基于ERP構(gòu)建全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的理論與實踐

[摘要]全面預(yù)算管理的實施必須借助信息化工具，但傳統(tǒng)信息手段存在管理任務(wù)、運行機(jī)制上的缺陷?；贓KP的數(shù)據(jù)架構(gòu)扣管理思想，通過兩者在管理功能與手段上的融合，利用已經(jīng)具備的信息技術(shù)條件，設(shè)計多維預(yù)算，定制模型化多循環(huán)預(yù)算流程，將信息技術(shù)與預(yù)算管理緊密結(jié)合。能夠真正實現(xiàn)全面預(yù)算管理的系統(tǒng)化、戰(zhàn)略化管理目標(biāo)。

[關(guān)鍵詞]ERP；全面預(yù)算管理；信息系統(tǒng)；數(shù)據(jù)管理層面；信息技術(shù)

[中圖分類號]F232；F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2009)23-0007-03

系統(tǒng)化和戰(zhàn)略化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的高級形式。其中“系統(tǒng)化”要求各種管理行為的有機(jī)融合而非簡單集合，“戰(zhàn)略化”則要求前瞻、有序而非“救火隊”式應(yīng)急。為此，國有大、中型企業(yè)已經(jīng)普遍施行全面預(yù)算管理。集中整合企業(yè)業(yè)務(wù)與資金，科學(xué)預(yù)期效益目標(biāo)，合理籌劃資源配置，正確引導(dǎo)績效評價。伴隨著全面預(yù)算管理的實施，企業(yè)管理信息呈激增態(tài)勢，因而同步開展的信息化支撐系統(tǒng)建設(shè)也從未停止過。

一、信息系統(tǒng)對全面預(yù)算管理支持的現(xiàn)狀

全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)歷了手工(電子表格)階段與信息系統(tǒng)階段，但傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)實施成效并不令人滿意。主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1，傳統(tǒng)信息系統(tǒng)工具與全面預(yù)算管理任務(wù)存在差別。導(dǎo)致不能對全面預(yù)算管理提供完整支持

全面預(yù)算管理支持企業(yè)決策，以中央控制為手段，向企業(yè)經(jīng)營前端責(zé)任單元分解戰(zhàn)略目標(biāo)壓力，主要關(guān)注責(zé)任單元的成本、效益而非一線的作業(yè)，主要傳導(dǎo)戰(zhàn)略指令而非根據(jù)市場變化進(jìn)行的策略調(diào)整。主要強調(diào)內(nèi)部比較而非競爭對手之間的情況。也就是說，全面預(yù)算管理以為高層管理者提供決策支持為目的。而傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)工具關(guān)注實際運行結(jié)果、運行細(xì)節(jié)以及市場智慧，提供客戶行為信息、銷售細(xì)節(jié)信息和核算基礎(chǔ)信息，也就是說，傳統(tǒng)信息系統(tǒng)工具是業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其思想根據(jù)實際發(fā)生情況而構(gòu)建，并非對目標(biāo)進(jìn)行分解。

因此，傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)工具對預(yù)算管理的支持不在戰(zhàn)略層面，只在執(zhí)行層面，也就無法落實系統(tǒng)化目標(biāo)。

2，傳統(tǒng)信息系統(tǒng)工具存在缺陷，管理手段落后，不能適應(yīng)全面預(yù)算管理系統(tǒng)化、戰(zhàn)略化目標(biāo)要求

企業(yè)開展全面預(yù)算管理所采用的方式(或工具)主要是電子表格和財務(wù)管理軟件。二者都存在相應(yīng)的缺陷。

(1)電子表格管理方式。利用電子表格(主要是MicrosoftExcel)進(jìn)行預(yù)算管理，是通過在單元格之間建立鏈接關(guān)系，避免大量的手工基礎(chǔ)運算，在匯總效率方面體現(xiàn)了電子化管理的優(yōu)勢。但電子表格的缺陷也很明顯：首先，預(yù)算涉及內(nèi)容廣、部門多、指標(biāo)間勾稽關(guān)系復(fù)雜，導(dǎo)致預(yù)算編制周期長，需要耗費大量的人力和時間；第二，預(yù)算執(zhí)行和實時控制難度大，無法按照各責(zé)任單元設(shè)置具體預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實時控制，進(jìn)而難以進(jìn)行預(yù)算分析，及時采取調(diào)整措施；第三，電子表格信息難以集成與共享，不支持預(yù)算跟蹤，安全性較弱，協(xié)調(diào)性不強，不能滿足強調(diào)過程控制的全面預(yù)算管理要求。

