煤炭企業(yè)物流體制改革及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范

尚曉春

【摘要】 本文針對(duì)煤炭企業(yè)物流體制改革后，面對(duì)業(yè)務(wù)量陡增，核算難度加大，出現(xiàn)的新問題增多等特點(diǎn)，進(jìn)行了詳細(xì)分析，并找出了一些有針對(duì)性的解決問題的辦法和思路。

【關(guān)鍵詞】 物資集中；管理難點(diǎn)；風(fēng)險(xiǎn)防范

近幾年，全國(guó)煤炭行業(yè)加快了企業(yè)內(nèi)部物流體制改革步伐，加大了物資集中管理的力度，改革深度之大、廣度之寬，堪稱前所未有。改革后的物流體制比舊有體制有了較大的變化，基本方向是逐步與國(guó)際接軌，其體制是先進(jìn)的、高效的，不但加快了物資流通速度，還節(jié)省了大量的物流費(fèi)用支出。現(xiàn)在看來，改革的優(yōu)勢(shì)正在逐步顯現(xiàn)出來。

一、物流體制改革的重心及優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)

這種實(shí)行高度集權(quán)式的物流體制改革，其著重點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一、觀念上，以高度集中為主導(dǎo)思想。無論是對(duì)從事物資業(yè)務(wù)人員的管理，還是對(duì)采購、儲(chǔ)備、配送等物資具體業(yè)務(wù)，均實(shí)行集中式的統(tǒng)一管理。

第二、行動(dòng)上，取消二級(jí)采購。改革前，在一個(gè)煤業(yè)集團(tuán)，實(shí)行的是集團(tuán)采購和礦廠采購的兩級(jí)采購體制并存的采購模式，有數(shù)十家甚至上百家二級(jí)礦（廠、處、公司）同時(shí)從事著各自的采購業(yè)務(wù)。不但浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，還引發(fā)了內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)，抬高了進(jìn)價(jià)。改革后，只有集團(tuán)公司一級(jí)物資部門進(jìn)行采購，從而杜絕了上述漏洞。

第三、目標(biāo)上，以服務(wù)為第一宗旨。改革后的一級(jí)采購組織不再以盈利為目的，辦公、開資等所需經(jīng)費(fèi)由集團(tuán)公司下?lián)芙鉀Q，不再從二級(jí)單位收取。其工作中心轉(zhuǎn)變至為二級(jí)單位服務(wù)的軌道上來，減輕了二級(jí)單位的負(fù)擔(dān)，從而避免了基層單位的抵觸情緒，減少了二級(jí)單位的強(qiáng)烈反對(duì)意見。

實(shí)行集權(quán)式的物流體制改革后，可以顯現(xiàn)出以下幾個(gè)方面的經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)：

一是避免了內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)，降低了采購價(jià)格，特別是還可得到批量采購的價(jià)格優(yōu)惠。

二是節(jié)約了儲(chǔ)備資金。由于各個(gè)礦的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等總體情況基本一致，甚至于一樣，改革前，各單位都儲(chǔ)存了大量相同的備件，造成了資金上的浪費(fèi)。集中儲(chǔ)備后，便可在整個(gè)集團(tuán)公司內(nèi)部，保證物資的統(tǒng)一調(diào)劑，匯總計(jì)算最佳儲(chǔ)備量，降低了儲(chǔ)備資金占用。

三是減輕了二級(jí)單位的額外負(fù)擔(dān)。生產(chǎn)礦（廠）等二級(jí)單位，不再為物資方面的事務(wù)而分心，而是以生產(chǎn)、安全為重點(diǎn)，將主要精力投入到如何提高生產(chǎn)、降低成本和增加效益上來。

四是獲得了質(zhì)量保證。集中采購面向的供應(yīng)商，都是經(jīng)過貨比三家，選拔出來有相當(dāng)實(shí)力的知名企業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量有可靠的信譽(yù)保證。

