項目管理：大學生社團管理的創(chuàng)新模式

袁洪群

(南通大學藝術學院，江蘇 南通 226007)

項目管理是20世紀50年代后期由美國國防項目的計劃管理方法發(fā)展而來的。80年代之后項目管理進入現(xiàn)代項目管理階段，項目管理的應用也迅速擴展到社會生產與生活的各個領域，尤其在企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展和日常經營中發(fā)揮著重要作用。進入90年代，項目管理科學有了很大發(fā)展，學術研究活躍。隨著學術研究的進展，項目管理理論和方法也趨向成熟，在許多國家項目管理已成為一門多維度、多層次的綜合性交叉學科。中國于20世紀80年代正式引入項目管理，由于它通過科學運籌管理使人們更迅速達到既定目標，所以應用范圍不斷擴展，內涵更為廣泛，現(xiàn)已逐步發(fā)展應用到社會各行各業(yè)。

高校學生社團是由大學生依據(jù)愛好和興趣自愿組成，并遵照章程自主開展活動的群眾性組織，是大學生自我教育、自我管理、自我完善、自我發(fā)展的重要載體。學生通過參加社團活動，可以拓寬知識結構，促進身心健康，提高綜合素質，但在實踐中，社團發(fā)展出現(xiàn)了令人困擾的諸多問題，所以有必要加強研究，創(chuàng)新社團管理模式。項目管理具有科學性和高效性，美國項目專業(yè)資質認證委員會主席Paul Grace曾指出，在當今社會中，一切都是項目，一切也將成為項目。那么，大學生社團管理則完全可以運用項目管理的理論和方法，創(chuàng)新社團活動，使社團管理實效運作，促進社團組織的可持續(xù)發(fā)展。

一、項目管理的內涵

“項目”是指完成某些特定指標的一次性任務。具體化為：所有項目都是一項有待完成的專門任務，是在一定的組織機構內，在限定的資源條件下，在計劃的時間里，按滿足一定性能、質量與數(shù)量的要求去完成的一次性任務?！绊椖抗芾怼本褪沁\用科學的理論和方法，對項目進行計劃、組織、指揮、控制和協(xié)調，實現(xiàn)立項時確定的目標。進一步說，作為一門學科，它是融決策、管理、效益為一體的組織、過程和方法的集合[1]。

按照美國項目管理學會(PMI)頒發(fā)的項目管理知識體系，可以把項目管理劃分為如下九個方面：項目整體管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理。

一個項目的階段或全過程都需要有一個相對應的項目管理過程。這種項目管理過程一般由起始、計劃、實施、控制、結束五個不同的具體工作過程構成。

二、大學生社團發(fā)展令人困擾的問題

(一)社團管理體制不順暢，缺乏必要的保障、指導與評價

有的學校沒有把學生社團工作提高到應有的地位加以重視，有關政策的支持和條件保障不到位，社團沒有相對固定的活動場所，資金嚴重短缺。社團管理機構對社團發(fā)展缺乏理性指導，一般社團掛靠校院兩級團組織，但是團組織有其大量紛繁復雜的工作，投入到社團建設的精力、物力很少，對學生社團的監(jiān)管也不夠，對活動效果是否滿意、社團工作是否正常、經費使用是否合理、社團負責人是否盡職等缺乏了解、缺乏批評。關注社團發(fā)展不夠，缺乏相應的激勵措施，指導老師投入的時間精力不夠，沒能很好地協(xié)助社團負責人制定社團整體發(fā)展規(guī)劃，有的甚至放任自流，任其“自生自滅”。綜上所述，社團可持續(xù)發(fā)展可謂艱難。

(二)社團內部管理混亂，運作不規(guī)范

部分社團目標不明確，定位不科學，章程落實不力，無長期發(fā)展規(guī)劃。會員進出社團自由，流動性大，組織紀律性差。社團組織結構不健全，分工不明確，社團干部更換頻繁，人才斷檔造成社團解散的現(xiàn)象經常出現(xiàn)。有些社團雖有些管理制度，但缺乏科學性、針對性，或在實際工作和活動中又不能很好地貫徹和執(zhí)行。社團活動不能正常開展，會員權利和義務不明確，會員之間缺乏交流，積極性、主動性難以調動，社團凝聚力不強。有些社團經費使用不明，財務賬目不清，缺乏預算和監(jiān)督。更多的社團不注重社團資料、活動檔案的留存，缺乏社團文化的積淀和社團精神的傳承。

(三)社團活動創(chuàng)新力不足，質量有待提高

活動策劃不周密，形式過于簡單，陳舊無新意，缺乏品牌與特色。組織實施活動隨意性強，沒有規(guī)劃與設計，缺乏連貫性和深度, 缺乏創(chuàng)新，一些社團活動內容一直在低水平上重復。有的活動目的性差，育人功能得不到充分發(fā)揮。有的社團活動存在精英化現(xiàn)象，由少數(shù)社團干部撐持局面, 沒有把提高全體會員素質作為社團的建設目標來抓，會員主動性和積極性受到了挫傷，社團活動無法得到大多數(shù)會員的響應和共鳴，社團難以蓬勃發(fā)展。

