信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的范圍管理

[摘要]范圍管理是項(xiàng)目管理的九大職能領(lǐng)域之一。在項(xiàng)目整體管理中有著極其重要的意義和作用。本文通過(guò)分析信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中范圍管理所涉及的主要問(wèn)題及其影響。并結(jié)合該項(xiàng)目特點(diǎn)，提出從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始分階段強(qiáng)化信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目范圍管理的思路和方法。

[關(guān)鍵詞]信息系統(tǒng)；開(kāi)發(fā)項(xiàng)目；范圍管理

[中圖分類(lèi)號(hào)]F270.7；C931.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194(2009)23-0076-03

1 研究背景與意義

信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理是為了使所開(kāi)發(fā)系統(tǒng)能夠按照預(yù)定的成本、進(jìn)度和質(zhì)量順利完成，根據(jù)管理科學(xué)的理論。對(duì)項(xiàng)目的需求、成本、人員、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行科學(xué)分析和有效管理及控制。并利用工程化開(kāi)發(fā)方法所進(jìn)行的系統(tǒng)活動(dòng)。但目前，許多信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理還沒(méi)規(guī)范化，并且不少項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員缺乏范圍管理的意識(shí)和相關(guān)知識(shí)，致使信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，在項(xiàng)目進(jìn)行到一定階段之后往往會(huì)讓人感覺(jué)到不知道項(xiàng)目什么時(shí)候才能真正結(jié)束。要使項(xiàng)目結(jié)束到底還需要投入多少人力和物力，整個(gè)項(xiàng)目就好像一個(gè)無(wú)底洞，對(duì)項(xiàng)目最后何時(shí)結(jié)束誰(shuí)的心里也沒(méi)有底。并且，還有很多信息系統(tǒng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成進(jìn)入交付使用時(shí)期，往往由于內(nèi)外環(huán)境和用戶(hù)需求等的變化，使得系統(tǒng)功能需要更新或擴(kuò)充，從而導(dǎo)致投資方和開(kāi)發(fā)方相互扯皮不斷，項(xiàng)目難以收尾和結(jié)算。故在信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理過(guò)程當(dāng)中，必須強(qiáng)化范圍管理。

2 項(xiàng)目范圍管理的內(nèi)涵與作用

項(xiàng)目范圍是指為了達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目所規(guī)定要完成的工作及過(guò)程。利益相關(guān)方必須在項(xiàng)目產(chǎn)品方面達(dá)成共識(shí)，也要在如何完成這一項(xiàng)目上達(dá)成一致的意見(jiàn)。項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義和控制的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程用于確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解。簡(jiǎn)單地說(shuō)，項(xiàng)目范圍管理就是為項(xiàng)目劃定一個(gè)界限，劃定哪些方面是屬于項(xiàng)目應(yīng)該做的。哪些是不應(yīng)該包括在項(xiàng)目之內(nèi)的，定義項(xiàng)目管理的工作邊界，確定項(xiàng)目的目標(biāo)和主要的項(xiàng)目可交付成果。

確定項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)可以產(chǎn)生如下作用：

(1)提高費(fèi)用、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性。項(xiàng)目的工作邊界定義清楚了，項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容明確了。這就為對(duì)項(xiàng)目所需的費(fèi)用、時(shí)間、資源的估計(jì)打下了基礎(chǔ)。

(2)確定進(jìn)度測(cè)量和控制的基準(zhǔn)。項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)，項(xiàng)目范圍確定了，就為項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和控制確定了基準(zhǔn)。

(3)有助于清楚地分派責(zé)任。項(xiàng)目范圍確定后也就確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù)。為進(jìn)一步分派任務(wù)打下了基礎(chǔ)。