(2)財務(wù)管理軟件方式。目前。一些功能強大的財務(wù)管理軟件具有預(yù)算管理模塊。通過輸入財務(wù)具體數(shù)據(jù)和詳細(xì)的財務(wù)關(guān)系，輸出信息可以基本滿足企業(yè)特定的預(yù)算匯總、集成的需要。但管理軟件一般也存在明顯的缺陷：首先。財務(wù)管理軟件脫離了業(yè)務(wù)預(yù)算過程，輸出的信息仍然是孤立的，無法對業(yè)務(wù)形成支撐，不能體現(xiàn)預(yù)算合理配置資源的內(nèi)涵；第二，財務(wù)管理軟件大都缺少對戰(zhàn)略目標(biāo)管理的支持，數(shù)據(jù)來源依據(jù)性不強，沒有體現(xiàn)分解戰(zhàn)略目標(biāo)的思想；第三，財務(wù)管理軟件多以會計核算為基礎(chǔ)，未能深入企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)，通用性和共享性仍未解決，本質(zhì)上還只是事后控制，并未實現(xiàn)真正意義上的事前計劃和事中控制，不能充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的核心控制地位。

二、ERP(Enterprise Resource PIanning，企業(yè)資源計劃)

ERP是現(xiàn)代化企業(yè)級信息系統(tǒng)的代表，可以有效調(diào)配企業(yè)資源，整合海量管理信息。實現(xiàn)系統(tǒng)化、戰(zhàn)略化管理目標(biāo)。

1，ERP的內(nèi)涵包括管理思想、軟件產(chǎn)品、管理系統(tǒng)3個層次

ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)運行提供手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，反映新時代對企業(yè)合理調(diào)配資源、最大化創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。

(1)管理思想：ERP是由美國著名計算機(jī)技術(shù)咨詢和評估集團(tuán)Garter Group Inc，提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn)，其實質(zhì)是在MRPⅡ(ManufacturingResources Planning，生產(chǎn)資源計劃)基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展而成的面向供應(yīng)鏈(Supply Chain)的管理思想。

(2)軟件產(chǎn)品：ERP是綜合應(yīng)用了客戶機(jī)服務(wù)器體系、關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、圖形用戶界面、第四代語言(4GL)、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息產(chǎn)業(yè)成果。以ERP管理思想為靈魂的軟件產(chǎn)品。

(3)管理系統(tǒng)：ERP是將企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計算機(jī)硬件和軟件整合于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

2，ERP是管理思想和信息技術(shù)互成因果、互相促進(jìn)的產(chǎn)物

計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)建立管理信息系統(tǒng)，甚至對改變管理思想起著不可估量的作用。管理思想的發(fā)展與信息技術(shù)的發(fā)展是互成因果的環(huán)路。實踐證明，信息技術(shù)已在企業(yè)的管理層面扮演越來越重要的角色。

信息技術(shù)對管理體系運作的支持可分作MIS(ManagementInformationsystem，管理信息系統(tǒng))、MRP(MaterialRequirePlanning，物料需求計劃)、MRPⅡ和ERP等4個階段。從MIS記錄原始數(shù)據(jù)、支持匯總查詢，到MRP對客戶、物料、產(chǎn)品的管理，再到MRPⅡ?qū)ζ髽I(yè)生產(chǎn)中心、加T-r\"時、生產(chǎn)能力等方面的管理，直至ERP以及電子商務(wù)時代的ERP階段，以信息技術(shù)為核心，包括財務(wù)預(yù)測、生產(chǎn)能力、調(diào)整資源調(diào)度等方面功能的企業(yè)級管理信息系統(tǒng)。這一進(jìn)程恰恰也是管理思想的遞進(jìn)軌跡。

3，ERP的作用集中體現(xiàn)在如何運用信息化手段配置、調(diào)整和使用企業(yè)資源

企業(yè)發(fā)展的重要標(biāo)志便是合理調(diào)整和運用資源。前ERP時代，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)只能是金字塔形。部門間的協(xié)作交流較弱，資源狀況相對模糊，資源的運行難以比較、把握和做出調(diào)整。ERP系統(tǒng)是針對這些問題，為實現(xiàn)對企業(yè)資源的系統(tǒng)管理而設(shè)計。ERP的管理對象是企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備、運輸工具等硬件資源和人力、組織結(jié)構(gòu)、商譽、融資能力等軟件資源。通過ERP，使這些資源相互作用。構(gòu)成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、創(chuàng)造財富、實現(xiàn)價值的基礎(chǔ)，同時也反映企業(yè)在競爭和發(fā)展中的地位。

