再論圖書館編目工作管理

李澤文

關(guān)鍵詞：圖書館；編目工作；目標(biāo)管理；定額管理

摘 要：通過圖書館編目工作的涵義和作用，對我國圖書館編目工作的現(xiàn)狀、圖書館編目工作管理的主要模式等方面進(jìn)行了闡述，其中重點介紹了圖書館編目工作目標(biāo)管理和定額管理。

中圖分類號：G251文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1588（2009）01-0065-02

1 圖書館編目工作的涵義和作用

1.1 圖書館編目工作的涵義

圖書館編目工作是指對館藏文獻(xiàn)的加工、整理工作。它是以一定的目的和使用對象，按照相應(yīng)的方法及其規(guī)則為各類型文獻(xiàn)編制目錄的工作。它包括編制各種出版發(fā)行目錄、讀書目錄、藏書目錄、書目數(shù)據(jù)庫等。

編目工作的主要任務(wù)是對文獻(xiàn)的形式特征和內(nèi)容特征進(jìn)行描述和揭示。它在整個圖書館工作流程中，具有承前啟后的紐帶作用，在圖書館傳遞知識的職能中則是聯(lián)系文獻(xiàn)與讀者的媒介。它所要解決的主要問題，一般包括確定工作機(jī)構(gòu)及其任務(wù)、選擇科學(xué)的編目方法、協(xié)調(diào)編目工作各個環(huán)節(jié)及其與其他業(yè)務(wù)活動的關(guān)系等。編目工作的任務(wù)一般包括以下幾個方面的內(nèi)容。

（1）擬定目錄制度。這是編目工作的根據(jù)；

（2）接收文獻(xiàn)。一般從采購部門接收的新書，復(fù)本和多卷集、連續(xù)出版物；

（3）文獻(xiàn)分類；

（4）文獻(xiàn)著錄和標(biāo)引；

（5）目錄組織。將不同性質(zhì)的款目分別組織到有關(guān)目錄中；

（6）圖書加工；

（7）將已編目書籍及時移交書庫；

（8）指導(dǎo)讀者使用目錄，宣傳目錄使用方法；

（9）制定編目工作計劃；

（10）協(xié)助其他工作部門解決目錄使用中存在的問題。

其中（3）和（4）這兩項任務(wù)是編目工作的中心工作。

1.2 編目工作在整個圖書館工作中的作用

1.2.1 編目工作是文獻(xiàn)資源建設(shè)的基礎(chǔ)

編目工作在對文獻(xiàn)分類、主題標(biāo)引的基礎(chǔ)上,對文獻(xiàn)的外形及內(nèi)容特征按照一定的規(guī)則進(jìn)行書目描述,繼而形成款目,再對所描述的款目依次編排,形成目錄體系的過程。編目工作使進(jìn)入圖書館的無文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化成既便于讀者充分利用又能對館藏文獻(xiàn)進(jìn)行科學(xué)管理的有序文獻(xiàn)集合,是圖書館順利開展各項業(yè)務(wù)、提高文獻(xiàn)信息服務(wù)效率的重要保證。

1.2.2 編目工作是圖書館自動化建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)

隨著編目工作自動化、網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn),使得文獻(xiàn)編目工作更為簡單高效。大部分的圖書館編目數(shù)據(jù)來源主要依托國家圖書館進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)編目數(shù)據(jù)下載或利用中國高等教育文獻(xiàn)保障體系開展聯(lián)合編目以及從其他圖書館套錄數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)商加工等多種渠道。這些編目數(shù)據(jù)，通過互聯(lián)網(wǎng),利用Z39.50客戶端軟件,下載并套錄后經(jīng)過適量的修改,加上索書號及本館館藏信息等,成為本館的編目數(shù)據(jù)。我國編目工作史上,無論是手工編目還是計算機(jī)編目,規(guī)范控制一直是個薄弱環(huán)節(jié),而且很多中小型圖書館根本沒有開展過此項工作。如今,在聯(lián)機(jī)編目環(huán)境下，憑借協(xié)作力量和網(wǎng)絡(luò)支持，開展聯(lián)機(jī)規(guī)范控制工作將是改變現(xiàn)狀的一個契機(jī)。

