關(guān)于提高高校行政管理效率的幾點(diǎn)建議

陳 杰

摘要:隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,人流、物流、信息流、資金流空前增加,對高校行政管理工作提出了新的更高的要求。本文對高校行政管理工作當(dāng)前存在的不適應(yīng)新時(shí)期高校工作的問題進(jìn)行深入分析,并有針對性地提出提高高校行政管理工作效率的對策。

關(guān)鍵詞:高校 行政管理 效率 建議

一、當(dāng)前我國高校行政管理的職能

我國高校行政管理的職能派生于政府教育行政管理的職能。因此,從基礎(chǔ)層面上看,它具有階級統(tǒng)治職能、社會(huì)管理職能和社會(huì)服務(wù)職能。[1]其階級統(tǒng)治職能體現(xiàn)為高校必須堅(jiān)決貫徹執(zhí)行國家的教育方針,嚴(yán)格遵守國家的教育法律法規(guī),充分遵循中國特色社會(huì)主義理論和努力堅(jiān)持社會(huì)主義辦學(xué)方向。其社會(huì)管理職能則體現(xiàn)為高校通過實(shí)施行政管理和制定校內(nèi)管理體制、組織機(jī)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制以及各類規(guī)章制度,來規(guī)范教育管理系統(tǒng),引導(dǎo)教職員工依法行事、照章辦事以保證教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其社會(huì)服務(wù)職能則體現(xiàn)在:校、院、系三級教育行政組織機(jī)構(gòu)通過各自制定的法規(guī)、制度,來履行自己組織職能,積極為教學(xué)、科研第一線服務(wù),解決實(shí)際問題,引導(dǎo)、組織和教育員工努力做好團(tuán)結(jié)奮斗、教書育人、管理育人和服務(wù)育人。高校行政管理的上述職能都是由我國高等教育的社會(huì)主義性質(zhì)、特點(diǎn)和內(nèi)在規(guī)律所規(guī)定的,它的基本職能是引導(dǎo)和服務(wù)教育教學(xué)、科學(xué)研究。高校教育教學(xué)管理職能,就是通過行政管理的基本職能去實(shí)現(xiàn)的。

二、我國高校行政管理的運(yùn)行機(jī)制

高校行政管理的運(yùn)行機(jī)制除具有一般行政管理的機(jī)制特征之外,還具有教育自身的規(guī)律和特點(diǎn)。因此,要實(shí)現(xiàn)高校行政管理的有效進(jìn)行,除要遵循一般管理原理以外,還應(yīng)從學(xué)校的實(shí)際出發(fā),制定出具有本學(xué)校特點(diǎn)的管理運(yùn)行機(jī)制。高校行政管理的一般運(yùn)行機(jī)制包括:

(一)決策機(jī)制

管理最重要的環(huán)節(jié)就是決策,決策貫穿于整個(gè)管理過程,所以要建立高校行政管理運(yùn)行機(jī)制,建立合理的決策機(jī)制是個(gè)關(guān)鍵。

(二)動(dòng)力機(jī)制

“行政管理中的動(dòng)力機(jī)制一般有內(nèi)在動(dòng)力、外界壓力和吸引力三個(gè)方面。”[2]在高校,內(nèi)在動(dòng)力來源于教職工和學(xué)生正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀及其主人翁精神,這也是人學(xué)習(xí)、工作的主要?jiǎng)恿υ慈?師生有了正確的觀念和良好精神,就能積極投入到教學(xué)、科研、管理、服務(wù)和讀書學(xué)習(xí)中去。外界壓力則來自國家行政機(jī)關(guān)下達(dá)的教育目標(biāo)任務(wù)、社會(huì)對人才的需求與評價(jià)等。這種壓力是屬于受外界壓力而產(chǎn)生的反彈動(dòng)力,也同樣是必不可少的條件動(dòng)力因素。吸引力是指學(xué)校的人文環(huán)境、學(xué)術(shù)氛圍、辦學(xué)條件、學(xué)校的社會(huì)影響力、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人的人格魅力等,這同樣是產(chǎn)生向心力、凝聚力和能動(dòng)力的重要因素。

(三)競爭機(jī)制

競爭機(jī)制是市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的一個(gè)基本原則,在今天也被我國高校作為一個(gè)管理原則而引入教育管理當(dāng)中。競爭機(jī)制最顯著的特點(diǎn)就是通過公平競爭,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰。它在管理中的基本功能就是通過競爭激勵(lì)人的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性和積極性,促使人們不斷提高工作(勞動(dòng)、產(chǎn)品)質(zhì)量,不斷創(chuàng)造最佳業(yè)績。近年來,我國高校的教學(xué)管理、科學(xué)研究、師資管理、學(xué)生管理和后勤保障等都根據(jù)自身的實(shí)際狀況建立起具有自身特色的競爭機(jī)制。

