從教學(xué)秘書角度談高職院校教學(xué)運(yùn)行管理工作

梁　樑

[摘要]完善高職院校的教學(xué)管理制度，樹立為教師和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的觀念，確保日常教學(xué)平穩(wěn)運(yùn)行，是高職院校推進(jìn)教學(xué)改革、努力提高教學(xué)質(zhì)量的重要保障，能有效促進(jìn)高職院校的發(fā)展。從教學(xué)秘書角度來看，加強(qiáng)高職院校教學(xué)運(yùn)行管理工作，應(yīng)不斷完善教學(xué)管理制度，樹立服務(wù)觀念，使高職院校教學(xué)管理水平躍上新臺階。

[關(guān)鍵詞]高職教育教學(xué)管理服務(wù)觀念教學(xué)運(yùn)行

在短短時間內(nèi)，高職院校已完成歷史性的跨越，由外延式擴(kuò)張進(jìn)入內(nèi)涵性發(fā)展的新時期。要大力推進(jìn)高職院校的教學(xué)改革，努力提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)高技能的職業(yè)人才，完成高職院校內(nèi)涵性的跨越，必須以完善教學(xué)管理制度、確保日常教學(xué)的平穩(wěn)運(yùn)行為基礎(chǔ)。但目前高職院校教輔人員教學(xué)管理觀念陳舊。教學(xué)管理模式和手段滯后，教學(xué)管理還欠規(guī)范，管理基礎(chǔ)較為薄弱，這些因素仍阻礙著高職院校的發(fā)展。在新形勢下，如何牢固樹立為教學(xué)、為師生服務(wù)的觀念，如何運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，建立和完善科學(xué)的教學(xué)管理制度，如何建立新的教學(xué)管理模式，增強(qiáng)教學(xué)管理能力，已經(jīng)成為高職院校教輔人員亟待解決的問題。從教學(xué)秘書角度來看，加強(qiáng)高職院校教學(xué)運(yùn)行管理工作，應(yīng)不斷完善管理制度，樹立服務(wù)觀念。具體而言，可從以下方面展開：

一、更新教學(xué)管理理念，樹立執(zhí)行和服務(wù)觀念，提高教學(xué)運(yùn)行管理水平

教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)日常教學(xué)管理工作，既要認(rèn)真貫徹執(zhí)行學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各項教學(xué)任務(wù)，也要為系部的教學(xué)發(fā)展、專業(yè)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此，教學(xué)秘書應(yīng)更新教學(xué)管理理念，樹立執(zhí)行和服務(wù)觀念，不斷提高自身教學(xué)管理素質(zhì)，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提高日常教學(xué)管理工作效率。

(一)樹立執(zhí)行觀念，認(rèn)真完成教務(wù)處下達(dá)的各項教學(xué)任務(wù)，為學(xué)院整體教學(xué)規(guī)劃提供服務(wù)

系部日常教學(xué)管理的順利開展離不開學(xué)校教務(wù)處的總體規(guī)劃和指導(dǎo)。教務(wù)處總管學(xué)院各系教學(xué)，系部的教學(xué)工作需在教務(wù)處的指導(dǎo)下進(jìn)行，而教學(xué)秘書則是聯(lián)系教務(wù)處和系部的關(guān)鍵一環(huán)，系部日常教學(xué)工作的正常運(yùn)行有賴教學(xué)秘書上傳下達(dá)，進(jìn)行溝通。這就要求教學(xué)秘書認(rèn)真執(zhí)行學(xué)院教務(wù)處下達(dá)的各項教學(xué)管理任務(wù)，包括：每學(xué)期在教務(wù)處的組織下進(jìn)行排課；將整理好的學(xué)生各門成績上交；傳達(dá)學(xué)院各種會議通知；統(tǒng)計學(xué)生學(xué)籍變動情況并上報；按教務(wù)處的要求做好學(xué)期中各科考試的考務(wù)工作，等等。同時，教學(xué)秘書要主動參與到制訂各專業(yè)教學(xué)計劃的工作中去，從教學(xué)計劃具體施行和使用的角度為學(xué)院專業(yè)的發(fā)展提供建議和意見，使教學(xué)組織管理工作合理化、規(guī)范化。

(二)樹立服務(wù)觀念，不斷提高業(yè)務(wù)水平，為系部教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

教學(xué)秘書是系部教學(xué)管理工作的助手，協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)管理工作，主要負(fù)責(zé)教學(xué)運(yùn)行的各個環(huán)節(jié)。因此。教學(xué)秘書不應(yīng)把自己等同于一般教輔人員，而應(yīng)有較高的目標(biāo)和要求：首先，在工作指導(dǎo)思想上，應(yīng)立足學(xué)院發(fā)展的全局。認(rèn)真執(zhí)行教務(wù)處的各項決定，完成各項工作任務(wù)，同時，主動為系部著想，不斷學(xué)習(xí)教育管理知識、積累工作經(jīng)驗，加強(qiáng)教學(xué)管理研究。其次，在工作職責(zé)中。要做到“想得深、計劃遠(yuǎn)、工作細(xì)、有韌勁、勤整理、快反饋”，為系部各種教學(xué)實踐活動、專業(yè)的發(fā)展、新專業(yè)的申報、學(xué)科的建設(shè)等系部教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，夯實系部教學(xué)管理基礎(chǔ)，為系部教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提高創(chuàng)造有利的條件。

二、建立健全教學(xué)檔案資料的管理制度，優(yōu)化學(xué)校教學(xué)資源

教學(xué)計劃、教學(xué)大綱以及教案等教學(xué)資料是教學(xué)工作的基礎(chǔ)性教學(xué)文件，收集、編訂、整理好教學(xué)文件是教學(xué)工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是學(xué)校積累教學(xué)經(jīng)驗和鞏固教學(xué)成果的重要渠道。教學(xué)秘書要提高自身的教學(xué)管理能力，首先要管理好教學(xué)檔案資料。如何管理好教學(xué)檔案資料，應(yīng)做好以下兩點：

