淺談會計電算化存在的問題及解決措施

蘭卓飛

摘 要:在21世紀網(wǎng)絡(luò)科技高度發(fā)展的社會背景下,以適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟改革與發(fā)展的思路及目標為依據(jù),本文針對我國會計電算化出現(xiàn)的有關(guān)問題進行深入探討和分析,使會計電算化健康快速的發(fā)展,提出解決系列問題的措施和方案。

關(guān)鍵詞:會計 電算化 存在問題 解決措施

中圖分類號:F232文獻標識碼:A

隨著時代的發(fā)展,科技的進步,我國的會計電算化進程逐漸得到推廣和普及,傳統(tǒng)的手工會計模式也逐漸被電算化所取代,這成為會計行業(yè)在社會發(fā)展中的一股不可逆轉(zhuǎn)的潮流。由于會計電算化受到了越來越多的機關(guān)、企業(yè)、單位等組織機構(gòu)的廣泛應(yīng)用,所以,不管是會計數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)和形式、會計數(shù)據(jù)的生成和傳遞方式,還是人員審計范圍、操作技術(shù)和職權(quán)范圍等都發(fā)生了根本的變化。面對時代給予會計行業(yè)的這一機遇與挑戰(zhàn),我們要認真分析企業(yè)單位里會計電算化進程中出現(xiàn)的問題和特點,才能提出行之有效的解決措施和方案,提高計算機在會計信息系統(tǒng)的運用效率,使得會計電算化健康的發(fā)展。

一、 會計電算化的重要性和優(yōu)越性

(一)會計電算化的重要性。

當代社會的高速發(fā)展,也使得會計行業(yè)越來越需要及時、全面、系統(tǒng)、科學(xué)的會計信息,而電算化會計的發(fā)展恰好彌補了這一空缺,讓計算機走進會計領(lǐng)域的運用,不僅節(jié)省了人力成本時間,提高了工作效率和企業(yè)利潤,更重要的是在信息提供的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上發(fā)揮了巨大的功能,顯現(xiàn)出其優(yōu)越性,使得財務(wù)分析更加精準快捷,及時全面,會計電算化進入了集成財務(wù)、生產(chǎn)制造、供應(yīng)鏈、人力資源、經(jīng)營決策的企業(yè)信息化時代,會計信息系統(tǒng)不再是一個孤立的系統(tǒng),而是由計算機作為鏈條和紐帶,把會計信息更準確的輸入、更深層次的加工、更實時的處理以及滿足了更多樣的需求,為企業(yè)帶來了更多的增值服務(wù),在日益激烈的社會競爭中,立于不敗之地。

(二)會計電算化的優(yōu)越性。

1、首先,會計信息集成化和準確性的提高。

相對于傳統(tǒng)的手工會計來說,電算化會計具有運算速度快、性能強、信息全面等特點,大大減少了因手工方式信息處理過程中的許多復(fù)雜環(huán)節(jié)和程序,不僅減少時間和提高了準確性,而且還能承擔起存貨計價、成本計算和計提折舊等繁雜的核算工作。同時,使用財務(wù)軟件以后,會計原始數(shù)據(jù)只需要錄入一次即可,避免了人工多次錄入的誤差。而且數(shù)據(jù)錄入還可以分享到各個相關(guān)的子系統(tǒng),在后續(xù)的計量和核算中,每個環(huán)節(jié)和每個部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)作為共享數(shù)據(jù),這就保證了數(shù)據(jù)的一致性。同時,在會計核算過程中,財務(wù)軟件自身附帶的稽核功能和人員進入限制功能,保障了會計信息的準確性。財務(wù)軟件隨時保證會計賬目借貸雙方的余額相等,并且根據(jù)期末數(shù)據(jù)進行自動結(jié)賬,避免了人工抄錄下的差錯,因此,電算化會計的技術(shù)性相對于手工會計而言,會促使會計處理工作的復(fù)雜程度大大降低,節(jié)約人力資源,優(yōu)化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。

2、其次,會計信息的及時性和便捷性。

在會計電算化的條件下,對于信息的處理可以更加的及時和便捷,因為會計信息化集成所有數(shù)據(jù)于一個數(shù)據(jù)庫,會計核算人員可以實現(xiàn)實時獲取信息、實時處理信息、實時報告信息的新流程。供應(yīng)商、職工、客戶、項目、部門都可以非常方便快捷的進行資料查詢,幫助各部門了解信息資源和企業(yè)動態(tài)。比如,在供應(yīng)商采購一批原材料時,賬務(wù)人員就可以根據(jù)原始憑證登記入賬,財務(wù)軟件就會根據(jù)相應(yīng)的供應(yīng)商名稱計入明細賬,包括了采購數(shù)量、金額、商業(yè)折扣等信息,再加上軟件中登記的相關(guān)基本信息、經(jīng)營狀況、信用政策等內(nèi)容,非常方便管理人員進行查詢。避免了傳統(tǒng)手工會計過程中,因信息分散而要設(shè)立的許多賬簿,使得管理信息和查詢信息的人員工作滯后。在電算化會計中,通過龐大的計算機信息儲存庫,資料搜索和提取就會更加的及時快速。省去許多手工系統(tǒng)下的查找、抄錄工作,比如產(chǎn)品成本按部門明細表、個人借款明細表、項目成本費用明細表、往來賬款的賬齡分析表、催款單余額表等等。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在財務(wù)軟件中的應(yīng)用使得財務(wù)數(shù)據(jù)的查找工作非常方便快捷,數(shù)據(jù)的加工處理依靠軟件中的財務(wù)分析系統(tǒng)也更加迅速。