三、當(dāng)前我國高校行政管理工作存在的問題

近些年來,我國高校行政管理經(jīng)過了持續(xù)的改革和發(fā)展,行政管理理念在不斷地更新,行政管理職能在不斷加強(qiáng),行政管理的效率也在不斷提高,行政管理發(fā)揮了其應(yīng)有的作用,并有力地推動(dòng)了高校自身的發(fā)展。深入分析和研究當(dāng)前我國高校行政管理的運(yùn)行現(xiàn)狀,我們不難發(fā)現(xiàn)其中仍然存在一些不適應(yīng)新時(shí)期高校工作實(shí)際的突出問題:

(一)行政管理職能履行殘缺

目前,我國高校普遍實(shí)行“黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制”,其組織原則實(shí)行的是“民主集中制”。但實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn),這些高校真正按民主原則辦事的較少而實(shí)行高度集權(quán)的偏多。以管理決策的制定和執(zhí)行為例來說明這個(gè)情況,在制定和履行校務(wù)決策過程中,校務(wù)委員會(huì)委員能充分表達(dá)意見并按照“少數(shù)服從多數(shù)”原則形成決策的少,而校長和黨委書記一錘定音形成決策的多;認(rèn)真調(diào)研充分討論形成決策的少,而會(huì)上臨時(shí)動(dòng)議、少數(shù)人發(fā)表意見草草形成決策的多。而脫離事物客觀實(shí)際的決策,在執(zhí)行中必然會(huì)事倍功半,增加管理成本,降低管理效果。同時(shí),在決策的執(zhí)行環(huán)節(jié),缺乏嚴(yán)格組織、指導(dǎo)和監(jiān)督?jīng)Q策落實(shí)的措施與手段,存在著走過場和圖形式、只求履行和不求效果、只追求一般號召而放棄個(gè)別指導(dǎo)、或者只重開會(huì)發(fā)文件而輕追蹤執(zhí)行的現(xiàn)象。執(zhí)行部門依賴性嚴(yán)重,對上級指示不研究,對本單位的形勢不明了,執(zhí)行無創(chuàng)建,工作走過場,或各自為陣,自行其是,從而降低了管理效率。

(二)行政權(quán)力擠占學(xué)術(shù)權(quán)力現(xiàn)象嚴(yán)重

學(xué)術(shù)研究是高校永恒的主題內(nèi)容,這不僅是由高等教育內(nèi)在發(fā)展規(guī)律所決定的,也是高校文化建設(shè)和知識、思想、創(chuàng)新的需要,更是新知識、新思想、新觀念產(chǎn)生的必要條件。因此,學(xué)術(shù)管理權(quán)力的獨(dú)立性與自治性就是必要而不可侵占的。在目前的高校教育管理中,高校行政權(quán)力擠占學(xué)術(shù)權(quán)力的現(xiàn)象比較普遍和嚴(yán)重,行政權(quán)力的泛化導(dǎo)致學(xué)術(shù)權(quán)力萎縮,從而使行政權(quán)力的服務(wù)功能也被削弱。例如,目前在高校就普遍存在正常的學(xué)術(shù)活動(dòng)沒有行政支持就不能正常進(jìn)行、教師的業(yè)務(wù)訴求難以獲得滿足、學(xué)術(shù)專家的合理意見無法有效地被采納等現(xiàn)象,因而也造成一些高?！肮俦疚弧庇^念盛行、行政與學(xué)術(shù)(教學(xué)、科研)本末顛倒的現(xiàn)象發(fā)生,這影響與阻礙了學(xué)術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展。因此,高校行政應(yīng)還權(quán)于學(xué)術(shù),并且還要建立可行的機(jī)制以保障學(xué)術(shù)權(quán)力。

(三)教育行政管理的服務(wù)職能嚴(yán)重削弱

行政的服務(wù)職能體現(xiàn)的是“全心全意為人民服務(wù)”的宗旨和“以人為本的科學(xué)發(fā)展觀”。高校行政管理的服務(wù)職能,主要是指高校行政職能部門為教學(xué)科研服務(wù)、為基層服務(wù)、為教職工服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)的思想作風(fēng)和工作態(tài)度、工作效率。但在當(dāng)前我國高校的行政管理中,普遍存在著服務(wù)意識淡薄、服務(wù)態(tài)度輕慢、服務(wù)效率低下、甚至是實(shí)行有償服務(wù)的現(xiàn)象,其主要表現(xiàn)為:一是許多行政職能部門的人員對高校行政的服務(wù)職能知之甚少,因此沒有服務(wù)意識或服務(wù)意識淡薄;二是有些行政部門在行政過程中實(shí)行有償服務(wù);三是教職工到機(jī)關(guān)職能部門辦事依然存在“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的現(xiàn)象。

