檔案的實體分類與信息分類的關系

陳　新

關鍵詞：檔案實體分類；檔案信息分類

摘 要：通過對檔案實體分類和信息分類概念的介紹及對兩者聯系、區(qū)別的分析，得出二者是不能替代互相補充的關系。

中圖分類號：G251文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2008）06-0023-03

從事高校檔案工作幾年以來，一直會遇到這樣的問題：如何給一個部門實際產生的檔案進行分類？本文通過對檔案實體分類和信息分類關系的分析，對這個問題進行探討。

1 檔案實體分類

1.1 全宗、立檔單位、檔案實體和檔案實體分類的概念

“全宗是一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”[1]?！靶纬扇诘臋C關、組織，稱為‘全宗構成者……在我國，‘全宗構成者與‘立檔單位一直并用。”[2]“檔案實體，即檔案原件，是由檔案內容和載體構成的原始形態(tài)的歷史記錄。”[3]“檔案實體分類，是對全宗內檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，根據其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，構成有機整體”[4]。

1.2 檔案實體分類的層次

根據分類范圍不同，檔案實體分類可分為三個層次：“第一個層次，即宏觀分類，也就是對國家現存的全部檔案進行分類；第二個層次，即中觀分類，即各檔案館對所藏檔案，按時期、按全宗所進行的劃分；第三個層次，即微觀分類，也就是各全宗內檔案的分類”[5]。

對于第一個層次的實體劃分，主要是從政府職能分工的角度，以行業(yè)的劃分來劃分我國的全部檔案。以教育部門為例，國家教委就制定了針對全國高等院校的《高等學校檔案實體分類法》。各行業(yè)都制定了適合本行業(yè)的檔案實體分類法，并且通過這些分類法，把國家現存檔案進行了行業(yè)劃分。第二個層次的實體劃分是針對機構而言。在同一歷史時期，不同的機構就是不同的全宗。對于同一機構，不同的歷史時期，如果曾有過合并、撤消等組織機構變動，那么合并、撤消前的機構自成全宗。相對而言，第一、二個層次的實體分類比較籠統(tǒng)，是粗線條的。第三個層次的實體分類是具體到了一個全宗，具體到某一個全宗內的每一個保管單位或每份文件。

2 檔案信息分類的概念

“檔案信息分類，是對檔案實體所記錄的信息內容進行分類。”[6]我們以《中國檔案分類法》為例，“它是以國家機構、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為分類基礎的……”[7]職能分工是屬于檔案內容分類的范疇，因此它是檔案信息分類法。它的第一級類目是按照政治、文化、經濟的順序分為A中國共產黨黨務、B國家政務總類、C政法、D軍事、E外交、F政協、民主黨派、群眾團體、G文化、教育、衛(wèi)生、體育、H科學研究、J計劃、經濟管理、K財政、金融、L貿易、旅游、M農業(yè)、林業(yè)、水利、N工業(yè)、P交通、Q郵電、R城鄉(xiāng)建設、建筑業(yè)、S環(huán)境保護、土地管理、T海洋、氣象、地震、測繪、V標準、計量、專利，共十九大類。在政治上，它概括了國家的全部職能；在文化上，它與人類知識分類是一致的，反映了一切知識門類；在經濟上，它反映了經濟的各個領域。通過《中國檔案分類法》我們可以看出，它是對檔案內容多角度、全方位的分類。這就是信息分類的特點。

3 檔案實體分類和檔案信息分類的關系

3.1 兩者之間的聯系

（1）分類對象一致，都是檔案，而且都涉及到檔案所記述的內容；（2）分類原則一致，都是遵循從總到分這一邏輯原則；（3）分類目標一致，都是力求通過分類，使檔案有序、易于管理。

3.2 兩者之間的區(qū)別

（1）分類范圍不同。檔案實體分類面對的是同一形成單位形成的實實在在的檔案，它是一種縱向、線形的分類；而檔案信息分類面對的是檔案中所記載的具體信息，它打破了檔案形成單位的界限，按照同一內容、同一主題、同一職能來進行分類。所以它是一種橫向、非線形的分類。（2）在檔案管理學中所處位置不同。檔案實體分類屬于檔案管理學中“館（室）藏檔案的組織”部分。對檔案實體的管理包括檔案的收集、整理（分類、立卷、卷內文件排列等）、鑒定、保管。檔案信息分類屬于檔案管理學中“檔案檢索與服務”部分，對檔案信息的管理主要是著錄、標引。（3）分類要求不同。檔案實體分類主要遵循來源原則?！皝碓丛瓌t是指按照形成檔案文件的機關整理檔案的理論”[8]，把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理。檔案的實體分類，特別是檔案館內檔案的整理分類，主要遵循檔案文件之間歷史聯系的原則。（4）作用不同。檔案實體分類的作用主要是固定檔案的物理位置、組織館藏、便于檔案人員管理庫房和提取案卷。檔案館對檔案的實體管理，主要表現在對檔案的收集、整理、鑒定、保管四個環(huán)節(jié)上。以高校檔案管理為例，目前實行的是部門立卷，就是形成檔案的部門對檔案進行分類、整理，每年將上一年的檔案移交進學校檔案館（室）。這樣做的好處是部門比檔案館更了解自己工作的實際情況，在分類整理本部門檔案時更能保持文件材料的天然聯系。對進入學校檔案館（室）的檔案已經是以卷為單位的檔案了，檔案館再根據館藏位置，把某部門移交的檔案放到相應的大類下、相應的機構中。如果用檔案信息分類法，例如《中國檔案分類法》的體系，把一個檔案館的各個機關的檔案混在一起，首先按照“中國共產黨黨務”、“國家政務總類”等類目進行整理分類，這樣做存在兩個危害：第一，破壞了部門立卷的原則。所有部門的檔案都要先以文件的形式交到檔案館，由檔案館工作人員進行分類立卷，這樣就增加了檔案館的負擔。第二，由于檔案館工作人員不了解部門工作的實際情況，只以《中國檔案分類法》的類目來劃分部門的文件，打亂了文件之間的天然聯系，致使館藏檔案秩序發(fā)生混亂。所以，檔案信息分類不能用來組織館藏。

