新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中溝通管理的作用和方法

[收稿日期] 2009-02-11

[作者簡介] 董雄報(bào)(1954-)，男，陜西咸陽人，桂林電子科技大學(xué)管理學(xué)院教授、碩士生導(dǎo)師，主要研究方向:項(xiàng)目管理、信息管理。

[摘 要]溝通管理是項(xiàng)目管理的九大知識(shí)體系之一，在項(xiàng)目整體管理中有著極其重要的意義。本文通過分析新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中溝通管理的作用及其對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量的影響，提出強(qiáng)化新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目溝通管理的方式和方法。

[關(guān)鍵詞] 新產(chǎn)品;開發(fā)項(xiàng)目;溝通管理

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.18.031

[中圖分類號(hào)] F273;C931

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

[文章編號(hào)] 1673-0194(2009)18-0103-02

1研究背景與意義

新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理是為了使所開發(fā)新產(chǎn)品能夠按照預(yù)定的成本、進(jìn)度和質(zhì)量順利完成，根據(jù)管理科學(xué)的理論，對(duì)項(xiàng)目的需求、成本、人員、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行科學(xué)分析和有效管理及控制，并利用工程化開發(fā)方法所進(jìn)行的系統(tǒng)活動(dòng)。但目前，由于很多企業(yè)在新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中真正應(yīng)用項(xiàng)目管理的理論和方法對(duì)其進(jìn)行有效的管理還不到位，并且不少項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員缺乏現(xiàn)代項(xiàng)目管理相關(guān)知識(shí)，致使新產(chǎn)品開發(fā)過程中，從項(xiàng)目管理所涉及的九大知識(shí)領(lǐng)域，即范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購管理、溝通管理、集成管理進(jìn)行分析，都程度不同地存在各種各樣的問題，從而導(dǎo)致許多項(xiàng)目延期、超預(yù)算甚至失敗。從本質(zhì)上看，項(xiàng)目九大管理緊密相關(guān)，不可分離，但是項(xiàng)目管理中時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險(xiǎn)、采購等很大一部分的工作是與人溝通、涉及人的管理。因此，分析研發(fā)項(xiàng)目管理中造成項(xiàng)目不成功或失敗的原因，很多是由于缺乏良好的溝通管理造成的，故在新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中做好溝通管理是項(xiàng)目取得成功的重要環(huán)節(jié)。

2 新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中溝通管理的作用

新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理過程中，存在大量的且涉及各種任務(wù)層次的溝通管理工作。有關(guān)研究資料表明，溝通管理在項(xiàng)目中的占比達(dá)到90%，故溝通管理的成效，往往影響著項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量等產(chǎn)生至關(guān)重要的作用。

項(xiàng)目管理的過程就是溝通的過程。新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目從立項(xiàng)、啟動(dòng)、開發(fā)、量產(chǎn)直至項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的整個(gè)生命周期，所涉及的大量需求管理、成本管理、進(jìn)度控制、風(fēng)險(xiǎn)控制等都需要溝通。通過溝通，項(xiàng)目組成員可以準(zhǔn)確、清楚地了解開發(fā)項(xiàng)目的需求;通過溝通，可以分析項(xiàng)目開發(fā)中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，然后通過控制風(fēng)險(xiǎn)來取得開發(fā)項(xiàng)目的成功，從而保證企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);通過溝通，還可以控制項(xiàng)目建設(shè)的利益相關(guān)者的期望，避免出現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)不切實(shí)際地追求完美的想法，保證所有項(xiàng)目干系人了解項(xiàng)目建設(shè)需求的輕重緩急，使項(xiàng)目建設(shè)資金及資源用于關(guān)鍵功能的實(shí)現(xiàn)上;特別是項(xiàng)目組和整個(gè)企業(yè)各管理層的溝通協(xié)調(diào)，需要得到人、財(cái)、物等各方面支持，并求得機(jī)器設(shè)備等資源的合理分配和使用。