二、 會計電算化的現(xiàn)狀與問題

(一) 會計電算化的現(xiàn)狀。

1989年12月,我國財政部頒布了第一個會計電算化的法規(guī)性文件《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定(試行)》。從此我國的會計電算化事業(yè)開始沿著規(guī)范化的道路前進,經(jīng)過20多年的發(fā)展,我國的會計電算化軟件正由簡單的以事后核算為主的會計核算系統(tǒng)向綜合的管理信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。會計軟件由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面數(shù)值核算進而到具有人工智能的會計信息系統(tǒng)階段,已經(jīng)取得了較大的進步。目前我國財政部評審的會計軟件有40余種,再加上各省財政部門認可并使用的軟件,總計高達200多種,開發(fā)研制出一系列實用、高效、商品化程度較高的會計軟件。但是目前我國的會計軟件水平與國際會計電算化水平相比較,總體水平還是偏低,會計軟件功能不夠發(fā)達,核算效率不夠高,各項信息系統(tǒng)的管理功能還未完善,在目前我國各大企業(yè)單位中,會計手段還是處于傳統(tǒng)的手工帳與會計電算化處理手段兩種核算形式相并存的局面,沒有真正的擺脫手工記賬模式,而且在企業(yè)中一些會計人員的業(yè)務(wù)水平不夠高,常常會出現(xiàn)拒絕使用電算化會計的模式,使得相當一部分會計管理功能則處于閑置狀態(tài),極大地浪費了系統(tǒng)資源。

(二)會計電算化存在的問題。

1、數(shù)據(jù)處理的集中性削減了傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。

傳統(tǒng)手工記賬的信息系統(tǒng)中,因為會計人員之間有著直接的聯(lián)系,鑒于筆跡和崗位實名制度的不同,就會形成相互的監(jiān)督和制約,使得會計人員在工作中自然而然就要遵循會計工作的監(jiān)控制度,有效的防止了一些違法犯罪行為的發(fā)生、而當電子計算機走進會計行業(yè)的時候,在會計電算化信息系統(tǒng)中,人與人的關(guān)系就轉(zhuǎn)換成了人與計算機之間的關(guān)系,所有的數(shù)據(jù)處理都是由會計軟件在計算機中自動處理,任何會計人員甚至有的外部人員都可在計算機上瀏覽會計信息,如果有貪贓枉法的人員,甚至可以在計算機上修改、破壞會計信息資料和系統(tǒng)數(shù)據(jù),給數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全帶來了一定的威脅。同時,在相互競爭的企業(yè)當中,如果被盜取了相關(guān)重要的資源信息,就會使得整個數(shù)據(jù)庫受到破壞,通過計算機使犯罪更加隱蔽,后果更嚴重,使企業(yè)蒙受重大的經(jīng)濟損失。

2、會計電算化系統(tǒng)的保密性差、安全性能低。

會計電算化以后,按照規(guī)定,每個會計管理人員都有自己的身份代號或者權(quán)限設(shè)置,并且各自的口令都應(yīng)是保密的,但是有的單位對操作員的權(quán)限管理比較松懈,一個操作員可以以不同的身份進入系統(tǒng)并進行不同的操作,使得崗位責任制名存實亡,企業(yè)信息管理的保密性差。而且,在計算機大量保持單位財務(wù)資料和文件的同時,很大程度上關(guān)系單位的發(fā)展和存亡,有一些或者就是該企業(yè)或單位的絕對秘密文件,會計工作的正常運行也完全依賴于計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全,一旦出現(xiàn)斷電、病毒發(fā)作、錯誤操作、火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等意外事故,就會造成系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失,使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟損失。

3、 缺乏會計電算化專業(yè)人才。

會計電算化是一個集會計和計算機專業(yè)于一身的新型專業(yè),電算化會計人員不但要有扎實的會計財務(wù)知識,同時還要精通運用計算機進行精密的會計信息錄入和保存,目前我國許多在職會計人員都是需要經(jīng)過計算機等級培訓(xùn)才重新上崗的,但是實踐經(jīng)驗比較差,計算機知識也不全面,在一些單位中,有經(jīng)驗的會計人員不懂計算機,而年輕的會計人員雖然了解計算機的操作步驟,但是會計工作經(jīng)驗不足,都需要鍛煉和熟悉,才能將會計知識和計算機知識靈活地運用到企業(yè)單位的財務(wù)管理工作中。

三、 我國會計界面對挑戰(zhàn)采取的措施

面對會計電算化時代的挑戰(zhàn),我國審計界應(yīng)高瞻遠矚,組織力量對未來審計適應(yīng)電算化環(huán)境進行相關(guān)的研究,提出相應(yīng)對策。

