電子檔案管理的問題與對(duì)策探析

摘要:大量電子檔案形成,帶來(lái)了一系列的問題,如:計(jì)算機(jī)技術(shù)未能規(guī)模地應(yīng)用于檔案管理,電子檔案的管理存在安全性和長(zhǎng)期保存的問題等。為此,應(yīng)該加快創(chuàng)建電子檔案管理理論,建立專門的人才隊(duì)伍,建立動(dòng)態(tài)的跟蹤監(jiān)控系統(tǒng)等。

關(guān)鍵詞:電子檔案;問題;方法

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B文章編號(hào):1009-8631(2009)12-0153-01

一、電子檔案管理存在的主要問題

(一)人們對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)還有一定的局限性

人們對(duì)電子檔案的特殊性、發(fā)展趨勢(shì)及內(nèi)在規(guī)律,還沒有做到真正的了解,認(rèn)識(shí)還很不統(tǒng)一。所以,我們的檔案管理目前一般采取“雙軌制”,即電子檔案、紙質(zhì)文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

(二)對(duì)電子檔案原始憑證性的鑒定比較困難

檔案是歷史的原始記錄。原始性與真實(shí)性是檔案發(fā)揮憑證和參考作用的基礎(chǔ)。但是,電子檔案內(nèi)容與載體的結(jié)合形式經(jīng)常發(fā)生變化,如復(fù)制件會(huì)由于載體或讀寫技術(shù)的不穩(wěn)定性造成文件內(nèi)容的丟失或變異,也可能在傳輸或轉(zhuǎn)存過(guò)程中被改動(dòng)而不留痕跡,所以電子檔案原始性和真實(shí)性的鑒定不易把握。

(三)電子檔案的安全性問題

電子檔案的安全性是當(dāng)前存在的一個(gè)突出的問題,必須引起我們密切關(guān)注。電子檔案特有的非安全因素一般有如下幾個(gè)方面:數(shù)據(jù)易消失性、數(shù)據(jù)的易改動(dòng)性、數(shù)據(jù)的易復(fù)制性以及網(wǎng)絡(luò)安全問題的嚴(yán)重性等。

(四)電子檔案的長(zhǎng)期保存問題

電子檔案生成的數(shù)量驚人,而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又大。目前在生成和使用電子檔案的部門,對(duì)其如何安全長(zhǎng)久的保管考慮不充分。

(五)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作進(jìn)展緩慢

檔案的著錄與標(biāo)引是整個(gè)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的前提與基礎(chǔ)。例如,國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí),許多單位僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀,對(duì)實(shí)施分類法有許多困難,沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響,歸檔工作具有較大的隨意性,使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

二、電子檔案管理的對(duì)策

(一)建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機(jī)構(gòu),健全電子檔案的歸檔制度

檔案信息化建設(shè)需要建立一個(gè)在“一把手”直接領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織、指導(dǎo)及監(jiān)督其實(shí)施的強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu),并由既了解信息化專業(yè)知識(shí),又熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的人員組成。同時(shí),各級(jí)文獻(xiàn)(檔案)管理部門應(yīng)該根據(jù)國(guó)家有關(guān)電子文檔管理的專門標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合自身情況、技術(shù)環(huán)境,參照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等制訂本部門詳細(xì)的電子檔案歸檔的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容,使本部門進(jìn)行歸檔工作時(shí)有章可循。

(二)組織專家認(rèn)真研究,形成電子檔案管理理論

以紙質(zhì)為主體的傳統(tǒng)檔案的管理理論,不完全適應(yīng)于電子檔案。如傳統(tǒng)檔案強(qiáng)調(diào)原件才具有法律憑證作用,在電子檔案中,由于技術(shù)原因,強(qiáng)調(diào)原件毫無(wú)實(shí)際意義。電子檔案在什么樣條件下,才具有法律憑證作用?又如傳統(tǒng)檔案強(qiáng)調(diào)集中保管,而電子檔案是集中保存好,還是設(shè)立虛擬檔案館由電子檔案產(chǎn)生單位保存好?這還是個(gè)爭(zhēng)論問題,有待在實(shí)踐中找出正確答案。我們必須在堅(jiān)持檔案基本指導(dǎo)思想的前提下,根據(jù)電子檔案的特性及其所涉及到有關(guān)技術(shù)設(shè)備和載體的理化性能,在認(rèn)真研究的基礎(chǔ)上,形成電子檔案的管理理論。