2 我國圖書館編目工作現(xiàn)狀分析

20世紀(jì)80年代以來，我國引進(jìn)了發(fā)達(dá)國家的最新科技成果，編目工作開始向標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)。1998年以前，我國圖書館的計算機(jī)編目主要處于微機(jī)脫機(jī)編目階段，1998年2月，隨著國內(nèi)首家實用化的聯(lián)機(jī)編目機(jī)構(gòu)——廣東省文獻(xiàn)編目中心的建成，我國圖書館的計算機(jī)編目工作進(jìn)入聯(lián)機(jī)套錄編目階段。套錄編目即指編目員在為一種圖書編目之前，先對從外部獲取的由書商提供的編目數(shù)據(jù)、網(wǎng)上數(shù)據(jù)和光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的編輯加工，之后轉(zhuǎn)換為本館書目數(shù)據(jù)庫記錄的過程。由于套錄編目可以大大提高編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，彌補(bǔ)編目員自己著錄時對信息收集不完整的缺憾，因此現(xiàn)已成為我國計算機(jī)編目的主要工作方式。套錄編目數(shù)據(jù)并非就能直接利用，還必須對源記錄與所編圖書進(jìn)行核對，其中大部分?jǐn)?shù)據(jù)需要做不同程度的編輯修改，保留適用的，增加必要的，剔除無用的，使之成為與所編圖書信息完全相符的、適合本館使用的新記錄。因為聯(lián)機(jī)套錄編目的書目數(shù)據(jù)格式具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及兼容性和互換性的特征，所以日漸成為圖書館最重要的編目手段。

3 圖書館編目工作管理模式

隨著我國圖書館編目工作的發(fā)展，編目工作管理模式也得到了飛速的發(fā)展，出現(xiàn)了很多管理模式和類型，最有代表性的有：編目工作質(zhì)量管理、編目工作定額管理、編目工作組織管理、編目工作目標(biāo)管理以及編目工作定量管理和目標(biāo)管理相結(jié)合等方式。本文重點就編目工作目標(biāo)管理和定額管理展開討論。

3.1 圖書館編目工作的目標(biāo)管理

現(xiàn)代文獻(xiàn)編目工作是腦力勞動、技術(shù)勞動和創(chuàng)造性勞動相結(jié)合的工作。編目工作目標(biāo)管理是在注重成效的前提下,館領(lǐng)導(dǎo)與編目員共同制定一段時期內(nèi)的總目標(biāo)和各級子目標(biāo),并按進(jìn)度和質(zhì)量要求,加以控制實施的全過程。它是一個動態(tài)系統(tǒng),編目工作目標(biāo)管理的全過程包括目標(biāo)體系的建立、目標(biāo)實施和目標(biāo)成果的評價,實施目標(biāo)管理是保證編目質(zhì)量、提高編目效率的有效選擇。

3.1.1 目標(biāo)管理的涵義和特征

目標(biāo)管理,簡稱MBO,是以泰勒的科學(xué)管理和行為科學(xué)理論為基礎(chǔ)形成的一套科學(xué)的管理制度,1954年由美國管理學(xué)家彼德.杜拉克在《管理的實踐》一書中首先提出的。他認(rèn)為:在目標(biāo)管理過程中,無論組織還是個人，都要以“自我控制”為主,努力實現(xiàn)既定的工作。目標(biāo)管理是指圍繞確定目標(biāo)和實現(xiàn)目標(biāo)開展的一系列管理活動,被稱為“管理中的管理”。它是以重視成果的思想為指導(dǎo),共同確定一定時期的總目標(biāo),通過層層分解、自我控制、自我管理手段來達(dá)到目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。其特征主要表現(xiàn)在：

第一，目標(biāo)管理是全面的綜合的管理體系。它用系統(tǒng)的方法,把許多關(guān)鍵的管理活動綜合起來,有效地實現(xiàn)組織目標(biāo)和個人目標(biāo)。目標(biāo)管理強(qiáng)調(diào)事先的目標(biāo)預(yù)先控制,事中的管理者自我控制,事后的成果評價。

第二，目標(biāo)管理是重視人的管理。在管理行為上以人為中心，用自我控制的管理，代替壓制性的管理,發(fā)揮員工的主觀能動作用,促進(jìn)員工盡最大努力把工作做好。

第三，目標(biāo)管理是整體性的管理。它把總目標(biāo)逐級分解,各分目標(biāo)以總目標(biāo)為依據(jù),方向一致，相互合作，共同努力。用總目標(biāo)來指導(dǎo)分目標(biāo)，用分目標(biāo)來保證總目標(biāo)。

第四，目標(biāo)管理是注重成果的管理?！俺晒谝弧?目標(biāo)管理注重的是管理預(yù)期達(dá)到的成果,而不是管理的具體過程,員工承擔(dān)為自身設(shè)置的目標(biāo)責(zé)任,并對照預(yù)先設(shè)立的目標(biāo)來全面考核。

3.1.2 圖書館編目工作目標(biāo)管理的必要性

第一，目標(biāo)管理是考核管理效率和成果的標(biāo)準(zhǔn)

目標(biāo)管理以目標(biāo)作為整個管理活動的出發(fā)點和終結(jié)點。目標(biāo)管理適用于圖書館編目工作的各工作流程及環(huán)節(jié),既提高了圖書館的宏觀管理水平,也提高了編目員的工作積極性。在管理中,編目員通過自我控制,進(jìn)行自主管理；通過自我分析和檢查進(jìn)行自我調(diào)節(jié),不僅提高和完善了編目員的專業(yè)知識及技能,而且編目效率與質(zhì)量得到了有效的提高,同時促使了館內(nèi)規(guī)章制度的健全與完善。

