對貨運(yùn)代理企業(yè)應(yīng)收賬款信用管理的現(xiàn)時(shí)思考

馬新敏

前言

貨運(yùn)代理業(yè)作為一個(gè)新興產(chǎn)業(yè)目前正進(jìn)入新的發(fā)展階段，尤其是在金融危機(jī)造成企業(yè)融資環(huán)境悄然改變的情況下，貨運(yùn)代理市場的競爭更加激烈，代理企業(yè)的生存和發(fā)展面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。企業(yè)為了擴(kuò)大市場占有率，大量運(yùn)用應(yīng)收賬款信用促銷，致使應(yīng)收賬款在流動(dòng)資產(chǎn)中的比重日益擴(kuò)大隨之帶來的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)也顯現(xiàn)出來。因此，制定一套合理的信用政策對加強(qiáng)應(yīng)收款的控制和管理有著重要意義。

中國加入WTO以后，國際關(guān)系日趨緊密，貿(mào)易活動(dòng)日益活躍的同時(shí)運(yùn)輸方式也呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，單一的貿(mào)易經(jīng)營者或單一的運(yùn)輸經(jīng)營者都沒有能力親自處理每項(xiàng)具體業(yè)務(wù)，因此需要委托代理人為其辦理一系列商務(wù)手續(xù)，避免貨物在運(yùn)輸、交割時(shí)的信用風(fēng)險(xiǎn)，因此國際貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)應(yīng)運(yùn)而生并快速發(fā)展，改革開放和“人世”給代理企業(yè)代來了極大的發(fā)展空間，但同時(shí)也存在著諸多問題，如管理水平低下、行業(yè)競爭日趨激烈、受經(jīng)濟(jì)周期影響較大、呆壞賬數(shù)額較大等等。本文針對此諸多問題，思考應(yīng)收賬款的成因及總結(jié)貨運(yùn)代理企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，提出自我觀點(diǎn)，以期能為企業(yè)管理者實(shí)施應(yīng)收賬款信用管理提供更多可供參考的建議。

國際貨運(yùn)代理企業(yè)

應(yīng)收賬款管理中的問題

(一)人員流動(dòng)較大，管理水平低下

近幾年來，隨著國際貿(mào)易的不斷擴(kuò)大，國際貨代行業(yè)發(fā)展異常迅猛，同時(shí)同業(yè)間的競爭也在迅速加劇，不僅僅表現(xiàn)在搶占市場份額，還表現(xiàn)在人才的競爭。業(yè)務(wù)人員將開發(fā)的客戶資源據(jù)為已有，獨(dú)立操作空間大，客戶流失問題嚴(yán)重。由于業(yè)務(wù)人員的變更，業(yè)務(wù)銜接就出現(xiàn)了問題，欠款的催收成為了管理的漏洞，尤其是那些新成立的或管理不夠成熟的公司人員缺乏，基礎(chǔ)管理差，欠款管理更為突出。另外，市場瞬息萬變，委托方經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的存在，也加大了貨代業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。對于那些管理水平低下企業(yè)，業(yè)務(wù)操作中沒有簽訂合同協(xié)議或持有有效的收款證據(jù)，日后催收欠款時(shí)經(jīng)常面對人去樓空的尷尬局面，充分暴露出基礎(chǔ)管理的薄弱。

(二)片面追求提高業(yè)務(wù)量

大部分國際貨代企業(yè)片面追求業(yè)務(wù)規(guī)模，尤其是在成立與發(fā)展階段，為了擴(kuò)大業(yè)務(wù)量，制訂了以攬貨獎(jiǎng)金為特點(diǎn)的激勵(lì)機(jī)制，忽視以貨主信用控制為主的約束機(jī)制。在實(shí)踐中，業(yè)務(wù)部門為了完成任務(wù)指標(biāo)，只注重業(yè)務(wù)量，為攬取貨源不顧自身實(shí)力，過度放賬，而不關(guān)注應(yīng)收賬款回收情況，客觀上就刺激了欠款總額加倍膨脹。對于一部分存在壞賬風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)收賬款，即使公司要求相關(guān)部門全權(quán)負(fù)責(zé)催收，但由于沒有提前防范，大量款項(xiàng)仍無法及時(shí)、全額收回，造成壞賬損失。這都是片面追求業(yè)務(wù)量而忽視款項(xiàng)回收惹的禍。

(三)應(yīng)收賬款的管理制度不完善

1客戶信用管理不力。業(yè)務(wù)部門對開發(fā)的客戶了解不多，知之甚少，對信用程度資質(zhì)不是很掌握，為了擴(kuò)大業(yè)務(wù)量，選擇與其合作，這是一個(gè)很普通的現(xiàn)象，這也就埋下了欠款回收難的禍根。

