淺析商務(wù)英語函電的用詞誤區(qū)

摘 要： 商務(wù)英語函電的用詞存在贅述、模棱兩可和以我為中心的誤區(qū)，從而影響了語氣和友善效果。本文通過對外貿(mào)信函中用詞誤區(qū)的分析，探索如何做到精練語言、明晰語義和言辭達(dá)意，以提高商務(wù)英語寫作的實際操作能力。

關(guān)鍵詞： 商務(wù)函電 用詞誤區(qū) 贅述 模棱兩可 以我為中心

商務(wù)英語函電在國際商務(wù)活動中起著舉足輕重的作用。外貿(mào)函電的寫作目的不外乎傳遞信息、說服客戶，因此寫作既要合乎現(xiàn)代社會節(jié)奏的要求，做到清楚、簡潔、具體，又不能失去應(yīng)有的禮貌、完整和節(jié)奏。商務(wù)英語與普通英語不同，具有獨特語境下的詞匯特點和風(fēng)格，要求用詞規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。而在現(xiàn)實生活中，人們由于對外貿(mào)函電的特點不甚了解，常常進(jìn)入誤區(qū)，影響商務(wù)溝通質(zhì)量。本文就商務(wù)英語寫作中存在的贅述、模棱兩可和以我為中心的用詞誤區(qū)作一些初步探討，以期有助于商務(wù)英語信函寫作。

一、表述誤區(qū)——贅述

商務(wù)英語函電不需要大量華麗的詞藻來堆砌。外貿(mào)函電的寫作中的用詞應(yīng)力求簡明扼要，讓人一目了然。例如，應(yīng)該盡量少用and，but，however這些讓句子變得冗長的連詞。一切空洞冗長、言之無物的詞語都應(yīng)該摒棄不用。例如，I believe that the best plan is to draw guidelines for situations like this.這句話中的“I believe”，“l(fā)ike this”就是冗余的詞匯，應(yīng)該刪除。如果改為“The best plan is to draw guidelines for such situations.”句子就簡潔明了得多。

此外，商務(wù)信函還要盡量避免使用過長或生僻的詞匯，多使用日常生活中常見的詞語，如果可以用一個單詞來表述，就盡量不要用詞組，才能避免羅嗦，去除贅言。例如：

從上表中可以看出，若用過多的詞匯來表達(dá)一個或兩個詞就能表達(dá)的意思，就會使表述內(nèi)容拖沓冗長，觀點模糊不清，浪費讀者的時間。因此，商務(wù)寫作要盡量使用精練的語言，避用陳詞濫調(diào)或者拼寫復(fù)雜的單詞。

二、語意誤區(qū)——模棱兩可

外貿(mào)函電不同于一般交際文體，假如商務(wù)文本中的詞語意義含混不清，則有可能會給公司帶來直接的經(jīng)濟損失。因此，商務(wù)英語信函的措辭一定要謹(jǐn)慎、準(zhǔn)確和具體，任何模棱兩可的詞語都應(yīng)當(dāng)避用，才能使信函意義明確，表達(dá)思想更加鮮明突出。

例如，F(xiàn)reight rate increased substantially last month.（上個月運費大幅度上漲。）這句話中substantially（大幅度）的含義就有些大而籠統(tǒng)，使得語意不夠明晰。若將句子改成：Freight rate increased 35% last month.（上個月的運費增加了35%。）閱讀者就會對增長的幅度一目了然。

基于同樣的原因，在商務(wù)信函中，諸如about 5，000 metric tons中的“about”之類的模糊字眼也應(yīng)該避用。因為這里的“about”可能有著不同的釋義：可能是2.5%，或者5%，甚至是10%的數(shù)量差額。不確定的釋義會為以后的貿(mào)易爭端埋下伏筆。又如：to load/discharge in customary quick dispatch.（按慣例快速裝貨/卸貨）其中，“customary quick”（按慣例快速）一詞的意義模糊，讓人摸不著頭腦，搞不清具體的裝卸貨時間到底是多久。這樣大而籠統(tǒng)以及似是而非的詞語很可能會引發(fā)不必要的貿(mào)易糾紛。