企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目是企業(yè)在特定時(shí)期的特定目標(biāo)，它既不是企業(yè)管理業(yè)務(wù)鏈如生產(chǎn)管理的某一環(huán)節(jié)，也不是創(chuàng)收鏈中如銷售管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)，如果不能讓企業(yè)各管理層意識(shí)到新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目可為企業(yè)帶來的效益或轉(zhuǎn)機(jī)，就很難取得企業(yè)人員從領(lǐng)導(dǎo)到職工的支持，項(xiàng)目組亦很難有一個(gè)良好的研發(fā)環(huán)境和工作氛圍，其結(jié)果也就不言而喻。如何讓企業(yè)上上下下了解新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的進(jìn)度和目標(biāo)，了解項(xiàng)目成功后會(huì)為企業(yè)帶來的利益，就要解決好溝通問題。溝通得好，會(huì)極大地促進(jìn)企業(yè)各層領(lǐng)導(dǎo)和職工支持和配合的積極性，也就為新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目成功創(chuàng)造了外部環(huán)境和條件。

3 新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目溝通管理的方式和方法

3.1 提高項(xiàng)目經(jīng)理的溝通管理意識(shí)和能力

項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確地提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的信息暢通，溝通的好壞直接關(guān)系到新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)、功能和組織結(jié)構(gòu)。因此，首先要提高項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)溝通的必要性和重要性的認(rèn)識(shí)，從而保證溝通工作嚴(yán)格按計(jì)劃、按要求、按步驟、按規(guī)范進(jìn)行，以及取得企業(yè)各職能管理層對(duì)項(xiàng)目組在人員、經(jīng)費(fèi)和時(shí)間等方面的大力支持。其次，項(xiàng)目經(jīng)理要清楚企業(yè)內(nèi)部和外部相關(guān)單位的管理制度和行事方式，包括各自的文化特點(diǎn)，知道各個(gè)環(huán)節(jié)需要怎樣的溝通形式，進(jìn)行怎樣的有效溝通。再者，項(xiàng)目經(jīng)理需要了解項(xiàng)目范圍以及哪些是重要的節(jié)點(diǎn)需要重點(diǎn)關(guān)注，哪些需要靈活處理，在碰到該范疇內(nèi)的事務(wù)時(shí)能夠有效應(yīng)對(duì)，靈活溝通，避免不必要的誤會(huì)和低效率。

3.2 構(gòu)建強(qiáng)矩陣型的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)

新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理中，如何協(xié)調(diào)各方，如何使得相關(guān)信息能夠在各方共享是一個(gè)非常需要關(guān)注的課題。在溝通上容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤就是項(xiàng)目組的人員各自為政。另外一個(gè)比較容易犯的錯(cuò)誤為在定期的例會(huì)中，許多項(xiàng)目成員不能準(zhǔn)時(shí)參加，這也導(dǎo)致一些信息在例會(huì)中不能共享，一些決策在會(huì)議中不能決定。究其原因，承擔(dān)開發(fā)任務(wù)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是弱矩陣型的組織機(jī)構(gòu)，甚至還是職能型的組織機(jī)構(gòu)，才導(dǎo)致在溝通中存在著這些障礙。只有項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)能夠成為強(qiáng)矩陣型，才能保證在權(quán)利的制約下各方的溝通變得更加便捷和順暢，進(jìn)而保證項(xiàng)目管理的其他方面得以順利實(shí)施。

3.3 制訂項(xiàng)目溝通計(jì)劃

新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，就要在調(diào)查項(xiàng)目相關(guān)角色與人物的基本情況，了解他們對(duì)項(xiàng)目的期望，需要得到的項(xiàng)目信息及時(shí)間的基礎(chǔ)上，制訂一份詳細(xì)的溝通計(jì)劃，用以確定和指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施中信息的溝通工作。項(xiàng)目溝通計(jì)劃是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中需要溝通的內(nèi)容與工作進(jìn)行科學(xué)合理的安排，比如對(duì)包括信息名稱、信息類別、相關(guān)角色、時(shí)間、溝通方式、頻率等要素進(jìn)行充分的考慮和周密的準(zhǔn)備等。

