談ＩＳＯ９０００質(zhì)量管理體系在外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)中的運(yùn)用

吳竟勤

【摘要】《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》將于2009年7月1日在大中型企業(yè)施行，浙江省外貿(mào)企業(yè)已開展內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作。為提高內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作的水平和質(zhì)量，筆者針對(duì)浙江省外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作存在的主要問題進(jìn)行了總結(jié)和分析，認(rèn)為ISO9000質(zhì)量管理體系是外貿(mào)企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的有效補(bǔ)充。并提出了在實(shí)踐運(yùn)用中應(yīng)注意的問題。

【關(guān)鍵詞】ISO9000質(zhì)量管理體系 內(nèi)部控制評(píng)價(jià) 運(yùn)用

為及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制缺陷，提出和實(shí)施改進(jìn)方案，提升企業(yè)管理水平，浙江省多數(shù)外貿(mào)企業(yè)相繼開展了企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作。但由于受多方面因素的影響，評(píng)價(jià)工作的獨(dú)立性、公正性和評(píng)價(jià)工作的水平方面存在一定的問題。筆者認(rèn)為，在外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作中運(yùn)用ISO9000質(zhì)量管理體系，將有助于改進(jìn)外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作。

一、外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作存在的主要問題

（一）評(píng)價(jià)環(huán)境有待改善。由于企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)，是由企業(yè)董事會(huì)和管理層實(shí)施的，職工還沒有認(rèn)識(shí)到對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，并形成評(píng)價(jià)結(jié)論，是不斷改進(jìn)企業(yè)管理水平的需要，所以影響他們配合及主動(dòng)參與的積極性。

（二）評(píng)價(jià)隊(duì)伍的整體素質(zhì)有待提高。由于內(nèi)審人員基本上都是由財(cái)會(huì)專業(yè)人員充任，并不是專業(yè)的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)人員，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)及其他管理方面有所欠缺，難以對(duì)外貿(mào)企業(yè)諸多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制作出較為全面的評(píng)價(jià)。因此，內(nèi)部控制評(píng)價(jià)人員的整體素質(zhì)和專業(yè)水平有待進(jìn)一步提高，人員結(jié)構(gòu)有待進(jìn)一步改善。

（三）評(píng)價(jià)的獨(dú)立性、公正性受到一定程度的限制。由于評(píng)價(jià)工作是由企業(yè)內(nèi)審部門實(shí)施的，而內(nèi)審部門直接受企業(yè)管理層的領(lǐng)導(dǎo)，評(píng)價(jià)結(jié)論或多或少受管理層的左右，其獨(dú)立性和公正性跟社會(huì)審計(jì)機(jī)構(gòu)相比有差距。

（四）評(píng)價(jià)內(nèi)容不夠全面。企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制評(píng)價(jià)，應(yīng)包括對(duì)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)有效性和運(yùn)行有效性的評(píng)價(jià)，但在實(shí)際工作中，檢查重點(diǎn)往往放在內(nèi)部控制運(yùn)行有效性的評(píng)價(jià)上，目前僅以財(cái)務(wù)控制評(píng)價(jià)為主，其他方面基本沒有涉及，很少會(huì)積極主動(dòng)地對(duì)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

（五）內(nèi)部控制評(píng)價(jià)層次不夠深入。由于對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)只是剛剛起步，再加上《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要在2009年7月1日后才在大中型企業(yè)開始實(shí)施，所以目前的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范評(píng)價(jià)大都還只是對(duì)內(nèi)部控制的一些基本方面作出評(píng)價(jià)，對(duì)一些深層次的問題涉及較少。

