ＥＲＰ項目監(jiān)理評價體系的構(gòu)建

［收稿日期］2008-12-22

［作者簡介］勞本信（1969-），男，廣西昭平人，廣西財經(jīng)學院 ERP實驗中心副教授，主要研究方向：管理信息化與項目管理。

［摘 要］目前ERP項目監(jiān)理還沒有形成一套完整的評價體系，而土建工程監(jiān)理的評價體系比較成熟，本文根據(jù)ERP項目和項目監(jiān)理的特點，借鑒土建工程監(jiān)理“三控制”（進度控制、投資控制、質(zhì)量控制）的監(jiān)測體系框架來構(gòu)建ERP項目監(jiān)理的評價體系。

［關鍵詞］ERP；項目監(jiān)理；評價體系

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.13.030

［中圖分類號］F270.7;F272.5［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2009）13-0089-04

0 前言

ERP項目監(jiān)理在時間段上可以分為項目前期監(jiān)理、過程監(jiān)理和后期監(jiān)理[1]。前期監(jiān)理重在促進實施方、業(yè)主和監(jiān)理方相互簽訂合同，明確項目績效目標、監(jiān)理指標和驗收標準；過程監(jiān)理重在進度、投資和質(zhì)量監(jiān)測；后期監(jiān)理則重在監(jiān)測項目目標的實現(xiàn)程度。

根據(jù)監(jiān)理內(nèi)容和程度不同，ERP項目監(jiān)理可分為咨詢式監(jiān)理、里程碑式監(jiān)理和全程式監(jiān)理[2]。咨詢式監(jiān)理最為簡單，不具備約束力；里程碑式監(jiān)理，則是將項目建設劃分為若干個階段，在每一個階段結(jié)束都設置一個里程碑，在里程碑到來時通知監(jiān)理方進行審查或測試；全程式監(jiān)理實際上也有一個里程碑，只不過它的里程碑劃分更細，監(jiān)測點更多，而且要派人員全程跟蹤、收集信息。因此，ERP項目監(jiān)理一般就是指在里程碑或監(jiān)測點運用一定的評價指標和方法對項目進行評價和控制。目前ERP項目監(jiān)理還沒有形成一套完整的監(jiān)理評價體系，而土建工程監(jiān)理的評價體系比較成熟，因此盡管ERP項目監(jiān)理在具體評價內(nèi)容、指標和方法上會有自身的特點，但作為項目監(jiān)理，還是可以借鑒土建工程監(jiān)理的“三控制”（進度控制、投資控制、質(zhì)量控制）框架來構(gòu)建它的評價體系。

1ERP項目進度控制與評價指標

1.1 進度與成本、質(zhì)量的關系

項目進度與項目成本和項目質(zhì)量有密切的關系[3]。每個項目在需求確定的情況下，都會有一個大致合理的工期。進度太快，尤其是趕工，不但會影響質(zhì)量，而且成本會因為人員增加或加班而增加；進度太慢，尤其是工期拖延，不僅會增加成本，而且質(zhì)量會因為實施人員麻痹放松而受到影響，更嚴重的是企業(yè)員工的激情因此而受到影響，最終有可能把項目拖垮?？梢娺M度控制對于保證項目成功實施非常重要，如果實施費用和咨詢費用是按天計算，進度控制就更需謹慎和完善。

1.2 ERP項目進度評價方法和指標

甘特圖（Gantt chart）是一種很好的項目進度控制技術，它用條形圖的形式直觀地表明任務計劃在什么時候開始，什么時候結(jié)束，以及實際進展與計劃要求的對比。通常情況下，在明確的SOW（Statement Of Work，工作說明書）和WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結(jié)構(gòu)）的基礎上，業(yè)主、實施方與監(jiān)理方共同制定這種甘特圖。甘特圖越詳細，進度評價越容易進行。

ERP項目進度監(jiān)理的難點在于如何計算工程完成量，因為它無法像土木工程那樣按土方量、建筑面積進行計算。因此，ERP項目評價指標既不方便用工程量來衡量、也不方便用資源消耗或者費用開支來衡量，較好的方法是將整個項目劃分為階段性工程和單項工程，在監(jiān)測點到來時，監(jiān)理人員根據(jù)項目進度報告，對照甘特圖評價項目進度計劃是否嚴格執(zhí)行，考核階段性工程（例如基礎數(shù)據(jù)準備）和單項工程（例如編碼）的提前天數(shù)或延遲天數(shù)。具體過程和指標如表1所示。