由此可見，ERP的應(yīng)用的確可以有效地促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，適應(yīng)系統(tǒng)化要求，在全面預(yù)算管理中導(dǎo)人ERP已經(jīng)成為大勢所趨。

三、實現(xiàn)ERP與全面預(yù)算管理的融合，是基于ERP架構(gòu)建設(shè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的根本保證

構(gòu)建基于ERP的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。需要充分了解二者的相互關(guān)系，實現(xiàn)二者管理功能的融合。

1，體現(xiàn)在數(shù)據(jù)層面的ERP與全面預(yù)算管理功能上的聯(lián)系與區(qū)別

與全面預(yù)算管理相比，ERP在功能上強調(diào)的是企業(yè)數(shù)據(jù)的集成與管理，側(cè)重于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，這是所有IT技術(shù)的核心；全面預(yù)算管理強調(diào)企業(yè)預(yù)算的分解預(yù)測與綜合分析，側(cè)重于目標(biāo)管理。兩者有聯(lián)系，也有一定區(qū)別。從數(shù)據(jù)管理層面比較分析全面預(yù)算管理軟件與ERP的關(guān)系，可以更加清晰地揭示二者的關(guān)系。

ERP數(shù)據(jù)一般可分為3種類型：一是靜態(tài)數(shù)據(jù)(或稱固定信息)，是生產(chǎn)活動開始之前就要準(zhǔn)備的各類數(shù)據(jù)，如BOM(BillofMaterial，物料清單)、工作中心能力、成本參數(shù)、工藝路線、物料可用量、倉庫貨位代碼、會計科目設(shè)定等；二是動態(tài)數(shù)據(jù)(或稱流動信息)，是生產(chǎn)活動中發(fā)生的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不斷發(fā)生并經(jīng)常變動，如客戶合同、庫存記錄等；三是中間數(shù)據(jù)(或稱中間信息)，是根據(jù)用戶對管理工作的需要，由ERP系統(tǒng)綜合上述靜態(tài)和動態(tài)兩類數(shù)據(jù)，經(jīng)過運算形成的各種數(shù)據(jù)或報表，如主要生產(chǎn)計劃和物料需求計劃等。

據(jù)此不難發(fā)現(xiàn)，基于ERP的數(shù)據(jù)功能，可以為全面預(yù)算管理提供以下信息：包含產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與BOM之間的數(shù)量關(guān)系數(shù)據(jù)，即產(chǎn)能信息；以前年度賬務(wù)數(shù)據(jù)、報表數(shù)據(jù)等各種重要的歷史數(shù)據(jù)；企業(yè)實際業(yè)務(wù)發(fā)生時記錄業(yè)務(wù)的財務(wù)會計數(shù)據(jù)和管理會計數(shù)據(jù)等。

但同時，ERP不能向全面預(yù)算管理提供所需要的政策性數(shù)據(jù)，如銷售貨款的回收政策、采購貨物的付現(xiàn)政策和制造費用的分配政策等；ERP的數(shù)據(jù)庫功能強大，文本信息處理能力相對較弱，不能使文本信息在決策層和各預(yù)算執(zhí)行層之間反復(fù)進(jìn)行調(diào)整。

2，ERP與全面預(yù)算管理的整合已經(jīng)具備了理論與技術(shù)條件。具有充分的可行性

ERP與全面預(yù)算管理雖然存在一些差異，但二者體現(xiàn)了相同的核心理念，即合理配置企業(yè)資源。為企業(yè)創(chuàng)造價值，因此，ERP與全面預(yù)算管理的整合有其堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和充分的可行性。

(1)一方面，ERP可以滿足全面預(yù)算管理所需要的主要數(shù)據(jù)。ERP可以提供全面預(yù)算管理需要的歷史數(shù)據(jù)，可以記錄企業(yè)實際業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以滿足全面預(yù)算在定制產(chǎn)品成本結(jié)構(gòu)、分析歷史數(shù)據(jù)、掌握實時執(zhí)行數(shù)據(jù)的需要。對預(yù)算的編制、控制起到重要作用。ERP還可以集成預(yù)算所需的經(jīng)濟(jì)模型，對將來的計劃銷售量作出預(yù)測，通過與數(shù)據(jù)比較，運用經(jīng)濟(jì)模型分析未來經(jīng)營結(jié)果的質(zhì)量化差異。