二、ISO9000是外貿(mào)企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的有效補(bǔ)充

ISO9000質(zhì)量管理體系是站在系統(tǒng)的高度對(duì)企業(yè)質(zhì)量管理的某些方面進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范,它通過(guò)連續(xù)的監(jiān)督、控制和信息反饋等確保體系協(xié)調(diào)運(yùn)行；依靠質(zhì)量審核來(lái)評(píng)估體系的有效性和適用性；依靠質(zhì)量改進(jìn)使之不斷自我完善和提高，其最終目的是使企業(yè)的成本、風(fēng)險(xiǎn)和效益三者得到最佳組合。其優(yōu)點(diǎn)在于：該體系是以“領(lǐng)導(dǎo)作用”、“全員參與”、“過(guò)程方法”、“管理的系統(tǒng)方法”和“持續(xù)改進(jìn)”等8項(xiàng)原則為指導(dǎo)，對(duì)企業(yè)的質(zhì)量管理進(jìn)行全方位的評(píng)審，然后編制審核報(bào)告、落實(shí)決定事項(xiàng)和措施并進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，從而幫助企業(yè)達(dá)到持續(xù)成功的目的，這與企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的最終目的相一致。因此，筆者認(rèn)為，通過(guò)ISO9000質(zhì)量管理體系的認(rèn)證可以從第三者的角度幫助外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施的有效性作出評(píng)價(jià)，有效彌補(bǔ)現(xiàn)有的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的不足。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）改善內(nèi)部控制評(píng)價(jià)環(huán)境

ISO9000質(zhì)量管理體系的原則在強(qiáng)調(diào)“領(lǐng)導(dǎo)作用”的同時(shí)要“全體參與”，只有大家的充分參與和發(fā)揮他們的聰明才干，才能為企業(yè)帶來(lái)收益，尤其是外貿(mào)企業(yè)，一切質(zhì)量活動(dòng)都是依靠人的活動(dòng)來(lái)完成的。建立ISO9000質(zhì)量管理體系可以幫助外貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)全體員工的持續(xù)培訓(xùn)教育，提高貿(mào)易能力，規(guī)范各環(huán)節(jié)的工作流程，重視業(yè)務(wù)過(guò)程的標(biāo)識(shí)性以規(guī)避各種經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。所以，ISO9000質(zhì)量管理體系能讓員工自覺并積極參與，并使員工感到自己的工作與企業(yè)的業(yè)績(jī)是息息相關(guān)的，從而可以消除“內(nèi)控評(píng)價(jià)”中的對(duì)抗性，大大改善內(nèi)部控制評(píng)價(jià)環(huán)境。

（二）增強(qiáng)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的獨(dú)立性和公正性

ISO9000質(zhì)量管理體系的外部審核認(rèn)證，是一個(gè)公正、獨(dú)立的第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量或體系作出的客觀評(píng)價(jià)，企業(yè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)和人員可根據(jù)需要直接或間接地采用ISO9000質(zhì)量管理體系的審核記錄或結(jié)論，避免自身獨(dú)立性與公正性不足的缺陷，從而增強(qiáng)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的獨(dú)立性和公正性。

（三）提高內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的廣度和深度

外貿(mào)企業(yè)根據(jù)ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)建立和實(shí)施的質(zhì)量管理體系，是圍繞“進(jìn)出口業(yè)務(wù)活動(dòng)”這個(gè)“產(chǎn)品”的質(zhì)量完成情況來(lái)開展各個(gè)環(huán)節(jié)的評(píng)審，可以有效地突破現(xiàn)行外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)中僅以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制評(píng)價(jià)為主的局限。同時(shí)，外部審核人員專業(yè)水平較高，在企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)過(guò)程中積極利用他們的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，能對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制方面的一些深層次的問題作出客觀的評(píng)價(jià)，將大大提高內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的質(zhì)量。例如本公司在2008年度進(jìn)行ISO質(zhì)量認(rèn)證評(píng)審時(shí)發(fā)現(xiàn)：某筆業(yè)務(wù)項(xiàng)下的驗(yàn)貨報(bào)告記錄不夠規(guī)范，貨物質(zhì)量存在瑕疵，但在驗(yàn)貨報(bào)告中未予明確責(zé)任（即一旦發(fā)生客戶拒收貨物時(shí)的損失承擔(dān)問題），評(píng)審發(fā)現(xiàn)后即要求予以改正并提出在本環(huán)節(jié)下應(yīng)加強(qiáng)控制的建議，從而避免了可能出現(xiàn)對(duì)國(guó)外客戶進(jìn)行質(zhì)量賠付的風(fēng)險(xiǎn)。這一過(guò)程，按現(xiàn)有的內(nèi)部控制評(píng)審方法是較難涉及到的。

