BI之魅

甘卓霞 康華

多元化集團(tuán)型企業(yè)，在發(fā)展到一定階段以后，往往會(huì)遇到業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分離、管理缺乏系統(tǒng)決策支持等管理問題。實(shí)施BI用于財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，就成為管理升級(jí)的內(nèi)在要求。

1996年，加特納集團(tuán)提出商業(yè)智能（Business Intelligence，BI）理念，BI一般由數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段組成，從不同系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)通過ETL過程合并到企業(yè)的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，從而可以獲得全局的視圖，一方面，它解決了企業(yè)信息系統(tǒng)無(wú)頂層設(shè)計(jì)的弊病，是大數(shù)據(jù)支持管理的需要;另一個(gè)方面，也是集團(tuán)型企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營(yíng)決策可視度的迫切需要。

為解決企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的瓶頸問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)整合、解決可視化的問題，G集團(tuán)進(jìn)行了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)的構(gòu)建，并取得了良好的效果。

現(xiàn)狀

G集團(tuán)地處中國(guó)的西部地區(qū)，公司經(jīng)過20年的發(fā)展，成為一家以物資貿(mào)易、物流倉(cāng)儲(chǔ)和資源投資為主的綜合型多元化國(guó)有獨(dú)資公司。2013年集團(tuán)公司主營(yíng)業(yè)務(wù)收入151億元，資產(chǎn)60億元。2014年初集團(tuán)公司資金管理壓力加大、貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)隨著公司發(fā)展壯大而不斷積聚，管理上急需轉(zhuǎn)型升級(jí)，現(xiàn)有系統(tǒng)管理模式和管理維度逐漸不能滿足公司的發(fā)展需要。

集團(tuán)公司信息化系統(tǒng)主要分為財(cái)務(wù)系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)、公文信息處理系統(tǒng)。（見圖1）

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)分為三類：一是以解決國(guó)資委國(guó)有監(jiān)管企業(yè)預(yù)算、國(guó)有資產(chǎn)決算等工作任務(wù)的久其核算系統(tǒng);二是以解決日常會(huì)計(jì)核算工作任務(wù)的金碟財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng);三是以解決集團(tuán)公司與各銀行之間資金系統(tǒng)聯(lián)通、集團(tuán)公司與下屬公司資金上收下?lián)?、資金預(yù)算等工作任務(wù)的資金系統(tǒng)。集團(tuán)公司2010年同時(shí)上線了金蝶會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)，幫助集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了手工賬的脫離，建立了支持多行業(yè)、多會(huì)計(jì)主體的集團(tuán)管控模式下的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，既可以滿足企業(yè)內(nèi)部細(xì)化核算的目標(biāo)，又可以適應(yīng)多種財(cái)務(wù)集中管理的應(yīng)用模式。與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)全公司資金集中管控，子公司除保留基本賬戶外其余賬戶原則上不予保留，賬戶全部集中管理，在一定程度上提高了資金流轉(zhuǎn)效率，有效地控制資金流出，資金實(shí)時(shí)監(jiān)控，使資金收支的批準(zhǔn)權(quán)高度集中在資金中心，有效防范資金風(fēng)險(xiǎn)。

物流管理系統(tǒng)分為兩大類：一是下屬子公司倉(cāng)儲(chǔ)現(xiàn)場(chǎng)管理員根據(jù)計(jì)算機(jī)語(yǔ)言簡(jiǎn)單設(shè)計(jì)的倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng);二是為解決集團(tuán)公司所有倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)管理流程不規(guī)范而上線的博科倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)。主要功能是統(tǒng)一了倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)管理流程與不規(guī)范的功能。

辦公管理系統(tǒng)分為兩大類：一是為解決集團(tuán)公司內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)、公文上傳下達(dá)問題的金蝶OA公文系統(tǒng);二是為解決人力資源管理落后、人力資源無(wú)信息系統(tǒng)管理的朗新系統(tǒng)。辦公管理系統(tǒng)的投入使用提高了行文流轉(zhuǎn)、人資管理的效率，解決辦公紙質(zhì)化、人力化的弊端，加強(qiáng)了上情下達(dá)、下情上傳的速度，實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)痕跡的可追蹤化。