(2)另一方面，以財務(wù)管理為核心的全面預(yù)算管理在ERP中占有重要地位。是ERP事前計劃與事中控制思想的重要實現(xiàn)手段。預(yù)算是計劃工作的成果，它既是決策的具體化。又是控制生產(chǎn)經(jīng)營活動的依據(jù)。“全面預(yù)算”觀念已經(jīng)將預(yù)算看成“使企業(yè)資源獲得最佳生產(chǎn)率和獲利率的一種方法”。也正是企業(yè)實施ERP戰(zhàn)略追求的目標(biāo)。

(3)現(xiàn)有技術(shù)條件可以滿足ERP與全面預(yù)算管理融合的要求。軟件：目前的客戶機(jī)／服務(wù)器模式(C，S)已發(fā)展成熟，而瀏覽器／服務(wù)器模式(B，S)也逐漸成為技術(shù)構(gòu)架的主流結(jié)構(gòu)，因此，軟件開發(fā)平臺成熟可行。硬件：目前高性能的網(wǎng)絡(luò)組件、通信介質(zhì)、存儲設(shè)備大量涌現(xiàn)，高速度、大容量、高可靠性、低價格的硬件特性已經(jīng)完全能夠滿足需要。

對于在數(shù)據(jù)層面分析所體現(xiàn)出的ERP與全面預(yù)算管理存在的差異。可以在具體的構(gòu)建過程中通過技術(shù)手段予以完善。

四、建立以ERP管理思想和管理架構(gòu)為基礎(chǔ)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)

以ERP管理思想和架構(gòu)建立全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，需要從3個角度解決關(guān)鍵技術(shù)問題：在預(yù)算管理的基礎(chǔ)上，將信息技術(shù)與預(yù)算管理結(jié)合，實現(xiàn)預(yù)算實時傳遞與反饋、動態(tài)調(diào)整與控制；從預(yù)算管理體系上，設(shè)計多維預(yù)算，信息技術(shù)的要求與之相適應(yīng)；從預(yù)算管理流程上，實現(xiàn)模型化的多循環(huán)編制流程。

1，基于ERP的預(yù)算管理信息系統(tǒng)基本框架

綜合考慮企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)資源、企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)則等因素，采用模型化的預(yù)算編制循環(huán)，設(shè)計高度集成的信息系統(tǒng)，用以保證預(yù)算的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。預(yù)算管理信息系統(tǒng)框架如圖1所示。

2，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計要點

(1)以生產(chǎn)銷售循環(huán)為預(yù)算編制的起點?！吧a(chǎn)銷售”是企業(yè)產(chǎn)能配置與經(jīng)營獲利的起點，是最基本的發(fā)展資源，以生產(chǎn)銷售預(yù)算為預(yù)算指標(biāo)體系編制起點，可以為企業(yè)產(chǎn)能優(yōu)化和營銷戰(zhàn)略的實施提供最根本的支持。

(2)以財務(wù)指標(biāo)循環(huán)為預(yù)算編制的中心?！柏攧?wù)指標(biāo)循環(huán)”包括收人、成本、融資和投資等。其實質(zhì)是利潤核心。將利潤核心作為預(yù)算指標(biāo)體系的中心，可以使企業(yè)所有者、各級責(zé)任單元與企業(yè)經(jīng)營活動聯(lián)系起來，通過效用偏好性的引導(dǎo)，發(fā)揮各方能動性，提升企業(yè)整體競爭力。

(3)以財務(wù)管理為中心集成各類業(yè)務(wù)預(yù)算。系統(tǒng)須通過財務(wù)與業(yè)務(wù)的天然集成性實現(xiàn)動態(tài)信息交互，達(dá)到資源優(yōu)化配置。業(yè)務(wù)預(yù)算的協(xié)同可以通過財務(wù)信息交互來完成：下級責(zé)任中心制定預(yù)算指標(biāo)，上級責(zé)任中心匯總預(yù)算指標(biāo)，集團(tuán)的預(yù)算管理委員會審批預(yù)算指標(biāo)，然后逐層分解下達(dá)，有效避免預(yù)算松弛。

(4)多種預(yù)算編制方法共用。除了固定預(yù)算、增量預(yù)算方法外，還需要提供彈性預(yù)算、零基預(yù)算、定額預(yù)算、滾動預(yù)算等方法，企業(yè)可以根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求，選用不同的預(yù)算方法，減少工作量，提高預(yù)算編制效率。

(5)與績效集成的預(yù)算考核評價。在細(xì)化到多級責(zé)任單元的預(yù)算指標(biāo)與項目基礎(chǔ)上，通過人力資源系統(tǒng)，將預(yù)算與個人績效考評掛鉤。系統(tǒng)比較預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算目標(biāo)的差異。分析差異形成的原因，評價責(zé)任主體的業(yè)績，保證預(yù)算目標(biāo)的落實。