五是資金結(jié)算優(yōu)勢(shì)。資金集中形成的批量采購，給供應(yīng)商帶來大額利潤(rùn)的同時(shí)，可以在資金支付上與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算方面的討價(jià)還價(jià)，延期付款，節(jié)省財(cái)務(wù)費(fèi)用；資金集中的優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在，當(dāng)物資價(jià)格日新月異不斷上漲時(shí)，以較低的價(jià)格多采購一些常用物資，可以節(jié)約采購資金。

二、物資集中管理后帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)

煤炭企業(yè)實(shí)行物資集中管理后，在節(jié)支降耗方面給企業(yè)帶來了諸多好處，但凡事總有兩面性，暴露出來的諸多矛盾也不容回避，有些地方甚至比較突出，主要問題有：

（一）資金管理和使用的安全問題

物資統(tǒng)一管理之后，集中由企業(yè)的一個(gè)物資供應(yīng)部門管理物資采購的大部分資金，承載巨大的資金流量。以河南的平煤集團(tuán)為例，每個(gè)月從物資公司流出的采購資金高達(dá)2億元左右。如此大的資金流量，如果財(cái)務(wù)控制出現(xiàn)松懈，勢(shì)必給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。容易出現(xiàn)漏洞的地方有：

1. 財(cái)務(wù)人員監(jiān)守自盜。全國(guó)各行各業(yè)，財(cái)務(wù)人員監(jiān)守自盜、營(yíng)私舞弊、侵吞挪用國(guó)家財(cái)產(chǎn)者不乏其人，發(fā)生這樣的事情，固然與犯罪者本人的人生觀、職業(yè)道德觀歪曲有直接的關(guān)系，但同時(shí)，與企業(yè)管理上的漏洞給其以可乘之機(jī)也是分不開的。前幾年，在某煤業(yè)集團(tuán)就曾出現(xiàn)過銀行承兌匯票損失上千萬的案例。

2. 大量預(yù)付款項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)。煤炭企業(yè)是大額的鋼材消耗行業(yè)，集中采購后，目前可得到120元/噸的價(jià)格優(yōu)惠政策。但是，鋼廠的銷售政策是“先款后貨”，如果不打預(yù)付款，對(duì)方就不簽訂合同。那么，如何確保上億元預(yù)付賬款的安全，就成了財(cái)務(wù)人員和采購人員的首要任務(wù)和重要職責(zé)。

3. 庫存資金的管理風(fēng)險(xiǎn)。巨大的資金流量，在月度中間的每一天，都會(huì)存在庫存資金的管理問題，這個(gè)庫存資金不僅包括現(xiàn)金，還包括尚未發(fā)放給客戶的票據(jù)，如銀行承兌匯票。如果管理不善，庫存現(xiàn)金和票據(jù)的丟失、損壞會(huì)直接給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

4. 票據(jù)流轉(zhuǎn)過程存在的風(fēng)險(xiǎn)。目前的資金支付方式中，轉(zhuǎn)賬、電匯都是直接到達(dá)對(duì)方賬戶，基本上沒有風(fēng)險(xiǎn)。而現(xiàn)金支票、匯票和銀行承兌匯票等結(jié)算方式，一般要經(jīng)過取送、蓋章等多道傳遞程序才能發(fā)放到客戶手中。中間環(huán)節(jié)的增多（如先由業(yè)務(wù)科室辦事員從財(cái)務(wù)科代領(lǐng)，然后再發(fā)放給客戶），在傳遞、存放、攜帶等過程中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性就越大。并且，領(lǐng)取、傳遞程序的復(fù)雜，不僅會(huì)造成工作效率低下，還會(huì)滋生吃、拿、卡、要等惡劣行徑。

如果進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，將上述票據(jù)也直接發(fā)放到客戶手中，就能很大程度地減輕或避免發(fā)放上的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）容易滋生商業(yè)賄賂行為

