博士學位論文雙盲評審信息化建設的探索與實踐

郭 嘉 張 俐 于曉舟

【摘要】依據系統集成、面向服務、數據安全、專家?guī)鞓嫿ㄋ拇笤瓌t,對博士學位論文雙盲評審工作進行了網絡信息化的探索與實踐,極大地降低了管理強度,縮短了評審周期,節(jié)約了管理成本。在總結兩年來系統運行情況及存在問題的基礎上,提出了優(yōu)化網絡部署、建立短信平臺、拓展評審區(qū)域,全面實現“學位論文評審工作網絡信息化”的建議。

【關鍵詞】博士學位論文;雙盲評審;網絡信息化

引言

為了保證博士生的培養(yǎng)質量,各研究生培養(yǎng)單位都建立了博士學位論文的評審制度,為了有效排除非學術因素的干擾,公平、公正地評審論文,我校從1999年開始試行博士學位論文抽查匿名評審制度,2001年開始對博士學位論文實行全部的雙盲評審。通過近十年的工作經驗,作為學位管理工作人員,深深地體會到實行博士學位論文雙盲評審在提高博士生的培養(yǎng)質量方面確實起到了非常積極的作用,同時也帶來了許多問題,例如強大的工作量,高額的管理成本,長時間的評審周期以及專家的選取存在一定的偏差等等。針對這些問題,我們從2006年開始探索博士學位論文雙盲評審實現網絡化的途徑,自主研發(fā)了博士學位論文雙盲評審的網絡化信息平臺,建立了較為完備的專家信息庫,下面就我校實行博士學位論文雙盲評審工作的網絡化信息建設的經驗與存在的問題進行探討。

一 博士學位論文雙盲評審傳統操作模式所面臨的問題

近幾年來,隨著在校研究生人數的劇增,特別是在答辯的高峰期,論文送審的傳統手工模式暴露出許多問題,主要表現在以下三個方面:

1 信息傳送效率較低

我校博士學位論文雙盲評審的方式是博士生在申請論文答辯前將其隱去指導教師和作者姓名的送審稿一式三份送交研究生院學位辦,學位辦委托與我校同等規(guī)模的研究生院單位或科研院所的研究生管理部門聘請相關專家進行評閱,一般情況下,一式三份的送審稿需送至三所不同的研究生管理部門[1]。接受委托的研究生管理部門將學位論文連同專家評閱書一起送達評審學院,由評審學院選取適合的專家評閱人,評閱人按照評閱意見書上的內容逐項評閱,最后由評審學院收集評閱意見書送交其所在研究生管理部門,該研究生管理部門寄回我校研究生院,待三份評審意見齊全,由我校研究生院學位辦交給作者本人。這種方式浪費了很多時間在評審材料的中轉上,以我校為例,從發(fā)出材料到評審意見返回,一般周期為一個半至2個月。

2 管理工作成本較高

論文送審工作費用除去學生制作紙質隱名論文費用外,還包括特快專遞郵寄費、專家評審費、接受委托的研究生管理部門的管理費三項支出。以我校為例,目前一個博士生論文材料的送審成本為750元,其中3位專家評審費200元/人,接受委托的研究生管理部門的管理費30元/篇,特快專遞郵寄費20元/份。后兩者費用占整個評審經費的20%,其中尚未包含專家評審費匯款所需的手續(xù)費用。我校年度授予博士學位150人左右,每年這兩項支出就超出兩萬元;除了數額不菲的經濟成本之外,在送審周期內所耗費的人力成本與時間成本也是巨大的,從論文的整理、搬運、郵寄,到評審結果的手工收集與返回,經粗略統計,評審材料需中轉8次以上。

3 缺少一個學科方向齊全的專家?guī)?/p>

在實行手工博士學位論文匿名評審時,專家?guī)斓慕⒅饕扇≡u審專家返回的評審意見書中的信息進行補充更新。這樣形成的專家?guī)熨Y料不全,而且數量較少,管理人員在選取相近學科專業(yè)的專家時,因為專家詳細研究方向的不全或缺乏等原因,導致了送審論文和評審專家研究方向、領域不對口的現象發(fā)生,這往往需要重新選取評審專家,再次進行送審,延誤了評審意見的正常返回。

二 博士學位論文雙盲評審工作的網絡信息平臺的建立

針對上述問題,對博士學位論文雙盲評審工作進行信息化實踐開發(fā)時,要從節(jié)約成本、方便使用、安全公正的角度出發(fā),最大限度地減少中間環(huán)節(jié),避免非學術人為因素的干擾。我校在進行雙盲評審信息化建設的過程中,遵循了以下四條原則:

