企業(yè)銷售與收款的內(nèi)部控制

袁衛(wèi)孝

摘要：會計(jì)電算化的應(yīng)用，對內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，對內(nèi)部控制制度提出了新的要求，手工會計(jì)下所采用的內(nèi)部控制制度已不適應(yīng)電算化會計(jì)的需要。會計(jì)電算化的實(shí)施，大大提高了會計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能為用戶提供及時、準(zhǔn)確的會計(jì)信息，是會計(jì)事業(yè)發(fā)展史無前例的飛躍。但這個飛躍也給審計(jì)工作帶來很大的影響。

關(guān)鍵詞：電算化；會計(jì)信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制；控制活動

當(dāng)企業(yè)產(chǎn)品在市場競爭激烈的條件下，要實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，銷售業(yè)務(wù)的關(guān)鍵作用越來越明顯。擴(kuò)大市場占有率、提高銷售額是降低成本的主要途徑。所有的投資戰(zhàn)略分析以及企業(yè)的年度財務(wù)計(jì)劃無不從確定市場銷售預(yù)測開始。企業(yè)運(yùn)營管理者都非常清楚，沒有銷售就沒有生產(chǎn)經(jīng)營，銷售是企業(yè)運(yùn)營的龍頭。因此，所有企業(yè)無不對銷售和市場開發(fā)給予極大的關(guān)注。當(dāng)然，挑戰(zhàn)、機(jī)遇和風(fēng)險并存，銷售與收款已經(jīng)成為企業(yè)管理中非常復(fù)雜而且比較難控制的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其發(fā)生風(fēng)險的幾率也在不斷增加。

一、企業(yè)銷售與收款的風(fēng)險

在制造行業(yè)中，銷售與收款是企業(yè)經(jīng)營活動非常重要的工作，其基本包括6個環(huán)節(jié)——市場推廣、銷售合同談判和簽訂、客戶服務(wù)、發(fā)貨、開具發(fā)票確認(rèn)應(yīng)收賬款、收款。銷售與收款環(huán)節(jié)中，收款是最后一個環(huán)節(jié)，體現(xiàn)前面環(huán)節(jié)的成果，如果前面各環(huán)節(jié)出現(xiàn)舞弊風(fēng)險，將會給收款環(huán)節(jié)留下很大的財產(chǎn)損失風(fēng)險。同時銷售業(yè)務(wù)質(zhì)量的高低完全可以體現(xiàn)在應(yīng)收賬款的變化上，從財務(wù)上看，會計(jì)科目應(yīng)收賬款的借方反映銷售額的多少，貸方反映貨款回收的多少，余額則反映沒回收的貨款還有多少，所以如果銷售與收款的風(fēng)險發(fā)生了，最終會體現(xiàn)為企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。

企業(yè)為了在競爭中贏得主動，抓住商機(jī)，除了要提高產(chǎn)品質(zhì)量、改善售后服務(wù)外，還要運(yùn)用賒銷方式來擴(kuò)大銷售，只要有賒銷就必定有應(yīng)收賬款。在當(dāng)今中國，商品與勞務(wù)的賒銷、賒供已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的一個基本特征。而商品、勞務(wù)賒銷的結(jié)果，一方面擴(kuò)大了企業(yè)產(chǎn)品的銷路，增加了產(chǎn)品銷售收入，提高企業(yè)競爭能力和經(jīng)濟(jì)效益，另一方面又形成了一定的應(yīng)收賬款，增加了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。隨著這一銷售方式的普遍運(yùn)用，不少企業(yè)應(yīng)收賬款占總資產(chǎn)及流動資產(chǎn)的比重居高不下，嚴(yán)重影響了資金周轉(zhuǎn)，甚至產(chǎn)生大量的呆壞賬，給企業(yè)帶來極大的財產(chǎn)損失。因此，企業(yè)必須采取措施，制定合理有效的管理辦法，加強(qiáng)銷售與收款中各環(huán)節(jié)的風(fēng)險管理，特別是做好應(yīng)收賬款的事先預(yù)防、事中監(jiān)督和事后回收等管理工作，以保證應(yīng)收賬款的合理占用水平和收款安全，降低財產(chǎn)損失帶來的財務(wù)風(fēng)險。