在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，一般是買方市場(chǎng)占主導(dǎo)地位，采購權(quán)利的高度集中，使得從事采購工作的業(yè)務(wù)人員逐漸享有了職業(yè)優(yōu)越性,采購人員成為拉攏腐蝕的主要目標(biāo)，有些采購員不知不覺被拉下了水，為獲取個(gè)人利益他們往往會(huì)放棄企業(yè)的利益，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。例如，違規(guī)采購、超計(jì)劃采購等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；一些假冒偽劣或三無產(chǎn)品也時(shí)有采購入庫，不僅造成資金浪費(fèi)，還會(huì)給安全生產(chǎn)和人身安全方面形成隱患，甚至引發(fā)煤炭企業(yè)的惡性事故。

（三）財(cái)務(wù)核算難度加大

物資集中管理之前，各礦（廠）財(cái)務(wù)科至少有一個(gè)人負(fù)責(zé)材料的核算工作，而物資采購集中管理之后，材料采購、領(lǐng)用業(yè)務(wù)核算高度集中到集團(tuán)公司一級(jí)的物資供應(yīng)部門，核算工作量便數(shù)倍甚至數(shù)十倍于從前。核算中出現(xiàn)的問題也就越來越多：

1. 憑證填制準(zhǔn)確性差。日復(fù)一日填制大量憑證，容易使會(huì)計(jì)人員只求量，不保質(zhì)。于是，原始憑證不正確，附件張數(shù)不符，附件與憑證金額不符，憑證內(nèi)容與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符，摘要不規(guī)范，未按要求折疊、蓋章等大大小小的問題層出不窮。

2. 款項(xiàng)支付的賬目安全問題?？铐?xiàng)的支付，遵循申請(qǐng)、審批、審核、查賬、填制憑證、支付等業(yè)務(wù)程序，其中最重要的是查實(shí)賬面是否有相應(yīng)的應(yīng)付賬款，如果查賬不完全或不準(zhǔn)確，就忙于填制會(huì)計(jì)憑證，有可能造成多支付款項(xiàng)，帶來不必要的損失和麻煩。

3. 增值稅發(fā)票的審核。國(guó)家稅務(wù)總局對(duì)于增值稅發(fā)票的取得和填開有若干管理規(guī)定。例如，取得的增值稅專用發(fā)票，必須經(jīng)過網(wǎng)上認(rèn)證才能抵扣；從發(fā)票開具之日起認(rèn)證抵扣不能超過90天；已經(jīng)認(rèn)證的增值稅專用發(fā)票當(dāng)月必須入賬，否則以后期間不允許抵扣等。采購業(yè)務(wù)的高度集中，使得物資供應(yīng)部門每月收到大量的增值稅專用發(fā)票，如果不及時(shí)認(rèn)證、抵扣，或者對(duì)于開具有誤的發(fā)票審核不仔細(xì)，就會(huì)因無法抵扣給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。例如，采購員取得發(fā)票后未及時(shí)到財(cái)務(wù)報(bào)賬，超過認(rèn)證抵扣期限，既不能認(rèn)證抵扣也不能更換，只能按普通發(fā)票入賬，造成采購成本增加。

4. 材料價(jià)差的計(jì)算和攤銷。由于煤炭企業(yè)物資收發(fā)量大且頻繁，往往采用計(jì)劃成本法核算發(fā)出存貨的成本，月末通過“材料成本差異”科目調(diào)整為實(shí)際成本。當(dāng)月“材料成本差異”的計(jì)算和攤銷，對(duì)成本有很大影響。有些會(huì)計(jì)人員，因?yàn)閱螕?jù)核對(duì)和計(jì)算的工作量較大，抱著僥幸心理和差不多思想，在核對(duì)和計(jì)算過程中偷工減料，造成價(jià)差余額不正確，影響當(dāng)期乃至后期的損益。

5. 往來賬的管理。采購業(yè)務(wù)集中形成龐大的供應(yīng)商隊(duì)伍，在財(cái)務(wù)賬面的直接體現(xiàn)就是產(chǎn)生大量的預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款，往來賬目的管理成了核算的重點(diǎn)業(yè)務(wù)，應(yīng)付賬款核對(duì)不及時(shí)也會(huì)造成損失。有一個(gè)真實(shí)例子：