2 ERP項目投資控制與評價指標

ERP項目超預算的現(xiàn)象非常普遍，如果控制不好，項目很可能會因資金不足而被擱淺，甚至掉進價格陷阱[4]。可見，投資控制對確保項目成功同樣十分重要。

2.1 ERP項目投資控制的內(nèi)容

ERP項目投資控制應按其成本費用的構(gòu)成來進行。ERP項目成本費用主要包括：硬件費；軟件費；二次開發(fā)費用；培訓費；實施費；咨詢費。

2.2 ERP項目投資控制的方法和指標

掙得值法是對項目進度和成本費用進行綜合控制的一種方法。由于ERP項目很難用費用來度量工作量，因此不建議用掙得值法來評價其進度，但可以用它來對項目費用進行評價。掙得值法在費用評價方面的指標為：

（1）已完成工作量的實際費用(ACWP)。

（2）已完成工作量的預算費用(BCWP)——掙得值。

（3）費用偏差CV：是指檢查日期BCWP與ACWP之間的差異。

計算公式：CV=BCWP-ACWP。

當CV為負值時表示執(zhí)行效果不佳，即實際費用超過預算值；反之，當CV為正值時表示實際費用低于預算值；若CV=0，表示項目費用按計劃執(zhí)行。 

（4）費用執(zhí)行指標CPI：是指掙得值與實際費用值之比，

計算公式：CPI=BCWP／ACWP。

當CPI＞1時，表示實際費用低于預算；CPI＜1時，表示實際費用超出預算；CPI＝1時，表示實際費用與預算費用吻合，表明項目費用按計劃進行。 

掙得值法的計算關系雖然簡單，但準確度量作業(yè)的掙得值卻是不容易的，這是由于有些項目的工作完成量不容易衡量，ERP就是這樣的項目。為此，ERP項目適合采用節(jié)點計量法，即將工程分為多個進度節(jié)點并賦以掙得值，每完成一個節(jié)點即計入該節(jié)點掙得值，進度節(jié)點越詳細，費用評價就越準確。

3 ERP項目質(zhì)量控制與評價指標

質(zhì)量控制是ERP項目監(jiān)理的核心，它包括硬件質(zhì)量、軟件質(zhì)量、項目實施質(zhì)量等方面的控制。

3.1 硬件性能的評價

硬件性能評價主要是評價硬件設備性能的穩(wěn)定性和可靠性，以及經(jīng)濟合理性。評價內(nèi)容具體包括：

（1）對服務器性能的評價。

（2）對終端機性能的評價。

（3）對網(wǎng)絡設備性能的評價。

（4）對B/S或C/S體系結(jié)構(gòu)的評價。

對硬件測試的指標，目前國際上比較流行SPECint系列、SPECfp系列、TPC-C等標準性能測試指標。但這些“國際通用標準”的度量最好是作為參考值，最理想的方式是在真實環(huán)境中試運行，即將系統(tǒng)(含平臺、軟件和操作流程)真正試運行一段時間。這樣，用戶不僅能看到硬件的實際性能，也能觀察到硬件是否穩(wěn)定可靠、使用是否方便、服務是否周到、配置是否足夠、全部價格是否合理。

3.2 軟件性能的評價

作為真正意義上的ERP產(chǎn)品，在基本功能方面，必須涉及企業(yè)最主要管理和運作行為的方方面面，同時兼顧到實際情況的不斷變化，即必須具有穩(wěn)定性、兼容性和擴充性。評價內(nèi)容可以依據(jù)或參考由中國生產(chǎn)力促進中心協(xié)會組織制定的《信息化技術規(guī)范（ERP部分）》。該規(guī)范提供的“ERP產(chǎn)品功能技術要求”可以快速評價一套ERP系統(tǒng)的基本功能，同時又是衡量產(chǎn)品水準的規(guī)范。其主要內(nèi)容如表2所示。

該規(guī)范共有4個基本功能與16個模塊，每一個模塊下面都有很詳細的評價指標（353個功能描述和幾千個評價標準）。大部分指標只需根據(jù)評價標準對該管理軟件該功能是否達標進行“有無”的評定。然后按該功能的重要程度（權數(shù)）與該功能的配分計算其得分；各模塊的得分與總得分的計算亦按此法進行。

企業(yè)不一定16個模塊全部實施，每個模塊中的功能點也不一定都要求。按照“以合同為中心”的ERP項目監(jiān)理原則[5]，為了使監(jiān)理有據(jù)可依，應該在簽訂合同時明確企業(yè)實施的模塊、功能描述和評價標準，以及模塊與功能配分等，然后在軟件測試環(huán)節(jié)進行評價。