企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)的重要工作，筆者在某公司了解到，年銷售3億多元，應(yīng)收賬款平均余額在1.4億元，已經(jīng)核銷的壞死賬累計(jì)2200萬元，賬面還有呆賬2100萬元，2年以上賬齡的應(yīng)收賬款占總應(yīng)收的16％。企業(yè)在市場擴(kuò)張過程中，怎樣控制收款風(fēng)險，怎樣平衡占領(lǐng)市場和賒銷風(fēng)險的關(guān)系是應(yīng)該考慮的問題。

二、銷售與收款風(fēng)險控制的方法探討

1、職能分離法

職能分離法適用于預(yù)防企業(yè)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的舞弊風(fēng)險，銷售一收款循環(huán)也不例外。很多企業(yè)中，銷售一收款循環(huán)過程一直由銷售部獨(dú)立負(fù)責(zé)，這種獨(dú)家控制銷售一收款業(yè)務(wù)的好處是能夠提高工作效率。但是，同時也增加了潛在的風(fēng)險。比如銷售人員出賣企業(yè)信息資料，侵吞市場推廣費(fèi)，自己開公司銷售本企業(yè)和競爭對手的產(chǎn)品，參與制造仿冒本企業(yè)產(chǎn)品，貪污挪用銷售貨款以及濫用公關(guān)交際費(fèi)用等等。為了預(yù)防這些問題，企業(yè)可將銷售一收款業(yè)務(wù)循環(huán)中的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行拆分。例如，將前期的市場拓展和銷售合同簽訂、客戶信用評估以及售后服務(wù)進(jìn)行分割；銷售人員的業(yè)務(wù)主要集中在市場拓展和銷售合同簽訂；客戶服務(wù)由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)；信用評估則由獨(dú)立的信用管理部或財務(wù)部信用管理人員負(fù)責(zé)；銷售發(fā)貨則由物流部組織安排；銷售人員催款，而貨款回收則由財務(wù)部為主負(fù)責(zé)辦理。

2、建立客戶信用評估和控制機(jī)制

在簽訂銷售合同以及辦理銷售發(fā)貨的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，一個非常重要的控制環(huán)節(jié)就是客戶信用評估。過去由于企業(yè)對客戶信用評估不重視，為了占領(lǐng)市場盲目擴(kuò)大客戶源，為日后銷售收款埋下了巨大的隱患。一些銷售業(yè)務(wù)人員更是利用企業(yè)信用管理的漏洞，冒險向不該發(fā)貨的“特殊客戶”大量發(fā)貨，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)巨額的壞賬損失。這就是業(yè)務(wù)人員舞弊活動的后果。為此，規(guī)模到了一定程度的成熟企業(yè)紛紛建立了客戶信用評估控制程序，并建立了獨(dú)立于銷售部門的信用管理部。當(dāng)銷售業(yè)務(wù)人員和客戶談判簽訂銷售合同前，必須事先經(jīng)過信用管理部門的調(diào)查和風(fēng)險評估。銷售部門提出的賒銷額度，事先也必須獲得信用管理部門的審核并經(jīng)過主管副總或總經(jīng)理的批準(zhǔn)。當(dāng)銷售業(yè)務(wù)人員向物流部提出發(fā)貨申請前，必須經(jīng)過信用管理部的核查，確保發(fā)貨額度控制在已經(jīng)批準(zhǔn)的賒銷限額之內(nèi)。信用管理部門有權(quán)根據(jù)客戶的資信情況和過去的付款情況拒絕或批準(zhǔn)銷售發(fā)貨申請。

信用評估部門須了解客戶信息，建立客戶檔案，對客戶資料實(shí)行動態(tài)管理，及時更新，為評定客戶的信用等級提供依據(jù)，依此確定采用不同的銷售方式。