柳州鋼鐵公司2002年開具了一份鋼材銷售的增值稅專用發(fā)票給某物資公司，同時(shí)附帶鐵路運(yùn)輸發(fā)票。隨后，該物資公司又將這部分材料銷售給外部客戶，但在報(bào)賬時(shí)，卻把運(yùn)輸發(fā)票遺忘而沒有將運(yùn)輸費(fèi)計(jì)入采購成本。時(shí)隔兩年之后，核對(duì)往來賬才發(fā)現(xiàn)問題。后來雖找到運(yùn)輸發(fā)票補(bǔ)充入賬，但使得當(dāng)期成本增加；又由于運(yùn)費(fèi)稅超過抵扣期限，而虛增一塊成本。

6. 檔案管理。業(yè)務(wù)量增加與人員增加不成比例，給憑證審核、傳遞、歸檔、裝訂都造成很大壓力，如果繼續(xù)按過去的流程運(yùn)轉(zhuǎn)，難免出現(xiàn)審核不細(xì)致、不及時(shí)，傳遞出現(xiàn)空檔。歸檔不及時(shí)、憑證裝訂延誤等還有可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的散失、損壞等發(fā)生。

三、物資集中管理后的風(fēng)險(xiǎn)防范措施

物資集中管理是大勢(shì)所趨，其優(yōu)勢(shì)明顯，不能因改革帶出來的一些小問題而影響大的前進(jìn)方向。當(dāng)前應(yīng)該逐步完善程序、堵塞漏洞，其工作重心應(yīng)該放在以下幾個(gè)方面：

（一）強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范》要求，強(qiáng)化資金收付業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。如加強(qiáng)印章管理、加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)電子密碼和權(quán)限的管理、加強(qiáng)保險(xiǎn)柜的管理等。

堅(jiān)持盤點(diǎn)制度，出納要日清月結(jié)，每天對(duì)庫存資金進(jìn)行盤點(diǎn)，主管資金支付審核業(yè)務(wù)的人員每周都要參與盤點(diǎn)，審計(jì)部門也要定期或不定期進(jìn)行突擊盤點(diǎn)。

另外，要實(shí)行財(cái)務(wù)人員的定期輪崗制度，特別是對(duì)出納人員，到期必須進(jìn)行輪崗。

（二）規(guī)范票據(jù)流轉(zhuǎn)程序

辦理票據(jù)領(lǐng)取業(yè)務(wù)時(shí)要堅(jiān)持專車、專線原則，必須兩人同行；領(lǐng)回后一人負(fù)責(zé)賬簿登記，一人負(fù)責(zé)保管和發(fā)放，月末進(jìn)行核對(duì)；當(dāng)月收取的銀行承兌匯票，原則上必須全部發(fā)放出庫，保險(xiǎn)柜內(nèi)無未發(fā)放的票據(jù)，“應(yīng)收票據(jù)”科目月末應(yīng)無余額；現(xiàn)金支票、匯票、銀行承兌匯票等票據(jù)的發(fā)放對(duì)象應(yīng)該直接面對(duì)供應(yīng)商的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，盡量取消中間傳遞環(huán)節(jié)；銀行承兌匯票必須完整填寫“被背書人”后，再發(fā)放給客戶；發(fā)放匯票和銀行承兌匯票時(shí)，必須取得對(duì)方財(cái)務(wù)部門出具的具有法律效力的收據(jù)和領(lǐng)取人身份證明。

（三）加強(qiáng)往來賬的核對(duì)和管理

完善預(yù)付賬款的日常管理制度，對(duì)申請(qǐng)、審批、審核、建立備查、清理期限、責(zé)任人等各環(huán)節(jié)進(jìn)行從嚴(yán)控制；要定期核對(duì)賬目，與供應(yīng)商至少一季度核對(duì)一次，并取得雙方認(rèn)可的對(duì)賬記錄；大額及業(yè)務(wù)量頻繁的賬款每半年（最多不超過一年）必須進(jìn)行一次詢證，余額不符時(shí)要核對(duì)明細(xì)賬；對(duì)于大額的應(yīng)付款項(xiàng)，不能錯(cuò)誤地認(rèn)為自己是債務(wù)人，不存在資金風(fēng)險(xiǎn)而疏于核對(duì)，因?yàn)槠溆囝~也可能會(huì)由于入賬不完整而低于對(duì)方的賬面額，損失已經(jīng)潛在地形成。

