高校教師業(yè)務(wù)檔案管理研究

張軍利

摘要: 高校教師業(yè)務(wù)檔案管理工作對高校的發(fā)展起著舉足輕重的作用, 但目前普遍存在較多問題, 制約著教師業(yè)務(wù)檔案管理工作的進展。本文通過分析教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容、作用及存在的問題,提出加強教師業(yè)務(wù)檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞: 教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容作用問題策略

教師業(yè)務(wù)檔案是指教師在教育、教學(xué)、科研等實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是可開發(fā)利用的重要信息資源,是學(xué)校檔案管理的重要組成部分,是進行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動不可缺少的依據(jù)和參考,是改進教學(xué)工作和促進學(xué)校交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源[1]。因此,加強教師業(yè)務(wù)檔案管理,對于調(diào)動廣大教師的積極性,提高師資隊伍素質(zhì),進一步促進科研開展和學(xué)?？茖W(xué)管理具有極其重要的作用。

1.教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容

教師業(yè)務(wù)檔案涵蓋信息量大,涉及范圍廣,繁瑣復(fù)雜,根據(jù)各項內(nèi)容的特性及應(yīng)用,主要分為以下幾個方面。

1.1教師基本信息。

包括記錄教師出生年月、籍貫、畢業(yè)學(xué)校、專業(yè)、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)時間、職稱、晉升時間、高校教齡、教研室、工作簡歷、獲教師資格證等信息的教師登記表、學(xué)歷證書或?qū)W位證書的復(fù)印件及其相關(guān)證明材料,以及外語、計算機考試成績單、獲得相應(yīng)專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格的審批文件或聘書等的復(fù)印件和學(xué)習(xí)進修、短期培訓(xùn)、訪問等學(xué)術(shù)交流活動期間形成的能夠反映這些活動真實情況和結(jié)果的文件資料。

1.2每年度教師教學(xué)工作情況。

教學(xué)工作材料有教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)總結(jié)、班主任工作等情況的統(tǒng)計表、教學(xué)質(zhì)量評估表和教學(xué)工作量登記表等。逐年積累,是評職稱的必備材料。

1.3教師科研工作的情況。

包括教師在各級各類報刊上公開發(fā)表的論文、公開出版的專著、反映學(xué)校的報道及在各級學(xué)術(shù)教研會上交流的論文、編寫的練習(xí)題、考試題等。這些材料我們有的收藏原件,有的收藏復(fù)印件。

1.4獲獎情況的材料。

包括各類榮譽證書的原件或復(fù)印件,各級各類表彰的優(yōu)秀、先進、模范、論文獲獎及指導(dǎo)學(xué)生參加各種競賽獲指導(dǎo)教師獎等,這些材料能從各個不同的角度反映出該員的工作態(tài)度和業(yè)務(wù)能力。

1.5考核評估的材料。

包括學(xué)生對教師、教師對教師和組織對教師的評估、年度考核登記表和材料等。

2.教師業(yè)務(wù)檔案的作用

2.1教師業(yè)務(wù)檔案能夠為學(xué)校改革方向、科學(xué)管理提供決策信息。

教師業(yè)務(wù)檔案在整體上反映了學(xué)校師資隊伍素質(zhì)、學(xué)術(shù)水平情況,對學(xué)校能夠準確定位自身辦學(xué)層次、發(fā)展方向、目標定位提供重要的信息資源,對學(xué)校尋找出既能發(fā)揮本校優(yōu)勢又能滿足社會需求的辦學(xué)路子,制定切實可行的改革、建設(shè)整體方案有至關(guān)重要的作用。通過對業(yè)務(wù)檔案的分析,有的放矢地改進學(xué)校的工作,制定和完善相應(yīng)的規(guī)章制度,進一步使學(xué)校的管理走上科學(xué)合理的軌道。