第二，有助于圖書館整體形象和服務(wù)水平的提升。

圖書館發(fā)展的真正意義在于館藏文獻(xiàn)信息資源得到充分的揭示和利用。隨著社會科技的飛速發(fā)展、文獻(xiàn)的日益增多，讀者的信息需求不斷增長，通過書目了解文獻(xiàn)內(nèi)容的要求日顯強(qiáng)烈。文獻(xiàn)編目工作既是圖書館最基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)工作，也是文獻(xiàn)與讀者聯(lián)系的橋梁，編目工作的質(zhì)量和數(shù)量將直接影響到閱覽、流通等部門的服務(wù)質(zhì)量，影響到館藏數(shù)據(jù)庫的建設(shè)及文獻(xiàn)資源的開發(fā)與利用。對編目工作實施目標(biāo)管理，將有效地提升圖書館整體形象和服務(wù)水平。

第三，目標(biāo)管理更能發(fā)揮人的自覺性和創(chuàng)造性。

在圖書館的編目工作中，以往人們只注重編目工作環(huán)境的改善和技術(shù)手段的提高，而忽視對編目人員的管理。如果編目人員只是被動地接受上級的指示和監(jiān)督，按要求完成崗位任務(wù)，一些合理的意見和建議常常被忽視，使得工作缺乏主動性和創(chuàng)造性，其結(jié)果往往是工作環(huán)境、技術(shù)手段得到改善，但工作的質(zhì)量和效率卻沒有顯著提高。目標(biāo)管理注重“以人為本”，因此，在編目工作中，目標(biāo)的制定不再由領(lǐng)導(dǎo)簡單地制定，而是讓職工積極參與、互相協(xié)商，使工作目標(biāo)制定得切實可行且具有創(chuàng)新性。在實施目標(biāo)管理的過程中，上下級之間是相互尊重、相互信任、相互支持的,只有在這樣的工作環(huán)境下,才能使編目員的工作自覺性和創(chuàng)造性得到更好的發(fā)揮,同時還能激發(fā)集體榮譽(yù)感,促進(jìn)彼此的團(tuán)結(jié),從而形成集體的力量,圓滿地實現(xiàn)工作目標(biāo)。

3.2 圖書館編目工作的定額管理

編目工作定額管理是指一個編目人員在一定時間內(nèi)應(yīng)完成的標(biāo)準(zhǔn)工作量。一般包括時間定額和數(shù)量定額兩種形式，編目工作定額是在一定條件下進(jìn)行的，它包含著任務(wù)、人員、指標(biāo)三個因素。編目工作定額管理對合理科學(xué)地組織人力、提高工作效率是一種必要的手段?？梢蕴岣吖r利用率，明確每人在一定的單位時間內(nèi)應(yīng)完成的任務(wù)，打破平均主義弊端，對提高工效方面起到一定杠桿作用。

從編目工作的實際過程中看，不能以單純的數(shù)量指標(biāo)為定額標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)考慮其技術(shù)性與知識性，編目人員的文化水平高低不同，對某類文獻(xiàn)的熟悉程度不同，再加上各館在著錄方法、款目多少等方面也不盡相同，都會使編目工作的定額出現(xiàn)差別。因此，要根據(jù)本館實際情況，結(jié)合每個員工的文化、技能等多方面因素來確定定額標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)考慮以下幾個問題。

第一，要區(qū)別工種性質(zhì)、難易程度及客觀條件，合理組織勞動力，靈活掌握定額標(biāo)準(zhǔn)，使各個環(huán)節(jié)的工作量趨于平衡，保持上下工序的均衡勞動量。

第二，對不同水平的編目人員可有不相同的定額指標(biāo)，制定出相應(yīng)的定額等級。如編目員要分一級編目員定額、二級編目員定額等。

第三，定額管理要注意數(shù)量與質(zhì)量相結(jié)合，不能只顧數(shù)量而忽視質(zhì)量，也避免只講質(zhì)量而不講效益，要在定額確定的情況下，建立相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和健全檢查手段。

第四，定額標(biāo)準(zhǔn)的制定要實事求是，并有一定的伸縮性，使之能夠保證完成，防止指標(biāo)的偏高偏低，使指標(biāo)既積極又合理，能調(diào)動編目人員的積極性，同時要做好各方面的工作，使各工序之間既分工又合作，使編目工作順利進(jìn)行。

總之，我國圖書館編目工作經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但影響編目工作效果和質(zhì)量的因素仍然存在，在編目工作組織管理、目標(biāo)管理、質(zhì)量管理、定額管理等方面還存在著很多的不足，這就需要我們廣大的圖書館研究人員能立足本職，對圖書館編目工作及其管理模式進(jìn)行有效的分析并深刻地認(rèn)識加強(qiáng)圖書館編目工作管理的重要性和必要性。

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