試論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院人事檔案的管理

胡均蘭　吳　舟

摘要：由于互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代化人事檔案管理是必然趨勢(shì)，是規(guī)范化管理人事檔案的需要，能為領(lǐng)導(dǎo)提供較全面的檔案信息。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的人事檔案管理，應(yīng)建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，系統(tǒng)建設(shè)以應(yīng)用為主線 提高整體水平，把信息安全放在重要位置，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長久保存， 檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；人事檔案管理；現(xiàn)代化管理

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-2374（2009）05-0075-02

由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，帶來了文檔管理、存儲(chǔ)和利用方式的革命，檔案管理正面臨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)和難得的歷史發(fā)展機(jī)遇。信息資源在管理模式上正在實(shí)現(xiàn)向網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)的改變，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理能使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。

一、現(xiàn)代化人事檔案管理是必然趨勢(shì)

成熟的信息及電子技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，我國近年來大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好人事檔案管理工作，更好地為醫(yī)院的建設(shè)、發(fā)展服務(wù)，這是新時(shí)期人事檔案管理工作的需要，也是國家信息化工作的必然趨勢(shì)。

二、規(guī)范化管理人事檔案的需要

在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，這部分信息一直以來都是用手工管理的，這就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)。要改變這種情況，就需要建立一套完備的信息管理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化方法管理人事檔案信息，從而提高信息的規(guī)范化程度和利用效率。

三、能為領(lǐng)導(dǎo)提供較全面的檔案信息

建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，人事檔案管理系統(tǒng)提供了人事管理過程中人員需要的多方面信息，我們可以快速獲取庫內(nèi)人員的基本情況、簡(jiǎn)歷、德能勤績(jī)等方面的信息，還可以對(duì)這些信息進(jìn)行分析，很快為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員提供相關(guān)信息，改變了紙質(zhì)檔案的局限性，并提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。

四、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的人事檔案管理

（一）應(yīng)建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件

先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)據(jù)的錄入、應(yīng)用軟件的開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等，幾個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行。信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，人事檔案信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)制度化及規(guī)范化，準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的信息資源是整個(gè)系統(tǒng)的生命，把其當(dāng)成人事檔案管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來抓。進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)功能，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)日益完善，最終滿足人事管理工作的全面需要。

（二）系統(tǒng)建設(shè)以應(yīng)用為主線，提高整體水平

在系統(tǒng)建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的收集、維護(hù)和使用等各項(xiàng)工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制，在系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程中，要重視信息資源的收集、開發(fā)和利用，不能只顧購置先進(jìn)的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。要以應(yīng)用為主線，充分利用現(xiàn)有信息資源，拓寬應(yīng)用范圍，提供更深層次的信息服務(wù)，使信息系統(tǒng)真正成為人事檔案工作中必不可少的重要組成部分。

（三）把信息安全放在重要位置

在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目、著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作中，尤其是檔案信息資源共享中，那些價(jià)值大、保密性強(qiáng)的權(quán)威性信息，容易遭到“電腦黑客”的攻擊，時(shí)刻存在著安全保密問題。這就要求人事檔案管理人員要有高度的政治素質(zhì)，并熟知計(jì)算機(jī)知識(shí)，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)通過注冊(cè)檢查、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻、權(quán)限檢查、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份等方式，加強(qiáng)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)安全性，并設(shè)置系統(tǒng)恢復(fù)功能。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè)，在確認(rèn)無病毒后方可使用。在現(xiàn)有的《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等以外，迫切需要政府健全和完善檔案在建立、補(bǔ)充、管理、傳遞及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過程中一系列的法規(guī)制度。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息的長久保存

廣大用戶檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，數(shù)字化的檔案信息資源長期保存日益受到重視，是一個(gè)新的復(fù)雜的問題。維護(hù)數(shù)字檔案信息長期真實(shí)可讀，又要防止數(shù)字檔案信息被非法變更與破壞。因此，作為被保存的數(shù)字檔案信息采用最穩(wěn)定的技術(shù)與通用的標(biāo)準(zhǔn)歸檔。必須采取積極的維護(hù)和保存措施，否則等到媒體開始老化或技術(shù)已被淘汰再去恢復(fù)將為時(shí)已晚，造成的損失也是不可估量的。電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，使電子文件自身結(jié)構(gòu)、格式方面必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”。電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長期保存的電子文件，要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。對(duì)于長期保存不需要修改變動(dòng)的檔案可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上以保證其不被修改。

（五）檔案利用網(wǎng)絡(luò)化

提供利用，為各項(xiàng)工作做主動(dòng)服務(wù)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)現(xiàn)代化管理的最終目的。用文檔電子影像數(shù)字化信息代替紙張等傳統(tǒng)介質(zhì)，為查閱利用帶來了極大的便利，文檔數(shù)字化逐步得到檔案館等各行業(yè)用戶的一致認(rèn)可。當(dāng)前，大部分醫(yī)院都設(shè)立了自己的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)，而且同教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行了連接，這無疑給醫(yī)院檔案提供了一個(gè)對(duì)外服務(wù)的窗口，也為信息資源共享提供了有利契機(jī)。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能通過局域網(wǎng)建立院級(jí)檔案管理自動(dòng)化信息系統(tǒng)，要求網(wǎng)絡(luò)健全、界面清晰，支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網(wǎng)方式，為查檔人員隨時(shí)提供信息查詢和傳遞，拓展利用功能，進(jìn)一步提高檔案利用水平使檔案的利用率明顯提高。通過與醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，提供部分應(yīng)用信息的在線檢索和閱檔服務(wù)。

五、結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行人事檔案管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的重要手段。

參考文獻(xiàn)

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