí),要有明確的角色定位,不能把自己等價(jià)于領(lǐng)導(dǎo),言行舉止要和藹,不應(yīng)高人一等,實(shí)際工作要任勞任怨,只有這樣,才能與辦公室其他人員處理好協(xié)同合作的問題。此外,教學(xué)秘書還要與上級業(yè)務(wù)部門,如教務(wù)處、科研處等部門進(jìn)行聯(lián)系合作。

總之,協(xié)同合作才能完成各項(xiàng)任務(wù),教學(xué)秘書要有這種合作的精神,更要有這種能力。教學(xué)工作雖然大家各有分工,但它是在合作、互助的基礎(chǔ)上的分工,許多事情要互相理解、體諒。

2.4文字寫作的能力

寫作能力是教學(xué)秘書完成工作的基本功,無論是學(xué)校內(nèi)部溝通信息或者是對外進(jìn)行交流,都離不開信函和文稿的撰寫。及時(shí)、準(zhǔn)確、簡潔地使用書面語言寫作,完整地表達(dá)思想,都將直接影響到教學(xué)秘書工作的質(zhì)量。文字寫作能力對于教學(xué)秘書來說是必不可少的,是一個(gè)合格教學(xué)秘書的基本要求。

要提高寫作能力,必須不斷增加寫作的修養(yǎng)、強(qiáng)化寫作訓(xùn)練,日常工作中各種教學(xué)文稿寫好后,要反復(fù)讀幾遍,刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是,教學(xué)秘書的寫作應(yīng)從公文寫作的特點(diǎn)出發(fā),掌握好教學(xué)公文的格式和術(shù)語,寫出的報(bào)告要結(jié)構(gòu)層次分明語言準(zhǔn)確、鮮明生動(dòng),這是對教學(xué)公文寫作的基本要求?？傊?多讀多寫是提高寫作的基本和唯一手段,教學(xué)秘書應(yīng)注意平時(shí)的積累和提高。

2.5計(jì)算機(jī)管理操作的能力

計(jì)算機(jī)的使用已廣泛地進(jìn)入高校機(jī)關(guān)的各個(gè)部門,熟練掌握和使用計(jì)算機(jī)是教學(xué)秘書的基本技能。計(jì)算機(jī)顯著特點(diǎn)是功能多、效率高、速度快。教學(xué)秘書的許多日常事務(wù)工作,如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)計(jì)劃修訂等工作都利用計(jì)算機(jī)完成。

計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會(huì)中的影響越來越廣泛,隨著加入世貿(mào),高校與國外的交流和聯(lián)系也日益頻繁,外語的聽說能力也日益顯得重要,計(jì)算機(jī)和外語作現(xiàn)代社會(huì)的重要溝通工具,與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學(xué)秘書要不斷加強(qiáng)使用這些工具的水平,以適應(yīng)未來工作的各種要求,教學(xué)秘書要有這種預(yù)見和緊迫感。

2.6創(chuàng)新和開創(chuàng)能力

創(chuàng)新是時(shí)代的要求,是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)對社會(huì)各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展,可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競爭的社會(huì)中,只有不斷創(chuàng)新,高校以及所屬院系才能在競爭的環(huán)境是生存和發(fā)展。

作為系領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的教學(xué)秘書,應(yīng)該具有創(chuàng)新和開拓的能力,經(jīng)常關(guān)注并收集各兄弟院校,甚至國外高校相關(guān)專業(yè)、系專業(yè)設(shè)置的改革信息,社會(huì)對人才需求規(guī)格的信息,以及教學(xué)、管理的新措施等。除了對有關(guān)信息材料分類整理,向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外,還應(yīng)綜合分析,形成自己的思想和見解,為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)、管理的新建議。從而有效地獲取最新的發(fā)展信息,給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。

總之,教學(xué)秘書在維持科室教學(xué)及日常管理工作中扮演著重要的角色。高等教育的發(fā)展,教學(xué)秘書的工作是高校教學(xué)管理工作中不可缺少的組成部分,要求高校各教學(xué)單位及教學(xué)管理人員之間協(xié)調(diào)配合,做好這項(xiàng)工作對于高校系、處所領(lǐng)導(dǎo)順利開展工作有積極的促進(jìn)作用。在這個(gè)過程中,教學(xué)秘書的橋梁和中介作用非常重要,高校教學(xué)秘書應(yīng)不斷學(xué)習(xí),更新自己的管理科學(xué)和專業(yè)知識以及應(yīng)用技能,更好地為教學(xué)服務(wù),為推進(jìn)我國高等學(xué)校改革發(fā)揮重大的作用。