國際大公司實(shí)踐證明，有效的信用控制可以極大地預(yù)防銷售業(yè)務(wù)中應(yīng)收賬款的安全風(fēng)險。

3、建立客戶訪問和應(yīng)收賬款對賬制度

作為控制和預(yù)防銷售舞弊風(fēng)險的重要政策，企業(yè)可以制定內(nèi)控和內(nèi)審人員對客戶進(jìn)行訪問的制度。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)可定期或不定期訪問客戶，內(nèi)控人員也應(yīng)當(dāng)在對被審計(jì)單位的客戶進(jìn)行隨機(jī)抽查訪問，可以直接了解客戶對被審計(jì)企業(yè)銷售業(yè)務(wù)人員的看法，以及對公司客戶服務(wù)水平的反饋意見；企業(yè)的財務(wù)部應(yīng)收賬款主管人員以及信用部人員也應(yīng)當(dāng)對客戶定期進(jìn)行對賬。達(dá)到對本企業(yè)銷售業(yè)務(wù)人員遵守企業(yè)規(guī)定起到監(jiān)督作用。

4、制定嚴(yán)格的銷售收款政策

保證銷售貨款安全、及時足額返回企業(yè)是一項(xiàng)重要工作。財務(wù)部是應(yīng)收賬款和收款業(yè)務(wù)的主體。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定禁止銷售業(yè)務(wù)人員收取現(xiàn)金貨款，同時盡可能要求客戶直接向公司指定賬戶匯款支付銷售貨款。對于一些臨時需要支付現(xiàn)金或承兌匯票的客戶，則應(yīng)當(dāng)制定程序要求客戶或銷售業(yè)務(wù)人員提前向公司財務(wù)部主管和其銷售主管報告具體的付款時間、付款數(shù)額、付款方式以及攜帶轉(zhuǎn)賬的安全措施。預(yù)防相關(guān)業(yè)務(wù)人員內(nèi)外勾結(jié)實(shí)施貪污、挪用、截留等舞弊行為。企業(yè)內(nèi)控人員、財務(wù)主管以及銷售業(yè)務(wù)主管應(yīng)當(dāng)定期對銷售回款進(jìn)行監(jiān)督檢查，抽查核對與客戶的往來賬務(wù)，預(yù)防舞弊行為的發(fā)生。

5、建立應(yīng)收賬款分析、催收和預(yù)警制度

企業(yè)要建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，財務(wù)部門有權(quán)督促銷售部門加緊催收。應(yīng)收賬款超過2年會失去訴訟時效，企業(yè)應(yīng)按季度分析賬齡，建立風(fēng)險預(yù)警程序，向貨款清收部門預(yù)警接近訴訟時效的應(yīng)收賬款，以及時采取財產(chǎn)保全、法律訴訟等措施，對催收無效的逾期應(yīng)收賬款通過法律程序予以解決，最低程度降低應(yīng)收賬款形成壞賬的風(fēng)險。

6、建立確認(rèn)制度

建立確認(rèn)制度。要求銷售人員做到，及時取得客戶的收貨

確認(rèn)函和收到發(fā)票確認(rèn)函，銷售部門負(fù)責(zé)專門整理和保存，避免對方惡意拖欠或貨物丟失，造成公司損失。

設(shè)置銷售臺賬，及時反映各種商品銷售的開單、發(fā)貨、收款情況。銷售臺賬應(yīng)當(dāng)附有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收回執(zhí)等相關(guān)購貨單據(jù)，如果客戶惡意拖欠，產(chǎn)生了法律糾紛，這些資料和單據(jù)將是企業(yè)以后維權(quán)的有力證據(jù)。

7、控制銷售渠道

有些企業(yè)放棄對銷售業(yè)務(wù)人員的控制，只要完成預(yù)定的銷售目標(biāo)和費(fèi)用指標(biāo)后，銷售人員干什么企業(yè)也不管。這種做法弊端顯而易見，銷售人員容易和客戶或競爭對手勾結(jié)，做出損害公司利益的事情。

有些企業(yè)或者干脆將銷售業(yè)務(wù)包括售后維修服務(wù)都委托第三方貿(mào)易公司和專業(yè)維修公司去做，大多數(shù)家電行業(yè)即是例子。這樣做的好處是充分利用第三方的專業(yè)營銷能力和維修技術(shù)力量，便于集中精力做好產(chǎn)品質(zhì)量和提高生產(chǎn)效率。但是，其缺陷也非常明顯，這些第三方將控制企業(yè)的整個銷售渠道和商業(yè)秘密。

