如何做好企業(yè)干部檔案管理工作

薛 民

摘要:檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分,是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對研究企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚(yáng)長避短,制定發(fā)展方向的好教材。

關(guān)鍵詞:干部檔案管理;企業(yè)管理;干部檔案質(zhì)量

中圖分類號:G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)33-0234-02

干部檔案管理工作是干部工作不可缺少的一個(gè)重要組成部分,是做好干部工作的前提條件之一。選拔干部、真正做到德才兼?zhèn)溥x賢任能,知人善任,除了考察干部的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn),還要看干部的檔案,對干部進(jìn)行歷史的、全面的考察了解。干部檔案工作做的好與不好,直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量,那么怎樣才能做好干部的檔案工作呢?

一、增強(qiáng)責(zé)任意識,提高對做好干部檔案工作重要性的認(rèn)識

干部檔案工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分。也是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,建設(shè)社會主義和諧社會的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。干部人事檔案是干部個(gè)人自然情況,經(jīng)歷和表現(xiàn)的真實(shí)記錄。它是組織干部人事工作的重要組成部分,是干部人事管理中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作。是考察了解干部歷史和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的一個(gè)重要方面,是評聘專業(yè)職稱、工資調(diào)整的真實(shí)依據(jù),是解決干部職級待遇和解決干部歷史遺留問題的歷史憑證?！叭g一歷”的評審工作,就是根據(jù)干部檔案中最原始的記錄來確定其退休年齡。如果不重視干部檔案,或者干脆認(rèn)為不需要干部檔案,就會給工作帶來很多麻煩。干部人事檔案工作是干部人事工作的一個(gè)重要組成部分,管檔人員要擔(dān)負(fù)起這份責(zé)任,履行好職責(zé),增強(qiáng)責(zé)任意識。特別是當(dāng)前隨著企業(yè)改革的不斷深入發(fā)展,干部檔案工作已逐步延伸到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)方面,做好新時(shí)期的干部檔案工作,對于推動(dòng)企業(yè)進(jìn)步和全面發(fā)展具有重要意義。

二、領(lǐng)導(dǎo)要高度重視

由于干部人事檔案工作保密性很強(qiáng),是一項(xiàng)很不引人注目的、默默無聞的工作,“局外人”常?？床坏竭@項(xiàng)工作的重要性,在實(shí)際工作中對這項(xiàng)工作有所忽視。致使一些檔案管理工作人員存在著消極畏難情緒,認(rèn)為檔案管理工作不被人重視,沒有什么奔頭,不安心檔案工作。因此作為企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視,增強(qiáng)檔案管理意識,在多方面給予支持,積極創(chuàng)造便利的條件和寬松的工作環(huán)境,為檔案工作排憂解難,充分調(diào)動(dòng)檔案人員熱愛檔案工作的積極性和主動(dòng)性。

三、完善制度、規(guī)范管理

干部檔案管理工作是一門科學(xué),如何管好、用好,學(xué)問很多。應(yīng)該從干部檔案的制度化和規(guī)范化建設(shè)入手,逐步建立起檔案管理的長效機(jī)制。一是完善規(guī)章制度。根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,結(jié)合工作實(shí)際,建立健全檔案管理部門職責(zé)、檔案工作人員守則、檔案收集歸檔制度、整理制度、鑒別制度、轉(zhuǎn)遞制度、查借閱制度、安全保密制度等8項(xiàng)工作制度,使干部檔案工作有章可循。二是制定工作規(guī)范。根據(jù)中組部和省委組織部檔案目標(biāo)管理要求,我們先后制定了庫房建設(shè)和“六防”設(shè)施有關(guān)規(guī)定、檔案材料收集整理工作程序、檔案卷宗整理工作規(guī)范、檔案審核工作程序和規(guī)范等工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),要求檔案材料收集上突出一個(gè)“全”字,堅(jiān)持經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集三結(jié)合;在檔案材料鑒別上突出一個(gè)“真”字,做到手續(xù)不完備的不歸檔、撰寫不符合要求的不歸檔、材料涂改且無相應(yīng)證明的不歸檔、多余材料不歸檔、不屬歸檔材料的不歸檔;在檔案材料編目裝訂上突出一個(gè)“好”字,做到分類整理排列有序,修裱裝訂美觀大方;在檔案審核上突出一個(gè)“嚴(yán)”字,凡不符合標(biāo)準(zhǔn)的,一律不準(zhǔn)過關(guān)。并統(tǒng)一訂購了符合上級要求的新型卷夾,制作了《接收干部人事檔案登記簿》、《查閱干部人事檔案登記簿》等10種登記簿。