(一)不斷完善會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。

內(nèi)部控制制度的建立對于會計電算化信息系統(tǒng)尤為重要,內(nèi)部控制可以確保單位內(nèi)部各個子系統(tǒng)的財產(chǎn)安全和完整,保證數(shù)據(jù)的準確性和維護國家相關(guān)政策方針的實施、落實和執(zhí)行,保護企業(yè)的經(jīng)濟利益和法律權(quán)利。內(nèi)部監(jiān)控必須要遵循權(quán)責明確,相互獨立、互相牽制、相互制約的安全管理原則,建立系統(tǒng)的人工與機器相結(jié)合的控制機制。首先是要制定好操作人員分工責任制,即對會計電算化權(quán)限的嚴格控制,系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限,各工作崗位的職責范圍應(yīng)明確規(guī)定不相容職務(wù)相分離,操作人員之間要相互獨立又要互相制約,使得監(jiān)控體系發(fā)揮嚴密監(jiān)控、相互監(jiān)督,促進提高經(jīng)濟效益的作用,防止舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn),確保會計系統(tǒng)運行的安全和可靠。良好的會計管理系統(tǒng)離不開完善的電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,我們還應(yīng)注意多方面的問題:應(yīng)在各部門配合下由財會部門具體負責電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的制定;要遵守《會計法》、《企業(yè)會計準則》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》等國家的有關(guān)規(guī)章制度。

(二)加強對在職會計人員的電算化知識培訓(xùn)。

由于會計電算化系統(tǒng)要比手工系統(tǒng)更為復(fù)雜,操作技術(shù)也更為高,所以使得審計內(nèi)容和范圍也更為廣泛和復(fù)雜。審計人員除了要具有豐富的會計、審計等方面的知識和技能外,還必須掌握一定的計算機知識和應(yīng)用技術(shù)。所以企業(yè)單位要有計劃、有步驟地對現(xiàn)有專職審計人員在計算機、會計電算化系統(tǒng)的控制及計算機審計的技術(shù)方法等方面加以培訓(xùn),使他們能勝任計算機審計工作。在一些小企業(yè)中還沒有開展會計電算化教育,延誤了企業(yè)的發(fā)展,所以只有重點培訓(xùn)一批真正具有中級會計電算化知識的人才,并在培訓(xùn)結(jié)束之后,每年將會計電算化作為重點知識進行后續(xù)教育培訓(xùn),才能真正的幫助企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟利益。

(三)加強對在職會計電算化人員職業(yè)道德培訓(xùn)。

良好的職業(yè)道德是會計職業(yè)基本素質(zhì)之一加強會計職業(yè)道德建設(shè),才能從根本上提高會計電算化人員的職業(yè)技能水平,要培養(yǎng)會計誠信環(huán)境,改善獎懲激勵機制。胡錦濤同志曾經(jīng)說過:“沒有好的思想品德,也就不能把學(xué)到的知識和技能真正的奉獻給祖國和人民,為社會服務(wù)?！彼月殬I(yè)道德對于一個會計電算化人員來說是非常重要的,在我單位中,經(jīng)常開展對“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀等學(xué)習(xí)是必要的,這不僅能教育我們財會人員從思想上擁護中國共產(chǎn)黨,還能加強我們的誠信和責任意識,遇到必須遵守《會計法》所規(guī)定的各項制度,這是強制的、無條件的,同時得自覺履行會計職業(yè)道德原則。會計電算化人員要培養(yǎng)高尚的品德,不僅需要努力認真地學(xué)習(xí)專業(yè)文化知識,提高對現(xiàn)代會計的認識,而且要自覺反省自己,以正確的會計職業(yè)道德觀念戰(zhàn)勝錯誤的會計職業(yè)道德觀念。一個好的會計職業(yè)道德行為反復(fù)地進行就能形成在會計管理工作中習(xí)慣性的行為方式,也就形成了良好的會計職業(yè)道德品質(zhì)。

四、結(jié)語

隨著計算機知識的發(fā)展,現(xiàn)代會計電算化軟件已經(jīng)朝著網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,比如公安,煙草,石化使用的用友NC系統(tǒng),就是將財務(wù)數(shù)據(jù)庫放在遠程的服務(wù)器上,總賬,報表都實現(xiàn)在線操作,大大提高了數(shù)據(jù)處理的快捷性和統(tǒng)一性。

因此,在經(jīng)濟貿(mào)易全球化的今天,會計電算化已成為當前會計工作的主要工具,是提高工作效率、運用計算機技術(shù)代替手工記賬的基本方式。市場經(jīng)濟的高速發(fā)展,全球經(jīng)濟貿(mào)易的復(fù)雜多變,客觀地分析會計電算化面臨的問題,有針對性地提出解決問題的對策和措施,不僅對會計電算化工作,而且對整個會計系統(tǒng),都具有重大的作用。

(作者單位:廣西河池市煙草專賣局)

參考文獻:

[1]王雪.信息時代企業(yè)會計電算化管理.中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2008(12).

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