四、高校行政管理中所存在問題的成因分析

一是高校中不少行政管理者,大多由專業(yè)教師擔(dān)任,而其中一些人又恰恰缺少必備的行政管理素質(zhì),不善于管理,對人事糾紛或?qū)W術(shù)利益矛盾的處理缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn),這就造成人不能盡其才、物不能盡其用的工作局面。

二是高校實(shí)行管理干部“雙肩挑”(管理+教學(xué)科研)的使用模式,這使得管理者往往不能夠潛心管理,其主要精力被放在了教學(xué)科研上,而對管理不太重視,這也導(dǎo)致了管理上的渙散、低效。

三是一些高校行政職能部門的執(zhí)行職能常常被校院主要行政領(lǐng)導(dǎo)擠壓或包辦,其管理的主動(dòng)性和積極性被壓抑。

四是執(zhí)行過程弱化,不少高校在行政管理中沒有把執(zhí)行決策作為決策的一個(gè)連續(xù)環(huán)節(jié),而是將二者分離,往往是開完會(huì)議做出決策,工作也就結(jié)束了,至于各級組織如何執(zhí)行、執(zhí)行中有什么政策性與獨(dú)特性問題,則極少去深入了解和指導(dǎo)督促。

五、當(dāng)前對提高我國高校行政管理效率的幾點(diǎn)建議

當(dāng)前,我國高等教育面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn),教育資源競爭日趨激烈。如何在國內(nèi)外的各種競爭中立于不敗之地,如何在自身管理體制并不完善的條件下走出一片新天地,這無疑需要我們?nèi)プ龀鲂碌奶剿鳌?/p>

(一)增強(qiáng)行政管理者的服務(wù)意識和業(yè)務(wù)水平

行政管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念、更新思想,“把原來‘管學(xué)生的工作觀念與作風(fēng)轉(zhuǎn)變?yōu)闉閷W(xué)生服務(wù)的觀念和作風(fēng)?！蓖ㄟ^建立和完善有效的管理機(jī)制,加大宣傳、引導(dǎo)力度,促進(jìn)高校行政管理人員樹立“為師生服務(wù),為教學(xué)科研服務(wù)”的意識。充分發(fā)揮行政管理人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性,保證行政管理職能的充分發(fā)揮,從而確保高校教學(xué)科研功能的發(fā)揮和教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

高校行政管理人員除具備服務(wù)意識外,還應(yīng)具備較好的服務(wù)能力。因此,應(yīng)積極推進(jìn)社會(huì)公開考試和招聘制度,吸納具有專業(yè)知識水平和管理經(jīng)驗(yàn)的人才到管理崗位上來。同時(shí),對從事行政管理工作的人員,要通過定期或不定期的各類職業(yè)技能培訓(xùn),掌握適應(yīng)崗位要求的專業(yè)技能,積累現(xiàn)代管理經(jīng)驗(yàn),提高研究問題和解決問題的能力,保障服務(wù)師生工作的順利開展。

(二)大力強(qiáng)化行政執(zhí)行能力

“行政執(zhí)行是貫穿于全部行政管理過程的重要環(huán)節(jié),是實(shí)現(xiàn)決策和管理目標(biāo)最重要的行政活動(dòng)”。行政執(zhí)行既是行政管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的手段,也是高校行政管理的出發(fā)點(diǎn)和歸宿,沒有執(zhí)行,再正確的決策都將成為一紙空文而變得毫無意義。因此,高校在進(jìn)行行政管理的過程中應(yīng)在充分考慮高校高知識群體對行政管理的訴求、高校的民主與學(xué)術(shù)氛圍、教育松散團(tuán)體與勞動(dòng)形式和勞動(dòng)對象的特殊性的基礎(chǔ)上,充分認(rèn)識和理解行政執(zhí)行,提高管理決策的執(zhí)行力度。

(三)協(xié)調(diào)好兩個(gè)關(guān)系

一是協(xié)調(diào)好行政權(quán)力和學(xué)術(shù)權(quán)力的關(guān)系。目前,普遍高校都是行政權(quán)力凌駕于學(xué)術(shù)權(quán)力之上,學(xué)術(shù)人員參與決策和管理的機(jī)會(huì)較少。因此,適當(dāng)提高學(xué)術(shù)權(quán)力在權(quán)力機(jī)構(gòu)中的地位,增強(qiáng)專家、學(xué)者在高校管理中的話語權(quán),明確學(xué)術(shù)權(quán)利和行政權(quán)利各自發(fā)揮作用的領(lǐng)域、范圍,建立依法治校、依法行政的機(jī)制。只有形成學(xué)術(shù)權(quán)力和行政權(quán)力協(xié)同一致,共同作用,才能保證高校穩(wěn)定、有序、健康發(fā)展。