3.4 做好項(xiàng)目實(shí)施過程中的溝通

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目相關(guān)人都不同程度地需要及時(shí)得到項(xiàng)目的各種狀態(tài)信息和進(jìn)展信息。而這方面溝通的方式應(yīng)該包括:定期會(huì)議，其目的是要讓項(xiàng)目相關(guān)人等通過會(huì)議得到項(xiàng)目執(zhí)行過程與階段性的結(jié)果，包括在項(xiàng)目當(dāng)前時(shí)刻，花了多少時(shí)間、成本和資源，還需要花費(fèi)多少時(shí)間、成本和資源等;周期性文檔溝通，指項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人和相關(guān)人之間定期地以電子郵件等形式進(jìn)行溝通，以保證項(xiàng)目實(shí)施過程中有關(guān)決策問題和管理問題的及時(shí)解決;項(xiàng)目組成員之間的溝通，以保證項(xiàng)目在實(shí)施過程中的細(xì)節(jié)問題實(shí)時(shí)解決;還有項(xiàng)目組成員與項(xiàng)目相關(guān)骨干業(yè)務(wù)人員的溝通。運(yùn)用各種方法和技巧，做好這些溝通，對(duì)于保證全員參與項(xiàng)目管理，使得所開發(fā)新產(chǎn)品更好地滿足各項(xiàng)指標(biāo)或用戶需求有著相當(dāng)重要的作用。同時(shí)能最大程度地減少項(xiàng)目實(shí)施阻力。

3.5 及時(shí)化解溝通管理中的沖突

項(xiàng)目實(shí)施過程中難免會(huì)有或大或小的各種沖突發(fā)生，沖突解決不好，對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施的影響不可估量，也可能會(huì)造成危機(jī)和風(fēng)險(xiǎn)?；鉀_突的方法和技巧應(yīng)該是首先本著相互理解、解決問題的態(tài)度與相關(guān)人員進(jìn)行開誠布公的溝通。其次，是在堅(jiān)持大原則的基礎(chǔ)上，可做適度的妥協(xié)，比如，在用戶或企業(yè)負(fù)責(zé)人提出項(xiàng)目某方面內(nèi)容變更請求時(shí)，可以采用期望值轉(zhuǎn)移的方法獲得用戶的認(rèn)可。值得強(qiáng)調(diào)的是，當(dāng)溝通陷入僵局時(shí)，適當(dāng)?shù)耐讌f(xié)往往是最有效的化解沖突方式。

3.6 注重盡早溝通和主動(dòng)溝通

在新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理中，很多人也重視去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和技巧需要掌握，盡早溝通和主動(dòng)溝通就是其中之一。盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目成員及用戶建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項(xiàng)目管理中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大;主動(dòng)溝通說到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在溝通管理中，需要大力提倡主動(dòng)溝通，尤其是溝通任務(wù)已經(jīng)明確的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶或上級(jí)、項(xiàng)目組成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對(duì)項(xiàng)目管理的重視和參與，會(huì)使溝通的對(duì)方滿意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利。

4結(jié)語

總之，新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中的溝通管理就是項(xiàng)目干系人之間傳遞和溝通信息的過程，它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是極其重要的。在新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理中如何正確地使用溝通管理這門藝術(shù)，靈活地運(yùn)用溝通管理的方法和技巧，對(duì)保證所開發(fā)新產(chǎn)品最大限度地滿足客戶的需要及市場需求、引導(dǎo)項(xiàng)目邁向成功的目標(biāo)有著至關(guān)重要的作用。每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員都應(yīng)對(duì)此高度重視，并積極主動(dòng)地去進(jìn)行探索和實(shí)踐。

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