制約一個(gè)項(xiàng)目的條件是項(xiàng)目“三約束條件”，即范圍、時(shí)間和成本。在一個(gè)項(xiàng)目中這3個(gè)條件是相互影響、相互制約的。但仔細(xì)分析，往往是由于范圍影響了時(shí)間和成本，或者說(shuō)三約束中最主要的影響是范圍。因?yàn)槿绻粋€(gè)項(xiàng)目所確定的范圍小，那么它需要完成的時(shí)間以及耗費(fèi)的成本必然也??；反之，如果—個(gè)項(xiàng)目的范圍增大，那么它需要完成的時(shí)間以及耗費(fèi)的成本也必然隨著增大。因此。正確地確定項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目成功非常重要。如果項(xiàng)目的范圍確定得不好，有可能造成最終項(xiàng)目費(fèi)用的提高。因?yàn)轫?xiàng)目范圍確定得不好會(huì)導(dǎo)致意外的變更。從而打亂項(xiàng)目的實(shí)施節(jié)奏，造成返工，延長(zhǎng)項(xiàng)目完成時(shí)間，降低勞動(dòng)生產(chǎn)率，影響項(xiàng)目組成員的干勁。

3 信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)的范圍管理

一般項(xiàng)目啟動(dòng)后的范圍管理基本內(nèi)容包括：范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等。信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目。由于具有涉及資源面寬、時(shí)間周期長(zhǎng)、技術(shù)含量高、環(huán)境影響大、管理層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)。故其范圍管理應(yīng)在包括上述基本內(nèi)容的基礎(chǔ)上，增加并強(qiáng)化項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)的范圍管理。對(duì)于信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目來(lái)講，其范圍管理可分為項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)和項(xiàng)目啟動(dòng)后兩個(gè)大的階段來(lái)進(jìn)行。每個(gè)階段再按照所確定的范圍管理的內(nèi)容分步實(shí)施，就可最大限度地保證系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目在給定條件下獲得成功。

信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)的范圍管理。其實(shí)質(zhì)就是要首先明確項(xiàng)目啟動(dòng)條件，為項(xiàng)目啟動(dòng)前期的工作減輕風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用。具體內(nèi)容可包括以下幾個(gè)方面：

(1)做好項(xiàng)目立項(xiàng)方案的可行性論證。目前，許多信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目在立項(xiàng)時(shí)不按科學(xué)的程序辦事，往往是投資方高層領(lǐng)導(dǎo)者拍腦袋上項(xiàng)目，并且對(duì)所上項(xiàng)目不愿意花費(fèi)時(shí)間、金錢(qián)和精力，進(jìn)行詳細(xì)的系統(tǒng)的調(diào)查研究和細(xì)致的目標(biāo)和方案論證，這樣一來(lái)，導(dǎo)致項(xiàng)目投資過(guò)大或者功能缺陷等失敗的例子比比皆是。正確的做法應(yīng)該是，在項(xiàng)目立項(xiàng)前。投資方高層領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理。以及財(cái)務(wù)專(zhuān)家、工程經(jīng)濟(jì)專(zhuān)家等一起合作。進(jìn)行項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)和可行性論證，這樣不僅能夠防止決策失誤，而且保證項(xiàng)目管理的連續(xù)性，進(jìn)而保證項(xiàng)目的成功，提高項(xiàng)目的整體效益。

(2)明確項(xiàng)目目標(biāo)。在項(xiàng)目立項(xiàng)方案確定后，投資方還需和項(xiàng)目經(jīng)理等各方有效溝通。就所開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的功能需求、內(nèi)外環(huán)境的影響和制約因素、資源的獲取和充分利用等方面進(jìn)行細(xì)致磋商。力求項(xiàng)目“方案一環(huán)境一能力”之間的平衡，進(jìn)而確定項(xiàng)目總目標(biāo)及其各階段的子目標(biāo)，最后形成可行的和經(jīng)過(guò)權(quán)力部門(mén)認(rèn)可的目標(biāo)建議書(shū)。

(3)定義項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目范圍是控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和成本的關(guān)鍵因素之一，在項(xiàng)目立項(xiàng)方案及項(xiàng)目各層目標(biāo)確定后，項(xiàng)目投資方和開(kāi)發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理要進(jìn)一步就項(xiàng)目的范圍問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的研究和探討，其根本任務(wù)是在項(xiàng)目目標(biāo)的指導(dǎo)下，雙方形成一致的項(xiàng)目范圍的定義。并作為書(shū)面報(bào)告記錄下來(lái)，為日后的項(xiàng)目實(shí)施提供綱要性的指導(dǎo)。也為項(xiàng)目成本的控制提供確定性的依據(jù)，這樣就能保證項(xiàng)目無(wú)缺陷地啟動(dòng)。同時(shí)，在項(xiàng)目啟動(dòng)前，雙方還應(yīng)在組織上、工作責(zé)任和工作流程上建立戰(zhàn)略層和項(xiàng)目層之間的關(guān)系，從而保證項(xiàng)目整個(gè)前期工作有條不紊地進(jìn)行。

