淺析企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及防范

張海英

摘要：采購(gòu)過(guò)程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，都會(huì)影響到物資采購(gòu)預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。本文分析了企業(yè)所面臨的各種的物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，并提出了防范物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的措施。

關(guān)鍵詞：采購(gòu) 風(fēng)險(xiǎn) 措施

2004年以來(lái)，各種原材料原油、基本金屬、貴金屬等市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)了大幅上漲，已使企業(yè)受到致命沖擊，企業(yè)面臨著巨大的發(fā)展壓力。企業(yè)物資采購(gòu)主要是指以生產(chǎn)為目的的原料、主要材料、輔助材料、工具、備件和設(shè)備等物資的購(gòu)買活動(dòng)。其基本使命就是以盡可能便宜的價(jià)格，得到完全符合企業(yè)生產(chǎn)所需的生產(chǎn)物資。

一、企業(yè)物資采購(gòu)面臨的風(fēng)險(xiǎn)

1.合同風(fēng)險(xiǎn)

（1）由于合同訂立者未嚴(yán)格按法律規(guī)定辦事，導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大的損失。如情況不明，盲目簽約；違約責(zé)任約束簡(jiǎn)化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定；鑒證、公證合同比例過(guò)低等等。（2）合同行為不正當(dāng)。如賣方采取不正當(dāng)手段，對(duì)采購(gòu)人員行賄，套取企業(yè)采購(gòu)標(biāo)底；給予虛假優(yōu)惠，或以某些好處為誘餌公開(kāi)兜售假冒偽劣產(chǎn)品，導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)。（3）采購(gòu)合同日常管理混亂。如合同殘缺會(huì)導(dǎo)致履行時(shí)找不到合同文件，使企業(yè)難以判別對(duì)方是否違約，同時(shí)企業(yè)自身也常常因?yàn)楹贤芾砘靵y造成違約而被對(duì)方追究。

2.采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

由于人為因素造成民營(yíng)企業(yè)所采購(gòu)物資在進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)前未按合同及制度要求，對(duì)采購(gòu)物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、單據(jù)等多方面的審核和驗(yàn)收而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。如在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚(yú)目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對(duì)路，不符合合同規(guī)定要求；在價(jià)格上發(fā)生變形等。

3.采購(gòu)存量風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)量不能及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)之需要，發(fā)生生產(chǎn)中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。物資采購(gòu)過(guò)多，造成積壓，其中多數(shù)因技術(shù)進(jìn)步而導(dǎo)致的無(wú)形損耗，使民營(yíng)企業(yè)大量資金沉淀于庫(kù)存中，失去了資金的機(jī)會(huì)利潤(rùn)，形成存儲(chǔ)損耗風(fēng)險(xiǎn)。物資采購(gòu)時(shí)對(duì)市場(chǎng)行情估計(jì)不準(zhǔn)，盲目進(jìn)貨，結(jié)果很快價(jià)格下跌，引起價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)“零庫(kù)存”策略，可能因供應(yīng)商出現(xiàn)干擾因素，使民營(yíng)企業(yè)因無(wú)貨發(fā)生生產(chǎn)中斷而陷入困境，或因供應(yīng)商供貨不及時(shí)而造成缺貨的風(fēng)險(xiǎn)。

4.采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

一方面由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導(dǎo)致加工產(chǎn)品未達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，或給用戶造成經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽(yù)等方面的損害。另一方面因采購(gòu)的原材料的質(zhì)量有問(wèn)題，直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量、制造加工與交貨期，降低企業(yè)信譽(yù)和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力。

5.預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)

有時(shí)民營(yíng)企業(yè)為了得到急需的物資，會(huì)采取預(yù)先支付貨款的方式購(gòu)進(jìn)物資。然而，一旦質(zhì)量有問(wèn)題，就會(huì)相互扯皮，影響企業(yè)信譽(yù)，且款項(xiàng)又被供方控制，處于被動(dòng)局面。

二、加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制措施

1.建立有效組織管理機(jī)構(gòu)

為使采購(gòu)活動(dòng)正常有序運(yùn)作，必須設(shè)立相應(yīng)的組織管理機(jī)構(gòu)做保障。首先從管理角度來(lái)考慮，在縱向方面：由企業(yè)經(jīng)營(yíng)者直接擔(dān)任或管理層授權(quán)高層管理人員擔(dān)任采購(gòu)活動(dòng)的主管，由采購(gòu)、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量和財(cái)務(wù)等專業(yè)人員組成公司采購(gòu)小組在采購(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)下，作為企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)最高機(jī)構(gòu)，開(kāi)展日常采購(gòu)活動(dòng)管理工作；在橫向方面：設(shè)立采購(gòu)部門，接受生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等橫向聯(lián)系部門的監(jiān)督管理，并授權(quán)這些機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)有關(guān)計(jì)劃、技術(shù)、質(zhì)量、結(jié)算等問(wèn)題進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查和監(jiān)控。