2.2教師業(yè)務(wù)檔案能夠為教師職稱評審和職務(wù)晉升提供真實有效的憑證。

教師業(yè)務(wù)檔案,如實地反映了教師的學(xué)歷、學(xué)位變化,教學(xué)及管理能力的提高,學(xué)術(shù)科研水平的發(fā)展,以及同行、學(xué)生、社會對他的評價等基本情況。這些檔案信息為學(xué)校開展考核評優(yōu)、職稱評審、工資晉升等工作提供了可靠的依據(jù),使得在職稱評審中,考評人員能夠方便、快捷地對教師進行評價,省去了重新收集整理數(shù)據(jù)的繁瑣步驟,更重要的是使得考評工作做到了科學(xué)性和準確性。公平的職稱評審是對教師勞動成果的肯定,而合理的聘任則體現(xiàn)了優(yōu)勝劣汰。學(xué)校聘任領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)教師業(yè)務(wù)檔案中的業(yè)績進行公平、公正的聘任,做到認真嚴謹、有理有據(jù),對于增強教師隊伍的活力起到了積極的推動作用。由此可見,教師業(yè)務(wù)檔案是很重要的,是一個教師成績體現(xiàn)的基礎(chǔ),也為教師提供了一個公平競爭的平臺。

2.3教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)?？蒲薪逃虒W(xué)研究的重要資源儲備形式。

業(yè)務(wù)檔案收集了教師的科研成果、教學(xué)成果、論文論著等,是教師在長期的教學(xué)實踐和研究過程中積累的財富,是知識原載體與教師智慧凝結(jié)的結(jié)晶,是學(xué)校不同時期學(xué)術(shù)水平的總和,不僅為學(xué)校積累和保存了歷史文化財富,而且是學(xué)校實力的象征。這些檔案能給教師提供豐富、有價值的信息,鼓勵教師之間進行教學(xué)改革,激勵教師積極開展科研活動。同時,通過參考利用教師業(yè)務(wù)檔案,可以使每位教師克服自己過去和別人的教訓(xùn),吸取成功經(jīng)驗,少走彎路,集中更多精力,站在更高的角度,高起點開展教育教學(xué)和科研工作,促進教學(xué)質(zhì)量的不斷提高,為國家培養(yǎng)出更多的合格人才。

2.4教師業(yè)務(wù)檔案為教師本人提高業(yè)務(wù)水平提供保障。

建立健全的教師業(yè)務(wù)檔案給教師個人帶來方便的同時,也有利于其進行比較總結(jié),查找不足,提高個人素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力,從而促進師資隊伍建設(shè)。

3.教師業(yè)務(wù)檔案管理存在問題與對策

教師業(yè)務(wù)檔案是教師在科研、教學(xué)和學(xué)術(shù)水平等基本情況的真實紀錄,也是高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。但是,目前還存在不少問題。一是管理體制不健全。管理水平較低,管理方式不夠規(guī)范。二是對教師業(yè)務(wù)檔案重視不夠。由于高校對整個檔案工作不夠重視,因而在人員、經(jīng)費和設(shè)施等方面不愿對教師業(yè)務(wù)檔案管理工作進行過多的投入,致使教師業(yè)務(wù)檔案從管理到利用環(huán)節(jié)上仍是手工操作,影響了教師業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化和信息化。三是教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。大部分高校教師業(yè)務(wù)檔案管理工作由教學(xué)管理人員兼職負責(zé),缺乏檔案專業(yè)知識、能力和素質(zhì)。這些問題嚴重制約了教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)和管理水平的提高。為了改變教師業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀,充分發(fā)揮檔案的作用,使得教育教學(xué)和管理能夠合理、科學(xué)發(fā)展,提升教學(xué)建設(shè)改革的速度和質(zhì)量,我們應(yīng)采取積極有效的措施,建設(shè)規(guī)范化科學(xué)化的教師業(yè)務(wù)檔案。

3.1提高認識,加強領(lǐng)導(dǎo)。

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視教師業(yè)務(wù)檔案工作,充分認識教師業(yè)務(wù)檔案對教育教學(xué)改革及提高教學(xué)質(zhì)量的重要地位和作用,實實在在地幫助解決教師業(yè)務(wù)檔案工作中存在的問題和困難,采取切實措施,確保資金投入充足、設(shè)備配置到位、人員配備齊全。

3.2建立健全檔案管理機制。

由于教師專業(yè)性質(zhì)的不同,活動規(guī)律各異,形成的業(yè)務(wù)檔案具有分散性、多樣性、廣泛性等特點,收集工作相當困難。只有建立健全業(yè)務(wù)檔案材料的收集整理歸檔制度,才能確保收集工作及時、完整、準確。因此,檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)教師檔案的內(nèi)容、特點、目的等方面采用合理的檔案分類方法、整理形式和應(yīng)用手段對檔案材料進行編目;同時應(yīng)選擇有效的管理及調(diào)控手段,制定檔案查閱及維護制度,使得管理工作能夠做到有章可依,有法可循,建立健全檔案整體的管理機制[2]。