此外，商務(wù)寫作的遣詞造句也要避用明顯有歧異的詞語。如：The damage to paper packages of this nature is unavoidable despite they are apparently sufficient at time of loading.（這種紙包裝貨物即使是在裝寄時顯然完好，導(dǎo)致?lián)p害也是不可避免的事。）句中的“apparently（顯然）”一詞有歧義，“apparently”的意思到底是“clearly”（根據(jù)事實情況明顯無疑的），還是“in appearance”（從外表觀察），都無從得知。但是如果將句子改成：The damage to paper packages of this nature is unavoidable despite they appear to be sufficient at time of loading.閱讀者就能確定詞語的含義了。又如介紹產(chǎn)品的質(zhì)量：Our microphone has magnificent quality.（我們的麥克風(fēng)質(zhì)量卓越。）信函中magnificent（卓越）一詞太過籠括，卓越的程度難以界定，沒有確定的內(nèi)涵和外延，讓閱讀者感覺很抽象。如果改為：Our microphone has clear sound quality.（我們的麥克風(fēng)音質(zhì)清楚。）就能具體體現(xiàn)麥克風(fēng)在音質(zhì)清晰上的特質(zhì)。

三、語氣誤區(qū)——以我為中心

禮貌客氣的用詞能夠給對方營造一個良好的合作氛圍。在商務(wù)函件中應(yīng)避免使用容易激怒或者得罪他人的用語，而多站在對方的角度考慮問題，使用“You Attitude”（以客為先），而不是“We Attitude”（以己為先）。在語氣態(tài)度上，任何一方試圖凌駕于對方之上都會遭致失敗，失去商機。如在商務(wù)函件中“You didn’t send the receipt to us.（你沒有把收據(jù)交給我們。）”的表述可改為“We did request that you send us the receipt.（我們曾經(jīng)要求您把收據(jù)寄給我們。）”。兩個句子相比較，前者語氣強硬，明顯帶有指責(zé)、居高臨下的感覺，不利于對方作出對“你”有益的舉動；而后者語氣明顯緩和，更有善意提醒的意味，因此更加容易被別人所接受。

禮貌的用語和客氣的措辭在商務(wù)信函中使用頻繁，直接體現(xiàn)了寫信人的自身素質(zhì)，同時還有利于樹立企業(yè)良好的形象，為業(yè)務(wù)雙方營造良好的合作氛圍。商務(wù)寫作中宜多用You，少用We/I，這樣可以維護(hù)對方的自尊，讓對方感受到我們是為您設(shè)身處地地著想。雖然自己希望達(dá)到贏利目的，但是也要讓對方感覺到不吃虧，兩方商務(wù)關(guān)系的建立是一個持久雙贏的過程。如在外貿(mào)函電中告知對方：We have received your request for permission to use our warehouse in April.We are pleased to inform you that you may take it.Would you please come and fill out the necessary paperwork before May？（我們已經(jīng)收到你申請在四月份使用庫房的要求。我們很高興地通知您，您可以使用您所申請的庫房空間?？煞裾埬谌轮暗竭@里來填寫一些必要的文書？）這組文字過多地強調(diào)了“我們”，從自己的角度闡述問題，沒有給予對方足夠的尊重，因此不容易引起對方的合作興趣，不利于進(jìn)一步作出對“你”有益的決定。而如果能在字里行間體現(xiàn)出對商務(wù)伙伴利益的尊重，在互利平等的基礎(chǔ)上表達(dá)自己的意見，這種形式則更容易被對方所接受。因此，可以運用“You Attitude”（以客為先）的原則將上面的句子改為：“Good news，Lucy!The warehouse you requested will to available to use in April.Please come by the office before May to fill out some necessary forms.”（好消息，露西!你可以在四月使用之前所申請的庫房。請于三月份之前到這里來填寫一些必要的文書。）第二個例子站在“You”的角度和立場，讓人讀起來親切中肯，感覺舒服。句中沒有使用“我”或是“我們”的字眼，避免給對方產(chǎn)生“以己為先”的感覺。同樣的內(nèi)容，后者更加符合英語商務(wù)寫作的規(guī)范和目的，而且言簡意賅，一語中的。

隨著時代的發(fā)展，商業(yè)英語中的用詞日趨簡練、平易和坦率。言簡意賅的措辭可以大量縮短發(fā)件人和收信人處理這些信息的時間。一封不合乎規(guī)范的商務(wù)信函，則會令對方費解，有損公司的形象。若商務(wù)英語函電中用詞產(chǎn)生歧義，輕則導(dǎo)致溝通失敗，浪費了談判的寶貴時間，重則帶來直接的經(jīng)濟損失。在惜時如金的快節(jié)奏社會中，商務(wù)信函的寫作應(yīng)該避免復(fù)雜冗長的表達(dá)、模棱兩可的措辭和以己為先的用語誤區(qū)，才能使文本言辭達(dá)意，合乎規(guī)范。

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