淺析航空企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

隨著航空企業(yè)科研水平的不斷提高，獲得立項(xiàng)的科研項(xiàng)目越來(lái)越多，科研項(xiàng)目檔案在科研生產(chǎn)中將發(fā)揮更大的作用，如何提高科研項(xiàng)目檔案的管理水平，成為企業(yè)檔案部門(mén)亟待解決的一個(gè)問(wèn)題。

1 企業(yè)科研項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

企業(yè)科研項(xiàng)目檔案屬科技檔案范疇，因此，它除了具有科技檔案的共同特點(diǎn)即專(zhuān)業(yè)性、成套性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、通用性等外，還具有以下四個(gè)特點(diǎn)：

1）保密性：由于企業(yè)科研項(xiàng)目研究屬于學(xué)科前沿，其研究過(guò)程、研究成果均屬高保密檔案。科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容和過(guò)程一旦泄露公開(kāi)，就會(huì)失去其價(jià)值，這一特點(diǎn)，就決定了其檔案的保密性。

2）階段性：科研活動(dòng)具有探索性和實(shí)驗(yàn)性，都要經(jīng)過(guò)準(zhǔn)備、試驗(yàn)、總結(jié)和推廣應(yīng)用等階段，每個(gè)階段都會(huì)形成應(yīng)歸檔文件資料。每個(gè)階段的科研項(xiàng)目檔案具有相輔相成的關(guān)聯(lián)性，并且互為依據(jù)和結(jié)果。

3）繼承性：科學(xué)知識(shí)具有繼承性和連續(xù)性的特點(diǎn)，作為科學(xué)知識(shí)載體的科研項(xiàng)目檔案亦具有承前啟后的作用。在已有成果基礎(chǔ)上有所發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造，開(kāi)展新的科技活動(dòng)，還可避免在科研活動(dòng)中的盲目性和重復(fù)性。

4）長(zhǎng)期性：一個(gè)科研項(xiàng)目從課題的提出，到調(diào)查研究、方案論證、設(shè)計(jì)、試制要經(jīng)過(guò)許多環(huán)節(jié)，耗費(fèi)科研人員幾年，甚至幾十年的心血。因此，一套科研項(xiàng)目檔案的形成和建立，要經(jīng)過(guò)一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間。

2 企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

目前航空企業(yè)的科研項(xiàng)目檔案管理存在一些問(wèn)題，結(jié)合我們公司的實(shí)際現(xiàn)狀進(jìn)行分析，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）企業(yè)歸檔意識(shí)不強(qiáng)。從航空企業(yè)科研檔案的基本特點(diǎn)看：科研檔案的產(chǎn)生大量來(lái)自企業(yè)各部門(mén)和科研機(jī)構(gòu)，由于歸檔意識(shí)不強(qiáng)，不注意積累科研項(xiàng)目檔案，存在檔案工作說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要的現(xiàn)象。

2）企業(yè)科研檔案管理制度不健全、不完善。許多企業(yè)的科研檔案，在管理上缺乏科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)并可操作的檔案管理辦法，使科研檔案管理“三納入”“四同步”得不到落實(shí)，導(dǎo)致產(chǎn)生科研檔案收集范圍不明確、收集工作隨意性大、檔案材料形成主體間權(quán)責(zé)不清等問(wèn)題。

3）企業(yè)科研項(xiàng)目檔案歸檔不完整、不系統(tǒng)。許多科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人和參加人，只注重項(xiàng)目的立項(xiàng)、執(zhí)行、科研等過(guò)程，而忽視研究過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄的保存和歸檔，造成科研檔案從形成源頭開(kāi)始缺失。這不僅給企業(yè)的科研歸檔工作帶來(lái)了困難，而且對(duì)企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)造成損失。

4）企業(yè)科研項(xiàng)目檔案完整性差?？蒲许?xiàng)目每個(gè)階段都會(huì)形成一定的應(yīng)歸檔文件，準(zhǔn)備階段：調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目論證材料、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)文件等。試驗(yàn)階段：試驗(yàn)任務(wù)書(shū)、試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)原始記錄及試驗(yàn)報(bào)告；總結(jié)階段：設(shè)計(jì)文件、工藝文件、檢驗(yàn)分析文件以及項(xiàng)目總結(jié)等。推廣應(yīng)用階段：項(xiàng)目鑒定材料、成果獎(jiǎng)勵(lì)推薦材料和成果獲獎(jiǎng)證書(shū)目前，從我們公司的現(xiàn)狀來(lái)看，在課題準(zhǔn)備階段、試驗(yàn)階段以及推廣應(yīng)用階段，能夠及時(shí)將應(yīng)歸檔的科技文件材料歸檔者，寥寥無(wú)幾。歸檔比較完整的材料僅局限于推廣應(yīng)用階段等。

5）企業(yè)科研項(xiàng)目檔案立卷、歸檔不及時(shí)。在立卷工作中科研檔案是按項(xiàng)目立卷，即從項(xiàng)目的申請(qǐng)、批準(zhǔn)，到項(xiàng)目的實(shí)施，最后到項(xiàng)目按計(jì)劃完成、結(jié)題，方可立卷。一方面在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，沒(méi)有注意分階段對(duì)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行收集整理，及時(shí)歸檔。另一方面項(xiàng)目結(jié)題后，項(xiàng)目組將結(jié)題材料上交到管理部門(mén)相關(guān)人員手中后，有時(shí)候出現(xiàn)存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，未及時(shí)清理歸檔并向檔案部門(mén)移交的情況。最終導(dǎo)致應(yīng)歸檔材料流失和質(zhì)量下降，造成歸檔材料的殘缺、破損和不完整。