1 系統集成原則

系統集成原則是實行研究生教育管理系統化,把新的業(yè)務分系統有機地“嵌入”到已有的研究生教育管理信息系統中,在最大限度利用、共享已有數據的基礎上,避免重復建設、數據沖突等現象的發(fā)生。在雙盲評審信息化的建設中,涉及到三類用戶,學生、學位管理員和評審專家,其中學生用戶的信息可以從我校已有的研究生管理信息系統中按需提取,如學生的學科專業(yè)研究方向、年齡、培養(yǎng)方式等信息,以便專家評審時作為參考,在熟悉作者本人基本情況的基礎上,作出更為“貼切”的評審打分、評語;在評審專家的數據采集模式上,我們集成到了學院管理信息系統中,由所在學院的研究生秘書老師登陸網上系統,實時進行專家數據的添加、更新等功能。

2 面向服務原則

面向服務原則是在系統設計時,要為操作用戶提供盡可能全面的服務。因此,既要保證管理人員的工作得到優(yōu)化,也要充分考慮研究生的信息需求性,盡可能地提供及時、快速的信息反饋服務給他們,便于他們在學業(yè)科研中掌握主動性,根據信息的變化及時作出相應的調整。例如,在論文送審過程中,從學生急切了解送審進度、評審結果的角度出發(fā),我們設計了學生實時查詢送審進度的功能,從任一地點接入互聯網絡,就能登陸查詢最新的送審情況,從而根據專家的評分、評語等信息及時修改、完善論文,更好地進行學位論文答辯。這項功能改變了以往評審意見齊全后才郵寄返回的現狀,實現了零環(huán)節(jié)中轉,解決了管理人員高強度的咨詢答復及解釋工作。

3 數據安全原則

博士學位論文雙盲評審是對博士學位申請者的一種質量監(jiān)督和學術水平肯定,保證評審數據的安全性和正確性,是對一篇博士學位論文作出客觀評價的前提。在雙盲評審信息化工作中,我們主要從軟、硬兩方面來保證數據的安全性。硬的方面包括部署安全的網絡防火墻設備、設計健壯的評審軟件等計算機技術的應用;軟的方面從“質量監(jiān)督方”入手,增加了對評審結果的專家“主動鎖定”功能和學位管理員的“強制鎖定”功能,“鎖定”功能在兩者之一確認執(zhí)行后,評審數據由“更新狀態(tài)”設置為“只讀狀態(tài)”,避免非法用戶進行信息篡改,影響評審工作的公平與公正。

4 專家?guī)鞓嫿ㄔ瓌t

在博士學位論文雙盲評審工作中,擁有一個龐大、多學科的專家?guī)焓情_展評審工作的根本保證,是為博士學位論文選取最適合評閱人的重要前提。此外,專家的選取要以高層次學者、博士生指導教師和院士為主要目標,保證其聯系方式、特長、研究方向等信息準確、詳盡、有效。我們主要以本校學科專業(yè)為重點搜索方向,通過互聯網絡、研究生教育工作的重要會議等獲知手段,不斷地對專家?guī)爝M行更新維護工作。目前在庫專家2063人,博士生指導教師所占比例為87%,專家基本信息的有效率在80%以上,可以滿足我校博士學位論文送審工作的需求。

依據以上四條原則,我們把所面臨的問題進行了分類分析,歸納為三個待解決問題:成本問題、評審周期問題、安全問題;在進行系統功能具體設計時,以電子論文代替紙質論文為信息傳遞模式,去除郵寄、中轉等中間環(huán)節(jié)為關鍵,實現了學生-學位管理員-評審專家一條龍的信息化評審管理流程。其中學生和學位管理員的功能模塊集成于我校已有的研究生管理信息系統中,評審專家模塊以WEB服務的形式單獨開發(fā)、部署。以下主要描述三類用戶的系統功能。

學生用戶為博士學位申請人(以下簡稱申請人),其功能列表見表1。申請人論文涉密的仍采用傳統方式進行送審。

學位管理員用戶作為評審工作中僅有的中間環(huán)節(jié),其管理工作得到了進一步的優(yōu)化,即登陸學位管理信息系統,完成申請人的資格審查、辦理送審手續(xù)、選取適合的論文評閱人,其功能列表見表2。