(三)確保有效的技術(shù)保護(hù)措施,建立存檔光盤長(zhǎng)時(shí)間可讀的保障機(jī)制

由于電子檔案載體極易受到環(huán)境中各種因素的影響,所以對(duì)于電子介質(zhì)一定要建立嚴(yán)格的保護(hù)措施。首先,建立符合電子檔案存放的環(huán)境?？梢越ｉT的庫(kù)房,使用專門的文件柜等;其次,制定符合電子介質(zhì)操作的規(guī)范。這種規(guī)范應(yīng)當(dāng)規(guī)定電子檔案管理者或使用者在管理或使用過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循的操作標(biāo)準(zhǔn)程序;再次,建立日?；蚨ㄆ诘木S護(hù)檢測(cè)手段。采用科學(xué)的方法或儀器對(duì)電子檔案進(jìn)行日常維護(hù)或定期檢測(cè),可以保證電子檔案工作者及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,并加以改正。同時(shí),為了保證光盤的長(zhǎng)期可讀性,降低光盤存檔風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)當(dāng)對(duì)未進(jìn)館光盤把好質(zhì)量關(guān),對(duì)已經(jīng)進(jìn)館光盤進(jìn)行定期檢測(cè),并形成定期檢測(cè)制度。

(四)提高電子檔案管理者的素質(zhì)

首先,提高檔案管理者的素質(zhì)必須增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作,服務(wù)是目的,服務(wù)是前提,沒有良好的服務(wù),就失去了檔案管理的價(jià)值和作用。應(yīng)積極發(fā)揮檔案管理者的主觀能動(dòng)性,積極開展職業(yè)道德教育,完善服務(wù)方法,提高服務(wù)質(zhì)量,主動(dòng)、熱情地為檔案使用者服務(wù)。

其次,要適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要,就必須培養(yǎng)出能夠把計(jì)算機(jī)科學(xué)和檔案學(xué)有機(jī)結(jié)合起來(lái)的復(fù)合型人才,進(jìn)一步完善電子檔案管理人才隊(duì)伍,提高電子檔案管理人才隊(duì)伍的現(xiàn)代化管理技能,如:電子計(jì)算機(jī)技術(shù),自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科,辦公自動(dòng)化以及外語(yǔ)知識(shí)等。同時(shí),由于檔案種類和載體的多樣化,對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求,因此,檔案管理人員提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)是非常必須的。此外,還可通過(guò)在職培訓(xùn)或出去深造等形式進(jìn)行再教育,幫助他們重新構(gòu)建自己的知識(shí)體系,也可引進(jìn)這些方面的人才,優(yōu)化人員結(jié)構(gòu),建立復(fù)合型多層次的電子檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。

(五)不斷更新電子檔案管理中涉及到的技術(shù)和設(shè)備

傳統(tǒng)檔案的管理,一般有庫(kù)房、裝具就行,而電子檔案的收集、整理、歸檔,必須在原有的技術(shù)和設(shè)備上進(jìn)行。因此,電子檔案在形成、使用過(guò)程中,檔案部門必須具備涉及所需的技術(shù)和設(shè)備,而且還要不斷更新,否則,電子檔案便成了空中樓閣。

(六)建立動(dòng)態(tài)的跟蹤監(jiān)控系統(tǒng)

電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)從每份電子檔案產(chǎn)生之初起,建立起一個(gè)與各部門緊密相連的系統(tǒng),對(duì)每份文件的形成、接受、利用進(jìn)行跟蹤控制,以防止垃圾文件進(jìn)入檔案系統(tǒng)或文件的丟失。這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以檔案管理部門為核心,電子檔案管理者給予各種文件類型以代碼,任何部門不能未經(jīng)檔案管理部門同意就擅自建立新的文件系統(tǒng),從而使各類文件的產(chǎn)生均在檔案管理部門的監(jiān)控之下,以保證每一個(gè)實(shí)體中檔案管理者具備文件的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力。

(七)利用網(wǎng)絡(luò),開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,各單位都有自己的網(wǎng)絡(luò),它是本單位信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施,這為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障,但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,還必須開發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。為此,應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)或購(gòu)買適用于本單位的電子檔案管理系統(tǒng)。

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作者簡(jiǎn)介:馮偉橋(1972- ),男,保險(xiǎn)職業(yè)學(xué)院檔案館員。研究方向:檔案管理方面的研究與教學(xué)。