2內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)不夠。大多發(fā)展起來的貨代企業(yè)，或是由于規(guī)模的限制，或是因?yàn)楣芾淼牟坏轿?，?yīng)收賬款缺乏完整的管理制度，業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)等部門工作脫節(jié)、缺乏溝通。一方面業(yè)務(wù)部門對信用不好的企業(yè)進(jìn)行盲目的賒銷，另一方面財(cái)務(wù)等部門由于不了解交易細(xì)節(jié)和客戶背景，對費(fèi)用項(xiàng)目的收取與否不很了解，無法及時(shí)確認(rèn)和督促應(yīng)收賬款的收回，使得應(yīng)收賬款額度大幅增加。

3控制考核不到位。有的企業(yè)缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識，缺乏考核管理部門的設(shè)置，沒有制定完整細(xì)致有效的考核管理制度，不能及時(shí)收回應(yīng)收賬款。往往在應(yīng)收賬款出現(xiàn)問題時(shí)業(yè)務(wù)員仍存有僥幸心理，憑主觀經(jīng)驗(yàn)，而不能及時(shí)采取有效的措施，失去了避免風(fēng)險(xiǎn)的有利時(shí)機(jī)和主動(dòng)地位，造成更大的損失。

加強(qiáng)貨運(yùn)代理企業(yè)

應(yīng)收賬款管理的措施

(一)事前控制

1建立客戶檔案，開展信用評價(jià)。由于企業(yè)原先某些部門和業(yè)務(wù)人員將貨主信息據(jù)為己有，貨主信息零散；企業(yè)內(nèi)部各部門之間缺乏必要、有效的溝通交流；對原有的貨主信息未進(jìn)行及時(shí)地更新和修正，導(dǎo)致貨主檔案信息陳舊等問題普遍存在。因此企業(yè)首先必須深入細(xì)致地做好客戶的資信調(diào)查，收集客戶資料，建立客戶檔案。綜合所有客戶信息，借鑒以前的往來業(yè)務(wù)情況，尤其是應(yīng)收賬款的回收情況，作為信用評價(jià)依據(jù)，制定出一套合理的信用政策和信用標(biāo)準(zhǔn)，對客戶進(jìn)行科學(xué)的分類管理?？梢砸罁?jù)客戶的信用評價(jià)將客戶分為A、B、C類，甚至進(jìn)行更細(xì)的分類。依據(jù)信用等級確定是否給予信用，或給予信用金額的大小和期限的長短。對符合信用標(biāo)準(zhǔn)的客戶可以采取放寬應(yīng)收賬款的信用標(biāo)準(zhǔn)，對于不符合信用標(biāo)準(zhǔn)的客戶盡可能減少與其發(fā)生賒銷行為，甚至杜絕給予信用這樣既能保證維護(hù)優(yōu)質(zhì)客戶，又能減少企業(yè)壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。對于客戶的評價(jià)分類，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)、質(zhì)管等部門共享該資源，以作為財(cái)務(wù)、質(zhì)管部門監(jiān)督執(zhí)行考核的依據(jù)。

2簽訂代理合同協(xié)議。為規(guī)范管理應(yīng)收賬款，在業(yè)務(wù)操作時(shí)，簽訂一份科學(xué)、合理、內(nèi)容完整的代理合同或協(xié)議顯的尤為重要。明確代理雙方的權(quán)、責(zé)、利，避免代理過程中產(chǎn)生不必要糾紛，合作協(xié)議可根據(jù)具體實(shí)踐，可簽訂長期合作協(xié)議，也可按照每船一簽的原則進(jìn)行。明確代理方所要提供的服務(wù)內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)、期限，墊款項(xiàng)目、及墊款的回收日期、代理費(fèi)的計(jì)量、回收等，尤其是代理費(fèi)用的回收期限更要明確的寫在合同協(xié)議里。