與此同時(shí)，集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在著如下的主要問題：

一、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)只是滿足基本的財(cái)務(wù)核算功能，財(cái)務(wù)預(yù)算、分析、業(yè)務(wù)預(yù)警等財(cái)務(wù)管理職能缺乏系統(tǒng)平臺(tái)支持，對(duì)支撐系統(tǒng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控功能先天不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)活動(dòng)對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)決策提供支持的職能。

二、所在省已有六家直屬企業(yè)實(shí)施了企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)的XBRL（可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言）格式。財(cái)務(wù)報(bào)告模式的多樣化將是信息化發(fā)展趨勢(shì)，但集團(tuán)公司核算系統(tǒng)無(wú)法支撐XBRL報(bào)告的生成。

三、集團(tuán)公司內(nèi)部的各項(xiàng)財(cái)務(wù)和管理指標(biāo)、分析報(bào)告仍需財(cái)務(wù)人員手工編制，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和時(shí)效性不足，信息資源利用不足、效率不高。

四、系統(tǒng)各自為政，現(xiàn)有子系統(tǒng)只是單純地解決靜態(tài)數(shù)據(jù)流，缺乏系統(tǒng)間動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的資源共享和實(shí)時(shí)監(jiān)控，系統(tǒng)間出現(xiàn)脫節(jié)，財(cái)務(wù)管理內(nèi)部信息交互存在障礙，不符合集團(tuán)集中式管理的要求，信息“孤島”現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

五、各系統(tǒng)模塊內(nèi)部、模塊與模塊之間無(wú)法達(dá)到互聯(lián)互通，如：資金管理系統(tǒng)與金蝶核算系統(tǒng)沒有數(shù)據(jù)接口，資金收付、調(diào)度、結(jié)算相關(guān)的憑證財(cái)務(wù)人員需要手工完成，內(nèi)部交易無(wú)法自動(dòng)抵消，銀行存款需要手工對(duì)賬，存在大量的人工勞動(dòng)。

設(shè)計(jì)

集團(tuán)公司在2012年年初決定重新建立信息系統(tǒng)，成立信息工作小組解決這一難題。在信息化工作初始，工作小組面臨著很大的困難：一是由于集團(tuán)公司層級(jí)較多，信息傳遞效率不高，管理層對(duì)信息傳遞速度、決策信息可視化、信息預(yù)警協(xié)助決策等要求較高;二是受資金壓力的影響，公司可投入信息化系統(tǒng)的預(yù)算完全不能與國(guó)內(nèi)央企投入的資金相提并論;三是由于集團(tuán)公司地處西部地區(qū)，相對(duì)而言企業(yè)人員素質(zhì)不高，對(duì)信息化的需求理解不足。

“我們需要什么樣的信息系統(tǒng)？”這個(gè)問題一直困擾工作小組的每一位成員。綜合分析了集團(tuán)公司的現(xiàn)實(shí)情況后，工作小組將信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略定位放在了“大道至簡(jiǎn)”這四個(gè)字上，信息系統(tǒng)必須整合公司內(nèi)部物資資源、資金資源、會(huì)計(jì)資源、人力資源等各類信息，以金字塔的塔基直至塔尖的貫通方式，以簡(jiǎn)潔的可視界面完成推送信息、財(cái)務(wù)指標(biāo)時(shí)時(shí)預(yù)警等功能，以一圖勝千言的方式達(dá)到管理層的要求。同時(shí)實(shí)現(xiàn)提升管理能力、輔助管理層決策、強(qiáng)化財(cái)務(wù)分析及數(shù)據(jù)提取、整合、提煉的工作目標(biāo)。