“檔案信息分類主要是為了深入開發(fā)檔案信息資源、充分揭示檔案內容、統(tǒng)一組織檔案的分類目錄，為利用者提供最佳的檢索條件，實施全方位檢索查閱而進行的信息管理。所以這種分類要求克服館藏結構的局限性，最大限度地滿足人們超越保管單位利用檔案和實現資源共享的需要，打破全宗、年代、組織機構等限制，首先按檔案內容進行分類，將反映同一內容的檔案信息集中在一起?！盵9]

通過對檔案實體分類和信息分類區(qū)別的分析可以看出，“實體分類主要是面向檔案工作人員的工作目錄，不是面向利用者的讀者目錄而信息分類是從檔案的信息角度而言的，能夠讓利用者更加系統(tǒng)和準確地利用檔案資料”。[10]二者之間是無法統(tǒng)一、不能替代的。

3.3 檔案實體分類與檔案信息分類的互相補充

本文的開頭提出了分類難的問題。難在何處呢？我們以某高校圖書館某年形成的檔案為例。按照《高等學校檔案實體分類法》的規(guī)定，圖書管理工作屬于行政范疇，圖書館的歸檔范圍如下：

序號 類 目名 稱保管 期限

1．上級有關檔案、圖書、博物工作的文件 長期

2.檔案、圖書、文博規(guī)章制度 長期

3.檔案、圖書、文博工作計劃、報告、總結 長期

4.檔案、圖書、文博概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計及統(tǒng)計年報 永久

5.檔案、圖書、文博部門與校外交流的有關材料 長期

6.檔案館指南、全宗介紹 永久

上面就是有關圖書館歸檔時所能參照的實體分類規(guī)則。我們也來看一下，某高校圖書館某年實際向檔案館移交檔案的案卷目錄：

1.某年統(tǒng)計報表

2.某年工作計劃

3.某年工作會議紀要

4.某年圖書館給校領導的請示及批復、同校內各部門的事物往來材料

5.某年圖書館發(fā)現《某某傳記》有關材料

我們可以看出，只有1、2兩卷是圖書館歸檔范圍中要求的，其余都不是。但作為檔案館也不敢說歸檔范圍中沒有的，圖書館就可以不交。因為規(guī)則是死的，實際工作是活的。有些內容歸檔范圍中沒有列出，可在實際工作中很重要，那就要實事求地保存，例如第4卷。有些是當年突發(fā)的重要事件，它所涉及的檔案材料也必須保存，例如第5卷。而有些內容，歸檔范圍中涉及了，可當年的實際工作中卻沒有進行，當然也就沒有相應的材料。這樣一分析就會發(fā)現一年中圖書館實際生成的檔案材料和它的歸檔范圍是有出入的。如果本部門當年形成的文件材料，歸檔范圍中涉及了，那就按照規(guī)定來分類就是了。如果本部門當年形成的文件材料，歸檔范圍中沒有涉及，而這部分材料又確實有存檔的必要，這種情況下分類就出現了困難。誰和誰該分在一起呢？上例中，圖書館某年實際形成的案卷中，第3卷就把當年形成的所有“會議紀要”分成了一類，這樣分是可以的，畢竟這些文件材料的共性很明確，保管期限一致。第4卷的內容就要復雜一些，文件材料中有一大部分是本部門上報給校領導的工作請示和領導批復，還有較少的一部分是學校部門之間的事物往來材料。把這些文件組成一卷，分類人員是這樣考慮的：如果按照內容分，每一份請示、往來都是不同的事情，沒有共性可言。如果按照文種劃分，還是共性突出的。雖然與學校各部門之間的事物往來材料，不屬于上情下達，但它只有幾份材料，單立一卷似乎沒有必要，于是就同請示批復放在了一起。放一起是可以的，可立卷人員知道把它們放在了一起，但利用者卻不一定這樣想，為了今后的查找利用，必須在案卷標題中明確指出，因而也造成這一卷的案卷標題字數比較多。圖書館只是一個相對分類簡單的例子，學校的有些部門，例如校長辦公室、校工會等部門日常形成的文件材料數量更多內容更豐富。有時候，面對一份份材料，真是無從下手。這就出現了雖然每個單位都有各自的歸檔范圍，可每年分類時都不太明確該如何分類。