3開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范業(yè)務(wù)操作。(1)規(guī)費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn)，尤其是變更了的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，更應(yīng)該學(xué)習(xí)知曉。由于海關(guān)、港口、商檢等部門的政策隨國家宏觀調(diào)控而變更，具體的業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)該熟悉新的政策規(guī)定，一方面為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，另一方面可以知曉各個(gè)往來部門的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，避免漏收客戶的墊款。(2)業(yè)務(wù)操作程序的培訓(xùn)。每個(gè)操作人員必須了解整個(gè)業(yè)務(wù)操作的流程，以便于指導(dǎo)自己的實(shí)踐工作。業(yè)務(wù)人員應(yīng)知道自己在整個(gè)接單操作過程中哪些需要墊付，哪些需要在墊款以前向客戶收取，哪些是在事后收取，還有墊付和收取的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量方法等事項(xiàng)。(3)財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)的收款付款程序培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)制定規(guī)范的業(yè)務(wù)收付款程序，對員工進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。應(yīng)明確什么時(shí)候收款、分清所收款項(xiàng)的客戶、船名、航次、費(fèi)用項(xiàng)目等；什么時(shí)候付款，付款的委托方、船名、航次、費(fèi)用項(xiàng)目，付多少，付款的依據(jù)等，避免工作中因多付款少收款，而造成的應(yīng)收賬款回收風(fēng)險(xiǎn)。

4建立業(yè)務(wù)臺(tái)賬。建立業(yè)務(wù)臺(tái)賬是對業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理必要的步驟。貨代業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)多、關(guān)聯(lián)方多、費(fèi)用項(xiàng)目多、結(jié)算周期長、實(shí)施業(yè)務(wù)臺(tái)賬可以直觀簡潔的反映業(yè)務(wù)內(nèi)容，提高工作效率。如果能同時(shí)使用配套的財(cái)務(wù)軟件，無論是業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)還是公司決策層都可以隨時(shí)掌控客戶的收付款動(dòng)態(tài)，其具體格式見表1。

(二)事中控制

1建立應(yīng)收賬款預(yù)警調(diào)度機(jī)制。企業(yè)可根據(jù)單位實(shí)際情況，定期舉行應(yīng)收賬款的調(diào)度會(huì)議。公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、考核等部門共同參加。業(yè)務(wù)反映在操作工程中的問題，如客戶近期的經(jīng)營變動(dòng)、資信評價(jià)是否需要調(diào)整、資金是否緊張，有無應(yīng)收賬款的回收風(fēng)險(xiǎn)等，在會(huì)議上進(jìn)行討論審議，用來制定相應(yīng)對策。財(cái)務(wù)可充分發(fā)揮財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的作用對各個(gè)客戶的當(dāng)前欠款情況，制作欠款表并作出信用評價(jià)，并重點(diǎn)客戶提出催收意見。欠款報(bào)表格式見表2。

2嚴(yán)格控制墊付款程序。(1)企業(yè)必須建立墊款的分級審批制度。應(yīng)收賬款管理的主管部門將墊款限額下達(dá)給各部門經(jīng)理和業(yè)務(wù)人員，限額以上要報(bào)總經(jīng)理審批，實(shí)行級次管理，重點(diǎn)掌控。由此，業(yè)務(wù)人員就會(huì)減少簽署賒銷合同的隨意性和墊款操作的自主性。(2)嚴(yán)格執(zhí)行合同或協(xié)議內(nèi)容。合同一經(jīng)簽訂，各個(gè)部門都有執(zhí)行合同的責(zé)任和義務(wù)。遵照合同進(jìn)度規(guī)定付款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)擔(dān)負(fù)起責(zé)任，全面審核和控制墊款。在執(zhí)行合同過程中，業(yè)務(wù)部門由于這方面或哪方面的原因，往往會(huì)繞開合同，為客戶提供方便。在此種情況下，財(cái)務(wù)應(yīng)擔(dān)負(fù)起付款的監(jiān)督責(zé)任。對于不符合合同規(guī)定的款項(xiàng)，堅(jiān)決不予支付，避免出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛，致使應(yīng)收賬款無法收回。(3)沒有合同的，應(yīng)制定墊款標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。在具體實(shí)踐中，有的業(yè)務(wù)客戶沒有簽訂合作合同，企業(yè)有必要制定業(yè)務(wù)墊款標(biāo)準(zhǔn)，如規(guī)定利潤墊款比率，低于該比率則不予墊款；墊款回收時(shí)限，提供抵押或質(zhì)押條件等。業(yè)務(wù)部門在提請業(yè)務(wù)墊款時(shí)，需要同時(shí)提供業(yè)務(wù)估算單(見表3)。