4 信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目啟動(dòng)后的范圍管理

4，1范圍計(jì)劃

要管理好項(xiàng)目范圍，首先就要做好計(jì)劃，這不僅是對(duì)項(xiàng)目范圍管理的要求，也是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程的要求。范圍計(jì)劃編制就是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作(項(xiàng)目范圍)漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過(guò)程。范圍計(jì)劃編制工作需要參考很多信息，如系統(tǒng)描述，首先要清楚最終定義的各項(xiàng)具體功能和需求才能規(guī)劃要做的工作；又如合同等項(xiàng)目章程也是非常主要的依據(jù)，因?yàn)檫@些已粗線(xiàn)條地勾畫(huà)了項(xiàng)目范圍計(jì)劃。在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化，就可比較方便和快捷地編制出項(xiàng)目的范圍計(jì)劃。

在計(jì)劃的編制過(guò)程中，應(yīng)注意認(rèn)真做好3方面的工作。其一是擬定計(jì)劃的工作流程。因?yàn)橛?jì)劃工作可看作是項(xiàng)目管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，故必須建立合理的計(jì)劃工作程序，提出具體的規(guī)范化的計(jì)劃文件要求。其二是做好計(jì)劃中的協(xié)調(diào)。按照總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)和總體計(jì)劃，起草招標(biāo)文件、簽訂合同，注意不同合同的協(xié)調(diào)和不同層次計(jì)劃之間的協(xié)調(diào)。其三是計(jì)劃編制后的工作。報(bào)主管部門(mén)批準(zhǔn)后，要爭(zhēng)取各方面對(duì)計(jì)劃結(jié)果達(dá)成共識(shí)，作為信息提供給相關(guān)利益者，爭(zhēng)取他們的支持，為計(jì)劃的實(shí)施創(chuàng)造有利條件，亦為以后階段范圍管理提供框架性指導(dǎo)。

4，2范圍分解

計(jì)劃編制完成后。需要運(yùn)用項(xiàng)目范圍分解的工具和方法，把項(xiàng)目工作分成較小的更便于管理的多項(xiàng)工作。工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown StnJcture，WBS)是項(xiàng)目管理中的一種基本方法。它主要應(yīng)用于項(xiàng)目范圍管理。是一種在項(xiàng)目全范圍內(nèi)分解和定義各層次工作包的方法。它按照項(xiàng)目發(fā)展的規(guī)律，依據(jù)一定的原則和規(guī)定，進(jìn)行系統(tǒng)化的、相互關(guān)聯(lián)的層次分解。結(jié)構(gòu)層次越往下層則項(xiàng)目組成部分的定義越詳細(xì)。WBS最后構(gòu)成一份層次清晰的結(jié)構(gòu)，可以具體作為組織項(xiàng)目實(shí)施的工作依據(jù)。合適的范圍分解對(duì)項(xiàng)目成功十分關(guān)鍵，當(dāng)范圍分解不恰當(dāng)時(shí)，不必要的變更就會(huì)不可避免地出現(xiàn)，很可能人為地造成返工、延長(zhǎng)工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。

還需要提及的是，現(xiàn)在已有眾多的項(xiàng)目管理軟件，諸如Microsoft Project，Primavera P3e／c＆Expedition、Teamplay企業(yè)項(xiàng)目管理軟件等，為用戶(hù)提供了方便地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解和編碼的功能，并可以在任何層次上進(jìn)行各種信息的匯總。

4，3范圍確認(rèn)