二是協(xié)調(diào)好行政人員與師生員工的關(guān)系。部分高校管理人員認(rèn)為“教師傲,學(xué)生刁”,工作得不到廣大師生員工的理解和支持。高校行政工作難以開展的原因之一在于行政人員與師生員工之間缺乏良好的溝通:一方面,部分行政人員“官本位”思想使其缺乏這師生員工服務(wù)的意識;另一方面,部分師生員工未能換位思考,無法體會(huì)行政人員的難處。因此,有必要加強(qiáng)行政人員與師生員工的溝通,擴(kuò)大師生員工參與學(xué)校決策的途徑和效能。通過各種形式了解廣大師生的訴求,并把廣大師生的訴求作為制定、修改、完善相關(guān)政策、辦法的重要參考意見;同時(shí),及時(shí)將學(xué)校的各項(xiàng)決策、決定通過校園網(wǎng)、公開欄、宣傳欄等進(jìn)行政務(wù)公開,擴(kuò)大辦公透明度,主動(dòng)接受師生員工的監(jiān)督。

(四)利用技術(shù)創(chuàng)新成果,發(fā)揮校園網(wǎng)作用

“網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身就構(gòu)成一種新的組織。網(wǎng)絡(luò)對話所形成的知識溝通也創(chuàng)造了創(chuàng)新的新的機(jī)會(huì)和環(huán)境。”高校行政管理可以通過校園網(wǎng)加快信息傳遞、簡化管理程序、縮短管理流程、提高管理實(shí)效。行政部門通過校園網(wǎng)把有關(guān)決定、通知、會(huì)議精神傳達(dá)到相關(guān)部門或院系;教師可以通過教學(xué)管理系統(tǒng)上傳課程簡介、教學(xué)大綱、學(xué)生成績等信息;學(xué)生可以通過留言板向有關(guān)部門反映教學(xué)、食堂、住宿等方面的情況。

高校的主要任務(wù)是教學(xué)和科研,只有充分遵循高校行政管理的規(guī)律,實(shí)施學(xué)術(shù)管理與行政管理兩手并重的策略,協(xié)調(diào)好行政管理主客體之間的關(guān)系,提高行政管理人員的行政能力,師生共同努力,才能促進(jìn)高校健康、有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

[1]哈羅德、孔茨等.管理學(xué)[M].北京.經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社.2003;

[2]陳想平、劉紹平.論高校教學(xué)管理改革與創(chuàng)新型人才培養(yǎng)[J].江漢石油學(xué)院學(xué)報(bào)(社科版). 2000.(2).35-37;

[3]馬強(qiáng).重塑高校行政管理之思考[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)(教育科學(xué)版).2001.(3). 94-96;

[4]孟曉敏.高校要發(fā)展.管理要?jiǎng)?chuàng)新——新時(shí)期高校行政管理創(chuàng)新之新探[J].北京郵電大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版).2007.(3);

[5]于中寧.現(xiàn)代管理新視野[M].北京.經(jīng)濟(jì)日報(bào)出版社.2006;

[6]楊文士、張雁.管理學(xué)原理[M].北京.中國人民大學(xué)出版社.2004;

[7]王方華.企業(yè)戰(zhàn)略管理[M].上海.復(fù)旦大學(xué)出版社.2007;

[8]丁煌.西方行政學(xué)說史[M].武漢.武漢大學(xué)出版社.2005;

[9][美]查爾斯·M·薩維奇.第5代管理[M].珠海.珠海出版社.2006;

[10]烏家培.信息經(jīng)濟(jì)與知識經(jīng)濟(jì)[M].北京.經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社.2005.[4]李廣乾.電子政務(wù)的概念與特征[J/OL].國研網(wǎng).2002-04-30;

[11]游忠永.教育行政學(xué)[Z].成都.四川教育學(xué)院內(nèi)部教材.2006;

[12]陳巧玲.高校行政管理運(yùn)行機(jī)制研究[J].湖北教育學(xué)院學(xué)報(bào).2006(3).19~26;

[13]教育部中外大學(xué)校長論壇領(lǐng)導(dǎo)小組.大學(xué)校長視野中的大學(xué)教育[M].北京.中國人民大學(xué)出版社.2005;

[14]汪燕.高校行政管理特點(diǎn)及效率問題芻議。