（四）促進(jìn)內(nèi)部控制制度的健全

通過(guò)定期開展ISO9000質(zhì)量體系的內(nèi)部審核、總結(jié)和評(píng)價(jià)，建立預(yù)防和糾錯(cuò)機(jī)制，不斷地改進(jìn)質(zhì)量體系中的程序文件和管理文件等，使質(zhì)量管理呈螺旋式上升，也即在一定程度上對(duì)外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制制度本身的不足作出了持續(xù)改進(jìn)。

三、ISO9000在外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)中運(yùn)用應(yīng)注意的幾個(gè)問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)統(tǒng)一并一貫重視是關(guān)鍵

ISO9000 標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定“領(lǐng)導(dǎo)者確立組織統(tǒng)一的宗旨及方向, 他們應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造并保持警惕使員工能充分參與實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的內(nèi)部環(huán)境。”領(lǐng)導(dǎo)作用強(qiáng)調(diào)的是“創(chuàng)造”和“保持”。有的領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)證初期熱情很高, 也很支持基層管理人員的工作，并為他們創(chuàng)造一切便利條件。然而，一旦認(rèn)證通過(guò)了也就熱情驟減了。如此的評(píng)審和認(rèn)證結(jié)果對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)是毫無(wú)意義的。所以最高領(lǐng)導(dǎo)層一定要有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)并予一貫的重視，才能使ISO9000質(zhì)量管理體系較好地運(yùn)用于本企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)中，并持續(xù)為企業(yè)提出改進(jìn)意見，使企業(yè)達(dá)到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目的。

（二）在設(shè)計(jì)ISO9000相關(guān)程序和操作文件時(shí)，盡量與本企業(yè)內(nèi)部控制制度保持一致，同時(shí)注意及時(shí)換版

企業(yè)在依據(jù)ISO9000標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)和制定程序文件、操作文件時(shí)，盡量與企業(yè)的內(nèi)部控制要求銜接，防止出現(xiàn)不同的規(guī)定或使執(zhí)行者產(chǎn)生不同理解的表述。同時(shí)要隨時(shí)關(guān)注它們的時(shí)效性并予以及時(shí)的修訂和換版。很多企業(yè)在認(rèn)證之初依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求制訂了一系列的程序性文件和操作性文件，這些文件在一定時(shí)期內(nèi)起到了很好的作用, 但隨著時(shí)間的推移及內(nèi)、外部環(huán)境的變化, 有些文件已明顯對(duì)質(zhì)量管理體系的維護(hù)和企業(yè)的內(nèi)部控制起不到保障作用了，越來(lái)越暴露其缺陷。這時(shí)，企業(yè)就應(yīng)結(jié)合現(xiàn)狀，考慮外部環(huán)境變化及管理的需求，對(duì)已不適應(yīng)的相關(guān)文件要及時(shí)修訂或廢止，以保證ISO9000質(zhì)量管理體系和企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。

（三）要做好宣傳工作

推行ISO9000質(zhì)量管理體系和開展內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作的最終目的都是使本企業(yè)的成本、風(fēng)險(xiǎn)和效益三者得到最佳組合，從而取得最佳效益。外貿(mào)企業(yè)應(yīng)該采取多種形式進(jìn)行宣傳，使本企業(yè)自上而下都達(dá)成共識(shí),并激發(fā)全體員工的主人翁意識(shí)和責(zé)任感, 調(diào)動(dòng)他們的積極性, 充分發(fā)揮他們的聰明才智, 更好地配合內(nèi)、外部審核人員及企業(yè)管理層，保證體系的有效運(yùn)行, 使企業(yè)在管理與“內(nèi)控”中獲得最大收益。

（四）注意兩者在時(shí)間和空間上的一致性

外貿(mào)企業(yè)進(jìn)行ISO9000質(zhì)量管理體系審核和開展內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作，應(yīng)注意在時(shí)間和空間上的一致性，相關(guān)工作同時(shí)進(jìn)行。這樣可以使兩方面的人員相互配合開展工作，既可以節(jié)約成本，也可以使相關(guān)資料數(shù)據(jù)互相引用，提高雙方的效率和質(zhì)量。

責(zé)編：險(xiǎn)峰