從上表可以看出,學位管理員的大部分工作已經轉換為信息化操作方式,摒棄了以往繁重的材料整理、郵寄等工作,極大地降低了工作強度,縮短了評審周期。

評審專家用戶一般為具有高級職稱的教授學者,考慮到網絡評審方式所欠缺的安全性,我們采取了簽字傳真確認的方法,具體為:專家評審完畢后,打印輸出評審結果,簽署姓名并傳真至我辦,進行網上評審結果和傳真件的核對入庫,保證評審數據的真實性。評審平臺的系統界面,見下圖1。

三 雙盲評審工作信息化的優(yōu)勢及問題

1 平臺的優(yōu)勢

依托信息化平臺,我校博士學位論文雙盲評審工作已正常運行近兩年,完整處理了三個學期的專家評審數據,收到了以下明顯的效果:

(1) 論文傳遞效率普遍提高

我辦和論文評閱人取得聯系目前采取電子郵件方式,在專家接到邀請郵件并表示同意評審后,管理人員向專家發(fā)送含有登陸用戶名、密碼及評審返回日期的郵件,專家可隨時登陸系統進行論文評閱。專家評審完畢,通過網絡輸入論文得分、評語等數據時,系統自動記錄數據提交的時間點,作為實際返回日期存入數據庫。排除少量手工方式送審的涉密論文,通過對系統數據庫中要求返回日期和實際返回日期對比統計,得到表4的結果。

從上表可以看出,92%以上的評審專家都能夠提前或按時地返回評審結果,僅有小部分專家存在延誤現象,這說明評審專家對我校的博士學位論文送審工作是很支持的,為今后送審工作的開展提供了強有力的激勵作用。同時,也說明網絡模式的博士學位論文雙盲送審已為國內大部分評審專家所接受,可以作為送審工作的主要模式。

(2) 管理工作成本顯著降低

采用網絡評審模式后,我校在博士學位論文雙盲送審工作中,管理成本有了顯著降低。在直接與評審專家本人聯系,評審電子論文的模式下,省去了接受委托的研究生管理部門的管理費30元/篇,特快專遞郵寄費20元/份,扣除專家評審費匯款所需的手續(xù)費用5元/筆,以我校年度授予博士學位150人計,管理成本由22500元下降至2250元以內;此外,中間環(huán)節(jié)的取消,大大解放了人力資源的投入,同時,送審周期普遍由一個半月降低為目前的20天左右。

(3) 數據統計快速高效,便于發(fā)現、分析影響博士學位論文質量的問題

雙盲送審的初衷是為提高博士學位論文質量,送審的整個過程中所產生的評審數據,是找出影響博士學位論文質量的第一手材料。采用計算機網絡模式收集評審數據后,使快速地進行數據統計分析成為可能。例如,通過對我校博士學位論文匿名通訊評議評價意見表中的五項指標進行簡單的得分數據段分析,可以迅速找出我校博士學位論文質量的薄弱環(huán)節(jié),從而有針對性地加強此方面的培養(yǎng)力度,如表5,共統計兩年來566條送審數據,首先對各指標取其平均值,再進行百分位換算。

表5 2007-2008年評審專家評議情況分指標統計

從上表可以看出,我校博士學位論文整體質量良好,指標A1、A3、A4百分位均在85以上,說明我校博士學位論文在選題、科研能力和創(chuàng)新性上得到了評審專家的一致認可,我校博士畢業(yè)生大部分是地學相關專業(yè),進一步肯定了我校在地學相關領域的優(yōu)勢學科地位,說明我校的地學相關領域的學科建設是緊跟學科前沿、國家急需的;此外,指標A2、A5得分稍低,但百分位都在80以上,相對于其他三項指標來說,我校博士生對于學科知識的綜述、寫作與總結能力尚存在部分欠缺,因此需要從寫作能力這方面來加強培養(yǎng)力度。

2 存在的問題

雙盲評審工作的信息化雖然在降低管理成本與提高工作效率上積累了一些好的經驗,但整個工作的開展過程中仍暴露出一些問題,主要是少部分專家評審結果返回的不及時等,我們總結為兩大類,非人為因素和人為因素。

非人為因素主要是計算機硬件問題,包括評審平臺無法訪問、網絡連接速度緩慢等現象。我校部署的評審平臺位于校內教育網絡,因而會有部分使用電信、網通的專家用戶根本無法登陸評審平臺來完成評審工作,另外,由于網絡帶寬問題,也會存在一些地區(qū)的專家能夠登陸成功,但網上操作速度緩慢,造成部分專家放棄進行網上數據提交,改回傳統郵遞的評審結果返回方式。