3嚴(yán)格執(zhí)行考核制度。加強(qiáng)內(nèi)部考核，建立健全內(nèi)部考核制度，是提升管理水平，降低應(yīng)收賬款回收風(fēng)險(xiǎn)的必要保證。為防止業(yè)務(wù)人員片面追求業(yè)務(wù)量而濫用賒銷手段，公司對業(yè)務(wù)人員的考核，既要有業(yè)務(wù)量的指標(biāo)，也要有到賬率的指標(biāo)，而且要以全額到賬作為兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)的先決條件。同時(shí)也要制定操作過程的考核辦法，對業(yè)務(wù)人員的操作過程進(jìn)行嚴(yán)格控制考核，對操作過程中不符合程序規(guī)定的現(xiàn)象進(jìn)行考核，以督促業(yè)務(wù)人員按照程序辦事，避免因業(yè)務(wù)隨意賒賬造成應(yīng)收賬款回收困難。對財(cái)務(wù)人員也要進(jìn)行考核，考核其是否按照公司的付款程序付款，是否存在，不符合規(guī)定的墊款出現(xiàn)，以提高財(cái)務(wù)的監(jiān)督力度，從而有利于控制不良應(yīng)收賬款的產(chǎn)生。

(三)事后控制

1建立應(yīng)收賬款催收制度。對于欠款時(shí)間長，欠款額度大，存在回收風(fēng)險(xiǎn)大的客戶，企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的部門或人員，組成催收小組，加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的催收。制定出可行的應(yīng)收賬款催收制度，采取靈活多樣的催討方式(如書信聯(lián)系、電話聯(lián)系、上門催討和訴諸法律手段等方式)催討貨款，以設(shè)法盡快收回前期欠款。

2定期對客戶信用評價(jià)進(jìn)行更新分析。定期召開客戶信用管理專題會(huì)議，一個(gè)月或一個(gè)季度一次，對客戶的信用額度、信用期限等進(jìn)行評價(jià)，綜合應(yīng)收賬款回款情況進(jìn)行總結(jié)與分析，重新確定客戶信用評價(jià)，以適應(yīng)變化了的情況。對取得的成績進(jìn)行總結(jié)，對出現(xiàn)的問題制定相應(yīng)的對策，落實(shí)專人，采取有效措施予以解決。對于信用標(biāo)準(zhǔn)下降的客戶，繼續(xù)跟蹤了解，根據(jù)發(fā)展情況，確定采取何種措施。

當(dāng)前完善貨運(yùn)代理企業(yè)信用管理的現(xiàn)實(shí)意義

(一)加強(qiáng)應(yīng)收賬款信用管理可以提高貨運(yùn)代理企業(yè)的行業(yè)競爭力

一個(gè)企業(yè)要想在激烈的市場競爭中一枝獨(dú)秀，沒有業(yè)務(wù)量的提高，沒有一定的市場占有率，是不可能實(shí)現(xiàn)的。而提高業(yè)務(wù)量一個(gè)重要的手段就是要提高信用銷售(賒銷)的能力，貨代業(yè)務(wù)更是如此。與現(xiàn)匯結(jié)算方式相比，信用結(jié)算方式的優(yōu)勢顯而易見，委托方可以憑借自身良好的信用充當(dāng)交易媒介先做業(yè)務(wù)后付款，給委托方提供了更廣闊的發(fā)展空間，當(dāng)然，他們會(huì)更喜歡選擇這樣的運(yùn)作模式。同時(shí)，企業(yè)如果能夠提供更多更大的信用銷售，也就增加了自身的業(yè)務(wù)量，提高市場占有率，使自己更處于競爭的優(yōu)勢地位。在西方國家應(yīng)收賬款信用結(jié)算方式已經(jīng)成為代理交易中的普遍認(rèn)同方式。

(二)加強(qiáng)應(yīng)收賬款信用管理可以規(guī)避貨運(yùn)代理企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

使用信用賒銷在提高業(yè)務(wù)量增強(qiáng)企業(yè)競爭力方面的作用是有目共睹的。但在我國，由于企業(yè)信用的缺失和不足，應(yīng)收賬款信用管理不足會(huì)加大經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。既要看到信用的優(yōu)勢，又要保持清醒的認(rèn)識，才是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)的前提。應(yīng)收賬款是現(xiàn)代企業(yè)營運(yùn)資金管理的主要內(nèi)容，應(yīng)收賬款管理的好壞直接影響到企業(yè)資金的用轉(zhuǎn)和經(jīng)濟(jì)效益。深化應(yīng)收賬款的管理，這樣可以充分的化解和防范企業(yè)經(jīng)營過程中的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，確保了企業(yè)正常有序的運(yùn)做，才能保證企業(yè)又好又快的發(fā)展。管理好應(yīng)收賬款，有利于加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，增強(qiáng)企業(yè)競爭力，從而提高企業(yè)的市場占有率，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力和后續(xù)發(fā)展能力。在貨代企業(yè)，廣泛存在的墊付款實(shí)踐中，強(qiáng)化應(yīng)收賬款的管理，意義更為重要。