(一)健全教學(xué)計劃、教學(xué)大綱的編訂整理制度

教學(xué)計劃和教學(xué)大綱是學(xué)校組織教學(xué)、安排教學(xué)任務(wù)、確定教學(xué)體制和內(nèi)容的基本依據(jù)，是學(xué)校教學(xué)資源的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格按照高職院校的教學(xué)要求進(jìn)行制訂和編修。為了更好地優(yōu)化教學(xué)資源，教學(xué)秘書應(yīng)在原有教學(xué)資料管理的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對教學(xué)計劃、教學(xué)大綱的管理。按“任課教師具體負(fù)責(zé)編寫—教研室組織修訂—教研室主任審查—教學(xué)秘書分專業(yè)整理保存”的管理模式，健全對教學(xué)檔案資料的管理制度。

(二)進(jìn)一步完善教案資料、課程授課計劃安排表等其他教學(xué)資料的管理制度，豐富學(xué)校教學(xué)資源

學(xué)校每學(xué)期都要對任課老師的教案和課程授課計劃安排表等教學(xué)資料進(jìn)行收集整理，在經(jīng)過系主任和系教研室審核通過后才能進(jìn)行授課。而教案等教學(xué)資料交由教研室主任和教學(xué)秘書統(tǒng)一檢查。在采取管理教學(xué)計劃和教學(xué)大綱的模式將教案等其他教學(xué)資料進(jìn)行專檔管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)將每學(xué)期各科的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案及課程授課計劃安排表等教學(xué)資料按各系部、各任課教師分類并收集整理起來，組成一套完整、系統(tǒng)的教學(xué)檔案資料文檔，從而達(dá)到優(yōu)化教學(xué)資源的目的。在整理教學(xué)檔案過程中，教學(xué)秘書應(yīng)主動配合系部主任和教研室的工作，在教學(xué)計劃和教學(xué)大綱的收集整理上認(rèn)真負(fù)責(zé)，在教案和教學(xué)計劃的具體實施和使用上提供建議和意見，為系部專業(yè)教學(xué)的發(fā)展提供服務(wù)。

三、充分運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)化的辦公資源，進(jìn)一步提高工作效率，確保日常教學(xué)管理工作正常運(yùn)行

學(xué)校日常教學(xué)管理工作繁多復(fù)雜，如何使其有條不紊、運(yùn)行平穩(wěn)，需要教學(xué)秘書提高自身教學(xué)管理水平，建立一套合理科學(xué)的管理方案和模式，通過將繁復(fù)的工作規(guī)范化，更好地促進(jìn)教學(xué)管理工作平穩(wěn)運(yùn)行。

(一)運(yùn)用現(xiàn)代辦會手段，實現(xiàn)日常教學(xué)管理工作規(guī)范化

對于以學(xué)期課程計劃進(jìn)度表、課表、考勤評定表為重點的日常教學(xué)管理，可通過現(xiàn)代辦公手段對其進(jìn)行無紙化管理，從而提高教學(xué)管理效率。例如，在電腦數(shù)據(jù)庫功能中制訂學(xué)期課程進(jìn)度表的同時，建立與其對應(yīng)的班級排課表和該班上課考勤評定表作為附表，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)對數(shù)據(jù)的記錄和更新，通過建立班級任課反饋情況匯總表，就可在查詢該班級課程的同時查看到該班上課情況。這樣既便于對各班的課程進(jìn)行查詢，也為期末的考勤和評優(yōu)工作提供輔助資料，進(jìn)一步提高教學(xué)管理效率。

(二)建立精確的學(xué)生成績、學(xué)籍資料庫，實現(xiàn)教學(xué)管理工作數(shù)據(jù)化

每學(xué)期開學(xué)，教學(xué)秘書都要對上一學(xué)期各班學(xué)生的各科成績進(jìn)行匯總，然后按時上交教務(wù)處。在這個過程中，教學(xué)秘書要對各科成績進(jìn)行匯總核實，對需補(bǔ)考的學(xué)生、補(bǔ)考的學(xué)科進(jìn)行登記、安排補(bǔ)考，并及時記錄上報補(bǔ)考成績。對于因故退學(xué)、休學(xué)和轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，也要及時進(jìn)行記錄，為學(xué)生提供相應(yīng)學(xué)籍辦理手續(xù)的服務(wù)。為了使這些工作更簡易化、精確化，應(yīng)進(jìn)一步完善成績學(xué)籍管理制度，對學(xué)生成績實行數(shù)據(jù)化管理。在數(shù)據(jù)庫中建立學(xué)生成績匯總表的同時，將學(xué)生補(bǔ)考記錄表、學(xué)生學(xué)籍情況反映表統(tǒng)一起來，在附表中建立學(xué)生補(bǔ)考記錄表及學(xué)生學(xué)籍情況反映表，這樣，查詢學(xué)生某科成績時，就能通過附表顯示的補(bǔ)考記錄、學(xué)籍情況迅速了解每一名學(xué)生的學(xué)科成績、補(bǔ)考成績和學(xué)籍變動情況，提高成績管理、學(xué)籍管理的效率。通過建立學(xué)生成績學(xué)籍匯總表，既確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也使繁復(fù)的成績管理和學(xué)籍管理工作更規(guī)范化和簡易化，有利于促進(jìn)高職院校學(xué)生管理工作效率的提高，使教學(xué)管理工作更有序、更高效地運(yùn)行。

(責(zé)編胡佳)