新時(shí)期水利檔案管理工作探討

張玉紅

摘 要：檔案管理是水利工程建設(shè)管理過(guò)程中一項(xiàng)十分重要的工作。水利工程檔案管理工作雖然不直接作用于工程建設(shè)，但它滲透于各方面，貫穿于工程建設(shè)全過(guò)程，特別是在重點(diǎn)水利工程建設(shè)中檔案管理更有其特殊的地位和作用。

關(guān)鍵詞：水利；檔案；管理

1 對(duì)水利檔案的基本認(rèn)識(shí)

水利檔案除與其他專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)外，較之其他檔案有以下幾方面專業(yè)特點(diǎn)。

（1）內(nèi)容豐富，綜合性強(qiáng)

水利工作涉及面廣、內(nèi)容繁雜，在水利工程建設(shè)中往往牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)方面，再加上水利專業(yè)本身又與電力、機(jī)械、建筑、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此形成的水利檔案也就具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。

（2）受時(shí)空限制.形成的時(shí)機(jī)性強(qiáng)

水利工作是人類改造自然的活動(dòng)，因此必然要受自然規(guī)律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內(nèi)容，春季抗早，夏季防汛，秋冬開(kāi)展歲修工程等等。在這些工作過(guò)程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數(shù)據(jù)，以及因防治洪澇災(zāi)害而搶做緊急工程的信息等，都明顯具有形成時(shí)間短、季節(jié)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

（3）受工程規(guī)模大小影響，形成周期差異大

根據(jù)不同的工程效益、水文地質(zhì)條件、河床演變情況、險(xiǎn)情隱患，以及其他因素所確定的水利建設(shè)工程，周期長(zhǎng)短懸殊較大。一般的江河護(hù)坡工程，以及面廣量大的農(nóng)田水利工程，通常僅需要幾個(gè)月即可完成。而大型的河道工程、水庫(kù)、閘壩建設(shè).則需要幾年或更長(zhǎng)的時(shí)間才能完成。施工周期長(zhǎng)短不同，就必然使得相應(yīng)工程檔案形成周期差異較大。

（4）文書與科技檔案相互滲透

水利工作實(shí)施的是科研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理一體化的運(yùn)行機(jī)制，因此形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書不僅是檔案的前期活動(dòng)記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

2 水利檔案的價(jià)值和意義

水利檔案的開(kāi)發(fā)，是水利工作中最關(guān)鍵最有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)，是水利工作服務(wù)社會(huì)實(shí)踐的直接體現(xiàn)，開(kāi)發(fā)水利檔案對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。

（1）充分認(rèn)識(shí)水利單位建檔工作的意義

建國(guó)以來(lái)，孝義市興建了一大批水利工程，初步建成了防洪、排澇、灌溉、供水等工程體系，在抗御水旱災(zāi)害，保障經(jīng)濟(jì)社會(huì)安全，促進(jìn)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，保護(hù)水土資源和改善生態(tài)環(huán)境等方面發(fā)揮了重要作用。尤其近年來(lái)，孝義市開(kāi)展了大規(guī)模的水利工程安全達(dá)標(biāo)建設(shè)，對(duì)現(xiàn)有的水利工程進(jìn)行了一次較全面的除險(xiǎn)加固、達(dá)標(biāo)建設(shè)，全市水利工程面貌煥然一新。為了更好地抓好水利工程的管理工作，水利單位要抓好自身的管理工作，而做好水利資料的整理起著關(guān)鍵的作用。首先，檔案的利用同其他事物一樣，有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，只有準(zhǔn)確把握和自覺(jué)遵循，才能科學(xué)有效地提供服務(wù)。實(shí)踐證明，檔案的利用大多是查找資料性、憑證性的內(nèi)容，主要用以維護(hù)單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益，而且數(shù)量大、時(shí)間跨度長(zhǎng)。其次，檔案工作是工程建設(shè)的重要組成部分，它不但關(guān)系到工程的完整性，而且對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、科技人員借鑒、質(zhì)量評(píng)定以及廉政監(jiān)督等方面都有著十分現(xiàn)實(shí)的作用。

（2）水利檔案的價(jià)值

水利單位是第一手水利資料的記載單位，所掌握的水利資料是最原始的。水利單位在自身的建設(shè)、管理活動(dòng)過(guò)程中，必然會(huì)產(chǎn)生和形成一些值得供后人查考和取證的各種內(nèi)容和形式的材料。這些材料是其他單位難以全面掌握和了解的。因而，水利單位掌握了第一手水利資料后，并把這些資料整理保存起來(lái)，就會(huì)成為該單位最齊備、最寶貴的水利資料。我們必須緊緊圍繞檔案工作的重心，在搞好資料收集、整理的基礎(chǔ)上，特別要重視這方面資料的鑒定、加工，并調(diào)整收藏結(jié)構(gòu)，提高歸檔質(zhì)量，為開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造重要條件。同時(shí)，水利單位的檔案具有多方面的作用。一是對(duì)水利單位日常工作起查考作用。水利單位可借助檔案，在擬訂計(jì)劃、總結(jié)工作、水行政執(zhí)法、水利工程設(shè)計(jì)等方面作查考憑據(jù)。二是在防汛搶險(xiǎn)時(shí)期，可借助檔案，詳細(xì)了解歷年來(lái)的水情、雨情及水利工程的狀況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供考慮。三是在進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究時(shí)，可借助水利檔案，參考前人所記載的豐富的歷史資料，可更好、更快地取得研究成果。四是通過(guò)查找檔案，不但能掌握準(zhǔn)確可靠的資料，而且可以節(jié)約開(kāi)支，減少不必要的支出，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。五是水利檔案不僅可以真實(shí)地記錄水利工程建設(shè)的歷史面貌，而且還是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的依據(jù)，更可為后人在工程使用、維護(hù)、改擴(kuò)建方面提供必不可少的依據(jù)。