3 企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理對(duì)策與措施

1）思想重視是管理好科研項(xiàng)目檔案的前提。如何使檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)工作同步發(fā)展，應(yīng)該引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視。只有全體職工的檔案意識(shí)，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)提高了，才能解決科研項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題。企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理干部隊(duì)伍的穩(wěn)定是提高科研項(xiàng)目檔案管理人員整體素質(zhì)重要條件，企業(yè)在制定相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施的同時(shí)，使科研項(xiàng)目檔案管理人員的積極性不受挫傷。

2）逐步完善企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理的法規(guī)體系和業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。我國(guó)現(xiàn)已形成的科研檔案法規(guī)體系，是以《檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為核心，以及其它相關(guān)科研檔案行政法規(guī)和規(guī)章制度。企業(yè)應(yīng)以科研檔案法規(guī)體系為基礎(chǔ)，把企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理工作與員工利益掛鉤，才能有效地避免應(yīng)歸檔材料的流失，確保企業(yè)科研項(xiàng)目應(yīng)歸檔材料的完整性和連續(xù)性；企業(yè)也要制定出適合企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，逐步實(shí)行科研項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而提高歸檔文件材料的“含金量”。

3）逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，加快信息化管理步伐。在目前這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新模式采用計(jì)算機(jī)信息化管理，對(duì)于要求歸檔的材料，很多在形成時(shí)已存放在計(jì)算機(jī)中。所以，一方面，檔案部門(mén)可以要求將書(shū)面材料歸檔的同時(shí)，把計(jì)算機(jī)軟盤(pán)或光盤(pán)也歸入檔案中，這樣可以避免檔案部門(mén)在逐步實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)的重復(fù)錄入。另一方面，檔案部門(mén)可以將那些可以對(duì)外開(kāi)放的內(nèi)容在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)發(fā)布，供授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)和普通員工查閱，從而提高檔案部門(mén)的地位和作用。

4）檔案部門(mén)及時(shí)介入，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，建立高水平的科研項(xiàng)目檔案。在科研項(xiàng)目檔案材料的產(chǎn)生、收集和整理的全過(guò)程中，檔案部門(mén)可依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度及時(shí)介入到科研項(xiàng)目管理中進(jìn)行指導(dǎo)，及時(shí)監(jiān)督管理，保證企業(yè)科研項(xiàng)目建立高水平的檔案工作。把科研項(xiàng)目檔案管理的“三納入”、“四同步”原則的執(zhí)行情況作為各部門(mén)及個(gè)人考核的一項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)，真正做到下達(dá)科技計(jì)劃任務(wù)與提出科技文件材料的歸檔要求同步進(jìn)行；檢查科技計(jì)劃進(jìn)度與檢查科技文件材料的形成情況同步進(jìn)行；驗(yàn)收、鑒定科技成果與鑒定科技檔案材料同步進(jìn)行；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果與檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔情況材料同步進(jìn)行。同時(shí)，在科研項(xiàng)目發(fā)展過(guò)程中，檔案工作人員要實(shí)行“全程監(jiān)控”，針對(duì)科研項(xiàng)目不同階段的特點(diǎn)，明確歸檔范圍、歸檔要求及歸檔職責(zé)。

5）切實(shí)提高檔案人員的素質(zhì)?？蒲许?xiàng)目檔案管理人員還應(yīng)具有多方面的知識(shí)。現(xiàn)在航空工業(yè)下屬?gòu)S所生產(chǎn)設(shè)計(jì)的產(chǎn)品型號(hào)都很多，以我廠為例，由于產(chǎn)品的系列型號(hào)多，涉及的知識(shí)面廣，所以，要做好科研項(xiàng)目檔案的收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用工作，就要求檔案人員熟悉和了解各個(gè)型號(hào)的性能、原理等方面的知識(shí)。只有這樣，工作起來(lái)才能得心應(yīng)手，更有利于檔案管理工作的開(kāi)展。

（1）一要積極支持檔案人員參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握科研項(xiàng)目檔案收集、鑒定、整理的方法和技巧，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（2）二要鼓勵(lì)檔案人員自學(xué)與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)方面的能力，特別是信息獲取、分析和加工處理能力等，從而提高其綜合素質(zhì)。

（3）三是加強(qiáng)對(duì)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)教育，各單位要結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)，安排專(zhuān)門(mén)時(shí)間，組織學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)條例，增強(qiáng)做好檔案工作的自覺(jué)性。

4 總結(jié)語(yǔ)

隨著科研生產(chǎn)的不斷發(fā)展，航空產(chǎn)品種類(lèi)日益增加，科研產(chǎn)品項(xiàng)目檔案在航空企業(yè)檔案管理中將占有十分重要的地位。必須重視和發(fā)展科研項(xiàng)目檔案，不斷完善科研產(chǎn)品項(xiàng)目檔案的管理理念和管理模式，改進(jìn)管理方法和手段，提高科研產(chǎn)品項(xiàng)目檔案的管理水平，使科研產(chǎn)品項(xiàng)目檔案為航空企業(yè)科研生產(chǎn)發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

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[2]湯鏡秋，吳杭文.創(chuàng)新管理理念實(shí)行科研檔案年度歸檔[J].浙江檔案，2008.

作者簡(jiǎn)介

張江紅，昌河飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，館員，大學(xué)本科。