人為因素較為復雜,例如專家忘記應返回日期,工作繁忙無法抽出評閱時間和習慣性地采取傳統郵寄方式來返回評審結果等等。其中,忘記應返回日期的評審專家占了很大部分,但在管理人員電話催返后,基本上都能夠盡快評審、返回結果;其次,還存在選取的評審專家,其學科專業(yè)的研究方向不對口而造成的重新選取專家送審,延長了評審周期等因素。

四 對雙盲評審工作信息化的建議與思考

在總結了博士學位論文匿名送審的概況、需要遵循的原則,介紹了我校博士學位論文網上雙盲送審的實踐之后,正視送審工作中存在的問題,尋求更好更快的網絡評審模式是根本所在。

1 優(yōu)化網絡部署,保證網上評審的高效

通暢的網絡是完成網上評審工作的根本保證,必須高度重視網絡設施的建設與維護工作。博士學位論文雙盲評審涉及到全國甚至國外各地各個學科領域的專家學者,他們普遍通過教育網或電信網登陸互聯網絡,因此,保證以上兩個接口具有快速的網絡帶寬,是優(yōu)化網絡的重點。網絡優(yōu)化是一項系統工程,需在領導的大力支持下,任命熟悉網絡的管理人員對資金、設備這些資源進行整合、調試,輸出最優(yōu)合力,為評審工作的開展提供平穩(wěn)的技術支持。

2 建立短信平臺,保證信息傳遞的及時

信息化社會的顯著特點是實現業(yè)務的信息化管理,其核心是實現信息的快速獲取和再加工輸出,因此,保證業(yè)務群體能夠在第一時間內及時獲取信息,是管理工作的最大期望,也是信息化項目實施成敗的關鍵。在博士學位論文匿名送審工作中,利用短信平臺,可以快速的發(fā)送評審邀請信息、登陸用戶名及密碼信息、超期通知警告等信息,在保證安全高效的同時,和評審專家建立緊密的聯系,實現人性化的管理平臺。在評審專家普遍接受此種模式后,可嘗試建立論文送審的“電子招評”功能,通過群發(fā)短信的方式,發(fā)送論文的主題、關鍵詞信息,快速找出最適合的評審專家,使評審工作更加公平,得到更為合理的評審結果。

3 拓展評審區(qū)域,擴大雙盲送審的廣度

可以在網絡技術、帶寬許可的情況下,建立區(qū)域級或國家級的送審管理平臺,學位授予單位使用并共享專家?guī)煨畔?實現大范圍的“學位論文評審網絡”?！霸u審網絡”集中了各學科專業(yè)龐大的領軍人才,有利于在更高的層次上指導博士生的論文寫作,實現廣度更大、學術水平更高的論文雙盲評審,激勵博士生進行科研創(chuàng)新;同時,在實現論文送審的“電子招評”功能后,可以加入“論文公示監(jiān)督”功能,實現“評審網絡”范圍內的論文公示,避免學術不端、抄襲剽竊等現象的發(fā)生。

博士學位論文是博士生綜合素質的體現,在管理工作中,必須加強信息化管理理念,來促進博士學位論文質量的提高。博士學位論文雙盲評審工作是博士學位授予的關口,借助網絡信息技術,得到更為合理、及時的評議結果,對博士生的論文寫作有著極大的激勵、監(jiān)督、指導作用。相信通過這項工作的開展,必將顯著提高博士學位論文質量,實現公平、公正、公開的博士學位論文盲審。

參考文獻

[1]李占華,羅英姿,董維春.博士學位論文雙盲評審制度的改革與實踐[J].高教發(fā)展與評估,2007,(3):51-52.

Exploration and Practice on Informationization Construction of Double-blind Review for Doctoral Dissertation

GUO JiaZHANG LiYU Xiao-zhou

(Graduate School, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China)

Abstract: According to the principles of system integration, facing service, data security and construction of expert-base, exploration and practice of network informationization on double-blind review for doctoral dissertation have been done in this paper. This greatly reduces the management intensity, shortens the review period, and saves the management cost. Based on the summarization of the system running status in the past two years, the suggestions of optimizing the network deployment, establishing short message platform, expanding the judgment area, and fully realizing the network informationization of the review for dissertation have been put forward.

Keywords: Doctoral Dissertation; Double-blind Review; Network Informationization