(四)社團干部素質和能力參差不齊

目前高校社團干部大多熱情高但經驗少，缺乏應有的管理素質和能力。社團主要干部職責和分工不明確，工作時相互推諉，對社長依賴性很強。有的社團負責人責任心不強，不關注對下一任社團骨干的培養(yǎng)與選拔。還有部分社團管理骨干急功近利的思想比較嚴重，只重視自己在任期間活動的效果和成績, 沒有長遠目標、規(guī)劃，不關心社團整體的發(fā)展。

(五)社團的文化品位不高，價值取向出現(xiàn)偏移

受社團干部成員認識水平的限制、社會思潮的沖擊，以及一些大眾文化低俗化的影響，如今社團文化主流趨向娛樂型、消遣型、商業(yè)型，甚至出現(xiàn)非審美和非文明化現(xiàn)象。一些活動的內容和形式，乃至目標動機都偏離了社會主流文化價值方向。有的社團一味地追求社會贊助，活動的設計與開展帶有強烈的功利性，有悖于社團活動應有的本真價值。很多社團沒有自身的文化精神，思想教育薄弱，不能真正幫助學生成長成才，社團育人功能削弱。

三、將項目管理運用到大學生社團組織與活動管理中的可行性分析

大學生社團組織中這些凸顯問題引起了我們的認真思索：存在這些問題的根源在于其管理模式和方法不當，必須要改變現(xiàn)行社團組織的管理模式，采用一種更為科學、有效的管理模式，來加強社團管理，增強活動的針對性和實效性，提升社團活動質量和文化品位。

項目管理是以項目為對象的系統(tǒng)管理，項目具有一次性的特點。社團組織往往是針對社會某個熱點，或學生的熱門話題開展活動的，也具有臨時性一次性的特點，符合項目管理的基本要求，可以把社團活動作為項目。項目管理具有規(guī)劃性、科學性、創(chuàng)新性、團隊協(xié)作性、群眾參與性等特點。項目管理的規(guī)劃性要求項目不經詳細方案策劃不可能立項，立項之前需對經費使用、資源利用等內容進行預測，便于有關主管部門對有限經費和資源的統(tǒng)籌，并確保必要的經費、資源到位。項目規(guī)劃是否合理，直接影響到社團活動的順利開展。項目的科學性要求項目方案經過專家的論證，這樣社團活動即使缺乏經驗，通過評審這個階段也會獲得很多理論指導以彌補不足。并且論證過程也可以提出更多活動的創(chuàng)意，提高活動的新穎性。項目管理強調團隊協(xié)作性，這能有效培養(yǎng)學生社團組織的團隊精神和協(xié)作意識，工作分解結構能夠解決分工不明、權責不清的問題。項目管理要求群眾參與、總結考評，建立激勵機制，通過這些可以實現(xiàn)社團成員的價值，從而有效地提高會員參與社團工作和活動的積極性?？傊?，項目管理的理論和方法能有效地解決社團組織開展活動時遇到的很多問題，還有利于促進社團活動的創(chuàng)新發(fā)展。所以說將項目管理運用到社團活動和社團組織管理是可行的。

四、項目管理模式在大學生社團組織管理中的運用

社團管理相對大的項目管理而言，工作要容易得多、簡單得多，根據(jù)兩者的契合點界定出恰當?shù)姆秶?，引入有關項目管理模式到大學生社團管理中，能有效解決社團管理運作中存在的問題。

(一)社團活動運用項目競標制

社團活動采用招標、申報制。社團申報的活動由學生策劃活動計劃后提交項目評審委員會，實行項目評審, 待審核通過后方可執(zhí)行。招標活動可以由社團主管部門每學期初發(fā)布社團活動指南，提出活動的指導思想及主要目的，學生社團組織或社團成員組建項目小組，策劃方案參與競標。

活動項目策劃采用“頭腦風暴法”，頭腦風暴法是解決問題時常用的方法，具體來說就是團隊的全體成員自發(fā)地提出主張和想法。團隊成員在選擇解決方案之前，一定要確信已經想出了盡可能多的方案和意見[2]。利用頭腦風暴法可以想出許多創(chuàng)意，能創(chuàng)新活動項目的開發(fā)與策劃，每位社團成員都有通過自己創(chuàng)造性的思想獲得鍛煉的機會，社團組織和學生的創(chuàng)新能力將得到最大程度的發(fā)揮，也將大大提高社團成員參與活動的主動性和積極性。