四、建設(shè)一支過硬的干部檔案管理工作隊(duì)伍

干部檔案工作專業(yè)性強(qiáng),要求也高,要搞好干部檔案的建設(shè)和管理,必須建設(shè)一支擁護(hù)黨的路線,懂得黨的干部政策,熟悉檔案業(yè)務(wù),遵守組織紀(jì)律,熱愛本職工作的檔案工作隊(duì)伍。一是制定措施,穩(wěn)定隊(duì)伍。二是注重學(xué)習(xí),提高素質(zhì)。新時(shí)期的干部工作為干部檔案工作增添了新的內(nèi)容,同時(shí)也對工作人員提出更高的要求。在學(xué)習(xí)中,使他們完全了解檔案工作的重要性,使他們熱愛檔案事業(yè),做好本職工作,樹立不為名,不為利、甘當(dāng)無名英雄的思想和無私奉獻(xiàn)的精神。

五、嚴(yán)格把關(guān),提高干部檔案質(zhì)量

為切實(shí)提高干部檔案質(zhì)量,在整理干部檔案時(shí)應(yīng)堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,切實(shí)把好檔案材料的收集、鑒別、分類、編排序號、裝訂和驗(yàn)收檢查“六個(gè)關(guān)口”,使檔案內(nèi)容達(dá)到“完整、真實(shí)、精煉、條理、實(shí)用”的要求。在檔案材料的收集上,強(qiáng)調(diào)一個(gè)“全”字,為了提高干部檔案使用價(jià)值、在收集工作中,應(yīng)強(qiáng)調(diào)材料的真實(shí)性、完整性,并經(jīng)常、有計(jì)劃地將反映干部的德、能、勤、績的材料收集歸檔,不斷充實(shí)干部檔案的內(nèi)容,使檔案保持完整。在檔案材料鑒別上,做到一個(gè)“細(xì)”字,確保干部檔案的精煉、真實(shí);在檔案材料分類上,狠抓一個(gè)“準(zhǔn)”字。根據(jù)《干部檔案工作條例》中所規(guī)定的分類細(xì)則,認(rèn)真對每卷檔案進(jìn)行分類,使干部檔案更有條理。在編排序號上,按照《干部檔案工作條例》中所規(guī)定的距離,專門制作小卡片,使干部檔案看起來更美觀、更有條理。在裝訂上,務(wù)求一個(gè)“齊”字,在整理檔案時(shí),對紙張規(guī)格不一、字跡模糊的材料進(jìn)行裱糊、復(fù)制等技術(shù)加工,要基本達(dá)到材料無損壞、無折皺,達(dá)到四邊齊的要求。在檔案材料的驗(yàn)收和檢查上,突出一個(gè)“嚴(yán)”字,對整理過的干部檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審核驗(yàn)收,經(jīng)檢查合格的檔案才能入庫。

六、搞好硬件設(shè)施

干部檔案工作除了軟件建設(shè)外,還要在硬件方面加大投入,為干部檔案的安全保管提供必備的基礎(chǔ)設(shè)施。這就需要從加強(qiáng)基本建設(shè)入手,達(dá)到四室分開,并配制空調(diào)機(jī)、微機(jī)、打印機(jī)、縫紉機(jī)、切紙機(jī)、除濕機(jī)等,具備科學(xué)管理的條件,為檔案工作提高一個(gè)新水平創(chuàng)造良好的工作條件。

七、提高干部檔案管理辦公自動(dòng)化的水平

干部檔案隨著社會的發(fā)展,也由計(jì)算機(jī)代替原來的手工工作。開發(fā)計(jì)算機(jī)在干部人事檔案方面的應(yīng)用,可以改進(jìn)提供利用的手段,使干部檔案更簡便、更快捷、更直接地為干部檔案工作服務(wù),提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。一是在存貯、補(bǔ)充和修改人事檔案內(nèi)容方面,加快工作速度,并且把增加的材料隨時(shí)輸入,隨時(shí)修改,提高檔案工作人員的工作效率。二是在查閱人事檔案內(nèi)容方面,根據(jù)查閱單位的需要利用計(jì)算機(jī)為查閱單位提供有關(guān)內(nèi)容,按具體要求摘錄并打印出來,為查檔單位提供方便條件,同時(shí)也加快工作效率。三是在干部統(tǒng)計(jì)方面,要充分利用計(jì)算機(jī)存貯的信息對干部進(jìn)行綜合分析,及時(shí)為決策層提供全面準(zhǔn)確的信息,運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理人事檔案,可以基本實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化,把檔案管理人員從煩瑣的腦力勞動(dòng)和體力勞動(dòng)中解脫出來,不僅如此,還可以將檔案管理工作的速度加快,提高檔案管理的信息化水平,把檔案管理工作推向一個(gè)嶄新的階段。

總之,干部檔案工作是干部管理工作的重要組成部分,管好干部檔案是直接關(guān)系到管好干部的重要環(huán)節(jié)。因此,加強(qiáng)和改進(jìn)干部檔案管理工作,使之更好地為干部管理工作和企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)意義深遠(yuǎn)。