3.3 系統(tǒng)安全性的評價

系統(tǒng)安全性評價可以從信息化安全措施應用率和系統(tǒng)安全測試兩個方面進行。

3.3.1 信息化安全措施應用率的評價指標

（1）是否重視員工安全意識的培養(yǎng)及制訂嚴格的員工信息安全制度。

（2）是否采取本地實時備份、本地定時備份、異地實時備份、異地定時備份。

（3）是否擁有2個（含）以上的ISP。

（4）是否安裝了防火墻。

（5）是否安裝了企業(yè)級殺毒軟件，并嚴格按照供應商要求按時升級。

（6）是否安裝了郵件加密系統(tǒng)。

（7）是否建立了虛擬專用網(wǎng)。

（8）檔案服務器、網(wǎng)絡服務器、防火墻等網(wǎng)絡流量相關的設備是否有備份。

3.3.2 安全測試指標

系統(tǒng)安全測試具體包括應用程序安全測試、操作系統(tǒng)安全測試、數(shù)據(jù)庫安全測試、IIS服務器安全測試、網(wǎng)絡環(huán)境安全測試等。

3.4 基礎數(shù)據(jù)準確率的評價

3.4.1 靜態(tài)數(shù)據(jù)

（1）編碼。編碼是為了系統(tǒng)識別和檢索而對數(shù)據(jù)進行唯一的標識。凡是納入系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)均要對其進行編碼，包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、工作中心編碼、計劃員/采購員編碼等。編碼準確率力求達到100%。

（2）物料清單。ERP必須有結(jié)構(gòu)良好、數(shù)據(jù)準確的物料清單，用來支持計劃和控制過程。物料清單的準確度要達到98%~100%。

（3）工作中心數(shù)據(jù)。工作中心是ERP系統(tǒng)的基本加工單位，是進行物料需求計劃與能力需求計劃運算的基本資料，同時也是成本核算時成本發(fā)生的基本單元和車間生產(chǎn)作業(yè)核實投入與產(chǎn)出情況的基本單元。工作中心的數(shù)據(jù)包括能力數(shù)據(jù)、費率、人員每天班次、每班平均人數(shù)、設備數(shù)、標準工時率等，準確率要求達到95%~100%。

（4）工藝路線數(shù)據(jù)。在ERP系統(tǒng)中，工藝路線文件一般用以下內(nèi)容進行描述：物品代碼、工序號、工序說明、工作中心代碼、排隊時間、準備時間、加工時間、等待時間、傳送時間、最小傳送量、外協(xié)標識（Y/N）、標準外協(xié)費和工序檢驗標志（Y/N）等字段。工藝路線的準確度要達到95%~100%。

（6）成本數(shù)據(jù)。成本數(shù)據(jù)包括直接材料費、直接人工費和間接費用的分配等，其中人工費與間接費用的分配是難點。ERP應用要盡量使用標準成本。標準成本是經(jīng)過反復模擬和測算才能確定的。成本誤差應控制在一定范圍之內(nèi)。

（7）財務數(shù)據(jù)。主要包括會計科目設置、科目期初余額、物料期初余額、物料價格等數(shù)據(jù)。財務數(shù)據(jù)的準確率要求達到98%~100%。

（8）采購數(shù)據(jù)。主要包括采購周期、安全庫存量、經(jīng)濟訂貨量，以及供應商主文件等數(shù)據(jù)。采購數(shù)據(jù)的準確度要達到95%~100%。

3.4.2 動態(tài)數(shù)據(jù)

在ERP中，最重要的動態(tài)數(shù)據(jù)是庫存記錄。庫存數(shù)據(jù)包括倉庫、庫房以及在制品的準確的庫存數(shù)據(jù)。在保證靜態(tài)數(shù)據(jù)準確的前提下，測試動態(tài)數(shù)據(jù)的準確性。在所有物料項目的庫存記錄中，至少有95%與實際盤點的結(jié)果在計數(shù)容限內(nèi)相匹配。

3.5 服務質(zhì)量的評價

ERP是一項實施服務重于軟件的項目，僅有好的產(chǎn)品，沒有好的實施服務，項目同樣要面臨失敗的可能。因此，為保證產(chǎn)品成功上線，并持續(xù)穩(wěn)定運行，必須建立相關的服務保障機制和明確的流程規(guī)范。服務質(zhì)量的評價可以依據(jù)或參考《信息化技術規(guī)范（ERP部分）》提供的“ERP產(chǎn)品服務技術要求”進行。其內(nèi)容與評價范圍包括10個大項，每項大指標下面有4～6個評價點。