（四）細(xì)化財(cái)務(wù)人員分工，嚴(yán)格控制發(fā)票的來源

對(duì)核算業(yè)務(wù)要切塊，審核要細(xì)化，增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票審核重心下移，形成一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)的管理架構(gòu)。

憑證審核按業(yè)務(wù)類型進(jìn)行三級(jí)審核，即會(huì)計(jì)審核、主管審核、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人全方位審核，做到層層把關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并逐級(jí)追究。

規(guī)范后的業(yè)務(wù)流程應(yīng)該具有分工協(xié)作且職責(zé)明確的特性：增值稅發(fā)票由廠家開具后，首先應(yīng)交給采購業(yè)務(wù)部門鑒別真?zhèn)魏蟛拍芴钪乞?yàn)單，因此，采購部門被列為增值稅專用發(fā)票審核的第一責(zé)任人；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員對(duì)購進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)行審查，核算會(huì)計(jì)便成為把關(guān)的第二責(zé)任人；財(cái)務(wù)部門的稅管員從事專門的發(fā)票審核業(yè)務(wù)，為第三責(zé)任人；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，最后對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面審核。通過上述四道關(guān)口的審核，基本上能把不合格票據(jù)拒之賬外，避免由此造成經(jīng)濟(jì)損失。

（五）落實(shí)崗位責(zé)任制和業(yè)績(jī)考核

由于物資集中管理后業(yè)務(wù)繁雜，人員增多，如果不用制度來規(guī)范約束，僅靠某幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的監(jiān)督管理，往往容易顧此失彼，因?yàn)槿说木湍芰κ怯邢薜?。所以必須建立健全?cái)務(wù)人員崗位責(zé)任制和業(yè)績(jī)考核制度，由財(cái)務(wù)人員按照業(yè)務(wù)流程規(guī)定的時(shí)間和方向辦理業(yè)務(wù)。同時(shí)，還要定期進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，并按考核結(jié)果分配薪金報(bào)酬。

（六）嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位分離制度

按照《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——采購與付款（試行）》的條款設(shè)置相關(guān)崗位，并且做到不相容崗位業(yè)務(wù)分離，相互牽制，互相制約。同時(shí)，對(duì)采購人員也要實(shí)行定期輪崗制度，這既是對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)，也是對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)。

（七）指標(biāo)完成情況考核

對(duì)于儲(chǔ)備資金、預(yù)付賬款等重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)要詳細(xì)分解到物資管理的采購、倉庫等具體業(yè)務(wù)管理部門。企業(yè)要設(shè)立專門的考核機(jī)構(gòu)，實(shí)行月月考核，公布獎(jiǎng)罰結(jié)果，并與工資掛鉤。

（八）發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)

為簡(jiǎn)化手工勞動(dòng)，單據(jù)核對(duì)和計(jì)算等業(yè)務(wù)，要充分利用信息化優(yōu)勢(shì)，使用核對(duì)、計(jì)算功能，實(shí)現(xiàn)無紙核對(duì)，既減輕工作量，也有效避免了人為錯(cuò)誤。

（九）加大內(nèi)審力度

大型國(guó)有企業(yè)中，內(nèi)部審計(jì)工作極其重要，加大內(nèi)部審計(jì)力度，可以將問題遏止在萌芽狀態(tài)，也可以亡羊補(bǔ)牢，挽回企業(yè)的損失，還可以挽救違規(guī)違紀(jì)的同志。審計(jì)部門的工作標(biāo)尺，應(yīng)該定位在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)上，全力審查財(cái)務(wù)部門的日常核算業(yè)務(wù)，掃描企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的方方面面，成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)安全的第二道屏障，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展保駕護(hù)航。

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