項(xiàng)目范圍確認(rèn)是指項(xiàng)目利益相關(guān)者(項(xiàng)目提出方、項(xiàng)目承接方、項(xiàng)目使用方等)對(duì)于項(xiàng)目范圍的正式認(rèn)可和接受的工作過(guò)程。項(xiàng)目確認(rèn)要明確所有與項(xiàng)目有關(guān)的工作均已包括在項(xiàng)目范圍中，并且與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的工作均未包括在項(xiàng)目范圍中。不僅要確認(rèn)項(xiàng)目的整體范圍，還要對(duì)分解后的子工作范圍進(jìn)行確認(rèn)。范圍確認(rèn)的主要依據(jù)有：項(xiàng)目章程：項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)；項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃；項(xiàng)目工作分解圖等。

項(xiàng)目范圍確認(rèn)的主要方法有項(xiàng)目范圍核減表和項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的核減表。前者從整體上對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行核減，比如目標(biāo)是否明確，目標(biāo)因素是否合理，約束和假定條件是否符合實(shí)際等；后者主要以工作結(jié)構(gòu)分解圖為依據(jù)，檢查項(xiàng)目交付物描述是否清楚，工作包分解是否到位，層次分解結(jié)構(gòu)是否合理等。

范圍確認(rèn)是很重要的，并不是一個(gè)走過(guò)場(chǎng)的形式，因?yàn)樵谶@部分工作中，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)向項(xiàng)目利益相關(guān)者陳述整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)、需要的資源、完成的時(shí)間和項(xiàng)目的品質(zhì)這些事關(guān)項(xiàng)目成敗的內(nèi)容，并得到這些干系人的認(rèn)可。在清晰化這些問(wèn)題后，日后在執(zhí)行的過(guò)程中可以避免很多因項(xiàng)目范圍不確定而造成的爭(zhēng)執(zhí)。投資方和開(kāi)發(fā)方還可通過(guò)合同的形式，或者再以談判、紀(jì)要、報(bào)告、洽商等形式約定彌補(bǔ)合同不足，分清各方責(zé)任，做好各方任務(wù)交接工作，避免扯皮、推委等不良現(xiàn)象發(fā)生。

4，4范圍變更

幾乎沒(méi)有什么項(xiàng)目能夠非常順利地按照原先制訂的范圍計(jì)劃執(zhí)行下去。因?yàn)樵陧?xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，由于存在著各種各樣的不確定因素，導(dǎo)致項(xiàng)目的實(shí)施工作會(huì)產(chǎn)生一些變化，尤其在項(xiàng)目的實(shí)施和控制階段。項(xiàng)目范圍的變更發(fā)生得更為頻繁。

在項(xiàng)目管理過(guò)程中可通過(guò)范圍變更控制系統(tǒng)來(lái)確保變更是在受控的情況下發(fā)生：通過(guò)使用監(jiān)督績(jī)效報(bào)告來(lái)了解當(dāng)前進(jìn)展情況，分析和預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的范圍變更；使用補(bǔ)充計(jì)劃編制來(lái)對(duì)現(xiàn)有的i-i~J進(jìn)行修正等。

信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目應(yīng)該建立一套嚴(yán)格、高效、實(shí)用的變更程序，這樣在發(fā)生變更時(shí)就可及時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來(lái)管理變更，從而保證變更是在受控的范圍內(nèi)進(jìn)行，并保證項(xiàng)目的順利完成。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，在信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理中，有效地進(jìn)行范圍管理尤為重要，并且。根據(jù)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目較之其他一般項(xiàng)目更為復(fù)雜和時(shí)間周期長(zhǎng)等特點(diǎn)。本文將信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的范圍管理分為兩個(gè)大的階段來(lái)組織實(shí)施，即信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)的范圍管理和項(xiàng)目啟動(dòng)后的范圍管理，以突出項(xiàng)目在啟動(dòng)前范圍管理的重要性以及所要進(jìn)行的具體工作。同時(shí)根據(jù)不同階段的工作性質(zhì)和特點(diǎn)。分別確立了范圍管理的主要內(nèi)容，期望能對(duì)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的范圍管理在沿用一般項(xiàng)目范圍管理模式時(shí)增加一些更具體及更實(shí)用的管理內(nèi)容和方法。相信通過(guò)不斷的探索和實(shí)踐，一定能使信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的范圍管理更趨完善和更具操作性，真正發(fā)揮現(xiàn)代項(xiàng)目管理在信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的有效作用。