8、建立舞弊案件舉報制度

為了預(yù)防各種舞弊行為產(chǎn)生，企業(yè)也會建立特別的舞弊案件舉報處理規(guī)定。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)、內(nèi)部控制、紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門設(shè)立了一個舞弊案件舉報中心，設(shè)置公開的電子郵箱，接受來自企業(yè)員工或外部相關(guān)單位及人員的舉報。這里包括來自客戶甚至競爭對手的舉報。

9、嚴(yán)格執(zhí)行退貨和三包政策

產(chǎn)品銷售后的三包政策也是銷售一收款循環(huán)中的一個分支環(huán)節(jié)。執(zhí)行三包政策的關(guān)鍵是要對退貨商品進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，原則上只有質(zhì)量部門才能對客戶退貨進(jìn)行質(zhì)量鑒定，見到質(zhì)量部門的鑒定報告后，屬于退賠范圍的，銷售部門才能執(zhí)行退賠，要預(yù)防銷售業(yè)務(wù)人員利用三包政策從事舞弊活動。

10、銷售人員自律聲明

銷售業(yè)務(wù)人員作為敏感崗位職工應(yīng)當(dāng)簽署員工自律聲明。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)制定銷售人員保證書。該保證書主要針對銷售人員特別設(shè)計(jì)。這里包括：承諾遵守公司內(nèi)控管理政策，遵守和客戶、銷售代理商和經(jīng)銷商的交往原則，遵守信息發(fā)布規(guī)矩，填寫銷售人員工作日志等。銷售人員特別要對違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。以保證企業(yè)發(fā)現(xiàn)銷售人員違反職業(yè)道德后能夠及時做出有效的處罰。銷售人員保證書對銷售一收款業(yè)務(wù)中的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都具有預(yù)防舞弊風(fēng)險的作用。

11、銷售人員工作日志

這是針對銷售人員工作特點(diǎn)設(shè)計(jì)的一套最關(guān)鍵的控制措施。銷售業(yè)務(wù)人員和其他業(yè)務(wù)人員的工作有一個重大的區(qū)別，那就是點(diǎn)多面廣，頻繁出差或長期駐外工作遠(yuǎn)離辦公現(xiàn)場。銷售人員的工作壓力普遍較大，也非常辛苦。為了鼓勵銷售業(yè)務(wù)人員積極拓展市場，為客戶提供良好的售后服務(wù)，許多企業(yè)均會給予各種不同的優(yōu)惠政策。但是，也正因?yàn)榫哂羞@些特點(diǎn)，企業(yè)也最容易對銷售業(yè)務(wù)人員失去有效的監(jiān)督和控制。事實(shí)上，銷售業(yè)務(wù)人員已經(jīng)成為企業(yè)最難管理的一個特殊團(tuán)隊(duì)。

用制度規(guī)定銷售人員必須填寫工作日志。采用工作日志管理法，首先應(yīng)當(dāng)在銷售管理程序中具體規(guī)定工作日志的基本格式和填寫要求。當(dāng)駐外銷售業(yè)務(wù)人員嚴(yán)格按照日志規(guī)定填寫其每天的具體工作內(nèi)容后，一方面業(yè)務(wù)人員自己可以及時回顧總結(jié)日常工作，妥善安排每天的工作計(jì)劃，規(guī)范自己的在外行為，另一方面其銷售主管可以有效檢查和驗(yàn)證業(yè)務(wù)人員在外活動的具體細(xì)節(jié)。銷售主管和財務(wù)部主管在審批業(yè)務(wù)人員的費(fèi)用報銷單據(jù)時也多了一個輔助驗(yàn)證的依據(jù)。

一個企業(yè)發(fā)展到一定的規(guī)模后，必須要有嚴(yán)密的控制體系，依靠部門之間相互牽制、監(jiān)督，依靠固化的流程去控制運(yùn)行，減少主觀臆斷，這樣才能保證總體風(fēng)險最小，整體運(yùn)營質(zhì)量最高。以上方法和措施中沒有那個方法是絕對有效的，各個企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本企業(yè)自身的實(shí)際情況使用。關(guān)鍵問題是建立控制制度后要認(rèn)真貫徹執(zhí)行，防止流于形式。