重視審批階段，要專門成立項目評審委員會，遵循公開、公平、公正的原則，認真評審，對活動計劃的可行性、創(chuàng)新性、影響力、經費預算、活動成效等進行論證，評選出最優(yōu)方案。同時幫助修改完善，引導學生社團堅定正確的政治方向，堅持興趣、愛好的發(fā)展與思想性的統(tǒng)一的原則，堅持有益于學生的健康成長和有利于學校各項工作的原則，體現(xiàn)活動育人的根本宗旨。

(二)運用項目組織管理模式

項目組織是項目管理的基本職能之一。它的目的是充分發(fā)揮項目管理職能，提高項目管理的整體效率，以達到項目管理的目標。

項目計劃是指項目組織為完成項目目標而科學地預測并確定的未來的行動方案。最常用的進行項目計劃的工具主要有工作分解結構(WBS)。通過WBS將社團活動任務分解為子工作包，直至分解為便于管理的具體工作，由粗到細把每項工作所需的時間、成本、人力、資源等都表達得清清楚楚。同時可以結合責任矩陣法簡潔明確地顯示出項目人員分工情況，確保人人有事干，事事有人負責。這樣細化分工，權責分明，可以充分調動大家的積極性，將活動方案落到實處，保證活動效果。

社長或活動項目負責人是項目管理的核心，必須具備較高的知識素質、能力素質和品格素質。社團管理部門要聘請專業(yè)老師定期對他們培訓，使其掌握項目管理知識、方法。另外邀請以往的優(yōu)秀項目負責人，就如何提高效率、低成本地開展項目同各個項目負責人進行座談、交流。可完善與項目管理配套的制度，將掌握項目管理理念、有一定經驗、能力強的社長及主要社團干部的任期固定下來，便于傳承活動經驗和團隊精神。

團隊精神是團隊文化的表現(xiàn)形式，是支撐項目團隊生存和發(fā)展的支柱。項目團隊精神的內涵在團隊與其隊員之間的關系方面，表現(xiàn)為團隊隊員對團隊的強烈歸屬感與一體感；在團隊成員之間的關系上，表現(xiàn)為成員間的相互協(xié)作從而形成有機的整體；在項目團隊的事務上，表現(xiàn)為團隊成員對團隊事務的盡心盡力及全方位的投入[3]。團隊精神是社團發(fā)展的關鍵，要保證項目過程的延續(xù)性和項目目標的整體性，就必須提高項目組織的內部凝聚力，必須加強社團文化建設。一個社團就是一個或幾個項目團隊，重視和培育團隊精神，能提高社團的凝聚力，促進社團的可持續(xù)發(fā)展。

(三)運用項目管理的控制系統(tǒng)

項目管理的精髓之一是控制，控制是指對項目的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，主要是對項目的進度、成本和質量進行監(jiān)控，糾正偏差或調整計劃，最終保證項目目標的實現(xiàn)。進度控制就是監(jiān)控項目的進程以確保每項活動按時間按計劃進行，時間管理能提高學生社團工作效率。成本控制是指采用一定方法對項目全過程的各種費用進行核算，對經費使用過程進行監(jiān)督，使各項費用支出符合計劃成本的規(guī)定范圍，這不但能幫助社團理財，保證成本計劃的實現(xiàn)，還能防止社團干部將項目費用挪作私用。質量控制應該貫穿于項目管理全過程，并且要有較高的活動標準,以強化社團成員的質量意識和服務意識，確保活動質量。

(四)運用項目后評價管理模式

項目后評價主要是通過驗收總結材料、組織座談會、個別討論等方式正確評價項目或規(guī)劃是否合理有效、項目的主要效果目標是否實現(xiàn)。通過分析評價找出成敗的原因，總結經驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高完善提出改進建議。并挖掘項目內容的可持續(xù)性，逐步建立社團品牌活動或特色活動。評價是一種導向，最后也要評優(yōu)表彰，讓社團成員感受到成功的喜悅，可建立活動結果評價評優(yōu)備案機制，作為日后該社團或社團負責人申請活動的一個重要參考，以激勵他們更好地開展社團工作和活動。

學生社團的發(fā)展當然離不開高校領導及有關部門的高度重視，學校應建立項目化組織機構，設立社團活動專項經費，做好信息的傳遞和組織的協(xié)調，制定項目管理制度，建立科學的評價標準和獎懲制度，讓申報、評審、實施、控制與總結和評優(yōu)工作更加規(guī)范和可操作化。項目管理理論作為一種管理方法體系，是一個通用的方法，適用于各領域，以后需要我們不斷借鑒、吸取其在其他領域的實踐經驗，加強研究，以求在大學生社團管理領域完善項目管理模式的應用。

[參考文獻]

[1]邱菀華，沈建明，楊愛華，等.現(xiàn)代項目管理導論[M].北京：機械工業(yè)出版社，2002.

[2](美)吉多，(美)克萊門斯.成功的項目管理[M].張金成，譯.北京：機械工業(yè)出版社，2004：200.

[3]周桂榮，惠恩才.成功項目管理模式[M].北京：中國經濟出版社 ，2002：103.