（1）安裝集成服務：能針對客戶所購買的軟硬件加以集成，保障客戶軟硬件順利運作，提高運作效能。

（2）顧問實施服務：針對客戶的ERP項目能進行規(guī)劃，并且在項目進行中進行工作協(xié)調(diào)、組織分工與專業(yè)的編碼建議，以保障客戶ERP項目順利上線運行。

（3）模塊功能培訓：能針對ERP各模塊的功能、操作、管理進行培訓，使用戶能深入了解每個模塊的詳細功能并熟練操作。

（4）產(chǎn)品升級服務：軟件供應商推出新版本時，能針對客戶使用的舊版本予以軟件升級服務，以便于客戶能使用更先進的功能，或符合新的相關法令。

（5）二次開發(fā)服務：對于客戶的業(yè)務流程或行業(yè)特性，在標準ERP模塊無法滿足時，針對差異的部分進行二次開發(fā)，讓ERP更貼近客戶需求，并滿足其行業(yè)特性。

（6）開發(fā)技術培訓服務：對于有能力自行維護ERP產(chǎn)品并合法取得源代碼的客戶，進行原廠的技術培訓，以便讓客戶的信息中心人員能順利接手產(chǎn)品技術，提升信息管理人員的技術水平。

（7）熱線支持：能針對用戶使用上的疑難問題，提供電話上的說明與講解，即時解決客戶疑難問題。

（8）遠程支持：用戶在使用過程中發(fā)生問題，無法通過電話解決時，可提供遠程網(wǎng)絡支持。

（9）現(xiàn)場技術支持：用戶在使用過程中發(fā)生問題，無法通過電話與遠程連接方式解決時，由服務商直接到現(xiàn)場加以分析、判斷，指出問題發(fā)生原因，提出解決方案。

（10）服務保證體系：為保障客戶對于服務供應商提供的各項服務皆能落實執(zhí)行，服務供應商設置一個獨立的部門從事滿意度的評價并作為客戶投訴的渠道，保證客戶能夠得到等價的服務內(nèi)容，保證服務質(zhì)量。

3.6 績效評價

ERP項目不只是簡單的硬件采購和軟件安裝，更是一項管理工程。ERP項目具有自身的特點，系統(tǒng)上線成功不等于項目成功。因此，其質(zhì)量控制不能簡單地表現(xiàn)在硬件與軟件的性能以及系統(tǒng)正常切換上線方面，ERP質(zhì)量評價還應包括項目實施后的績效評價。在進行績效評價時，要剔除物價、利率等外部環(huán)境因素變動的影響。另外，在確定績效指標時，要注意ERP監(jiān)理評價與ERP績效評價的區(qū)別，監(jiān)理工作既要延伸到系統(tǒng)切換以后，又不能沒完沒了，一般以系統(tǒng)切換運行一段時間后（例如1年）為界限[5]。

在具體內(nèi)容上，ERP項目績效評價可以從定性和定量兩個方面進行[6]。

3.6.1 定性評價

定性評價是對企業(yè)管理水平、員工素質(zhì)和企業(yè)效益的評價，可以從以下這些方面進行考察：

（1）企業(yè)各職能部門的整體觀念、協(xié)同工作、人員素質(zhì)是否有所提高。

（2）管理人員是否真正從煩瑣的事務中解脫出來，把主要精力放在提高管理水平分析和研究管理中的實質(zhì)問題上。

（3）企業(yè)高層領導是否提高了決策水平和管理效率，是否能夠及時掌握各部門的情況。

（4）企業(yè)的市場競爭能力、應變能力和對客戶的服務質(zhì)量是否有所提高。

3.6.2 定量評價

定量評價可以從以下方面考察項目實施前后的變化：庫存資金量；資金周轉(zhuǎn)次數(shù)；庫存盤點誤差率；短缺件數(shù)量；生產(chǎn)率；產(chǎn)品合格率；采購費用；按期交貨率；成本；利潤。

4結(jié)語

ERP項目監(jiān)理評價體系是ERP項目監(jiān)理體系的重要組成部分，也是簽訂ERP項目實施合同與監(jiān)理合同的重要依據(jù)。ERP項目實施過程中的進度不穩(wěn)定、投資不確定、質(zhì)量沒標準已經(jīng)成為企業(yè)的心病，并已成為制約ERP發(fā)展的主要瓶頸。因此，構(gòu)建與完善ERP項目監(jiān)理評價體系具有十分重要的意義。

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