2.加強(qiáng)合同管理，充分發(fā)揮合同的風(fēng)險(xiǎn)防范作用

在合同簽訂前認(rèn)真檢查合同條款是否有悖于政策、法律，避免合同因內(nèi)容違法、當(dāng)事人主體不合格或超越經(jīng)營(yíng)范圍而無(wú)效；通過(guò)資信調(diào)查，切實(shí)掌握供應(yīng)商的履約能力；審查合同條款是否齊全、合同用語(yǔ)是否恰當(dāng)、當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)是否明確、有否存在以單代約、合同手續(xù)是否具備、簽章是否齊全，還要審查相關(guān)審批手續(xù)是否完備，以及加強(qiáng)對(duì)合同原始資料的存檔與管理。從源頭上防范采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)。

3.建立有效的采購(gòu)程序控制制度

建立和實(shí)施制度化的采購(gòu)管理程序，這是采購(gòu)管理工作有效進(jìn)行的根本保證。建立對(duì)重大物資采購(gòu)業(yè)務(wù)定期開(kāi)展審計(jì)制度，通過(guò)審計(jì)督查物資需求計(jì)劃的提報(bào)、采購(gòu)渠道選擇、價(jià)格確定、質(zhì)檢驗(yàn)收、貨款支付等重點(diǎn)環(huán)節(jié)執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度情況，預(yù)防腐敗問(wèn)題的發(fā)生。既要注重考核采購(gòu)員的專業(yè)能力考核，一個(gè)合格的采購(gòu)員既應(yīng)熟悉公司的生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲(chǔ)，還應(yīng)了解物料的屬性及其市場(chǎng)行情等，這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購(gòu)回不適用或根本不可用的材料，使公司蒙受不必要的損失，還應(yīng)注重考核采購(gòu)員的職業(yè)素養(yǎng)，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生。

4.實(shí)行采購(gòu)活動(dòng)程序化管理

采購(gòu)環(huán)節(jié)是聯(lián)系民營(yíng)企業(yè)外部供應(yīng)商、材料市場(chǎng)和企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)技術(shù)倉(cāng)庫(kù)部門的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，為便于采購(gòu)活動(dòng)的管理和控制，應(yīng)將有關(guān)業(yè)務(wù)實(shí)行程序化管理，建立相關(guān)操作程序。如建立材料采購(gòu)申請(qǐng)、計(jì)劃編制、比價(jià)比質(zhì)、計(jì)劃批準(zhǔn)、采購(gòu)招標(biāo)、供應(yīng)商確認(rèn)、支付貨款、材料驗(yàn)收入庫(kù)等工作程序。通過(guò)程序化管理使企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)有條不紊，使業(yè)務(wù)流程透明度更高，便于監(jiān)管，以減少人為欺詐風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率，控制采購(gòu)成本。同時(shí)為了加強(qiáng)采購(gòu)活動(dòng)的程序化進(jìn)程，要進(jìn)一步建立和完善信息化管理。

5.健全內(nèi)部審計(jì)制度

內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)作為企業(yè)內(nèi)部一個(gè)獨(dú)立的監(jiān)管部門，以客觀公正的方法評(píng)價(jià)企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等各個(gè)方面活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)促使企業(yè)建立完善的采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制制度，對(duì)于防止、及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購(gòu)過(guò)程中的各種錯(cuò)誤現(xiàn)象及不法行為能夠起到極其重要的防范作用。因此，健全內(nèi)部審計(jì)制度有助于民營(yíng)企業(yè)依法依章管理采購(gòu)活動(dòng)，滿足監(jiān)管要求，控制風(fēng)險(xiǎn)，提高管理水平，降低各項(xiàng)采購(gòu)成本，使企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)一步按規(guī)范化、有序化運(yùn)行，保證采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益?！?/p>

參考文獻(xiàn)：

[1]徐杰，田源.采購(gòu)與倉(cāng)儲(chǔ)管理[M].清華大學(xué)出版社，2004

[2]田培源.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)策[J].審計(jì)研究，2007，5