3 新時(shí)期如何做好水利檔案管理工作

（1）強(qiáng)化水利檔案收集工作

水利檔案收集整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門又多,覆蓋的范圍很廣,因此需要本系統(tǒng)本單位領(lǐng)導(dǎo)職工乃至全社會(huì)的共同努力。我們要改變檔案工作長(zhǎng)期封閉的局面,摒棄“檔案工作無(wú)關(guān)緊要”的舊觀念,創(chuàng)新發(fā)展,開(kāi)拓視野,面向全水利系統(tǒng),乃至全社會(huì)搜集相關(guān)的檔案信息。水利各部門、各科室均負(fù)有搜集本轄范圍內(nèi)數(shù)據(jù)文件的職責(zé),部門領(lǐng)導(dǎo)要周密部署,明確專人負(fù)責(zé)本系統(tǒng)本部門文件、具體數(shù)據(jù)、聲像資料的收集、歸檔整理工作,對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)和水利工程項(xiàng)目也不能漏過(guò),要把臨時(shí)工作和施工中形成的報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、圖紙、合同、招投標(biāo)書、帳冊(cè)、協(xié)調(diào)活動(dòng)、會(huì)議記錄等資料悉數(shù)收集歸檔,做到應(yīng)收盡收,應(yīng)納盡納,確保歸檔文件、數(shù)據(jù)和聲像資料的完整性。從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要增強(qiáng)“檔案意識(shí)”,通過(guò)強(qiáng)有力的輿論宣傳,發(fā)動(dòng)全體領(lǐng)導(dǎo)職工,抓實(shí)抓好檔案管理,營(yíng)造“水利檔案,人人負(fù)責(zé)”的濃厚氛圍,激發(fā)大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個(gè)結(jié)合：一是辦公室收發(fā)文件時(shí)把關(guān)收集與檔案管理人員專項(xiàng)收集相結(jié)合,二是日常收集與每年年底歸檔整理時(shí)查漏補(bǔ)缺相結(jié)合。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力,將水利檔案資料收集得更為齊全完整,在今后的水利建設(shè)工作中,把最系統(tǒng)的、最有價(jià)值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（2）抓實(shí)檔案工作的軟、硬件建設(shè)

要做好水利檔案工作,必須堅(jiān)持以人為本,加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。既要抓“軟件”——隊(duì)伍的建設(shè),又要抓“硬件”——辦公設(shè)施的建設(shè),兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)。為打造高素質(zhì)的檔案管理人才,必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),通過(guò)培訓(xùn),強(qiáng)化檔案人員的信息意識(shí)、經(jīng)濟(jì)意識(shí)、保密意識(shí)和現(xiàn)代化意識(shí),不斷提高檔案人員職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能。采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法,到外地兄弟單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),取長(zhǎng)補(bǔ)短,不斷改進(jìn)。其次,要加大對(duì)檔案管理的硬件投入。一是要加快檔案室硬件的建設(shè),配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機(jī)、滅鼠藥等,改善檔案保管條件,做好防盜、防火、防鼠、防蟲工作。二是要加快檔案室軟件的配備完善,通過(guò)購(gòu)置照相機(jī)、錄像機(jī)、電腦和軟件,實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)多樣化,信息交流網(wǎng)絡(luò)化,與時(shí)代同步,有效改善檔案管理環(huán)境。再次,在軟硬件建設(shè)逐步完善的基礎(chǔ)上,要嘗試和推動(dòng)檔案管理信息化和現(xiàn)代化。改變“重藏輕管”的傳統(tǒng)檔案管理觀念,充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性,使他們拋開(kāi)顧慮,大膽工作,不斷創(chuàng)新,銳意進(jìn)取,運(yùn)用信息資源管理理論和先進(jìn)的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,最大程度上開(kāi)發(fā)和利用檔案資源,服務(wù)于水利事業(yè)和社會(huì)其他有用部門。新時(shí)期的檔案要著重體現(xiàn)其“可用性”要通過(guò)創(chuàng)新和發(fā)展,將現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,提高檔案的利用效率和管理質(zhì)量。如使用U盤、可移動(dòng)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì),減少檔案保管的空間;利用微縮技術(shù)解決圖紙保管問(wèn)題;建立數(shù)據(jù)庫(kù)方便查詢和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享等。積極推行電子檔案管理、檔案網(wǎng)上查詢服務(wù),使水利檔案更好地得到保管和利用。

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