在確定了實(shí)施目標(biāo)后，集團(tuán)公司設(shè)計(jì)BI的邏輯關(guān)系立足點(diǎn)放在了集團(tuán)內(nèi)部大數(shù)據(jù)整合與多角度利用方面，以整合數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，把分散在各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集到本系統(tǒng)的報(bào)表數(shù)據(jù)平臺(tái)，通過系統(tǒng)自動(dòng)提供的分析工具、分析模型、分析方法、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，形成各類指標(biāo)和信息，快速生成有價(jià)值的決策支持信息，并通過直觀、美觀的展現(xiàn)工具將這些信息推送到領(lǐng)導(dǎo)者面前，搭建一個(gè)面向集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)者可視化的BI（如圖2）。

搭建

1.分析管理層需求

分析需求是較為棘手的問題，在調(diào)研過程中，不少員工由于對(duì)信息的內(nèi)涵理解不深，只知道現(xiàn)在需要什么，對(duì)若干年后需要什么定義不清。工作小組從分析管理層需求入手，研判管理層基本需求與高目標(biāo)需求的定位，全方位結(jié)合公司業(yè)務(wù)，以點(diǎn)單式幫助引導(dǎo)管理層需求，達(dá)到細(xì)化需求的效果。

2.搭建框架

BI搭建以報(bào)表為存儲(chǔ)格式的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用報(bào)表強(qiáng)大的取數(shù)擴(kuò)展能力，定義出面向業(yè)務(wù)人員的從不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)取數(shù)的函數(shù)，業(yè)務(wù)人員利用這些取數(shù)函數(shù)可以自定義報(bào)表，再利用報(bào)表自動(dòng)取數(shù)任務(wù)定時(shí)從外部系統(tǒng)抓取數(shù)據(jù)，后續(xù)的各種BI展示工具都支持從報(bào)表取數(shù)進(jìn)行展示分析。信息系統(tǒng)框架如圖3所示。

3.深入開展財(cái)務(wù)分析

工作小組深入挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的效用，運(yùn)用趨勢(shì)分析、同比分析、環(huán)比分析、構(gòu)成分析等分析手段開展財(cái)務(wù)分析，指標(biāo)數(shù)據(jù)支持穿透，可追溯到報(bào)表數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)分析分為四類：一是財(cái)務(wù)主要指標(biāo)的分析，如收入、成本、利潤(rùn)等關(guān)鍵指標(biāo)分析與償債、成長(zhǎng)、盈利和運(yùn)營(yíng)四大能力的指標(biāo)分析;二是財(cái)務(wù)報(bào)表的分析，主要關(guān)注資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表以及內(nèi)部財(cái)務(wù)管理報(bào)表的分析;三是財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，建立雷達(dá)預(yù)警圖形，幫助管理層時(shí)時(shí)決策;四是資金指標(biāo)分析，主要通過資金監(jiān)控臺(tái)關(guān)注各銀行賬戶的資金流入、流出及頭寸變化情況、資金屬性變化、銀行存款結(jié)構(gòu)、銀行存貸比、大額支付監(jiān)控等。

效果

借助現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)條件，建立一套充分適應(yīng)G集團(tuán)財(cái)務(wù)管理和決策需要的智能化BI。財(cái)務(wù)管理職能向戰(zhàn)略規(guī)劃和管理執(zhí)行角色轉(zhuǎn)變，信息平臺(tái)向?qū)崟r(shí)共享的信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)信息化工作才能不斷創(chuàng)新、不斷深入完善、解決來(lái)自財(cái)務(wù)綜合分析、應(yīng)用主題分析、指標(biāo)預(yù)警管理和數(shù)據(jù)管理方面的迫切需求，通過實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)的信息為公司管理決策提供強(qiáng)有力的支持。

1.加強(qiáng)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)經(jīng)營(yíng)決策的支撐力度。由于倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)的整合，集團(tuán)公司在成立了小額貸款公司的基礎(chǔ)上利用信息系統(tǒng)拓展了新金融業(yè)務(wù)，2014年新金融業(yè)務(wù)收入1200萬(wàn)元，利潤(rùn)700萬(wàn)元。2014年全公司營(yíng)業(yè)收入180億元，利潤(rùn)1億元，資產(chǎn)達(dá)76億元。