3.3及時更新教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容。

教師業(yè)務(wù)檔案不像文書檔案、教學(xué)檔案、會計檔案那樣固定,而是隨人流動,人在檔案在,人調(diào)離檔案隨之調(diào)離。這些檔案材料形成具有很強的隨機性,因此,檔案管理人員要有強烈的檔案意識,及時全面地將其收入教師業(yè)務(wù)檔案,準確記錄和反映教師素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作的個體差異,真正發(fā)揮檔案在教師評估中的憑據(jù)作用[3]。

3.4加強宣傳,增強教師檔案意識。

通過宣傳,不斷提高廣大教師的對教師業(yè)務(wù)檔案的認識水平,使他們能充分認識到檔案工作的重要性和檔案作用,增強廣大教育工作者對搞好檔案的責(zé)任感和使命感,使得他們能夠積極主動地協(xié)助或配合管理人員工作。

3.5提高檔案專兼職管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平。

應(yīng)根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求,確定專兼職檔案工作人員的職責(zé):一是要認真學(xué)習(xí)、執(zhí)行檔案工作的政策法規(guī),加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),增強工作責(zé)任性。二是堅持平時分類預(yù)立卷歸檔工作,每年初根據(jù)文件材料歸檔范圍將教師業(yè)務(wù)的不同內(nèi)容與載體的文件材料,預(yù)立卷類目并編號,以便平時歸卷時對號入座,方便查找利用。三是負責(zé)教師業(yè)務(wù)檔案的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作,保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng),維護教師業(yè)務(wù)檔案的歷史真實面貌。四是按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求,及時做好檔案登記、工作,文件的借閱要嚴格實行登記、清退手續(xù)。五是主動接受院檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促與檢查,提高檔案的案卷質(zhì)量。同時要不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)業(yè)務(wù)知識,參與學(xué)院檔案工作參評活動。在調(diào)動工作時,應(yīng)辦理文件材料移交接手續(xù),并報學(xué)院綜合檔案室備案。

3.6使用現(xiàn)代化手段,提高教師業(yè)務(wù)檔案管理水平。

教師業(yè)務(wù)檔案在傳統(tǒng)的手工管理模式下費時費力,大量的數(shù)據(jù)需要經(jīng)常統(tǒng)計匯總,如每學(xué)期一次的全校教師教學(xué)工作量及課時津貼的計算、匯總;大量的教師業(yè)務(wù)檔案需要收集、整理、提供查詢;每年一次的全校教師花名冊的修訂、教師結(jié)構(gòu)統(tǒng)計、教師上課率統(tǒng)計,等等,都是量大、繁雜、枯燥的數(shù)據(jù)處理工作。要提高教師業(yè)務(wù)檔案管理水平,就必須運用計算機建立教師業(yè)務(wù)檔案綜合信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),對全校師資及教師個人實行全方位、多角度、動態(tài)的網(wǎng)絡(luò)管理和服務(wù),實行全社會網(wǎng)絡(luò)化動態(tài)管理,既便于有效利用,彌補科研成果分散管理帶來的不足,又能使教師的科研成果系統(tǒng)化,便于對教師科研能力的評估,還能提高管理工作效率。教師們逐步體驗到建立健全教師業(yè)務(wù)檔案所輻射出的無限優(yōu)點,一定會主動及時上交應(yīng)該歸入其業(yè)務(wù)檔案范圍的材料,形成一個良性循環(huán)態(tài)勢,營造一個更加和諧的社會發(fā)展環(huán)境。

總之,教師業(yè)務(wù)檔案的建立為正確評估教師業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作實績提供了切實可靠的依據(jù)。因此,我們應(yīng)不斷增強對教師業(yè)務(wù)檔案重要性的認識,建立明確的檔案管理制度,實施對教師業(yè)務(wù)檔案的有效、規(guī)范管理,以此激勵教師教學(xué)熱情,不斷進取,以實際行動書寫自己的光彩歷史,進而使教師業(yè)務(wù)檔案在學(xué)校的教育教學(xué)中充分發(fā)揮重要作用。

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