高職高專實踐檔案的積累與保存

馬學(xué)華

高職高專院校教學(xué)工作的最大特點就是通過實踐教學(xué)活動加強學(xué)生實踐能力的培養(yǎng)。高職高專院校在培養(yǎng)學(xué)生實踐能力的教學(xué)過程中形成了豐富的實踐檔案，這些實踐檔案不僅反映了實踐教學(xué)管理、實踐教學(xué)活動的全過程，又能反過來服務(wù)于實踐教學(xué)活動。

1、實踐檔案建立的必要性

目前，高職高專院校還沒有實踐環(huán)節(jié)的專題檔案，可是用人單位對“實踐經(jīng)驗”的要求，以及將來對畢業(yè)生就業(yè)的要求，都決定了建立實踐檔案必須提到議事日程上來。多年來，高職高專院校學(xué)生個人檔案主要是人事檔案和學(xué)籍檔案。內(nèi)容簡單，形式呆板，透露的個人信息相當(dāng)有限。具體情況仍然是老模樣：個人基本信息、學(xué)業(yè)成績、實習(xí)情況、老師評語、鑒定、獎懲記錄、論文等，僅憑這些無法全面反映一個人的具體而真實的素質(zhì)和能力。在培養(yǎng)創(chuàng)造性人才和競爭激烈的社會背景下，這顯然成了高職高專院校畢業(yè)生就業(yè)和社會選拔人才的不利因素，時下的人才招聘市場是買方市場，誰都希望使用現(xiàn)成的人才。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多用人單位希望能通過客觀、真實、系統(tǒng)的學(xué)生實踐檔案選拔出需要的人才。很多企業(yè)招聘時都強調(diào)“工作經(jīng)驗”，欲知道應(yīng)聘者曾經(jīng)做過什么，其能力、技能、素養(yǎng)怎樣，以求畢業(yè)生一到單位就能上手，不用培訓(xùn)。如果高職高專院校能嚴(yán)把實踐關(guān)，通過建立系統(tǒng)規(guī)范的實踐檔案，就既能提高學(xué)生的實踐技能，又能省去用人單位的考核環(huán)節(jié)。因為，實踐檔案作為記錄學(xué)生個人經(jīng)歷等內(nèi)容的資料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考作用，通過實踐活動評價，對學(xué)生的實踐能力和實踐品質(zhì)的提升起到導(dǎo)向、激勵作用，促進學(xué)生優(yōu)良素質(zhì)和綜合能力的發(fā)展，使學(xué)生成為適應(yīng)社會需求的實用型人才。

2、如何建立實踐檔案

高職高專院校實踐檔案所收集的材料內(nèi)容廣、題材多、數(shù)量大。因此必須根據(jù)教學(xué)的需要加以整理、分類、匯集成冊，并編排次序和目錄，以便在教學(xué)中隨時查閱參考。

2.1遵循自身的形成規(guī)律。高職高專院校實踐檔案同其他檔案一樣，具有“自然形成”的一般屬性，但它的內(nèi)容和范圍不同于其他檔案，是一種具有記錄成套性、時間周期性、來源分散性的專業(yè)檔案。實踐教學(xué)工作一般是以一個學(xué)年為限的，實踐教學(xué)方面文件、材料一般應(yīng)在學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。我們在根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》對它整理時，應(yīng)按照不同年度、不同機構(gòu)(問題)等形成中的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯(lián)系，依據(jù)“事由原則”將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

2.2確定科學(xué)的分類方案。對實踐檔案歸檔文件進行合理地分類，不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，而且對排列、編目等后續(xù)工作的開展，以及將來組織室藏和排架管理都有著重要意義，經(jīng)實踐證明，采用“年度——問題——保管期限分類法”比較科學(xué)，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按問題分類，再在問題下面按保管期限分類，采用這種分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案，設(shè)置類別不受內(nèi)部機構(gòu)的限制。分類方案一旦確定，就應(yīng)有規(guī)律地進行，保持其連續(xù)性和相對穩(wěn)定性，不能根據(jù)一時需要隨意更改，以免給查找利用帶來不便。

2.3重視文件的隨辦隨歸。實踐教學(xué)改革試驗和科學(xué)研究試驗是高職高專院校的重要活動之一，這些活動一般都不是一個學(xué)年能夠完成的，周期較長，試驗活動的實驗記錄、階段性實驗總結(jié)(報告)和終結(jié)性的實驗成果(報告)以及其他有關(guān)的原始材料，是高職高專院校教學(xué)、科研活動實際情況的真實記錄，對研究教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量及日后工作查考、總結(jié)經(jīng)驗等，都具有科學(xué)價值和依據(jù)作用。我們應(yīng)該根據(jù)工作進展分階段將材料接收歸檔，可以事先根據(jù)檔案部門制定的分類方案，準(zhǔn)備好不同檔案盒，分別存放已歸檔但未整理的文件材料和已按事由整理完畢的文件材料，但不要編固定的件號，可以把歸檔章蓋上，并標(biāo)識年度、問題、保管期限，以便實踐教學(xué)改革試驗和科學(xué)研究試驗活動結(jié)束后按事由形成將文件集中排列在一起，然后正式編件號。

2.4注重規(guī)范的編目裝訂。實踐檔案歸檔文件目錄是檢索歸檔文件的唯一工具，其條目與歸檔文件實體應(yīng)該嚴(yán)格地一一對應(yīng)起來；否則，就會出現(xiàn)漏檢、誤檢等情況，增加檔案提供利用的困難。因此，必須將每件歸檔文件材料分別編制為一個條目，如果幾份文件作為一件時，只對排列最前的文件進行編目，但成套文件應(yīng)和其他歸檔文件一樣逐一填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄至少打印三份。一份作為全引目錄，一年裝訂成一冊，另一份按一級類目分開，一類為一冊，逐年排列，可幾年裝訂為一冊，還有一份裝入盒中，打開盒一目了然，對號入座。較薄的文件采用電動檔案文件線縫裝訂機進行裝訂，既省力又省時，簡便易行，又可以最大限度地維持文件原貌，便于管理，便于利用。較厚的文件材料，可采用三點一線的裝訂方法進行裝訂。