Ｗｏｒｄ文檔快速簽名三法

在使用Word每編輯完成一篇文檔時，或許你都要在文檔的末尾加上你的個人資料信息，比如姓甚名誰、通訊地址、聯(lián)系電話、電子信箱、身份證號碼等等。如果每次都要在Word文檔中輸入個人簽名資料，那么你可以試試筆者所述以下三法（操作以Word2003為例）。

一、記憶式鍵入法

1.記憶式鍵入功能

“記憶式鍵入”是Word提供給用戶輸入常用詞句的一種快捷方式，比如，在Word文檔中，當你鍵入“2008”時，屏幕上會諸如出現(xiàn)“2008-9-1”（此為系統(tǒng)的當前日期，如圖1）的提示信息，這就是“記憶式鍵入”功能。要接受提示請按F3鍵，否則請按Esc鍵或繼續(xù)輸入。

2.啟用記憶式鍵入

如果在你鍵入“2008”時，屏幕上沒有顯示記憶式鍵入的提示信息，則請先啟用“記憶式鍵入”功能：單擊“插入”菜單，指向“自動圖文集”，單擊“自動圖文集”，然后單擊“自動圖文集”選項卡，選中“顯示‘記憶式鍵入建議”復選框（如圖2），單擊“確定”按鈕。

3.創(chuàng)建自動圖文集

要使用記憶式鍵入法在Word文檔中實現(xiàn)快速個人簽名，請按下述步驟創(chuàng)建一個名為“簽名”的“自動圖文集”詞條：

①在Word文檔中輸入你的個人簽名資料，比如鍵入以下內容：

通訊地址：濟南市閔子騫路106號 賈培武(250013)

E-Mail：jiapeiwu@126.com

電話：0531－85182059

QQ：282325794

②選中如上的這段個人簽名資料。

③單擊“插入”菜單，指向“自動圖文集”，單擊“新建”，然后在“請命名您的‘自動圖文集詞條”框中，為你的個人簽名資料起一個你喜歡的名字，比如鍵入“簽名”二字（如圖3）。

④單擊“確定”按鈕。

之后，當在Word文檔中鍵入“簽名”二字時，屏幕上出現(xiàn)“簽名（按Enter插入）”。此時，按下F3鍵，你的個人簽名資料就躍然屏幕之上了。由于當前處于中文輸入狀態(tài)，所以如果是按Enter鍵接受記憶式鍵入，則需要按三次Enter鍵——第一次是關閉候選字窗口，第二次是關閉外碼窗口，第三次才是插入記憶式鍵入建議的內容。另外，在你欲輸入個人簽名時，還有一個方法：單擊“插入”菜單，指向“自動圖文集”，單擊“簽名”。

二、自動更正法

1.“鍵入時自動替換”功能

出于提高用戶編輯速度和正確性的需要，Word提供了“鍵入時自動替換”功能。它能夠將一些常用的符號以幾個不常用鍵的組合代之，還能夠將那些容易拼寫錯的字詞，在其拼寫有誤后自動替換為正確的字詞。比如，當輸入“(r)”時，Word將之自動替換為“?”；當輸入“hte”時，將自動替換為“the”；當輸入“草木蔥籠”時，將自動替換為“草木蔥蘢”。

2.啟用“鍵入時自動替換”

如果在你輸入上述的文本后，Word沒有對其進行自動更正，請先啟用“鍵入時自動替換”功能：單擊“工具”菜單，再單擊“自動更正選項”，然后單擊“自動更正”選項卡，并選中“鍵入時自動替換”復選框，單擊“確定”按鈕。

3.添加“鍵入時自動替換”

實際上，你可以把你的個人簽名資料信息添加為“鍵入時自動替換”的詞條，具體操作如下：

①在Word文檔中輸入并選中需要的個人簽名資料。

②單擊“工具”菜單，再單擊“自動更正”。在彈出的“自動更正”對話框中，選中的個人簽名資料已插入到“替換為”框中。在“替換”框中輸入一個簡單的名字，比如鍵入“簽名”二字，單擊“添加”按鈕（如圖4）。

③單擊“確定”按鈕。

現(xiàn)在，只要在文檔中鍵入“簽名”二字，則你的個人簽名資料會自動出現(xiàn)并替換“簽名”二字。如果你的本意就是在文檔中輸入“簽名”二字，請在Word自動替換后，立即按下Ctrl+Z鍵或者單擊工具欄中的“撤消”按鈕。

三、簽名宏法

在Word中，宏是將一系列命令和指令組合起來，形成一個命令，實現(xiàn)任務執(zhí)行的自動化，以幫助用戶更快更有效地工作。如果在Word中要重復進行某項工作，可用宏使其自動執(zhí)行。基于此，你可以創(chuàng)建一個“簽名”宏，使得在Word文檔中的簽名工作能夠自動進行。要創(chuàng)建該“簽名”宏，請按下述步驟操作：

1.單擊“工具”菜單，指向“宏”，單擊“錄制新宏”。

2.在“宏名”框中，為要錄制的宏起個名字，比如鍵入“簽名”二字；在“將宏保存在”框中，單擊“所有文檔（Normal.dot）”；在“說明”框中，鍵入對宏的說明，比如簡單描述一下該宏的功能（如圖5）。

3.為了方便快捷地使用“簽名”宏，請單擊“鍵盤”按鈕。此時，如果“簽名”宏已經(jīng)存在，Word將彈出一個對話框，詢問“是否替換已有的宏？”。如果選擇了“否”，系統(tǒng)將返回“錄制宏”對話框。如果選擇了“是”或者本來就沒有名為“簽名”的宏，則系統(tǒng)彈出“自定義鍵盤”對話框。單擊“請按新快捷鍵”框，然后按下自己喜歡的快捷鍵，比如按下Alt+Ctrl+Shift+Q鍵（如圖6），再單擊“指定”按鈕，則為“簽名”宏指定了快捷鍵。

4.單擊“關閉”按鈕，關閉“自定義鍵盤”對話框，開始“簽名”宏的錄制過程。

5.在Word文檔中輸入個人簽名資料，錄入完畢，請指向“工具”菜單中的“宏”子菜單，單擊“停止錄制”，結束宏錄制過程。

現(xiàn)在，在Word文檔中，把插入點移動到需要插入簽名處，按下Alt+Ctrl+Shift+Q鍵，則你的個人簽名資料信息被插入到文檔中。此外，使用“簽名”宏還有另外一個方法：指向“工具”菜單中的“宏”子菜單，單擊“宏”，然后在“宏名”列表框中，單擊“簽名”（如圖7），再單擊“運行”按鈕。以上三法就由你自己根據(jù)需要和喜好選擇使用吧！

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