我們來做個這樣的假設，如果每年歸檔之后不再會有人利用，檔案館的工作只是保管檔案，那在分類組卷時問題是否就小很多呢？我們只是按照部門為單位，從能夠裝訂的角度，把一個部門當年形成的需要歸檔的所有文件匯總在一起，不考慮內容，每一百份文件形成一卷?；蛘撸覀兏纱嗑筒煌M卷，這是很容易的?？稍趯嶋H工作中我們?yōu)槭裁床荒苓@么做？就是因為我們保存檔案的目的是為了利用。我們在分類組卷的時候考慮的首要因素是：把這幾份文件組成一卷，他們有什么共性？該如何擬寫案卷標題？這樣寫標題，能夠概括出卷中所有文件的內容嗎？利用者能通過案卷標題明確要查的文件在或不在某卷中嗎？所以分類難就難在按照你分的類，既要能用于立卷，又要能用于檢索。

我們剛才已經分析了檔案實體分類與檔案信息分類的關系，前者是用來組織館藏的，后者是用來檢索檔案的。我們不能用檔案信息分類法來組織館藏，那我們能用實體分類法來檢索檔案嗎？事實上，通過對檔案實體分類而形成的案卷目錄同時也是檢索目錄。筆者從事高校檔案工作的幾年當中，一直在使用《高等學校檔案實體分類法》來指導、收集、整理檔案館的檔案，在接待查檔中，也是通過案卷目錄來為利用者檢索檔案。沒有使用過用于檢索檔案的《中國檔案分類法》來建立其他的檢索目錄。所以，檔案實體分類在一定程度上擔當著組織館藏和檔案檢索的雙重職責。然而通過對分類難的分析可以看出，這個雙重職責背負起來是何其艱辛。它在高校檔案工作中，除了組織館藏，也被用來檢索檔案，主要由高校利用檔案的實際情況決定。高校內檔案部門的檔案來源主要是高校自身的各職能部門，而利用者也主要是這些部門。所以在利用時，主要是各自利用各自的檔案。把各自部門的案卷目錄用于各自的檢索，是很方便的。就算有的案卷標題寫得籠統(tǒng)一些，但由于是自己部門交的，基本上熟悉要查找的內容在哪一卷中。鑒于這種情況，每年在指導各部門分類立卷時，盡管面對紛雜的信息，很難歸納，但也總能給歸攏起來。反正在查找時，如果“總結”卷中沒有，就找找“請示”卷，最后不行還有一卷叫“本部門主要工作材料”。這樣做的弊端就是多年之后，隨著立卷人員記憶的減退、人員的更替、檔案數量的增多，要在浩瀚的檔案信息海洋中找到一個憑證、一張照片，單憑記憶或是來回翻卷，絕對是不行的，必須有一種檢索功能較強的檢索工具。既然檔案實體分類法擔負“一法兩職”力不從心，何不讓它與信息分類各司其職呢？《中國檔案分類法》是從信息的角度，全方位對檔案內容進行分類。檔案館能夠利用《中國檔案分類法》，對館藏檔案制作出一套檢索工具，這對利用檔案是十分有利的。

對于承載著各種信息的零散的紙質文件，我們可以先利用檔案實體分類法為文件材料歸類。歸類時，實體分類法中有規(guī)定的，應嚴格執(zhí)行。對于未做說明的，則主要遵循檔案工作規(guī)范中規(guī)定的客觀性、邏輯性和實用性要求。在這個前提下，分類可以有一定的靈活度，案卷標題可以具有很高的概括性。為了解決利用者檢索的問題，我們可以利用檔案信息分類法，對案卷，即文件集合體中每份文件記錄的信息做詳細的標識。信息分類法從信息的角度進行了非常詳細地分類。我們可以通過給每份文件類號的方式，制作出機讀檢索卡片，卡片中注明文件所在的案卷號。條件如果允許還可以把重要文件全文掃描進電腦，實現與機讀檢索卡片的連接。這樣就可以解決利用者從多角度利用的問題。

隨著信息技術的發(fā)展，許多高校都在進行信息管理系統(tǒng)（MIS）的建設，網上行文是大勢所趨。那時，上傳下達的文件本身就是數字化的，人們會越來越少地利用檔案實體。隨著電子文件法律效用的確定，可能只有很少的文件需要用紙質材料保存，檔案實體的歸檔范圍將被重新界定，檔案實體分類就不會像現在這么難以把握。當前，數字檔案館建設成為了熱門話題。數字檔案館就是要打破館際之間的物理界限，打破卷宗對檔案信息的束縛，實現通過計算機對檔案信息的檢索、閱讀。在實現數字檔案館的過程中，檔案的信息分類將起到很大的作用。

參考文獻：

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