2.滿足管理層經(jīng)營(yíng)需求。解決了可視化問題，從業(yè)務(wù)出發(fā)，支持多終端數(shù)據(jù)推送。企業(yè)展廳、平板電腦、智能手機(jī)均可實(shí)現(xiàn)個(gè)性化推送，提供及時(shí)提醒，監(jiān)控與預(yù)警服務(wù)。實(shí)現(xiàn)與其他相關(guān)系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄，提供用戶一個(gè)集中認(rèn)證的入口，并保證用戶在多個(gè)系統(tǒng)之間切換時(shí)，用戶登錄的信息可以得到確認(rèn)，也就是說(shuō)，只需登錄一次，用戶就可以訪問任何已經(jīng)集成到信息門戶的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，滿足管理需求，為企業(yè)高層決策提供全面的支持。

3.提高了財(cái)務(wù)分析的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。通過整合梳理數(shù)據(jù)、建立財(cái)務(wù)分析模型，多維度還原了數(shù)據(jù)的真實(shí)性、及時(shí)性。在此基礎(chǔ)上建立一套完整的KPI體系，進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)的結(jié)構(gòu)、趨勢(shì)、比較分析;能即時(shí)看到各項(xiàng)業(yè)務(wù)、預(yù)算數(shù)據(jù)，同步跟蹤對(duì)比預(yù)算的執(zhí)行情況。通過實(shí)施決策支持系統(tǒng)，把各類分析報(bào)告模版預(yù)制到系統(tǒng)中，可以根據(jù)真實(shí)數(shù)據(jù)，自動(dòng)形成圖文并茂的分析報(bào)告。在此之前，財(cái)務(wù)部門編制一份財(cái)務(wù)分析報(bào)告需要15天，現(xiàn)在財(cái)務(wù)分析報(bào)告時(shí)間可提前10天，把分析人員從繁雜的尋找數(shù)據(jù)、整理數(shù)據(jù)的工作中解放出來(lái)，從事更有價(jià)值的原因分析和整改措施的思考中去。

4.增強(qiáng)總部管理力度。BI建立了大量單據(jù)間的參照生成、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出、憑證接口等業(yè)務(wù)模板，可靈活、便捷地實(shí)現(xiàn)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交換的應(yīng)用，能夠滿足業(yè)務(wù)應(yīng)用的各種內(nèi)、外部信息交換的場(chǎng)景。通過實(shí)施BI，整合現(xiàn)有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、實(shí)現(xiàn)賬表一體化、全級(jí)次自動(dòng)合并、滿足多口徑對(duì)外報(bào)送、信息發(fā)布、財(cái)務(wù)分析等內(nèi)容，建設(shè)G集團(tuán)的財(cái)務(wù)分析模型體系，滿足集團(tuán)財(cái)務(wù)分析、管理及展現(xiàn)需求，進(jìn)而加強(qiáng)集團(tuán)的財(cái)務(wù)管控能力。

5.增強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)預(yù)知能力。通過實(shí)施決策支持系統(tǒng)，把關(guān)鍵企業(yè)的關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行預(yù)警設(shè)置，可以實(shí)時(shí)對(duì)企業(yè)狀況進(jìn)行掃描，一旦發(fā)生異常，及時(shí)進(jìn)行報(bào)警，并能對(duì)異常詳情進(jìn)行分析，報(bào)告異常原因，從而能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，及早規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

6.建立數(shù)據(jù)共享資料庫(kù)。通過實(shí)施決策支持BI系統(tǒng)，可以在企業(yè)范圍內(nèi)打破部門限制、專業(yè)限制，把各部門、各類信息，如財(cái)務(wù)的、融資的、審計(jì)的、考核的信息存放在統(tǒng)一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，發(fā)揮跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨模塊采集數(shù)據(jù)功能。

（作者甘卓霞系廣西物資集團(tuán)有限責(zé)任公司審計(jì)部副部長(zhǎng);康華系中國(guó)建設(shè)銀行廣西分行高新支行行長(zhǎng)。）